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Intégrer des ressources numériques dans les collections

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Géraldine Barron
, 
Pauline Le Goff-Janton

Partie 2. Sélectionner, Acquérir

Le rôle des consortiums : Couperin.org

Géraldine Barron

Texte intégral

Un consortium pour l’acquisition de ressources numériques

1La décennie 1990 a vu émerger deux phénomènes qui ont bouleversé l’organisation, les budgets et l’offre des services documentaires des établissements d’enseignement supérieur et de recherche : l’augmentation du nombre de revues scientifiques et leur rapide évolution vers un format numérique. Pour répondre à l’enjeu technique et financier que représentait cette offre de périodiques électroniques, les bibliothèques se sont unies pour dialoguer avec les éditeurs scientifiques. Les premiers consortiums sont apparus à la fin des années 1990 aux États-Unis et l’exemple a été rapidement suivi. L’International Coalition of Library Consortia (ICOLC) s’est constitué en 1996, en tant que groupe informel, pour faciliter les échanges entre les quelques 200 consortiums constitués à travers le monde. En France, le Consortium universitaire de publications numériques (Couperin) a été créé en 1999 par quatre universités avant de s’ouvrir à l’ensemble des établissements et organismes d’enseignement supérieur et de recherche. Association loi de 1901, Couperin est une structure de mutualisation qui permet à ses membres « d'acquérir les ressources numériques aux meilleures conditions, de défendre leurs intérêts face aux éditeurs commerciaux, d'intégrer ces ressources commerciales ou alternatives à leurs systèmes d'information, d'en assurer la meilleure diffusion auprès de leurs usagers et d'assurer les meilleures conditions de mise en ligne de leurs propres productions. »1 Engagé dans le projet BSN2, Couperin a intégré de nouveaux établissements (établissements de santé, musées publics, Bibliothèque nationale de France, des grands établissements publics à caractère scientifique et technologique (EPST) comme le CNRS, l’INRA, l’INSERM, l’Institut Pasteur) afin de construire une plate-forme nationale de négociations. Il est devenu en 2013 Couperin.org, Consortium des établissements universitaires et de recherche pour l’accès aux publications numériques.

2La mission originelle du consortium Couperin est de négocier les coûts et les conditions d’accès aux ressources numériques. Bien que Couperin soit une association d’établissements et non de bibliothèques, il s’appuie largement sur l’expérience et les compétences des professionnels de la documentation pour mener des actions à plusieurs niveaux.

Les besoins des membres

3Pour agir en faveur de ses membres, un consortium a besoin de connaître leurs besoins. Couperin.org a donc mis en œuvre des procédures de recueil et d’analyse des besoins documentaires de ses membres, car la documentation et l’information scientifique et technique en général sont au cœur du processus de recherche et d’enseignement. Des enquêtes régulières, menées auprès des établissements ou, plus directement, auprès des chercheurs, permettent d’établir des priorités et des calendriers de négociations. Couperin.org s’efforce ainsi de contribuer au développement d’une offre de contenu francophone, particulièrement réclamée par les étudiants. Des groupes de veille étudient les ressources et renseignent des grilles d’analyse qui nourrissent la réflexion des acquéreurs et représentent un apport précieux dans l’élaboration des politiques documentaires d’établissements.

Négocier avec les éditeurs

  • 3 Voir dans la BAO#16, Gérer les périodiques, la contribution de Claire Nguyen, « L’art de la négoci (...)

4Le consortium s’appuie sur les compétences développées par ses membres et l’engagement volontaire des personnels pour négocier et organiser l’achat de ressources numériques. Le département de la coordination des négociations documentaires coordonne l’action de ces négociateurs, regroupés en pôles thématiques. Les négociateurs suivent un produit à travers toutes les étapes de la négociation3 :

  • enquête d’intérêt menée auprès des membres ;
  • ouverture de test ;
  • négociation des conditions tarifaires, des éléments du contrat de licence, des modalités d’accès ;
  • recueil des intentions d’abonnement ou d’achat ;
  • suivi, réponse aux questions des adhérents.

