1L’EAD (Encoded Archival Description, en français « Description archivistique encodée ») s’est imposé dans les bibliothèques françaises depuis le choix fait il y a quinze ans de ce format, à l’origine destiné aux archives, pour décrire et signaler l’ensemble de leurs collections de manuscrits. C’est aujourd’hui le format de signalement en usage, tant à la Bibliothèque nationale de France que dans les bibliothèques territoriales ou celles dépendant de l’Enseignement supérieur, via leurs outils respectifs TAPIR (Traitement automatisé pour la production d’instruments de recherche) et CALAMES (Catalogue en ligne des archives et manuscrits de l’enseignement supérieur).

2Il s’agit moins ici d’examiner les spécificités du format et ses modalités d’emploi1 que d’explorer en amont et aval du « catalogage » en EAD les questions suscitées ou laissées en suspens par l’informatisation, l’indexation et la mise en ligne d’instruments de recherche encodés concernant les archives en bibliothèque. Par là même, nous nous interrogerons sur l’utilité et l’usage d’un catalogue collectif et d’outils mutualisés pour le traitement des archives – ou plutôt des sources nécessaires à la recherche.

Traitement d’archives en bibliothèques, de quoi parle-t-on ?

Les bibliothèques lieux de mémoire et de savoir

3Pendant des siècles, les bibliothèques ont eu pour fonction de préserver les memorabilia, supports « supplétifs » et « palliatifs » de la mémoire humaine, afin d’assurer la préservation des savoirs – ou au moins d’être le conservatoire de leur(s) mémoire(s) –, de tous les savoirs sans distinction (textes juridiques comme littéraires, inventaires comme poésies). La seule conservation des supports ne suffisant pas, et pour pallier le risque de fossilisation d’un savoir inerte, un modèle s’est mis en place, assurant une structuration – matérielle autant qu’intellectuelle – des collections, permettant leur publicité et l’adossement de la bibliothèque à un dispositif facilitant les travaux savants sur ces dernières. Ce modèle, bien que demeurant sous-jacent, a connu de nombreuses vicissitudes dans l’Occident chrétien médiéval, aboutissant à la fois à une séparation de plus en plus marquée entre les personnels spécialisés chargés de la conservation (y compris la copie et la restauration) des sources de savoir et ceux, lecteurs et/ou savants, qui les utilisent. Dans le même temps, le souci d’amener les savoirs à soi, a abouti à la constitution dès la fin du Moyen Âge de bibliothèques personnelles enrichies d’objets exotiques, qui en font des « cabinets de curiosités », ou d’autres à caractère scientifique et/ou décoratif, qui les transforment en « musées ». En France, la césure révolutionnaire a eu pour conséquence une redistribution générale de ces collections de memorabilia selon des critères d’affectation repensés où les bibliothèques devaient composer avec les musées et les services d’archives nouvellement créés2. Pour autant, tout au long des xix^e et xx^e siècles, les collections particulières comprenant non seulement des livres, mais aussi des objets et papiers personnels ont continué d’alimenter les bibliothèques (notamment municipales ; il faut se souvenir que les bibliothèques universitaires ne sont alors pas si nombreuses…), alors même que leur fort tropisme vers la lecture publique (en lien avec l’alphabétisation et la formation scolaire et universitaire) amoindrissait souvent leur capacité à les traiter correctement, au-delà de l’intégration des éléments « compatibles » (livres et manuscrits) dans les fonds de l’institution, le reste ne faisant guère l’objet que d’un signalement sommaire. La forte expansion des sciences depuis la fin du xix^e siècle, le décloisonnement des savoirs et l’interdisciplinarité autant que la continuelle mutation des missions des bibliothèques, entre nouvelles médiations et expertise de la donnée, ont également modifié l’appréhension des archives en bibliothèques. L’approche classique du catalogage est ainsi de plus en plus marquée au sceau des workflows et du processus de Transition bibliographique qui consiste notamment à faciliter l’intégration des bibliothèques au web de données.

