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Intégrer des ressources numériques dans les collections

 | 
Géraldine Barron
, 
Pauline Le Goff-Janton

Partie 3. Intégrer, signaler

Intégrer, signaler les ressources numériques : 20 questions-clés

Delphine Coudrin et Guillaume Hatt

Texte intégral

1Toutes les bibliothèques se posent les mêmes questions sur le signalement des ressources numériques, mais n’apportent pas les mêmes réponses du fait notamment d’une offre de solutions techniques proposées par les fournisseurs beaucoup plus développée pour l’enseignement supérieur et la recherche que pour la lecture publique.

2Signaler les collections électroniques exige de décliner et d’ajuster les choix en tenant compte de multiples paramètres.

3Les 20 questions-clés ci-dessous visent à appréhender cette complexité pour adapter les choix d’outils et de modalités de signalement à chaque contexte.

Inscrire le signalement et l’intégration des ressources numériques dans la stratégie de l’Établissement

1. Quelle est la stratégie documentaire numérique de l’établissement ?

4Les choix en matière d’interfaces d’accès aux documents numériques sont déterminés par la politique documentaire globale de l’établissement.

5Les solutions retenues pour intégrer les ressources devront ainsi :

  • s’appuyer sur le projet de services ;
  • mettre en avant les axes forts des collections (par exemple, les fonds des centres d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique, CADIST, les collections patrimoniales numérisées, etc.) ;
  • mettre en évidence les partenariats documentaires et la participation de l’établissement aux réseaux documentaires locaux ou nationaux.

6En outre, les solutions informatiques choisies seront intégrées dans le système d’information global de l’institution.

2. Quels sont les besoins de collecte d’indicateurs ?

7Les modalités d’intégration et de signalement des ressources auront un impact important sur les modalités de collecte et d’exploitation des statistiques d’usage.

8Les statistiques fournies par les éditeurs étant en effet généralement hétérogènes et encore peu compatibles avec la norme COUNTER, l’exploitation des statistiques de connexion sur les sites Web, l'environnement numérique de travail (ENT) ou le proxy documentaire peuvent permettre des analyses plus complètes et détaillées.

3. Quelles sont les compétences disponibles au sein des équipes ?

9La mise en œuvre de certains outils de signalement exige des compétences spécifiques : maîtrise des concepts de l’indexation Dublin Core, des principes du moissonnage OAI ou des protocoles d’échange de données, etc. La mise à jour des données exige une veille et un suivi constants.

10L’accompagnement technique des utilisateurs, ainsi que les actions indispensables de médiation, exigent également des ressources spécifiques et une grande disponibilité.

11La question du signalement est ainsi indissociable de l’organisation des moyens humains.

4. Quel rayonnement au-delà de l’établissement pour les collections numériques ?

12Cette question déterminera la politique de signalement dans les réseaux locaux et nationaux, et plus largement sur le Web.

13On peut s’interroger sur les objectifs d’une dissémination large, notamment pour les ressources payantes : souhaite-t-on donner à voir l’offre documentaire de l’établissement ou bien y donner accès ?

Signaler les ressources numÉriques : pour quels publics ?

5. Quels sont les attentes et besoins de vos publics-cibles ?

14En milieu académique particulièrement, la notion de « profil » utilisateur doit être au centre de la réflexion sur le signalement.

15Si les publics chercheurs apprécient les outils de feuilletage alphabétique, utilisent les favoris de leur navigateur et les logiciels de références bibliographiques, ce n’est bien évidemment pas le cas du grand public qui préférera des interfaces simples et intuitives.

16La typologie et la granularité de l’information recherchée, le taux d’équipement matériel et les modalités d’accès à Internet constituent des critères essentiels pour définir la complétude du signalement et adapter l’ergonomie des interfaces.

Tableau 1. Tenir compte des publics-cibles : mise en contexte

Public-cible Choix pouvant être opérés en matière de signalement
Grand public adulte interfaces simples et intuitives : recherche « à la Google » offrant des listes de résultats pertinents ;postes publics nombreux ;enrichissement du signalement à l’aide d’images des premières de couverture, de résumés, d'avis d'utilisateurs, de vidéos, etc. ;filtres de recherche pour les ouvrages de fiction.
Grand public jeunesse interfaces ludiques et pensées pour les écrans tactiles ;notices simplifiées, enrichissement avec liens externes multimédias, etc.
Public académique chercheur outils de découverte et listes alphabétiques ;résolution de liens pour accès au texte intégral des références ;critères fins de recherche avancée (ISSN, DOI…) ;fonctionnalités d’export dans les logiciels de références bibliographiques.
Public académique étudiant interfaces de recherche unifiées ;portails ou onglets thématiques ;enrichissement du signalement avec des tutoriels.

