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Et ils colloquèrent, colloquèrent, colloquèrent…

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Nadia Molea Fejoz

Partie II. Résultats de l’enquête

Chapitre 5. Synthèse des résultats

Texte intégral

Les problèmes dans les colloques

Les réunions « pathologiques »

1Dès les premières pages de son ouvrage, Didier Noyé met le lecteur en garde : « ‘Ils ne mouraient pas tous mais tous étaient frappés’. Elles sont souvent décevantes les réunions de travail que l’on s’inflige (…). Il y a parfois une grande dépense d’énergie pour des résultats maigrichons. Le mal de la réunionnite est assez répandu, parfois sous des formes bénignes mais qui vous donnent de sérieuses démangeaisons, parfois aussi sous des formes exacerbées » (2002A : 13).

2Afin de mesurer l’étendue du mal qui guette, une typologie des réunions pathologiques s’imposait. J’ai rédigé celle-ci en m’inspirant justement de l’ouvrage de Noyé (2002A : 13), qui est assez prolixe sur la question.

Tableau 20 : Symptômes des réunions « pathologiques »

Les réunions invertébrées

Absence de structure dans les rôles de chacun, dans la gestion du temps, dans les étapes du travail, ton de la réunion proche de la conversation, absence d’objectifs clairs, animation molle, participants réduits à l’état de naufragés à la dérive…

Les réunions volcaniques

Réunions explosives, affrontements feutrés ou manifestes, luttes pour le pouvoir, absence d’écoute, petites phrases sulfureuses et assassines, coupage de parole fréquent…

Les réunions apathiques

La réunion « fonctionne » à la seule force de l’habitude, quasi totale absence de réactivité du groupe.

Les réunions maniaco-procédurières

La forme l’emporte sur le fond, les procédures constituent la quasi-intégralité de la réunion : ordre du jour, distribution de la parole, arrêt répété des discussions pour vérification de la prise de note, reformulation permanente…

Les réunions passoires

Les participants entrent et sortent de la réunion au compte-gouttes.

Les réunions marathon

« On restera jusqu’à minuit s’il le faut », traitement obligatoire d’un grand nombre de points tous plus importants les uns que les autres dans une marge de temps très élastique, encouragement à dépasser les limites humaines.

Les réunions ballet

Défilés de conférenciers, d’intervenants et de spécialistes…

Les réunions grand-messe

Prêche de l’excellence, animateur à caractère charismatique, les participants « boivent » littéralement les paroles de l’intervenant, délires collectifs…

3On le voit, une réunion peut souffrir de nombreux maux, à l’image de ses participants. D’où l’intérêt d’être attentif à son état et d’évaluer régulièrement son fonctionnement.

4Les ouvrages de conduite et d’animation de réunion indiquent que les problèmes les plus fréquents dans une réunion se situent à différents niveaux :

  • A en croire la littérature, le participant et son type de participation peuvent être une source majeure de problèmes dans un colloque. En effet, si le participant pose un problème dans le colloque quand il ne participe pas, qu’il reste silencieux, il en pose aussi quand il arrive en retard, s’en va en avance, coupe la parole, attaque l’animateur, fait des apartés, monopolise la parole, plaisante en permanence, fait son courrier ou téléphone, n’a pas réfléchi au problème, critique ou agresse ses collègues, refuse de suivre la méthode de travail décidée… Bref, la gestion de la participation n’est pas une simple affaire et pose souvent des problèmes à l’animateur et à l’équipe.

  • L’animateur et son type d’animation peuvent être une source de problèmes dans une réunion. S’il est autoritaire, effacé ou timide, débonnaire, incompétent parce que non formé, ou encore imposé à l’équipe, il y a de forts risques que sa contribution dans le colloque soit une source de problèmes plus qu’une aide et un soutien.

  • Les manques de préparation, d’organisation et de procédure sont des problèmes typiques et récurrents dans les réunions. Mais l’inverse, qui est plus rare, est tout autant problématique, car une réunion structurée à l’excès et de manière rigide risque d’engendrer chez les participants des échanges superficiels et des attitudes défensives.