Le choix (français !) de l’EAD en bibliothèque

4Au tournant des années 2000, l’informatisation et la normalisation des descriptions de manuscrits et archives en bibliothèques connaissent un net retard, tant par rapport à celles des documents produits en série qu’à celles des archives proprement dites. La première décennie du xxi^e siècle est consacrée à rattraper ce retard à marche forcée, à la fois par l’informatisation des différents catalogues des manuscrits de la BNF et des 116 volumes du Catalogue général des manuscrits des Bibliothèques publiques de France (CGM)3, et par l’adoption de règles dépassant la recommandation succincte élaborée par la Direction du livre et de la lecture en 1980 et les pratiques propres aux différents établissements. La question – essentielle – du choix d’un format cible devant répondre à trois critères (adaptation aux manuscrits décrits jusqu’à un niveau de description pertinent pour chaque document, intégration aisée dans les environnements informatiques existants, et garantie d’une opérabilité nationale et internationale) aboutit rapidement, après examen de différentes options (PDF, MARC bibliographique, MARC AMC, MASTER / TEI MS, EAD, base de données ad hoc, etc.), à privilégier l’EAD. Ce choix, tout sauf évident4, permet une description à niveaux (contrairement au MARC) par l’usage d’un nombre relativement limité d’éléments (contrairement à la TEI). En ce qui concerne la normalisation, un groupe de travail se concentre sur la structuration intellectuelle de la description et adapte les principes d’ISAD(G), norme de description archivistique internationale, aux documents et aux pratiques des bibliothèques françaises. Ce groupe rend ses travaux en 2010 sous la forme d’un livre blanc (DeMArch : Description des manuscrits et fonds d’archives modernes et contemporaines en bibliothèque). Un autre groupe de réflexion travaille en parallèle de 2008 à 2013 sur la définition de recommandations pour l’utilisation des éléments, des attributs, la structuration des notices, etc., afin de prendre en compte les spécificités de l’usage de l’EAD dans les bibliothèques françaises par rapport à celui effectué dans les services d’archives5, et publie un « Guide des bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèque ». L’informatisation aboutit, elle, à la constitution de trois corpus/réseaux principaux disposant chacun d’un outil de catalogage avec environnement dédié6 et interrogeable de manière fédérée par le Catalogue collectif de France (CCFr).

Des « archives » variées

5Définies de manière large dans le Code du patrimoine comme « ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité »7, les archives en bibliothèques peuvent comprendre des « manuscrits et documents de travail, correspondance, documents biographiques, dossiers et collections »8, voire des imprimés, « exemplaires personnels annotés de sa main ou par d’autres personnes, exemplaires dédicacés, pièces imprimées intégrées à un dossier »9. De ce fait, les fonds d’archives en bibliothèques sont protéiformes, tributaires à la fois de l’histoire et des usages de traitement. Certains fonds d’archives anciens (autrement dit antérieurs à la création des services d’archives…) ont, en apparence, perdu cette qualité du fait de leur dissémination entre établissements de conservation et/ou assimilation – due à leur présentation matérielle ou leur caractère « littéraire » – aux manuscrits parmi lesquels ils sont conservés depuis longtemps. Il peut s’agir de documents originaux – recueils d’actes ou de lettres, inventaires, catalogues, etc. – aussi bien que de notes de lectures, compilations ou agrégats de pièces destinées à la réflexion d’un lettré du Moyen Âge ou de la période moderne. À ce titre, une place particulière doit être réservée aux copies, partielles ou in extenso, d’archives dressées par les érudits des siècles passés ou contemporains – notamment les reproductions « mécaniques » (microfilms, photocopies, photographies… et leurs tirages !) de documents d’archives de plus en plus fréquentes du fait de l’évolution des techniques – qui, dans certains cas, constituent de véritables fonds « fantômes » d’archives disparues ou inaccessibles. De nombreuses archives publiques10 sont également conservées en bibliothèques, de manière légale (archives déposées par l’État dans les bibliothèques ou dont la gestion leur est confiée), dérogatoire (archives propres des bibliothèques) ou discutable au regard du droit (archives dont le statut public demeure parfois flou, telles celles de chercheurs, fonctionnaires, laboratoires, etc.). Enfin, aujourd’hui où « loin d’être, comme on le dit souvent, voué à l’éphémère, notre monde a la folie de l’archive ; il fixe, classe, et conserve tout ce qui peut l’être »11 et où l’histoire comme les disciplines connexes se sont émancipées du texte comme source exclusive, tout devient archive, tout est archive... S’ajoutent ainsi aux documents « écrits » – qui peuvent être eux-mêmes de natures très diverses (manuscrits, mais aussi éphémères, imprimés, y compris les bibliothèques de travail !) –, des documents iconographiques et/ou audiovisuels et des objets plus ou moins hétéroclites (collections, mobilier, vêtements, etc.). Ajoutons que les supports aussi se diversifient, et qu’une même typologie peut se décliner selon des techniques variées parmi lesquelles le numérique natif prend une part de plus en plus importante.

