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Intégrer des ressources numériques dans les collections

 | 
Géraldine Barron
, 
Pauline Le Goff-Janton

Partie 3. Intégrer, signaler

Les dispositifs de signalement en université

Delphine Coudrin

Texte intégral

1Bien qu’elle occupe une part variable de l’offre documentaire suivant les disciplines, la documentation numérique est incontournable dans le contexte universitaire.

2Son signalement et surtout son intégration dans l’environnement de travail des publics académiques constituent donc des enjeux majeurs.

3Les dispositifs de signalement des collections numériques en œuvre dans la plupart des universités ou organismes de recherche sont-ils réellement adaptés aux usages ? Pourraient-ils encore évoluer, vers quels modèles ?

4Cet article développera ces questions en s’appuyant notamment sur les réflexions et projets mis en œuvre au sein des universités bordelaises.

Du catalogue au web de données ?

Des limites du catalogue…

5Les catalogues de bibliothèque ne permettent pas de répondre de façon satisfaisante aux exigences de signalement de la documentation électronique universitaire : les contenus des bouquets ou plates-formes éditeurs évoluent trop rapidement et dans des proportions trop importantes pour être tracés et mis à jour dans des délais raisonnables.

6Ajouts ou suppressions de titres, évolution des états de collection, modification des URL d’accès... génèrent des flux de métadonnées instables qu’il est impossible de gérer avec les formes traditionnelles du catalogage.

  • 1 Citons, notamment, pour le contexte français l’édition en 1999 de la norme AFNOR Z44-082 : < Catalo (...)

7En outre, bien que les normes de catalogage aient été adaptées aux objets numériques à la fin des années 19901, certaines informations pourtant essentielles sont encore insuffisamment prises en compte ou trop peu mises en valeur : conditions d’utilisation stipulées dans les contrats de licence, restrictions d’accès, tutoriels associés aux ressources…

8Les liens entre les différents supports (numériques et physiques) d’un même contenu sont aussi exploités de façon trop rigide : il faut nécessairement créer autant de notices bibliographiques que de supports avant de pouvoir les lier entre elles, si bien que pour des bouquets de plusieurs milliers de titres de revues ou d’ebooks le travail de saisie s’avère insurmontable.

9Dernier obstacle majeur, au vu des flux concernés les méthodes de catalogage normatives ne peuvent raisonnablement pas être appliquées de manière systématique à une granularité de niveau secondaire (article de revue, chapitre d’ouvrage, sans parler du texte intégral !).

10Le catalogue traditionnel n’est donc pas le bon outil pour signaler la documentation numérique de façon optimum. Pourquoi ne pas remplacer le catalogue par le Web ?

… aux opportunités du web de données

11La nature même du document numérique devrait permettre son indexation automatisée et sa visibilité sur le web. On pourrait alors se passer de catalogage et de catalogues !

12Toutefois, la recherche sur le Web à l’aide de robots ne permet pas une véritable « lecture » des métadonnées. Pour permettre une exploration intelligente, il est indispensable de structurer et lier les données de façon à ce qu’elles prennent sens. C’est l’évolution vers le Web sémantique, enjeu clé de l’adoption en cours du code de catalogage Ressources, description et accès (RDA)* et du modèle Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR)*.

13Dans ce nouveau modèle, la place donnée aux relations entre les métadonnées est essentielle. Un important travail de « FRBRIsation » sera de toute évidence nécessaire pour adapter les métadonnées existantes des documents physiques. On peut espérer qu’a contrario les documents numériques soient nativement structurés de façon à générer automatiquement les métadonnées et leurs relations.

14Nous n’en sommes toutefois pas à ce stade aujourd’hui… Comment signaler la documentation électronique universitaire « ici et maintenant » ?

Les réponses actuelles : juxtaposition des pratiques de recherche, juxtaposition des outils

L’abandon des portails documentaires de recherche fédérée

15Outre les problèmes inhérents aux technologies de la recherche fédérée (pauvreté des métadonnées limitées aux dénominateurs communs de ressources hétérogènes, lenteur des temps de réponse, coût et indisponibilité de certains connecteurs, non-pertinence des résultats), le principe de mise en œuvre d’un portail ou d’un site Web dissocié des médias existants au sein des établissements est aujourd’hui largement contesté.