  • Si les objectifs ne sont pas formulés au début de la réunion, évalués dans leur faisabilité, limités dans leur nombre et acceptés par l’équipe, alors il y a de forts risques que la réunion soit problématique.

  • Des problèmes peuvent aussi surgir au niveau de la communication. Il n’est pas rare que les participants ne se comprennent pas et ne s’entendent pas. Cela engendre non seulement des incompréhensions, mais surtout des tensions et des conflits qui viennent considérablement parasiter le bon déroulement de la réunion. La communication peut donc être une source majeure de difficilutés dans un colloque.

  • Il arrive que, dans le cadre du colloque, des conflits entre les membres de l’équipe ou avec l’animateur se manifestent, ce qui en soi n’est pas un problème. Par contre, le fait que le conflit ne soit pas reconnu et traité est problématique et peut avoir des incidences négatives sur le travail de l’équipe (rétentions d’information, refus de collaborer, agressions verbales, tensions, silences, manque de motivation, absence de cohésion…).

  • Un des problèmes possibles dans une réunion concerne la prise de décision, car indépendamment des dérives possibles en la matière (incapacité du groupe à se mettre d’accord, à faire émerger des solutions et à se décider, absence ou inadéquation de la méthode choisie pour prendre une décision, abus de pouvoir, menaces, chantages, remise en question systématique des décisions prises…), prendre une décision collectivement est un acte difficile en soi.

  • La difficulté peut se situer au niveau de l’efficacité. Que cela soit dû, par exemple, à un manque de motivation de l’équipe, à une mauvaise définition des objectifs et des tâches, à un manque de méthode et d’organisation ou à une animation insuffisante, un des grands problèmes est le manque d’efficacité. Celui-ci ne consiste pas en ce que le colloque soit inutile ou que l’équipe n’atteigne pas ses objectifs, mais en ce que les résultats obtenus le soient au prix d’un investissement considérable et disproportionné (en termes de temps et d’énergie).

  • Le but d’une réunion est de répondre à un certain nombre d’objectifs. Par conséquent, une réunion est problématique quand celle-ci ne débouche sur rien, quand les objectifs ne sont pas ou insuffisamment atteints, quand aucune piste d’action n’a pu émerger. Les facteurs expliquant le manque de résultats peuvent être divers (manque de préparation, d’organisation, conflits, problèmes de communication…).

5Pour résumer, nous pouvons distinguer deux types de problèmes dans un colloque. Les problèmes liés aux idéologies, à la structuration, aux normes et aux contraintes objectives (finalités, objectifs, organisation, méthode, réussite, efficacité, etc.) et les problèmes liés aux personnes et aux conflits entre personnes (problème de sécurité, d’appartenance au groupe, de comportement et de réaction des individus, de communication, de pouvoir, etc.).

Les problèmes dans les colloques des travailleurs sociaux

Tableau 21 : Ce qui est le plus problématique dans les colloques en général

manque d’organisation

26.2 %

prise de décision

20.0 %

enjeux de pouvoir, conflits

18.7 %

manque de résultats

13.5 %

durée trop longue

12.7 %

manque de participation

8.0 %

6Les professionnels interrogés n’identifient pas de manière majoritaire un problème particulier dans le colloque. En revanche, ils s’accordent à dire que le manque de participation n’est pas ce qui est le plus problématique. Au vu des résultats précédents sur la participation (un professionnel sur deux reconnaît que dans son équipe tous ne participent pas activement), c’est assez troublant. Tout du moins, cela semble indiquer qu’une participation seulement partielle est tout à fait tolérée dans les colloques des travailleurs sociaux genevois.

7On constate aussi que le manque d’organisation est pour les professionnels interrogés ce qui est le plus problématique dans les colloques en général. Il est possible que ce résultat ait été influencé par le sujet même de ma recherche. Mais il est tout de même révélateur du fait que l’organisation des colloques des travailleurs sociaux genevois n’est pas encore optimale.