Respect des fonds ? Quels fonds ?

Le fonds est une construction

6« Les documents ne surgissent pas, ici ou là, par l’effet d’on ne sait quel mystérieux décret des Dieux. Leur présence ou leur absence, dans tel fonds d’archives, dans telle bibliothèque, dans tel sol, relèvent de causes humaines qui n’échappent nullement à l’analyse »12. L’archive s’inscrit dans une chaîne temporelle. Exerçant des opérations de conservation, de tri et de classement, le producteur est ainsi positionné comme le premier maillon de la chaîne archivistique, le second maillon pouvant être – dans le cas d’archives privées – sa famille, avant l’institution publique qui pérennise le processus d’archivage. Cette dernière exerce elle-même toute une série d’opérations, depuis le traitement intellectuel et matériel des documents jusqu’à leur valorisation ; en ce sens, elle « ne présente pas au lecteur un matériau brut » mais « entoure ainsi les archives de différentes enveloppes, physiques et intellectuelles, qui donnent et prennent sens »13 et doit donc être attentive à compléter la simple description des documents par une contextualisation permanente (historique du fonds, des conditions d’entrées, des interventions). Le professionnel des bibliothèques va dès lors pouvoir recourir à toute la palette d’éléments EAD à sa disposition. L’historique du fonds jusqu’à son entrée dans l’institution de conservation trouve ainsi sa place dans un élément dédié (<custodhist>)14 qui peut – et même doit – être complété par des informations concernant le producteur et le contexte de production (élément <bioghist>). Les informations sur les conditions d’entrée dans l’institution de conservation – ou tout au moins celles que l’on souhaite rendre publiques – disposent également d’un élément dédié (<acqinfo>) dont le catalogueur ne saura cependant se satisfaire. En effet, cette entrée peut s’accompagner de conditions particulières quant à la communication (renseignées dans l’élément <accessrestrict>) ou à l’exploitation des documents (conditions renseignées dans l’élément <userestrict>). Le fonds original a pu subir une dispersion – du fait de son producteur lui-même, de ses ayants droit selon une logique mémorielle ou pécuniaire, ou bien au gré des hasards de l’histoire – dont le catalogueur rendra compte, dans la mesure du possible, dans l’élément <separatedmaterial> pour tenter de redonner une cohérence « virtuelle » au fonds. Enfin, dernière étape de la chaîne archivistique de co-création du fonds : l’institution de conservation peut procéder à des tris15 (voire des éliminations…) et à des reclassements opérés pour des raisons intellectuelles16 ou matérielles17, qu’elle aura soin de documenter dans les éléments dédiés <arrangement> et, de manière plus générale, <processinfo> ; et ce afin de concilier la nécessaire mémoire d’un état contingent, figé au moment de l’entrée dans l’institution, avec les non moins nécessaires conditions de conservation ou de communication, et à ne pas présenter à la recherche la structuration du fonds comme celle voulue ou conçue par son producteur18.

