1. PROSCITEC, une association au service de la sauvegarde du patrimoine industriel et des savoir-faire

1.1. PROSCITEC en quelques mots

1PROSCITEC Patrimoines et Mémoires des Métiers est une association de loi 1901, qui a été créée en 1984 par des industriels et des universitaires, dont l’objectif est de promouvoir des actions de conservation et de valorisation des savoir-faire, des métiers et des industries qui ont marqué l’histoire de la région des Hauts-de-France et qui en font encore et toujours sa richesse aujourd'hui.

1.2. PROSCITEC, un réseau de plus de 120 acteurs

2PROSCITEC réunit et accompagne un Réseau de plus de 120 acteurs régionaux composés à la fois de musées, d’associations et d’entreprises ouvertes au public situés sur le territoire des Hauts-de-France et territoires limitrophes (Belgique, Seine-Maritime). Ces acteurs ont à cœur la sauvegarde et la protection du patrimoine et restituent la mémoire des métiers, du travail, des hommes (et des femmes, voire des enfants), des techniques, des bâtiments, des machines et outils, dans les domaines d’activités qui ont fait la richesse de notre territoire tel que mine, textile, métallurgie, agroalimentaire, transports, pêche, voies navigables, verre et céramique, sciences et techniques, monde hospitalier, vie rurale et traditions…

3Le Réseau PROSCITEC se compose de musées, le plus souvent public, pour certains labélisés « Musée de France » (Musée d’Histoire Naturelle de Lille, Centre historique minier de Lewarde, Le Familistère de Guise, Musée Portuaire de Dunkerque…), de musées associatifs (Musée de la Vie Rurale de Steenwerck…) dont l’origine est parfois à l’initiative de professionnels des métiers (par exemple le Musée des Télécommunications et de la Radio de Marcq-en-Barœul ou encore la Maison de la Confiserie de Wattignies), d’entreprises ouvertes au public (Distillerie Claeyssens, Imprimerie Nationale – Atelier du livre d'art et de l'estampe à Auby, Les faiseurs de bateaux de Saint-Omer…), de Fédérations (FCPM – Fédération Régionale pour la Culture et le Patrimoine Maritimes…).

4À ce Réseau, dans un esprit de mutualisation des moyens, PROSCITEC propose différentes actions. Elle met en place de multiples ressources, les aide dans leur communication avec la réalisation de brochures touristiques, la participation à des salons, l’organisation d’opérations thématiques annuelles, la mise à disposition d’expositions itinérantes (Paysages en guerre 14-18 : Une terre de travail en ruine, des horizons bouleversés - L’industrie en guerre 14-18 : Une mémoire à reconstruire), la conservation et la valorisation de la mémoire orale. Enfin, PROSCITEC propose des outils de montée en qualité, tels que des accompagnements individuels (Audit Qualité) et un accompagnement à l’inventaire des collections.

2. Une mission : l’inventaire des collections du réseau

2.1. La genèse du projet « inventaire des collections »

5Depuis 2010, PROSCITEC accompagne les membres du Réseau dans le cadre de leur professionnalisation, à réaliser l’inventaire de leurs collections. En effet, les divers échanges, ont démontré que de nombreux musées associatifs, membres du Réseau PROSCITEC, ne possèdent pas d’inventaire par manque de moyens financiers, de ressources physiques, ou l’absence de méthodologie.

6PROSCITEC s’est donnée la mission d’accompagner et de former ses membres à la question de l’inventaire des collections afin de souligner notamment son importance dans la gestion de leur patrimoine. En effet, l’inventaire est la base du travail de connaissances et de pérennisation des collections. Il est la seule preuve de propriété et même d’existence de l’objet dans les collections. Il permet à la fois de trier, connaître, quantifier, estimer et valoriser ses collections. Il facilite les prêts entre structures et simplifie les démarches auprès des assurances. Il permet de faire le point sur l’évolution de ses collections et d’apporter des informations précieuses sur chaque objet. Enfin, il constitue l’un des critères obligatoires pour l’agrément d’un musée par le Ministère de la Culture et reste une obligation administrative pour les musées de France (loi sur les musées de France du 4 janvier 2002, incorporée dans le code du patrimoine, Livre IV-Musées).