6. Quelle est l’offre de services associée aux ressources signalées ?

17Le signalement et l’intégration des ressources numériques doivent être pensés en fonction des services proposés aux publics autour des collections :

  • sauvegarde et export de notices (paniers, logiciels de références bibliographiques) ;
  • alerte et veille bibliographique (flux RSS, alertes mails, etc.) ;
  • fourniture de documents (prêt, réservation, prolongation, PEB imprimé ou électronique, suggestion d’acquisition, numérisation à la demande…) ;
  • citation bibliographique (URL pérenne, DOI, QR Code…) ;
  • fonctionnalités de partage et de co-indexation (commentaires, notation, bibliographies ou sélections associées aux notices, folksonomie, dissémination sur les réseaux sociaux…) ;
  • élargissement de la recherche (rebonds vers d’autres interfaces de recherche, nuages de tags…).

Définir des modalités de signalement adaptées en fonction des ressources

7. Quelle est la nature des ressources à signaler ?

18Toute forme de ressource numérique doit faire l'objet d'un signalement pour en développer l'usage. Le signalement peut être individualisé pour un livre numérique, un article, ou une image numérisée, mais doit prendre une forme plus générale pour une base de données ou un bouquet de revues.

19Il ne faut pas perdre de vue que les règles et les modalités de signalement diffèrent, selon la granularité de la ressource décrite : les normes de description sont hétérogènes, mais doivent pouvoir cohabiter dans la même interface ou le même outil de recherche.

8. Faut-il opérer une distinction entre le signalement des ressources gratuites et des ressources payantes ?

20S’il est essentiel pour l’institution de mettre en avant l’offre documentaire numérique onéreuse, l’offre en libre accès constitue également un réservoir informationnel à ne pas négliger.

21Le signalement de ressources en libre accès pose toutefois de nombreuses questions :

  • faut-il les mettre au même plan que les ressources payantes, au risque de noyer l’utilisateur sous une quantité trop importante d’information ? ;
  • quelles sont les modalités de fourniture de métadonnées disponibles pour ces ressources ? ;
  • comment rendre compréhensible pour l’utilisateur le fait que les restrictions d’accès soient différentes suivant les ressources ? ;
  • faut-il mettre davantage en avant les ressources payantes, en proposant, par exemple, seulement dans un second temps, un rebond sur les interfaces gratuites ?

22À défaut de signaler toutes les ressources gratuites du Web, on pourra déjà indiquer les ressources gratuites produites localement.

9. Faut-il mener une politique de signalement spécifique pour les ressources produites par l’institution ?

23Dans le milieu académique, la valorisation des publications scientifiques, des thèses ou mémoires et des ressources pédagogiques produites au sein de l’établissement est essentielle.

24Les projets de l’institution sur ces questions vont fortement influencer les choix des outils : la mise à disposition d’une plate-forme pédagogique ou d’archives ouvertes induira nécessairement une réflexion sur l’indexation et la diffusion des documents dans les outils de recherche documentaire et au-delà sur les plates-formes nationales.

10 Le mode d’acquisition (achat pérenne / souscription) a-t-il une influence sur le signalement ?

25S'il peut sembler naturel de signaler dans le système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) les ressources acquises de façon pérenne, le signalement des ressources à durée limitée (abonnement) via cet outil est plus problématique, en raison des difficultés de mises à jour et de suppression des notices.

26Bien souvent, les abonnements sont pris pour une durée indéterminée, qui variera selon l'usage constaté de la ressource. Dans ce cas, un lien vers la ressource est souvent jugé suffisant.

27Dans d'autres cas, fréquents en lecture publique, l'envergure variable de l'abonnement pose de surcroît un problème de signalement dans la durée. Lorsque la liste des titres fournis évolue en permanence, au gré des accords entre éditeurs, il ne reste plus à la bibliothèque qu'à développer des mécanismes de mise à jour très réguliers pour espérer renvoyer ses usagers vers des ressources encore disponibles. On pensera alors aux Web Services ou au mécanisme des deleted records du protocole OAI1.

11. Faut-il prévoir un traitement spécifique pour des acquisitions consortiales ?

28Les souscriptions de ressources au titre de regroupements d’établissements (communautés d’universités, universités numériques en région) peuvent faire l’objet d’un traitement spécifique. Les Electronic Resources Management System (ERMS) permettent en effet un héritage des métadonnées d’une instance consortiale « mère » vers des instances établissement « filles ».

Quelles métadonnées pour quelles ressources ?