16Le concept de « point d’accès unique à la documentation » incarné sous la forme d’un portail documentaire proposant une recherche fédérée, vendu (fort cher !) par nombre d’éditeurs de logiciels aux établissements universitaires dans les années 1990, semble donc devoir être abandonné.

L’émergence des outils de découverte

17Une enquête menée par le consortium Couperin en 20132 faisait état de 26 établissements d’enseignement supérieurs équipés d’outils de découverte ou discovery tools. Ces nouvelles solutions, installées depuis les années 2010, constituent une alternative séduisante aux portails de recherche fédérée tout en renouvelant leurs promesses.

18Agrégeant les métadonnées des fournisseurs dans un index unique interrogé lors des recherches, les outils de découverte offrent des performances extrêmement intéressantes : temps de réponse quasi instantanés, interrogation des sources avec une granularité allant jusqu’à l’article de revue, possibilité de paramétrer les critères de l'algorithme de pertinence, etc.

19Ces nouveaux outils constituent une réelle opportunité pour améliorer le signalement de la documentation électronique et font légitimement l’objet d’une réflexion nationale dans le cadre du projet Système de gestion de bibliothèque mutualisé (SGBM).

20Des freins demeurent néanmoins qui expliquent le taux d’équipement encore faible des établissements :

  • le coût de ces solutions est non négligeable ;
  • leur interopérabilité avec d’autres outils logiciels et avec le système d’information de l’institution est limitée ;
  • la qualité de la base de connaissance qui recense les sources pouvant être agrégées est variable suivant les fournisseurs ;
  • l’hébergement externalisé en mode Software as a Service (SaaS)* qui constitue la norme pour ces solutions peut être incompatible avec la politique informatique de l’institution ;
  • les algorithmes de pertinence sont encore trop limités et ne permettent pas une exploitation véritablement optimale des résultats de recherche ;
  • les fonctionnalités permettant d’identifier des profils d’usagers et de leur proposer une recherche contextualisée sont absentes ou trop limitées.

Des outils multiples et complémentaires…

21La juxtaposition et l’intégration d’outils multiples dans les interfaces institutionnelles est désormais la voie privilégiée afin de tenir compte de pratiques de recherche distinctes et complémentaires.

22Si certains usagers (majoritairement les chercheurs) connaissent la référence qu’ils souhaitent consulter, d’autres comme les étudiants de niveau L auront besoin d’un outil de recherche intuitif leur permettant d’arriver rapidement à une liste de résultats pertinents et d’affiner leur recherche a posteriori.

23La plupart des universités choisissent par conséquent de proposer à leurs usagers plusieurs points d’accès à la documentation électronique.

24L’Institut national de l’information scientifique et technique (INIST) propose en outre aux chercheurs du CNRS des portails documentaires thématiques accessibles sur le Web3.

Tableau 1. Typologie des outils de recherche proposés aux usagers dans l'environnement numérique

Tableau 1. Typologie des outils de recherche proposés aux usagers dans l'environnement numérique

…intégrés dans l’environnement web des usagers…

25À défaut d’être encore largement exposée sur le web, la documentation numérique universitaire est rendue visible simultanément :

  • sur le site Web institutionnel : dans les espaces rédactionnels réservés à la documentation et aux structures de recherche et de formation ;
  • sur l’ENT : par exemple sous la forme d’une rubrique « documentation » qui peut ensuite être déclinée par thèmes disciplinaires.
  • 4 Une des technologies les plus utilisées pour ce faire est l’iframe, simple ligne de code ajoutée da (...)

26Lorsque le CMS du site Web le permet, l’intégration des outils est réalisée de manière complètement transparente : une fenêtre de recherche encapsulée dans la page web permet à l’usager de rester dans l’environnement du site4 sans avoir à cliquer sur un lien pour ouvrir l’interface de recherche documentaire dans une nouvelle fenêtre.

27L’intégration des outils de recherche dans le quotidien numérique de l’usager passe également par la fourniture de widgets, d’extensions ou d’applications, permettant par exemple de consulter les outils directement depuis la barre de recherche du navigateur. Enfin, les cahiers des charges prévoient désormais systématiquement l’adaptation des interfaces aux supports nomades (tablettes, liseuses).

…et agrégeant la documentation produite par l’université elle-même

28Les services documentaires universitaires sont de plus en plus sollicités et impliqués pour mettre en œuvre des projets de diffusion et de valorisation des ressources pédagogiques et scientifiques produites au sein de l’institution.