5Chaque adhérent et l’éditeur disposent d’un interlocuteur clairement identifié qui facilite les relations entre le prestataire et le client. Ces différentes opérations font l’objet d’un phasage qui commence à l’automne de l’année N-2 et prévoit la validation des propositions commerciales à l’automne de l’année N-1 afin que les établissements soient en mesure d’intégrer des coûts consolidés dans leur budget de l’année N, et que les contrats démarrent en janvier N. Les négociateurs doivent appliquer la lettre de cadrage annuelle établie par Couperin.org4 aux négociations. Les éditeurs qui en respectent les termes se voient attribuer un label, or ou argent, selon le degré de conformité avec la lettre de cadrage5.

Différentes modalités de mutualisation

6Plusieurs niveaux de mutualisation sont envisagés en fonction du nombre d’établissements intéressés. Si peu d’établissements se montrent intéressés par une ressource, le consortium va proposer un tarif négocié et une lettre d’accord ; les ressources plus importantes font l’objet d’un groupement de commandes, porté par un établissement qui passe le marché pour l’ensemble des membres acquéreurs et procède à une refacturation auprès de chacun. Si l’Abes prend à sa charge les plus importants groupements de commandes, les établissements sont invités à contribuer à la hauteur de leurs capacités financières : il est important de rappeler que l’action du consortium repose sur l’engagement de ses membres ; dans les circonstances actuelles, il est néanmoins de plus en plus compliqué de trouver un établissement qui soit en mesure d’avancer la totalité de la facture au prestataire, d’organiser et de suivre la refacturation.

7Un troisième niveau de mutualisation est apparu en 2014 avec la licence globale négociée avec l’éditeur Elsevier. Cette négociation doit être distinguée de l’achat des archives d’éditeurs en licences nationales car son financement repose sur les établissements. Couperin.org a bien entendu joué son rôle d’expert dans les négociations de ces licences nationales, en termes d’évaluation des ressources notamment.

8Si la négociation est la fonction « historique » et l’activité la plus visible du consortium, elle n’est en réalité que la partie émergée de l’iceberg.

Des services

Expertise

9Couperin.org s’est très tôt doté d’un Département études et prospective, devenu en 2013 services et prospective, qui vient en appui de la mission de négociation du consortium. Ce département assure une veille et développe une expertise sur les questions techniques liées à la documentation électronique. Au sein de ce département, la CEB a acquis des compétences sur les interfaces de lecture de livres électroniques, plates-formes d’éditeurs, liseuses et tablettes, encre électronique, etc. Ces compétences sont complémentaires d’une expertise sur les contenus et les modèles économiques partagés par l’intermédiaire d’un outil Web (le comparateur ebooks)6, et dans le cadre de journées d’étude.

10L’expertise technique de Couperin.org peut porter sur un type particulier de ressource électronique (ebook), mais propose également à la communauté des adhérents une aide à la gestion de ces objets numériques. Les éditeurs réclament de leurs clients un contrôle strict des accès autorisés dans les contrats de licence ; la limitation de l’accès aux ressources numériques sur site allant à l’encontre de la logique de développement de ces mêmes ressources, Couperin.org assiste les établissements dans la mise en place de protocoles d’accès distant aux ressources numériques. Diverses solutions techniques existent qui reposent sur une authentification d’un usager appartenant à la communauté de l’établissement acquéreur de la ressource, inscrit dans un annuaire : l’accès distant peut être permis par un serveur mandataire (Reverse proxy)* ou par un protocole d’échange de données d’authentification (Shibboleth)*. Le rôle du consortium est de faire accepter l’adoption de ce protocole, et la prise en charge des développements nécessaires, par les fournisseurs.