Il n’y a pas de colloque sans problème

8Dans ce chapitre, nous avons abordé du point de vue théorique les différents types de problèmes qui peuvent se rencontrer dans une réunion. En ce qui concerne les professionnels interrogés, nous avons constaté que ceux-ci n’identifiaient pas, de manière majoritaire, un type de problème particulier, mais que l’organisation du colloque, la prise de décision et les enjeux de pouvoir étaient ceux nommés le plus souvent.

9Pour élargir un peu le débat, je serais tentée de dire qu’une réunion est en soi problématique. D’abord, parce qu’elle est l’expression d’un travail d’équipe qui implique en tant que tel un certain nombre de problèmes à résoudre. Ensuite, parce qu’il n’est jamais facile d’atteindre les objectifs d’une réunion, particulièrement chez les travailleurs sociaux, puisqu’il s’agit de faire face à des problèmes humains par nature complexes. Enfin, parce qu’une réunion n’est jamais magique. Penser, réfléchir et élaborer des stratégies et des solutions concernant des situations qui parfois sidèrent la pensée ou semblent sans issue, est en soi une démarche problématique.

10Mais alors, si le colloque, qui est notamment le lieu de la résolution des problèmes, est lui-même problématique, que peut-on en espérer légitimement ? Celui-ci ne peut-il être que décevant ? Je ne le pense pas. Les attentes que l’on peut avoir vis-à-vis du colloque sont du même ordre que celles que l’on peut avoir vis-à-vis du travail d’équipe en général. Si un professionnel refuse de prendre en compte les limites et les imperfections du colloque, alors il ne pourra éprouver que de la déception. Mais s’il adapte ses attentes à la réalité, alors il pourra en tirer bénéfice. Les travailleurs sociaux n’ont-ils pas tendance à idéaliser le colloque, tout comme le travail d’équipe, peut-être ? La littérature n’incite-t-elle pas elle-même à adopter une vision idéale quand elle présente le colloque comme le lieu de tous les possibles ? Ou quand elle propose des solutions pour régler tous les problèmes du colloque, laissant ainsi à penser que celui-ci peut se vivre sans problèmes ? Dans le cadre de la formation, insiste-t-on assez sur le caractère limité, complexe et relatif de l’objet « colloque » ?

11Indirectement, ce chapitre sur les problèmes dans les colloques doit nous sensibiliser au fait que ce « lieu » n’est pas miraculeux. Il y a et il y aura toujours des problèmes dans le colloque, comme c’est aussi le cas à l’intérieur de l’équipe. Le but ne peut donc pas être de résoudre tous les problèmes, mais de tenter de les reconnaître, de les comprendre et d’apprendre à travailler avec.

Synthèse des résultats selon les catégories professionnelles

12Après avoir abordé les résultats de ma recherche en les dissociant par thème, distinguons-les maintenant par catégorie professionnelle. Est-ce que les éducateurs, les animateurs et les assistants sociaux organisent et animent de manière différente leurs colloques ?

Le colloque selon les éducateurs spécialisés

L’organisation et le déroulement du colloque hebdomadaire sont sommaires

13A 80 %, les éducateurs estiment que le rôle de chacun est clair et que les tâches sont réparties à la fin du colloque (qui fait quoi). Mais ce sont les deux seuls sujets pour lesquels le cap des 80 % est atteint. C’est seulement pour une faible majorité des éducateurs que l’ensemble des différentes étapes du colloque (avant, début, pendant, après) est bien respecté. De plus, quasi un éducateur sur deux dit ne pas se préparer avant le colloque, 54.6 % affirment qu’aucune information précise sur le sujet du colloque n’est transmise avant celui-ci et 71.8 % indiquent que l’équipe n’évalue pas le fonctionnement du colloque.

La participation est loin d’être optimale

14Bien qu’à une majorité supérieure à 80 % les éducateurs estiment qu’ils ne passent pas trop de temps en réunion et que leur présence y est toujours nécessaire, plus de 37 % affirment que tous les membres de l’équipe ne participent pas activement au colloque.