29Si les objectifs et les stratégies en la matière diffèrent d’une université à l’autre, l’indexation et le signalement de ces ressources n’en demeurent pas moins un impératif constant.

30Les choix opérés peuvent être les suivants :

  • signaler les ressources au sein de leur plate-forme de production et/ou diffusion ;
  • les signaler dans le catalogue en créant manuellement les notices ou récupérant automatiquement des métadonnées ;
  • les signaler au-delà du catalogue de l’université en exposant les métadonnées.

31Ces orientations peuvent être prises isolément ou combinées.

32Signalons pour mémoire que le signalement des thèses fait l’objet d’un traitement spécifique, appuyé sur le dispositif mis en place par l’Abes (signalement dans l’interface STAR de l’Abes et dans le SUDOC, ce qui permet ensuite une dérivation des notices dans les catalogues locaux).

En back-office : du SIGB aux ERMS, du catalogue À la base de connaissances

Intégrer la chaîne de traitement numérique

33De même que le SIGB permet dans un système « intégré » de gérer métadonnées de gestion, métadonnées descriptives et interface publique pour la documentation physique, les ERMS visent à unifier toute la chaîne de traitement des ressources numériques au sein d’un même outil.

34Un ERMS comporte généralement les modules suivants :

  • une base de connaissances, constituant le cœur du système et alimentant ses différentes fonctions. Il s'agit en fait d'une liste des ressources électroniques disponibles sur le marché et potentiellement souscrites par les établissements. Pour chaque bouquet, la base de connaissances identifie tous les titres associés et leurs états de collection ;
  • un module de gestion interne permettant d’associer aux ressources des données de coûts, de contacts (fournisseurs, support technique, etc.), d’assurer le suivi des renouvellements ou suppressions d’abonnements, de recenser les problèmes d’accès technique, de déclarer les conditions d’utilisation des contrats de licence, etc., toutes métadonnées absentes ou partiellement traitées via les SIGB ;
  • un module statistique permettant de collecter et de traiter automatiquement les données d’usage ;
  • un module public du type liste alphabétique A-to-Z ;
  • un résolveur de liens.

35L’intégration des différents modules permet de les faire interagir et d’améliorer la qualité du signalement. Ainsi, les données relatives aux contrats de licence pourront par exemple alimenter le résolveur de liens pour proposer à l’usager la fourniture d’un document par le PEB électronique.

36L'interopérabilité et l’adaptabilité des outils propriétaires sont néanmoins assez limitées (les fichiers d'export peuvent par exemple ne pas comporter toutes les combinaisons de métadonnées souhaitées). Les éditeurs proposent des suites d'outils conçus pour interagir en vase clos et renforcer ainsi la dépendance des clients.

37En outre, la traduction française des interfaces est bien souvent incomplète ou insatisfaisante.

Automatiser le signalement : de l’importance des bases de connaissances

38La plupart des universités ont recours à tout ou partie des modules d’un ERMS, notamment pour générer la liste alphabétique publique des titres souscrits.

39Quels que soient les modules utilisés, la qualité de la base de connaissance fournie par l’éditeur de la solution logicielle est déterminante pour garantir un signalement de qualité.

40Deux critères principaux s’appliquent lors du choix d’un prestataire dans ce domaine :

  • la base de connaissances doit être riche et adaptée au contexte de l’établissement (il est à noter que les ressources juridiques françaises sont généralement insuffisamment couvertes à ce jour) ;
  • les mises à jour doivent être fréquentes et le support client réactif.

41Rappelons toutefois que les bases de connaissance des fournisseurs sont alimentées au gré de leurs (bonnes) relations avec les éditeurs. En situation de concurrence et notamment dans le cas des produits logiciels édités par des prestataires par ailleurs fournisseurs de contenus, l’alimentation exhaustive de la base de connaissance peut s’avérer illusoire.

42Le projet Base de connaissance nationale (BACON) actuellement à l’étude dans le cadre de la Bibliothèque scientifique numérique de permettra peut-être de sortir de cette impasse.