2.2. un projet sur mesure

7Avec l'appui en investissement du Conseil Départemental du Nord et de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) de la région Hauts-de-France, PROSCITEC met à la disposition des structures volontaires, membres du Réseau, depuis le 1^er novembre 2017, un nouvel outil d’inventaire informatisé conçu et adapté à leurs besoins.

8Pour convenir aux attentes des membres du Réseau, la solution fournie répond à trois exigences. L’outil est intuitif, simple et ergonomique afin de faciliter son utilisation par les professionnels du milieu muséal et les bénévoles. Il peut gérer des informations diverses et s’adapte à la multiplicité des collections répertoriées dans la base (peinture, sculpture, objets du quotidien, matériel agricole, etc.) qui ont automatiquement une incidence directe sur certaines rubriques (mesures, dimensions, matériaux, techniques, etc.). Enfin, il est suffisamment puissant pour supporter à terme les collections de la centaine d’adhérents composant le Réseau PROSCITEC.

2.3. Un prestataire spécialisé dans la gestion de base de données

9Pour répondre aux besoins préalablement cités, PROSCITEC a choisi de développer sa propre solution. À la suite d’un appel à projet lancé en 2015, l’entreprise Lesterius, spécialisée dans l'analyse, le développement et la conception de solutions en bases de données, a été retenue pour la conception et la maintenance de l’outil inventaire. (Exemple de réalisation : Site participatif de la Base de données des monuments aux morts : www.monumentsmorts.univ-lille.fr)

10Aujourd’hui PROSCITEC collabore avec l’entreprise Wixiweb basé à Rouen, fondée en 2011 par Maxime Mauchaussée et Arnaud Lemercier. Elle effectue la maintenance et conçoit les nouveaux développements et améliorations.

3. Un outil spécifique adapte aux besoins de ses utilisateurs

3.1. Choix de la solution

11PROSCITEC a choisi de développer sa solution directement sur le web afin de faciliter l’accessibilité de la base à ses utilisateurs et de pouvoir être supporté par n’importe quels équipements (ordinateur, tablette et Smartphone). La solution choisie est un mélange de développements spécifiques et de briques open-source s’appuyant sur le framework PHP Symfony permettant notamment de réaliser un site complexe, structuré stable et sécurisé. Ce développement facilite la publication de contenus immédiats, rend accessible la plate-forme au grand public et reste modulable.

12Cet outil se compose d’une plateforme FULL-WEB, utilisable à partir d’un navigateur web, et permettant à l’ensemble des structures adhérentes, de procéder à l’inventaire de leurs collections. Cette plateforme accessible à l’adresse : www.inventaire.proscitec.asso.fr/gestion/login (fig. 1) regroupe sur un seul et même support toutes les informations nécessaires à l’inventaire et aux déplacements de l’objet.

Fig. 1 – Capture d’écran de la page d’authentification donnant accès à la plateforme FULL-WEB de la solution inventaire développée par PROSCITEC

13PROSCITEC a réalisé la structure scientifique de la solution ainsi que l’ensemble des textes d’accompagnement. L’ensemble des informations renseignées et des médias importés dans la base sont fournis par les structures muséales. Chaque utilisateur peut créer des fiches d’inventaire, les modifier autant de fois que nécessaire et visualiser l’ensemble de ses données. Seuls les membres de la structure muséale peuvent modifier l’inventaire de cette dernière. L’association PROSCITEC possède en revanche le statut d’administrateur, ce qui lui confère la gestion de certaines fonctionnalités. PROSCITEC peut notamment créer de nouveaux comptes utilisateur et gérer les autorisations liées à l’exploitation des données comme la suppression de fiches d’inventaire, l’ajout de mots-clés et la création de fiches musées.