La communication est excellente

15Les éducateurs disent à 96.4 % qu’ils s’expriment (c’est le pourcentage le plus élevé des trois professions), qu’ils comprennent les autres (95.5 %), qu’ils sont compris (94 %), le tout dans un climat coopératif (92.3 %).

Le colloque hebdomadaire est relativement satisfaisant

16Bien qu’une large majorité d’éducateurs dit avoir de l’intérêt pour les réunions (89.2 %), seulement 65.8 % se disent satisfaits après le colloque, 12.1 % se disent indifférents et 22 % mécontents.

L’animation du colloque est plutôt « correcte »

17Les éducateurs affirment à une faible majorité (entre 54 et 70 %) que l’animateur accomplit la plus grande partie de ses tâches. Mais la seule tâche attestée à hauteur de 80 % est celle consistant à surveiller le temps. De plus, 63.2 % des éducateurs estiment que l’animateur ne traite pas les tensions d’équipe apparues pendant le colloque. Le style d’animation pratiqué est variable : 42.9 % disent qu’il est démocratique, 32.8 % qu’il est autocratique et 24.3 % qu’il est informel.

Le colloque est efficace et efficient

18Mais… 82 % des éducateurs affirment que leurs colloques sont efficaces et plus de 70 % qu’ils sont même efficients. De plus, 86.1 % des éducateurs disent que les objectifs du colloque sont atteints et 86.3 % disent que les décisions sont appliquées sur le terrain. Mais ces résultats contrastent avec d’autres chiffres : 42.5 % des éducateurs interrogés disent que l’horaire des réunions n’est pas respecté, 32 % que tous les points de l’ordre du jour ne sont pas traités, 40 % qu’il n’y a pas d’ordre du jour, 54.6 % qu’aucune information particulière n’est transmise avant le colloque, 47 % qu’ils ne se préparent pas avant le colloque, 38.8 % qu’il y a beaucoup d’informations transmises pendant la réunion qui pourraient l’être par écrit, etc.

Le mode de prise de décision suscite quelque insatisfaction

19Parmi les éducateurs interrogés, 74.5 % estiment que la prise de décision se fait de manière démocratique, mais 35 % ont le sentiment que leur avis n’est pas pris en compte et que ce sont les personnes les plus influentes qui prennent les décisions.

Le problème majeur des colloques est le manque d’organisation

20Bien que les éducateurs soient divisés sur la question de savoir ce qui est le plus problématique dans les colloques, le manque d’organisation est le point cité par le nombre le plus important d’entre eux (24 %). Viennent ensuite la prise de décision (21.3 %), les conflits (19 %), le manque de résultats (14.3 %), la durée trop longue du colloque (12.3 %) et le manque de participation (5.3 %).

21En résumé, il semble que les colloques des éducateurs spécialisés genevois soient « fonctionnels » dans le domaine de la communication. Mais les points de l’organisation, de l’animation, de la prise de décision et de la participation sont, à différents degrés, à travailler.

Le colloque selon les assistants sociaux

L’organisation et le déroulement du colloque hebdomadaire sont sommaires

22Les réponses des assistants sociaux sont comparables à celles des éducateurs. Pus de 80 % des assistants sociaux estiment que le rôle de chacun est clair et que les tâches sont distribuées à la fin du colloque (qui fait quoi). Mais, pour le reste, seule une faible majorité indique que les différentes étapes du colloque sont suivies. De plus, seulement 55.3 % des assistants sociaux disent qu’ils se préparent avant le colloque et 72.5 % notent que le fonctionnement de leur colloque n’est pas évalué. Ces résultats ne confirment pas l’idée reçue selon laquelle les colloques des assistants sociaux seraient particulièrement bien structurés.

La participation de l’équipe est insuffisante

23Si une grande majorité des assistants sociaux (80.9 %) disent qu’ils ne passent pas trop de temps en réunion, 30 % sont en revanche d’avis que leur présence à certains colloques n’est pas toujours nécessaire et, à l’inverse des deux autres catégories professionnelles, les assistants sociaux affirment à plus de 60 % que tous les membres de l’équipe ne participent pas activement.