12. Quelles métadonnées peut-on ou doit-on utiliser pour signaler les collections numériques ?

29Si différentes normes permettent de décrire des objets numériques très variés (norme TEL* pour les thèses, LOM* pour les ressources pédagogiques par exemple), les métadonnées finalement retenues seront aussi fonction des outils disponibles.

30Les métadonnées ci-dessous peuvent être considérées comme suffisantes pour alimenter un index fusionné (voir tableau 2 ci-contre).

Tableau 2. Exemple de métadonnées exploitées pour une interface basée sur un index fusionné

Métadonnées Revues Métadonnées ebooks

identifiant d’origine

source d’origine (ERMS)

type de document

support électronique

titre et complément de titre

ISSN

eISSN

collection (bouquet)

date de début de l’abonnementdate de fin de l’abonnement

URL

identifiant d’origine

source d’origine (ERMS)

type de document

support électronique

titre et complément de titre

ISBN 13 ou 10 (converti en EAN à l’import)

collection (bouquet)

auteurs, éditeur

mots sujets (indexation libre)

URL

13. Quel est le degré de fraîcheur souhaité ?

31La documentation électronique est par essence évolutive : les titres d’un bouquet de revues ou de livres numériques peuvent évoluer dans le temps, les états de collections également.

32L’actualisation des métadonnées est donc un enjeu qu’il faut absolument prendre en compte dans le choix des outils et réservoirs.

14. Quel est le degré d’exhaustivité visé ?

33Peut-on, doit-on signaler toute la documentation numérique dans tous les outils ?

34Faut-il par exemple signaler les ressources accessibles uniquement sur place et dans quelles interfaces ?

35Une bonne analyse de la collection numérique et des utilisateurs-cibles est essentielle pour déterminer la ou les familles d’outils adaptés et pour définir le niveau d’exhaustivité du signalement pertinent.

15. … avec quel degré d’automatisation des mises à jour ?

36Les mises à jour des métadonnées pourront être automatiques si elles sont fournies par un éditeur ou prestataire externe. Elles pourront aussi être effectuées manuellement, avec dans ce cas, le risque d’une fraîcheur moindre. Le choix de la méthode sera fonction de la nature de la ressource et des ressources humaines disponibles.

16. Quelle est la richesse des métadonnées souhaitée ?

37La description des ressources numériques peut être plus ou moins riche suivant le réservoir adopté. Pour un e-book par exemple, on disposera dans certains cas d’autorités auteur, d’une description matière structurée, d’un résumé ou d’une table des matières…

38Ces données peuvent être enrichies a posteriori, parfois à la volée : ajout des images correspondant aux premières de couverture, tags ou commentaires ajoutés par les usagers, etc.

39Il est essentiel de bien analyser la nature des métadonnées fournies et leur complétude pour opérer des choix pertinents.

17. Quelle gestion des métadonnées d’accès et de droits de licence ?

40Les informations relatives aux modalités d’accès aux ressources sont partie intégrante des métadonnées de signalement de la documentation électronique.

41L’URL d’accès à la ressource doit idéalement s’accompagner d’un texte ou d’une icône précisant les modalités d’authentification et d'usage.

42Ces métadonnées pourront permettre de jouer ensuite sur l’affichage des ressources dans les outils, filtré ou non, sur les seules ressources accessibles par l’utilisateur connecté.

18. Quels sont les types de réservoirs de métadonnées existants ?

43De plus en plus de ressources sont décrites dans plusieurs réservoirs (bases de connaissances, catalogue du système universitaire de documentation, SUDOC, et fichier fourni par l’éditeur par exemple). Le choix du réservoir le mieux adapté constituera bien souvent un compromis tenant compte des différents critères énoncés ci-dessus.

44Selon l'objet numérique décrit, les métadonnées pourront avoir des origines diverses :

Métadonnées produites

45Majoritaires pour les images et documents issus de la numérisation patrimoniale, les métadonnées produites par l'établissement peuvent être riches et à forte valeur scientifique mais représentent un investissement non négligeable en temps de travail du personnel. Si le développement des modes d'annotation collaborative peut permettre d'y associer les usagers, l'établissement devra néanmoins s'assurer de la cohérence des descriptions en établissant des thésaurus, une modération et des procédures stables. Il devra aussi garantir la pérennité des métadonnées malgré les changements d'outils de catalogage ou de visualisation, puisque les chantiers de description durent souvent plus longtemps que les interfaces publiques ou professionnelles. L'adoption de normes durables est donc de mise pour ces métadonnées : le méta-conteneur Metadata Encoding and Transmission Standard (METS) en est le premier élément.