3.2. Accueil de l’administration – dashboard (fig. 2)

Fig. 2 – Capture d’écran de la page d’écran du Dashboard de la plateforme Full-web, du point de vue de l’administration PROSICTEC

14Deux niveaux d’administration : l’administration PROSCITEC qui donne tous les droits et l’administration des utilisateurs-musées autorisés.

15Administrateur : Le dashboard indique sur une même page, le nombre total de musées enregistrés dans la base, le nombre de fiches d’inventaires créés, le nombre de thématiques (domaines) représentées, les derniers mouvements d’objets répertoriés, le nombre d’utilisateurs référencés et le nombre d’objets importés dans la base. Enfin, un menu de navigation et un menu de recherche permettent d’accéder aux différentes fonctions autorisées.

16Utilisateur-musée : Tout utilisateur autorisé accédant à sa partie administration du site est automatiquement dirigé sur une page d’accueil. Celle-ci, présente l’état de sa collection, le nombre de fiches créés.

17Le menu de navigation donne accès à 5 fonctionnalités :

1. Elle est attribuée à la gestion des musées. Il s’agit d’un affichage sous forme d’aperçu de la liste des musées présents dans la base : Nom du musée, musée actif ou non sur l’espace public. Les structures muséales peuvent uniquement prévisualiser cette fiche. En revanche, PROSCITEC peut créer, supprimer, modifier les fiches musées.

2. Correspondant à la gestion des membres, elle est uniquement réservée à PROSCITEC. Un affichage sous forme de liste permet de visualiser l’ensemble des membres présents dans la base. Il est possible de consulter les informations d’un membre, de les modifier et d’attribuer les autorisations de chaque membre.

3. Réservée à PROSCITEC, elle donne accès à la liste des derniers objets importés et permet de télécharger de nouvelles données dans la base.

4. Consultable par l’ensemble des utilisateurs, elle correspond aux listes de valeurs (domaines, matériaux, techniques) nécessaires dans le référencement de certaines rubriques de fiches d’inventaire.

5. Cette fonctionnalité donne accès à la gestion des collections et permet de créer et de visualiser l’ensemble des fiches d’inventaire d’objet.

3.3. Gestion de patrimoine : la fiche d’inventaire

18Devant les besoins exprimés par ses adhérents et face à la multiplicité des collections, PROSCITEC a établi trente rubriques conçues pour formaliser un maximum les données, éviter les erreurs de saisies et simplifier les recherches. Les fiches d’inventaire reprennent les « 18 colonnes » admises pour identifier un objet entrant dans une collection publique. Ces dix-huit rubriques doivent être obligatoirement saisies pour publier la fiche au sein de la base. Pour faciliter le travail et la lecture des rédacteurs, les rubriques sont renseignées de différentes manières. En effet, le nom du rédacteur et la date de saisie ainsi que l’historique de modification sont générés automatiquement. Les dates sont renseignées grâce à l’aide d’un calendrier, l’état du bien ou encore les devises par des cases à cocher et les champs techniques et matériaux par liste déroulante commençant par une lettre de saisie.

19Enfin PROSCITEC a regroupé ces champs sous 4 onglets : Description / Historique / Gestion / Documentation.