BABORD+, le moteur de recherche documentaire tous supports du site universitaire bordelais

Contexte et enjeux du projet

43Mise en ligne le 1er septembre 2011, l’interface BABORD+5 constitue un point d'accès unique à l'ensemble des collections numériques et physiques des établissements membres fondateurs du Pôle de recherche et d'enseignement supérieur (PRES) bordelais :

  • universités Bordeaux 1, Bordeaux Segalen, Bordeaux IV (aujourd’hui fusionnées au sein de l’université de Bordeaux) et l’université Bordeaux 3 (désormais université Bordeaux Montaigne) ;
  • institut d’études politiques de Bordeaux ;
  • institut polytechnique de Bordeaux ;
  • école d’ingénieurs Bordeaux Sciences Agro.
  • 6 À l’exception de l’École d’ingénieurs Bordeaux Sciences Agro qui utilise le SIGB Superdoc édité pa (...)

44Dotés d’un SIGB commun déployé en 19996 (le logiciel Horizon édité par la société Sirsi Dynix), les établissements souhaitaient proposer aux publics une interface de recherche documentaire plus intuitive et ergonomique que l’OPAC existant mais aussi et surtout donner à voir la documentation sur support physique ET numérique à l’aide d’un même outil de recherche.

Principes de fonctionnement

45Développée à partir de briques logicielles libres (le moteur de recherche SolR notamment), l’interface Babord+ s’appuie sur un index central alimenté par différents protocoles : imports ISO 2709 pour les données du SIGB, import de fichiers excel ou CSV pour les métadonnées des listes A-to-Z de chaque établissement, moissonnage OAI pour d’autres…

46Babord+ fonctionne donc comme un discovery tool mais avec une granularité de niveau titre et non pas de niveau article.

47Pour l’usager, la recherche est très intuitive : fenêtre de recherche à la Google, algorithme de pertinence pour l’affichage des résultats, facettes permettant de filtrer les résultats a posteriori et notamment en choisissant entre un filtre « tous supports » ou « électronique », rebonds vers d’autres catalogues ou plates-formes proposés en cas de recherche infructueuse ou insatisfaisante. Les métadonnées natives sont enrichies dynamiquement : mise à disposition d’une vignette de la première de couverture, ajout de résumés et tables des matières, feuilletage dans Googlebooks, liens entre versions papiers et électroniques des documents, mention pour les revues électroniques d'indicateurs bibliométriques issus de la base Scopus via Scimago et du code couleur Romeo précisant la politique de l’éditeur en matière d'archives ouvertes.

Personnalisation et intégration

48Chaque établissement dispose d’un profil BABORD+ spécifique lui permettant d’adapter l’apparence graphique de l’interface et de déterminer un certain nombre de paramètres (choix des sources interrogées, options de recherche proposées par défaut à l’usager…).

49L’usager accède à un profil établissement via les environnements web ou ENT dans lesquels l’établissement a encapsulé l’interface. L’authentification des usagers, appuyée le protocole Shibboleth, permet de proposer des services personnalisés : (accès au compte lecteur, sauvegarde de notices, alertes, commentaires sur les notices, création de bibliographies publiques, etc.).

Un ERMS commun

50Outre Babord+, les établissements du site bordelais se sont dotés d’un ERMS commun permettant à la fois d'assurer le workflow de gestion et de proposer aux usagers des interfaces de consultation et d'accès à la documentation numérique (liste A-to-Z, résolveur de liens).

51Chaque établissement dispose d'une instance de l'outil, un groupe de travail commun permettant de partager séances de formations au logiciel, procédures d’utilisation et bonnes pratiques.

52Les données saisies dans l’ERMS sont exportées chaque semaine dans Babord+ pour mettre à jour les données de signalement de la documentation numérique.

Des outils communs, une mise en œuvre différenciée

53Les universités bordelaises ont été conduites à opérer des choix distincts dans leur utilisation des outils disponibles en fonction de leurs disciplines d’enseignement et de recherche, des environnements Web d’apprentissage et de communication existants et des ressources humaines disponibles.

54Tout l’enjeu du projet était de permettre cette mise en œuvre différenciée, tout en offrant aux publics un catalogue commun à l’échelle du site.

Premier bilan : des publics étudiants conquis

55Le fait de pouvoir afficher dans une même liste de résultats la version imprimée et la version en ligne d’un ouvrage ou d’un titre de revue permet de mieux guider les publics vers les documents numériques.

56La mise en œuvre de Babord+, en mettant en évidence cette complémentarité des supports, a eu un impact important sur le taux d’usage des ebooks, jusqu'ici insuffisamment valorisés et sous-utilisés par les étudiants.

57Si les publics étudiants se sont indéniablement approprié l’interface, les publics chercheurs semblent être restés fidèles à leurs pratiques antérieures (accès à la documentation numérique via le site Web, la liste alphabétique des ressources et les portails thématiques proposés par le CNRS).

