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Démarche qualité et norme ISO 9001

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Eva Giesen

Partie II. Vingt fiches pour mettre en place un système de management qualité

Fiche 7. La cellule qualité

Texte intégral

Objectifs

1Le management qualité est l’affaire de tous : un management qui ne serait partagé que par 2 ou 3 personnes dans une espèce d’enclave dans le laboratoire/service n’est pas un « système » de management. Soit l’organisation est partagée par tous à l’intérieur du périmètre, soit elle est totalement inefficace.

2Soyez donc « ouverts » et non pas « sélectifs » dans la constitution de la cellule qualité, à condition de ne pas dépasser un nombre raisonnable de personnes (environ une dizaine).

Check-list

3■ Membres de la cellule qualité :

  • tous ceux qui sont intéressés par le management qualité (pour une petite structure) ;
  • le responsable et un expérimentateur de chaque secteur concerné par la démarche et visé par le projet de certification ISO 9001 (pour une structure de plus de 10 personnes).

4■ Réunions de la cellule qualité : comme toute réunion bien organisée, elle est précédée par une convocation avec un ordre du jour et suivie d’un compte rendu. Ce « formalisme » a pour objectif de permettre à tout le monde de disposer des mêmes informations (ordre du jour), de pouvoir organiser son emploi du temps (convocation 5 à 10 jours à l’avance, heure de début et heure de la fin de la réunion) et de disposer d’un compte rendu afin de se souvenir des décisions prises, sans ambiguïté et mauvaises interprétations par les uns et les autres, notamment lorsque des décisions importantes ou difficiles sont prises ou quand il s’agit de définir qui fait quoi.

5■ Convocation de la cellule qualité et rédaction du compte rendu : l’organisation des réunions de la cellule qualité (convocation, ordre du jour, comptes rendus) incombe au RMQ. En effet, c’est lui qui connaît le besoin de réunir tout le monde, qui veille à la tenue des réunions, à un rythme minimum, et qui détermine, en fonction des besoins (du terrain, de la direction, de l’échéancier…) les sujets qui seront abordés. Il assure également la rédaction et la diffusion du compte rendu.

6Dans le travail de rédaction de la documentation, il est bon de s’appuyer sur une approche « bottom up » qui semble plus efficace et plus dans l’esprit ISO 9001 que de faire le contraire, c’est-à-dire faire écrire les procédures par le RMQ par exemple, et ensuite les faire respecter par les expérimentateurs.

7En effet, nous avons d’abord demandé à chacun de rédiger son fonctionnement, de décrire ses appareils et installations, procédures, protocoles, etc., puis nous avons entrepris un travail collectif de « lissage » et d’homogénéisation. Ce travail collectif a été mené par la cellule qualité, y compris les discussions nécessaires quand des incohérences ou divergences furent observées.

8Nous avions même admis, la première année, certaines hétérogénéités « injustifiées », et inscrit leur modification comme objectifs d’une amélioration continue.

Conseil d’ami

9N’hésitez pas à solliciter également ceux que vous sentez en opposition avec le projet, car il faut absolument les convaincre, donc ne surtout pas les laisser en dehors du système.

10Le rôle de la cellule qualité est important, car elle est constituée par les acteurs « terrain » de la démarche. Ce sont eux (coordonnés par le RMQ) qui mettent en place le système de management qualité. Ce sont eux (pilotés par le RMQ) qui rédigent les procédures, organisent l’enregistrement, etc.

Exemple du terrain. Extrait du Manuel de Management Qualité de l’IFR2

3.4.1 Personnel statutaire affecté à l’IFR

11Le personnel statutaire, dédié à une certaine activité et affecté à l’IFR, a collaboré à la mise en place et la gestion de la Démarche Qualité. Le responsable de l’activité est membre de la Cellule Qualité de l’IFR.

12Le personnel affecté à l’IFR se voit régulièrement proposé, soit par le Correspondant Formation, soit par la Direction, des stages de formation continue de l’Inserm, de l’Université ou des organismes agréés

  • dans les domaines scientifiques et techniques ;
  • dans la Démarche Qualité.

13À titre d’exemple citons :

  • initiation au travail à la paillasse ;
  • perfectionnement en électrophorèse capillaire ;
  • utilisation du microscope confocal Zeiss ;
  • la Démarche Qualité à l’Inserm.

14Le personnel affecté est placé sous l’autorité du Directeur de l’IFR et, par délégation, sous la responsabilité directe du Directeur administratif.

15Le Directeur administratif, par délégation du Directeur, définit les fonctions, prépare les recrutements et conduit l’évaluation du personnel.

16Tous les personnels statutaires, affectés à l’IFR, sont recrutés et subissent un déroulement de carrière selon les règles de la fonction publique.

17Les « Fiches » de poste sont rassemblées en Annexes et Compléments no 11.

3.4.2. Personnels statutaires non affectés à l’IFR

18Dans certains cas, un personnel statutaire, affecté à un laboratoire (donc pas à l’IFR) peut, en accord avec le Directeur du laboratoire, dédier une part de son temps de travail au plateau technique de l’IFR. Il peut également devenir responsable de l’activité, mais il n’est pas placé sous l’autorité du Directeur de l’IFR. Cependant, dans le cadre de son activité sur le plateau technique de l’IFR, le personnel accepte toutes les règles de fonctionnement du plateau.

19Il bénéficie des propositions de formation, comme des personnels affectés à l’IFR.

3.4.3. Personnels (non) statutaires, non permanents

20De façon temporaire, le plateau technique de l’IFR peut accueillir des personnels statutaires (contrat, mis à disposition, stage) ou des personnels contractuels. Ces personnels partagent les droits et devoirs, notamment aux termes de notre Démarche Qualité, avec les personnels permanents affectés à l’IFR. Ces personnels signent une Charte « Démarche Qualité ».

21Il peut s’agir de personnels contractuels (contrat à durée déterminée, vacations), de stagiaires (BT, BTS…), d’étudiants (DEA, doctorat, boursiers Marie Curie…), chercheurs, ingénieurs.

© IRD Éditions, 2013

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