• Description (fig. 3)

Fig. 3 – Capture d’écran de l’onglet « Description » de la fiche d’inventaire proposée par la solution inventaire développée par PROSCITEC

• Musée / Structure d'origine (Liste déroulante par reconnaissance de saisie)

• Domaine du musée (Liste déroulante par reconnaissance de saisie)

1. Nom de l'objet (Texte libre)

2. Numéro d'inventaire (Texte libre)

3. Ancien numéro d'inventaire (Texte libre)

4. Description (Texte libre)

5. Inscriptions (Texte libre)

6. Dimensions (Hauteur - Largeur - Profondeur)

7. Autres dimensions/mesures (Texte libre)

8. Médias : Galerie de photos /Galerie de photos contextualisées /Galerie de vidéos (Module spécifique)

9. Matériaux (Liste déroulante par reconnaissance de saisie)

10. Techniques (Liste déroulante par reconnaissance de saisie)

11. Remarques techniques (Texte libre)

• Historique (fig. 4)

1. Auteur / Fabricant (Texte libre)

2. Destinataire (Texte libre)

3. Datation / Époque (Texte libre)

4. Provenance géographique (Texte libre)

5. Contexte utilisation (Texte libre)

6. Mode d'acquisition (Menu déroulant)

7. Date d'acquisition (Texte libre)

8. Prix (Texte libre)

9. Devise : Euro / Francs (Bouton radio)

10. Propriétaire (Texte libre)

11. Ancienne appartenance (Texte libre)

Fig. 4 – Capture d’écran de l’onglet « Historique » de la fiche d’inventaire proposée par la solution inventaire développée par PROSCITEC

• Gestion (fig. 5)

1. État conservation Très bon / Bon / Moyen / Mauvais / Très mauvais (Bouton radio)

2. Mesure de conservation (Texte libre)

3. Dernier récolement (Calendrier)

4. Statut En prêt / Exposé / En réserve / En dépôt / Manquant (Bouton radio)

5. Mouvement d'objet (module spécifique)

Fig. 5 – Capture d’écran de l’onglet « Gestion » de la fiche d’inventaire proposée par la solution inventaire développée par PROSCITEC

• Documentation (fig. 6)

1. Bibliographie (Texte libre)

2. Dossier de l’objet (Texte libre)

3. Site web (Renseignement par URL)

Fig. 6 – Capture d’écran de l’onglet « Documentation » de la fiche d’inventaire proposée par la solution inventaire développée par PROSCITEC

3.4 Fonctionnalités développées facilitant la gestion des données

20La solution prend en charge différentes fonctionnalités qui facilitent la gestion des données. En effet, lors de l’enregistrement d’une fiche d’inventaire, celle-ci est automatiquement publiée sur le site internet. L’auteur de la fiche doit valider au préalable ou non sa publication lors de la création de la fiche. Ensuite, son enregistrement est facilité par des boutons spécifiques. Lors de son enregistrement, les dix-huit champs reconnus par la Direction Régional des Affaires Culturelles doivent être obligatoirement renseignés. Cette obligation est mentionnée devant chaque rubrique par un astérisque. Si l’un de ces champs n’a pas été rempli, un message d’erreur apparaît lors de l’enregistrement de la fiche. Un module spécifique permet également de renseigner les mouvements de l’objet (En prêt / Exposé / En réserve / En dépôt / Manquant) et de rendre visible l’historique de ses mouvements. Chaque statut, s’accompagne d’informations obligatoires que l’utilisateur doit indiquer (En prêt : Musée prêt / Date début / Date début / Date de Fin / Lieu d’exposition / Valeur assurance. Exposé : Lieu d’exposition / Valeur d’assurance. En réserve : Nom de la réserve / Valeur d’assurance. En dépôt : Date de début / Nom de la réserve / Valeur d’assurance. Manquant : Remarques). Lorsque l’utilisateur indique que l’objet est en prêt, un mail lui est automatiquement transmis, pour signaler le retour de l’objet au sein du Musée. Enfin, un module permet de générer automatiquement des fiches de prêt sous format PDF, à partir des éléments préalablement renseignés ci-dessus.