58En cela, la vocation première du projet a bien été respectée : proposant une granularité de recherche au niveau titre et non au niveau article, Babord+ devait en effet donner à voir la documentation numérique tout en demeurant un outil intuitif principalement destiné aux publics étudiants.

59Très peu de ressources numériques gratuites sont intégrées dans Babord+, du fait des critères de sélection appliqués. Les approches diffèrent suivant les établissements et conduisent à des choix relativement ponctuels et hétérogènes :

Tableau 2. Exploitation différenciée des outils disponibles en fonction des disciplines propres à chaque établissement

Disciplines Babord+ : sources spécifiques importées (outre le SIGB et l’ERMS) ERMS : utilisation du module A-to-Z ERMS : utilisation du module résolveur
Sciences et techniques moissonnage plates-forme de diffusion des thèses
moissonnage OAI ebooks
moissonnage OAI UNT
oui oui
Sciences de la santé, sciences de l’homme import CSV plateforme pédagogique institutionnelle
moissonnage OAI UNT
non oui
Arts, lettres, langues, humanités imports CSV Ebooks
moissonnage OAI bibliothèque numérique (1886)
moissonnage OAI signets web
Non
(fenêtre de recherche B+ avec filtre a priori sur revues en ligne)
oui
Sciences juridiques, économiques, gestion moissonnage OAI ebooks non non
Sciences politiques aucune source spécifique non non
Sciences agronomiques moissonnage OAI ebooks non non
  • granularité des ressources : l’interface proposant des ressources de niveau « titre », les archives ouvertes proposant des publications ont été exclues. Ainsi, la plateforme HAL n’est-elle pas moissonnée ;
  • qualité et validité des ressources : les ressources pédagogiques numériques des universités numériques thématiques (UNT)* ayant une validité et une qualité hétérogène, le choix a été fait de privilégier le support vidéo, relativement rare. Seule l’UNT CanalU est donc moissonnée à ce jour. À l’inverse, la base de signets du Cerimès est bien intégrée dans Babord+ dans la mesure où elle offre toutes les garanties de validation exigées ;
  • volumétrie : la grande quantité de métadonnées présentes dans Babord+ peut parfois compromettre la lisibilité des résultats de recherche. Les ressources gratuites offrant un très grand nombre de métadonnées n’ont pas été intégrées pour éviter d’accentuer encore ce risque.

Quelques perspectives

60L’inflation des ressources numériques et la problématique de leur signalement a conduit à questionner et repenser les notions de « catalogue » et de « catalogage » dans le monde universitaire.

61Les solutions trouvées demeurent néanmoins en grande partie insuffisantes et ne permettent pas de généraliser la mise à disposition d’interfaces documentaires véritablement « intelligentes », permettant de tenir compte du contexte, du profil de l’utilisateur et de son scénario de recherche, de visualiser les liens entre les informations et leur cartographie.

62Ce sont certainement là quelques-uns des défis de demain.

Notes

1 Citons, notamment, pour le contexte français l’édition en 1999 de la norme AFNOR Z44-082 : < Catalogage des ressources électroniques >, rédaction de la description bibliographique.

2 Analyse de l'enquête discovery tools 2013. [En ligne] : < http://www.couperin.org/groupes-de-travail-et-projets-deap/acces-aux-ressources-cat/discovery/255-discovery-tools/1083-analyse-de-l-enquete-discovery-tools-2013 > (consulté le 13 janvier 2013, accès uniquement en mode authentifié).

3 Voir la liste des portails mis à disposition par l’INIST. [En ligne] : < http://www.inist.fr/?-Portails > (consulté le 13 janvier 2013).

4 Une des technologies les plus utilisées pour ce faire est l’iframe, simple ligne de code ajoutée dans le code HTML de la page Web.

5http://www.u-bordeaux3.fr/fr/documentation/catalogues.html >.

6 À l’exception de l’École d’ingénieurs Bordeaux Sciences Agro qui utilise le SIGB Superdoc édité par la société Aidel.

Table des illustrations

Titre Tableau 1. Typologie des outils de recherche proposés aux usagers dans l'environnement numérique
URL http://books.openedition.org/pressesenssib/docannexe/image/11727/img-1.jpg
Fichier image/jpeg, 825k

© Presses de l’enssib, 2014

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