Objectifs

1Le RMQ est le pilote du système management qualité. Il joue un double rôle :

2Vis-à-vis de la direction :

3Il est en contact direct et permanent avec la direction, car il la représente dans la démarche qualité. Il a été mandaté par la direction pour la mise en place concrète du système. Il est responsable de la mise en place du système de management qualité, de son fonctionnement, de sa pertinence et de son adéquation avec les objectifs.

4Le RMQ informe la direction régulièrement de l’évolution du système.

5Vis-à-vis de l’équipe :

6Le RMQ est le représentant de la direction ; il doit être officiellement nommé et investi de toute l’autorité nécessaire pour mettre en place et faire fonctionner le système de management qualité.

7De plus, il possède le savoir-faire technique en management qualité et va piloter la démarche qualité du laboratoire. Il propose un échéancier pour la réalisation du système de management qualité, il organise la rédaction de la documentation, il conduit le laboratoire à la certification.

8Après la mise en place du système, il le fait vivre (amélioration continue).

9Pour ce faire, il organise les réunions de la cellule qualité, les revues de direction et les audits internes. Il les prépare et les anime.

10Il est responsable du suivi de toutes les actions. Pour cette raison, dans beaucoup de structures, le RMQ est en copie des comptes rendus des différents groupes de travail. Les informations transitent par lui pour la diffusion. Il est responsable des changements à apporter à la documentation qualité. En général, les modifications sont actées en réunion et saisies une fois par an dans la documentation.

11Le RMQ assure la diffusion de la nouvelle version, révisée, de la documentation et rappelle les exemplaires anciens.

Conseil d’ami

12Le RMQ a besoin du soutien de sa direction.

Check-list du RMQ idéal

13Il fait preuve de diplomatie.

14Il écoute et implique les gens.

15Il a « l’autorité du savoir ».

16C’est un ancien au laboratoire.

17Il connaît « tout le monde ».

18Il organise bien son temps.

19Il ne perd pas « le nord ».

20Il a envie de découvrir un domaine nouveau.

21Combien de temps doit-il investir pour l’activité qualité ?

22Dans une structure de petite taille (jusqu’à vingt personnes), 10 à 20 % de temps devraient suffire. Si le périmètre est plus large ou si une certification doit intervenir en un temps particulièrement court, plus de temps sera nécessaire. N’oublions pas que le RMQ ne peut pas, seul, mettre en place un management qualité ; la démarche doit être portée par toute l’équipe, il est inutile « de brûler » les étapes.

23La fonction de RMQ peut donc tout à fait s’exercer à temps partiel, par un ingénieur ou par un chercheur du laboratoire/service ou par le responsable du plateau technique, par exemple.

24Dans tous les cas, le RMQ doit bénéficier d’une formation en ISO 9001, la plus proche du terrain possible ; une formation d’une semaine semble être le minimum, plusieurs mois seraient appropriés et lui donneront plus de recul et plus de métier. Les autres membres de la structure suivront une sensibilisation à la qualité (un ou deux jours). Bien penser à archiver les attestations de stage ; il s’agit de documents d’enregistrement.

25Si vous disposez des fonds nécessaires pour engager un qualiticien extérieur, il est indispensable de bien veiller à ce que ce dernier (qui sera présent pour un temps limité) transmette son approche et le système à une personne « relais », permanente au laboratoire.

Exemple du terrain. Extrait du Manuel de Management Qualité de l’IFR2

2.3. Organisation de la Démarche Qualité

2.3.1 Mise en place

26La mise en place de notre démarche a été précédée par :

• la nomination du RMQ : Mme C. P. ;
• l’explication des objectifs, avantages et contexte de la démarche par le Représentant de la Direction ;
• la lecture du référentiel ISO 9001-2000 et de différents exemples par tous les acteurs afin de leur permettre de s’approprier cette démarche nouvelle dans notre laboratoire ;
• la discussion informelle avec les membres du Pôle Qualité de l’Inserm ;
• la (pré)-rédaction de différents documents Qualité.

27Ensuite les documents ont été rédigés de façon collective et homogène par les personnes concernées, vérifiés par le RMQ ou une personne appropriée et approuvés par la Direction de l’IFR2 ou son Représentant.

28Leur construction et présentation sont décrites dans le Chapitre 4.

2.3.2 Gestion

29La Démarche Qualité est gérée par chaque responsable d’activité individuellement et coordonnée par le RMQ en accord avec le Représentant de la Direction.

30Tous les responsables d’activité font partie de la Cellule Qualité qui conduit les Audits internes (autoévaluation, liste au § 4.2 « Documents d’enregistrement, « Comptes rendus » et actions correctives en Annexes et Compléments n^o 5) à un rythme déterminé lors de chaque réunion (actuellement tous les six mois). Une fois sur deux (donc tous les ans) un auditeur indépendant de l’IFR est présent. D’éventuels dysfonctionnements sont discutés et un remède est recherché collectivement. Chaque responsable d’activité informe les personnes ayant accès à l’activité (collaborateurs, stagiaires, étudiants), par un compte rendu commenté. Des Audits externes ont été demandés, quand cela a été nécessaire.