11Un groupe de travail a étudié les différents systèmes de gestion des ressources électroniques (ERMS) afin de définir les caractéristiques d’un outil qui réponde à la fois aux besoins des établissements et aux exigences particulières d’un consortium. Couperin.org porte en effet une attention particulière à la charge financière que représente la documentation électronique pour chacun de ses membres : il propose et dépouille, conjointement avec le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, l’Enquête sur les ressources électroniques acquises par les SCD, SICD et bibliothèques d’établissements d’enseignement supérieur (ERE), et tente d’assurer une répartition équitable des coûts entre établissements. Pour ce faire, le consortium développe des actions de lobbying auprès des éditeurs pour faire évoluer les modèles économiques historiques, en particulier les big deals et les tarifs basés sur des portefeuilles historiques gagés.

Évaluation

12Très attentif aux usages, Couperin.org consacre une partie de son activité aux questions relatives aux statistiques d’utilisation des ressources numériques. Il participe à l’élaboration des codes de bonnes pratiques COUNTER7 et encourage leur adoption par les éditeurs afin que les bibliothèques et centres de documentation puissent disposer de statistiques d’usage compréhensibles (à chaque code ses spécifications) et comparables entre produits documentaires. Couperin.org développe un projet dénommé Mutualisation et évaluation des statistiques d’utilisation des ressources électroniques (MESURE)8 qui consiste à collecter les statistiques fournies par les éditeurs – compatibles COUNTER – afin de les compiler, les archiver et les mettre à disposition des établissements participants sous forme de portail qui présente de manière synthétique une série d’indicateurs pertinents. L’objectif à terme est de proposer aux membres du consortium un outil « clé en main » de collecte automatique et de mise en forme des statistiques d’usage fournies par les éditeurs, tâche qui jusqu’à présent est répliquée dans chaque établissement de façon plus ou moins organisée et plus ou moins exploitable, ce qui représente une dépense d’énergie considérable pour un résultat souvent décevant. L’intérêt d’un tel outil repose bien entendu sur la généralisation de la norme COUNTER chez les éditeurs.

13Chaque année, le Département négociations documentaires (DND) produit un rapport statistique qui donne à voir l’usage relatif d’une même base de données ou d’un même bouquet de revues parmi ses adhérents, ce qui permet à un établissement de mesurer son propre usage à l’aune de celui d’établissements de même taille et de même type.

14En complément de ces recueils et analyses des données statistiques fournies par les éditeurs, Couperin.org travaille à un outil de collecte et d’analyse des logs, donc des données locales produites par les usagers qui se connectent sur les plates-formes des éditeurs, intitulé ezPAARSE9, qui à terme sera l’un des éléments d'une plate-forme, AnalogIST.

  • 10 Voir la contribution de Chérifa Boukacem-Zeghmouri : « Comprendre et analyser les usages des revue (...)

15La collecte et la mise en forme des données statistiques sont essentielles – même si elles sont insuffisantes10 – pour la mise en place d’indicateurs de pilotage et d’aide à la décision, de plus en plus précieux dans les périodes de restriction budgétaire qui amènent à devoir faire des choix drastiques.

La promotion de l’IST

16Outre les questions techniques, le consortium Couperin.org s’est donné pour mission de promouvoir le libre accès à l’information scientifique et technique et les archives ouvertes dont le développement ne doit pas se faire contre les éditeurs commerciaux mais dans une dynamique partagée de démocratisation de l’accès à l’IST. La construction d’une offre en libre accès et les modalités de sa mise à disposition et de sa diffusion revêtent un aspect technique (plates-formes d’hébergement et d’archivage, signalement), le rôle de Couperin est encore une fois d’être un agent de lobbying mais aussi d’encouragement et de conseil pour les établissements. Le consortium s’est clairement positionné en organisant les Journées Open Access, en particulier celle en janvier 2013, de concert avec le CNRS, la CPU, la CGE et la CDEFI, la première conférence d’envergure sur le sujet, sous le titre « Généraliser l'accès ouvert aux résultats de la recherche ». Couperin participe au projet européen Open Access Infrastructure for Research in Europe (OpenAIRE)11 qui s’est donné pour but d’accompagner l’obligation de dépôt en accès libre décidée par la Commission européenne et le Conseil européen de la recherche.