La communication est excellente

24Parmi les assistants sociaux, 93.4 % déclarent qu’ils s’expriment pendant le colloque, 97.8 % qu’ils comprennent les autres participants (pourcentage le plus important des trois professions), 91.3 % qu’ils sont compris, le tout dans un climat coopératif pour 88.4 %.

Le colloque hebdomadaire est tout juste satisfaisant

25Bien qu’une large majorité d’assistants sociaux dit avoir de l’intérêt pour les réunions (86.1 %), seulement 59.1 % sont satisfaits après que le colloque s’est déroulé : 13.6 % se disent indifférents et 27.3 % mécontents. Des trois professions, ce sont les assistants sociaux qui expriment le plus de mécontentement vis-à-vis de leur colloque.

L’animation est à peine satisfaisante

26Bien que les assistants sociaux estiment, à une faible majorité, que leur animateur remplit l’ensemble de ses fonctions dans le colloque, ils sont plus critiques que les autres professionnels. En effet, 64.9 % des assistants sociaux interrogés estiment que leur animateur ne traite pas les tensions dans le colloque, 35 % disent qu’il ne pose pas des questions stimulantes, 33 % affirment qu’il n’approfondit et ne structure pas les idées, 40 % disent qu’il ne met pas en forme les conclusions, 56.5 % pensent qu’il n’est pas attentif à la communication non verbale, 82.6 % attestent qu’il n’utilise pas de tableau pour noter les idées, etc. Concernant le type d’animation, les assistants sociaux disent qu’il est autocratique pour 44.2 % d’entre eux, démocratique pour 33.8 % et informel pour 22.1 %.

Le colloque hebdomadaire, malgré tout, est efficace et efficient

27Les assistants sociaux sont un peu moins optimistes que les éducateurs sur ces points, mais affirment tout de même à 70 % que leur colloque est efficace et efficient. Au vu du manque d’organisation signalé et de l’insatisfaction relative à l’animation, ces résultats sont troublants : ils ne confirment pas la thèse selon laquelle l’efficacité du colloque dépend notamment de la qualité de l’organisation et de l’animation.

La prise de décision est un peu problématique

28Les assistants sociaux sont, des trois types de professionnels, ceux qui doutent le plus du fait qu’ils prennent de réelles décisions dans le cadre du colloque (42 % estiment que ce sont les personnes les plus influentes qui décident). De plus, 33 % affirment que leur avis n’est pas toujours pris en compte et 32 % que les décisions ne se prennent pas à la majorité. Il est à noter que 20 % des assistants sociaux disent que les décisions prises en réunion ne sont pas appliquées sur le terrain.

Le problème majeur concerne l’organisation et la prise de décision

29Bien que les assistants sociaux soient partagés sur la question de savoir ce qui est le plus problématique dans les colloques, le plus grand nombre de réponses pointe le manque d’organisation (24.3 %) et la prise de décision (23.6 %). Viennent ensuite les conflits (17.1 %), le manque de résultats (14.3 %), la durée trop longue du colloque (10.7 %) et le manque de participation (10 %). Les assistants sociaux sont les professionnels qui insistent le plus sur ce problème du manque de participation (éducateurs : 5.3 %, animateurs : 1.5 %). Mais il faut noter qu’ils situent ce facteur en dernière position, alors qu’on aurait pu s’attendre à un rang plus élevé compte tenu de leurs réponses à ce sujet.

30En résumé, les colloques des assistants sociaux genevois paraissent satisfaisants du point de vue de la communication. Mais l’organisation pourrait être meilleure, tandis que les points de la participation, de l’animation et de la prise de décision semblent requérir des améliorations plus importantes.

Le colloque selon les animateurs

L’organisation et le déroulement du colloque hebdomadaire sont sommaires

31Les réponses des animateurs sont équivalentes à celles des deux autres professions. En deux mots, les animateurs disent à une faible majorité qu’ils respectent les différentes étapes du colloque, la moitié d’entre eux indiquent qu’ils ne se préparent pas avant le colloque et 70 % disent qu’ils n’évaluent pas le fonctionnement de leur colloque.