Métadonnées partagées

46Les notices de documents électroniques créées dans le SUDOC sont partagées facilement au sein du réseau universitaire. De même, les métadonnées exposées à l’aide du protocole OAI-PMH* (bibliothèques numériques, archives ouvertes…) peuvent être intégrées dans différents outils.

Métadonnées achetées avec les documents

47Les fournisseurs de ressources numériques proposent de plus en plus souvent des métadonnées avec leurs ressources : notices en MARC, parfois en XML au format Dublin Core. Les bibliothèques peuvent donc intégrer ces données dans un SIGB pour les afficher dans l'OPAC.

Métadonnées « louées » en même temps que les documents

48Pour la durée d'un abonnement ou d'un marché public, certains éditeurs fournissent des métadonnées complémentaires intéressantes : résumés, commentaires, liste des titres d'un CD ou d'un DVD. Avant de les intégrer dans tel ou tel outil de signalement et de recherche, il conviendra de vérifier le devenir de ces métadonnées au-delà de la durée de l'abonnement ou du marché. Il peut se révéler très fastidieux de les supprimer en masse lorsqu'elles ne seront plus d'aucune utilité.

Métadonnées externes, fournies par des bases de connaissances ou autre

49Si le signalement s'appuie sur un outil proposant une base de connaissances, il est fort probable que celle-ci intègre les métadonnées dans des formats et des mises à jour qui lui sont propres. Si le signalement en est simplifié, sa qualité n'est plus garantie ; aux bibliothécaires de se montrer vigilants sur ces métadonnées qu'ils ne font plus que diffuser.

50Le projet de base de connaissances nationale ouverte, en cours dans le cadre du segment BSN3, pourrait constituer une réponse à ces problématiques de propriété des formats et métadonnées.

Bien intégrer les ressources numériques : faire les bons choix d’outils techniques

19. Quels sont les outils disponibles quel que soit le contexte ?

Site Web, CMS, portail institutionnel

51Au site Web et à ses outils de mettre en valeur des liens simples vers des bouquets de ressources : une description détaillée renverra efficacement le lecteur sur les outils de recherche documentaire et les interfaces des fournisseurs.

SIGB / OPAC

52Le SIGB et son interface publique sauront intégrer des métadonnées structurées au format MARC. La vérification de la validité des liens et le suivi des collections de ressources devront être particulièrement étudiés.

Portail de recherche fédérée*

53S'il est bien sûr inutile de récupérer les métadonnées pour les intégrer dans une recherche fédérée, il faudra néanmoins s'assurer de leur qualité grâce à quelques échantillons, mais aussi pour déterminer des index de recherche communs à l'ensemble des ressources fédérées.

Bibliothèque numérique

54L'avenir des interfaces de « bibliothèques numériques » passe par la multiplication des ressources, au-delà du patrimoine numérisé qui en constitue aujourd'hui l'essentiel. Signaler et pouvoir feuilleter des ressources hétérogènes, multimédia et sous droits, relève encore du défi pour les interfaces actuelles.

20. Quels sont les outils propres au contexte académique ?

Environnement numérique de travail*

55Les universités proposent généralement aux étudiants, enseignants, chercheurs et personnels un « ENT » offrant un bouquet de services sur authentification dans un environnement Web. L’intégration de la documentation électronique dans les ENT peut être effectuée par profil thématique ou par niveau d’étude.

Outil de découverte

56Un discovery tool est constitué d’une base de données agrégeant les métadonnées des différentes sources interrogées et d’une interface de recherche publique.

57Plusieurs éditeurs de logiciels proposent ce type d’outil qui permet d’interroger les ressources avec une granularité fine allant jusqu’à l’article de revue.

Liste alphabétique

58Une interface de type A-to-Z permet de consulter rapidement et très simplement la liste des revues, ebooks et bases de données souscrites par l’établissement. Ces outils sont fournis par différents éditeurs de logiciels ou agences d’abonnement et s’appuient sur une base de connaissances. La mise à jour des listes de titres et états de collection est ainsi automatique.

Résolveur de liens

59Ce type d’outil permet à l’usager consultant une référence bibliographique sur une base de données de se voir proposer un lien direct d’accès au texte intégral de sa référence, disponible sur le site d’un des fournisseurs de la bibliothèque. Dans le cas où la bibliothèque n’a pas souscrit l’abonnement nécessaire, le résolveur permet également de proposer à l’usager de relancer sa recherche sur le catalogue (revues imprimées) ou sur d’autres interfaces (autres catalogues, Google Scholar, archives ouvertes…).

© Presses de l’enssib, 2014

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