3.5. Exportation et importation des données

21La question de l’exportation et de l’importation des données est un sujet soulevant de nombreuses interrogations. PROSCITEC a développé divers outils pour répondre aux besoins des adhérents. En termes d’exportation de données, PROSCITEC a développé une fonctionnalité permettant de télécharger des fiches d’inventaire sous format PDF. Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de constituer notamment à partir de ces fiches, un registre papier. PROSCITEC a également créé un module permettant d’importer des fiches d’inventaire déjà existantes. Cette fonction pouvant être source d’erreur a été restreinte aux seuls utilisateurs administrateur de PROSCITEC. Cette fonctionnalité permet de recevoir, pour un musée donné, un fichier CSV contenant plusieurs fiches Inventaires à renseigner dans la base. PROSCITEC transpose l’inventaire existant au fichier CSV en faisant correspondre les champs renseignés par la base.

3.6. Mesure de sécurité et sauvegarde des données

22Le Full-web est accessible par une authentification nom d’utilisateur / mot de passe constitutif d’un compte donnant accès à un certain nombre de privilèges. La déconnexion est automatique à chaque fermeture de la page internet et après un temps d’inactivité. L’utilisateur peut également se déconnecter manuellement. Chaque code d’accès est fourni par PROSCITEC est peut-être changé sur simple demande. La base de données est stockée sur un espace « SQL Privé » hébergé sur la plateforme OVHcloud. La totalité de la base est sauvegardée tous les jours et conservée sur un data-center.

3.7. Accompagnement personnalisé

23PROSCITEC accompagne les musées dans leur démarche, quelque soit l’avancé de leur inventaire, leurs besoins et le support en apportant des solutions matérielles et les conseils pour le réaliser. Nous proposons jusqu’à 5 demi-journées de formation et garantissons une réactivité ainsi qu’une disponibilité constante. Enfin, lors de chaque formation, PROSCITEC remet un manuel d’utilisation et des documents rappelant la méthodologie d’inventaire.

4. un outil de valorisation du patrimoine

4.1. rendre accessible la base auprès du grand public

24PROSCITEC valorise le contenu de cette base de données par l’intermédiaire d’un site internet : www.inventaire.proscitec.asso.fr (fig. 7), développé en technologies web standard PHP, HTML, CSS, Javascript. Ce site internet a pour objectifs de rendre accessible les collections auprès du Grand-Public et de faciliter les échanges entre structures muséales pour la conception notamment d’expositions temporaires ou pour le dépôt d’objet. Il permet de valoriser également le musée hors les murs et de donner envie au public de venir visiter les structures. Cette plateforme peut être utilisée en complément pour un enseignant avant et après la visite. Elle peut être utilisée par un visiteur après sa visite pour découvrir l’objet sous toutes ces formes. Enfin, ce site est utilisable sur une tablette tactile et consultable directement par les visiteurs lors de la visite.

Fig. 7 – Capture d’écran de la page d’accueil du site internet inventaire.proscitec.asso.fr, valorisant le contenu de la base Inventaire PROSCITEC

4.2. un accès aux connaissances facilité

25Ce site internet, rend visible un certain nombre d’informations. En effet, chaque musée possède une page de présentation, comportant à la fois toutes les informations permettant d’entrer en contact avec elle, mais également de rendre visible l’ensemble sa collection. Ensuite, chaque objet autorisé à la diffusion, possède une page comprenant les rubriques permettant de l’identifier et de la localiser (fig. 8).

Fig. 8 – Capture d’écran de la page de présentation de la collection des Amis du Moulin Amandinois présent sur le site internet : inventaire.proscitec.asso.fr

26Enfin, le grand public et les utilisateurs de l’inventaire peuvent explorer les collections de trois manières différentes. La première, par l’intermédiaire d’icônes répertoriés sur une carte. Chaque « Pictos » donne accès à la fiche complète des musées et de la liste des objets inventoriés qu’ils ont rendus visible. La deuxième, à l’aide d’un menu de navigation listant les musées répertoriés dans la base et les domaines d’activités des collections inventoriés. La troisième, par une recherche de mots-clefs qui permet de consulter toutes les occurrences de la base de données autorisée à la diffusion par les structures propriétaires.

