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Démarche qualité et norme ISO 9001

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Eva Giesen

Partie II. Vingt fiches pour mettre en place un système de management qualité

Fiche 18. Documents d’enregistrement

Texte intégral

Objectif

1Les documents d’enregistrement apportent la preuve de la réalisation d’une activité et constituent donc des moyens clefs dans la traçabilité de notre travail.

Check-list

2■ Une substance a été pesée ? Le ticket de la balance est un document d’enregistrement.

3■ Un collaborateur a suivi une formation ? L’attestation est un document d’enregistrement.

4■ Cahiers de laboratoire, classeurs de résultats, comptes rendus de réunions sont bien sûr des documents d’enregistrement. De même, des documents électroniques en font partie. En effet, la norme ISO 9001 autorise tous les supports documentaires.

5■ Afin de surveiller le fonctionnement des appareils, on peut mettre en place des « cahiers de vie d’appareil », moyens de communication entre les utilisateurs et le responsable management qualité ou le pilote de processus (c’est-à-dire le responsable technique de l’activité) afin de noter toute anomalie ou dysfonctionnement.

6■ Compte tenu de l’importance que revêt « l’orientation client » dans la norme ISO 9001, il faut consentir un effort tout particulier à « enregistrer » sa relation avec les clients (du moins directs) : laboratoires et centres de recherche extérieurs (réseau des Génopôles, réseau de plates-formes, accueil stagiaires européens sur « Marie Curie Host Fellowships », dans le cas de l’IFR2, par exemple). De plus, il faut actualiser régulièrement la bibliométrie, établir des statistiques d’utilisation et des bilans financiers et réaliser des enquêtes de satisfaction auprès des clients.

7■ Le bon fonctionnement des installations doit être monitoré :

  • relever la température des réfrigérateurs grâce à une sonde ;
  • vérifier la température des pièces climatisées ;
  • calibrer les appareils ;
  • tester des normes régulièrement ;
  • vérifier les balances ;
  • etc.

8■ Les résultats expérimentaux ne sont pas exprimés (ni rendus, ni archivés, d’ailleurs) de la même manière sur tous les postes de travail. Nous avons choisi de donner toute liberté à chaque expérimentateur d’agir selon la façon qui lui semble la plus pertinente.

9■ Le fonctionnement du système de management qualité lui-même est vérifié :

  • utilisation de la charte qualité par les stagiaires ;
  • mise à jour des listes d’audit, des formations qualité, de l’évolution des indicateurs ;
  • tenue des réunions : cellule qualité, revues de direction ;
  • atteinte des objectifs ;
  • surveillance des écarts, non-conformités…

10■ Les documents d’enregistrement sont conservés à proximité de l’activité dont ils relèvent : cahier de vie près de l’appareil concerné, classeurs de résultats dans le bureau de l’expérimentateur. Un tableau récapitule les documents d’enregistrement des résultats existant sur chaque poste.

11Un classeur « documents d’enregistrement » fait partie de notre documentation qualité et récapitule :

  • les principes de l’enregistrement ;
  • la gestion des documents d’enregistrement ;
  • la documentation du bon fonctionnement des installations ;
  • la documentation du bon fonctionnement du système de management qualité ;
  • la documentation d’enregistrement relative à chaque poste de travail (ou secteur d’activité).

© IRD Éditions, 2013

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