17Le groupe de travail sur les archives ouvertes (GTAO) de Couperin s’implique dans les questions techniques (spécifications fonctionnelles) et juridiques aussi bien que dans la promotion du libre accès. Il s’appuie sur un réseau de correspondants constitué à la fois de professionnels de la documentation et de chercheurs, qui assurent le relais entre le GTAO et les établissements désireux de mettre en place une plate-forme d’archives ouvertes ou de promouvoir le libre accès.

18Couperin.org est donc avant tout une fédération d’établissements qui mutualisent des moyens et des compétences pour faciliter l’accès des chercheurs à l’IST. Il agit aussi bien sur le plan technique qu’au niveau politique et est devenu l’un des acteurs majeurs du paysage français de l’IST et peut s’appuyer sur un réseau mondial de consortiums et d’infrastructures de recherche.

19La preuve de l’utilité des consortiums dans le jeu des relations entre établissements d’enseignement supérieur et de recherche et éditeurs n’est plus à faire. Le récent élargissement de Couperin apparaissait à tous comme une nécessité car l’union fait la force ; il ne faut pas pour autant dissimuler les doutes qui peuvent saisir les professionnels de la documentation dans ces établissements « historiques », car la diversité qui fait la richesse d’une telle association et assoit les processus de mutualisation pourrait aussi être génératrice de blocages. Associer des établissements et des professionnels dont la tutelle, la culture, les intérêts sont de plus en plus variés gomme nécessairement les individualités et peut faire craindre aux établissements de ne plus se retrouver dans l’intérêt général porté à un niveau stratégique et politique qui paraît aller à rebours du mouvement d’autonomie des universités. Ces mêmes établissements comptent sur l’action du consortium pour les aider à reprendre en main leur politique documentaire dont ils ont été peu à peu dépossédés par l’empreinte financière croissante de quelques éditeurs en situation de monopole ; la notion de licence « globale » peut elle aussi sembler aller à l’encontre d’une maîtrise de la politique documentaire à l’échelle locale.

Notes

1 Statuts de Couperin.org. [En ligne] : < http://www.couperin.org/images/stories/STATUTS/COUPERIN%20statuts%202013.pdf > (consulté le 18 février 2014).

2 Voir la contribution de Stéphanie Groudiev : « Politiques nationales : la Bibliothèque scientifique numérique, cadre de coopération pour l’enseignement supérieur et la recherche ». Voir aussi Grégory Colcanap, « Istex : un gisement documentaire producteur de connaissances », Bulletin des bibliothèques de France, 2013, n° 1. [En ligne] : < http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2013-01-0066-015 >.

3 Voir dans la BAO#16, Gérer les périodiques, la contribution de Claire Nguyen, « L’art de la négociation », pp. 76-86.

4http://www.couperin.org/relations-editeurs/lettre-de-cadrage >.

5http://www.couperin.org/boite-a-outils/148-boite-a-outils/1070-labellisation >. La CEB publie également les exigences du consortium dans ce domaine : < http://www.couperin.org/relations-editeurs >.

6http://www.couperin.org/groupes-de-travail-et-projets-deap/ebook/comparateur-e-book >.

7http://www.projectcounter.org/ >.

8http://www.couperin.org/groupes-de-travail-et-projets-deap/statistiques-dusage/mesure >.

9http://www.couperin.org/groupes-de-travail-et-projets-deap/statistiques-dusage/analogist-ezpaarse >.

10 Voir la contribution de Chérifa Boukacem-Zeghmouri : « Comprendre et analyser les usages des revues électroniques scientifiques en bibliothèque académique : approche critique et enjeux méthodologiques ».

11http://www.openaire.eu/ >.

© Presses de l’enssib, 2014

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