27PROSCITEC a dû pour cela établir un jeu de privilèges clair, afin que chaque structure puisse décider des informations qu’elle souhaite ou non dévoiler, comme par exemple, toutes informations en lien avec la gestion de l’objet. Chaque fiche d’inventaire est publiée directement sur le site internet après enregistrement de cette dernière permettant ainsi, de valoriser automatiquement sa collection.

5. État de la base inventaire (au 23/02/2020)

28La base de données (fig. 2) comptabilise 10 736 fiches d’inventaire dont 8 566 fiches valorisées sur le site internet grand public. Elle comporte 47 utilisateurs membres du Réseau, administrateurs et techniciens et concentre le patrimoine de 21 partenaires :

29La Maison du textile, Fresnoy-le-Gand Musée du sabot, Buironfosse / Musée de l’imprimerie, Fresnes-sur-Escaut / Musée de la faïence et de la poterie, Ferrière-la-poterie / La Manufacture, musée de la mémoire et de la création textile, Roubaix / Maison du patrimoine, Avesnes-les-Aubert / Musée de la vie rurale, Steenwerck / Maison de la broderie, Villers-Outreaux / Aced Metallia, Noyelles-Godault / Des racines et des hommes – La Sécherie de Vieille-Église / Musée de la rubanerie de Comines / AMBO Musée des brosseries, Tracy-le-mont / Cité des bateliers, Longueil-Annel / Bleu de Cocagne d’Amiens / La Ferme du Temps Jadis à Auby / PHER – Patrimoine, Histoire et Étude du Repassage de Sebourg / Les Amis du Moulin de Saint-Amand les Eaux / Collection Pierre-Marie Courtin de Lille / Musée de Folklore et des Imaginaires de Tournai / Le Musée des arts et traditions populaires de Wattrelos / Musée de la vie agricole et rurale de l'Oise d’Hétomenil.

6. une solution en pleine mutation

6.1. Améliorations techniques envisagées et actions de valorisation

30Les phases de test et de formation ont permis d’envisager un certain nombre d’améliorations techniques. Ces améliorations auront pour objectifs de faciliter l’expérience et de favoriser l’autonomie de l’utilisateur. Il sera question d’optimiser l’importation des médias en ajoutant des options de gestion d’image, de favoriser la gestion d’exportation des données, en permettant de télécharger sur un seul et même fichier, la totalité de la collection de chaque musée et de faciliter la recherche de fiche d’inventaire par musée.

31PROSCITEC a pour volonté de créer des parcours thématiques et d’expositions virtuelles générer à partir de la base inventaire. L’association envisage également la mise en place d’actions de communication notamment sur les réseaux sociaux, permettront de faire vivre et faire connaître l’ensemble de ces ressources au grand public et les inciter à visiter les différents musées.

6.2. Développement et élargissement des collections

32Devant les besoins exprimés par les adhérents de l’association et les utilisateurs de la base actuelle, PROSCITEC a pour projet de développer l’outil existant afin de proposer un accompagnement à la numérisation et la diffusion de leurs documents d’archives. Une collecte de numérisation de documents photographiques et iconographiques portant sur la thématique des métiers et savoir-faire est en cours, au sein du Réseau PROSCITEC. Cette première campagne cible uniquement les photographies, plaques de verre, diapositives, cartes postales, cartes, plans d’architecte, affiches, estampes, esquisses et dessins techniques… et a pour objectif de conserver une trace de ces documents qui peuvent être fragiles et d’en proposer une consultation numérique au plus grand nombre.

33Le développement de la solution inventaire devrait permettre de rassembler sur une même plateforme l’ensemble des objets de collections déjà inventoriés dans la base existante, des documents photographiques numérisés, et du patrimoine immatériel (témoignages, archives audiovisuelles…) disponibles au sein de PROSCITEC et de ses membres.