La participation de l’équipe est satisfaisante

32Une grande majorité des animateurs disent qu’ils ne passent pas trop de temps en réunion (79.5 %) et que leur présence y est toujours nécessaire (83.1 %). Des trois professions, les animateurs sont ceux qui estiment à la plus large majorité (66.7 %) que tous les membres de leur équipe participent activement au colloque.

La communication est excellente

33Les animateurs disent qu’ils s’expriment (95.8 %), qu’ils comprennent les autres participants (96.9 %), qu’ils sont compris (88.9 %), le tout dans un climat coopératif (91.2 %).

Le colloque hebdomadaire est relativement satisfaisant

34Parmi les animateurs interrogés, 90.5 % disent avoir de l’intérêt pour les réunions, mais seulement 65.3 % sont encore satisfaits après le colloque ; 14.7 % se disent indifférents et 20 % mécontents. Des trois professions, les animateurs sont ceux qui se disent le plus indifférents à l’égard du colloque.

L’animation est rudimentaire

35Les animateurs, tout comme les assistants sociaux et les éducateurs, estiment que l’animateur remplit l’ensemble de ses fonctions, mais à des majorités qui sont les plus faibles des trois professions, et 69.2 % disent aussi que l’animateur ne traite pas les tensions. Concernant le type d’animation, et ceci explique peut-être cela, 44.1 % des animateurs disent qu’il est informel, 39 % qu’il est démocratique et 17 % qu’il est autocratique.

Le colloque n’est pas totalement efficient, mais tout de même efficace

36Si 40 % des animateurs considèrent que leur colloque n’est pas efficient, 76.1 % s’accordent à dire qu’il est efficace. Au vu des lacunes relatives à l’organisation et à l’animation, ces résultats sont un peu troublants.

La prise de décision est satisfaisante

37Des trois professions, les animateurs sont ceux qui confirment à la majorité la plus élevée que leur avis est toujours pris en compte dans les décisions (70.6 %) et que la prise de décision est démocratique (79.4 %).

Le problème majeur est le manque d’organisation

38Bien que les animateurs soient partagés sur la question de savoir ce qui est le plus problématique, le taux de réponses le plus important concerne l’organisation (36.8 %, taux le plus important des trois professions). Viennent ensuite les conflits (23.5 %, taux le plus important des trois professions), la durée trop longue du colloque (16.2 %, taux le plus important des trois professions), le manque de résultats (11.8 %, taux le moins élevé des trois professions) et le manque de participation (1.5 %, taux le moins important des trois professions).

39En résumé, il semble que les colloques des animateurs genevois soient du point de vue de la communication, de la participation et de la prise de décision relativement satisfaisants, tandis que l’organisation et surtout l’animation seraient à améliorer.

40Trois éléments principaux se dégagent de cette présentation des résultats par catégorie professionnelle. Le premier est que, quelle que soit la profession, la structure et l’organisation des colloques est loin d’être optimale. Le deuxième est que, le point précis de l’organisation mis à part, les différents professionnels ne rencontrent pas les mêmes difficultés. Ceci s’explique peut-être par le fait que chaque profession a sa culture, son type de hiérarchie et son fonctionnement propre. Mais cette explication n’implique pas que ces problèmes doivent demeurer. Le troisième élément à noter est que la théorie relative à la question de l’animation est vérifiée ici nettement. En effet, en schématisant, la théorie dit que le style d’animation autocratique engendre plutôt du mécontentement, le style informel plutôt des conflits et de l’indifférence et le style démocratique plutôt de la satisfaction. Or, les assistants sociaux, qui disent le plus que le style de leur animateur est autocratique, sont les plus mécontents. Ensuite, les animateurs, qui disent le plus que le style de leur animateur est informel, sont les plus indifférents. Enfin, les éducateurs, qui disent le plus que le style de leur animateur est démocratique, sont les plus satisfaits.

© Éditions ies, 2008

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