Où il est question de structuration et de granularité

7L’EAD est par essence un format adapté au principe de description à niveaux puisque sa structure s’exprime sous la forme d’un arbre XML dont les sections descriptives sont récursives. Il convient donc parfaitement à des ensembles hiérarchiquement organisés de manière intellectuelle et/ou matérielle dont, de manière schématique, les différents niveaux font chacun l’objet d’une description spécifique dans des composants (<c>) s’emboîtant les uns dans les autres. Cette structuration de l’information constitue en elle-même une information quant à la relation existant entre composants, information qui reste au mieux implicite (si on a accès à l’arbre), au pire ignorée (si on a accès au composant seul). Un des moyens de pallier ce problème est de prévoir l’affichage explicite de l’information, soit par l’affichage de l’ensemble de l’arbre, soit par un rappel de la structuration en tête de la description. On peut aussi envisager l’usage de l’attribut @level. Mais les valeurs prévues par la norme ISAD(G)19, si elles sont parfaitement adaptées au traitement d’archives organiques, ne répondent que très imparfaitement à celui d’archives privées ou de collections. Il faut d’ailleurs noter ici le flou sémantique existant pour caractériser les ensembles décrits : bien des fonds sont, en fait, des collections tandis que d’autres, bien réels eux, n’apparaissent que comme divisions (sous-fonds, dossiers, etc.) d’ensembles plus vastes. Il manque encore une modélisation des niveaux descriptifs et de leurs interrelations – ce qui supposerait, en parallèle, un encadrement plus rigoureux des choix dans les cadres de classement –, et la définition de recommandations sur les informations attendues ou conseillées en fonction des niveaux. Cette question est d’autant plus prégnante que la granularité de description des fonds est très hétérogène selon la taille des bibliothèques et les moyens et compétences disponibles au sein des établissements : selon les cas, le fonds sera décrit dans sa globalité20, à des niveaux de structuration élevés21 ou de manière détaillée jusqu’à la pièce ; en conséquence, et du fait du caractère très hétérogène des fonds eux-mêmes, deux composants d’un même inventaire et au même niveau dans l’arbre XML peuvent correspondre à des réalités très différentes.

Du bon usage de l’héritage

8L’un des principes définis par les normes archivistiques et qui trouve sa pleine expression grâce à la structuration informatique XML est celui de l’« héritage » qui veut qu’une information soit saisie au niveau pertinent et s’applique ainsi, sans avoir à la répliquer, à tous les éventuels niveaux inférieurs qui en dépendent. Ce principe, adopté par économie de moyens, qui ne concerne pleinement que certains éléments, a pour conséquence directe l’existence d’informations « implicites » qui, pour participer à la recherche, n’apparaissent pas à l’affichage du résultat et peut, dans certains cas, induire certains choix de classement ou de structuration… L’héritage peut être exclusif lorsque l’élément concerné n’apparaît qu’une fois dans une branche de l’arbre XML ou combinatoire, lorsqu’il interagit avec le même élément répété avec une valeur différente dans des composants de niveau inférieur. Certaines informations de très haut niveau héritées ne posent aucun problème, et leur caractère implicite, quand il n’est pas compensé par un affichage spécifique hors des descriptions de documents, est immédiatement corrigé par le chercheur. Il s’agit de toutes les informations concernant l’institution de conservation (<repository>) et des conditions générales de communication (<accessrestrict>) et d’usage des documents (<userestrict>), ces deux dernières pouvant dans bien des cas être combinées avec des informations plus spécifiques à un niveau inférieur. D’autres informations héritées peuvent apparaître de même évidentes au vu de la structuration22 : éléments d’indexation (<persname>, <corpname>, <famname>) précisant une responsabilité – producteur de fonds, auteur, ancien possesseur, etc. –, homogénéité thématique (<subject>), matérielle (<support>) et/ou intellectuelle (<genreform>). Mais le plus souvent, la notion d’héritage ne peut s’appliquer que de façon cumulative et oblige parfois à en moduler les effets23 pour ne pas dérouter le chercheur. La notion de « niveau pertinent » doit ainsi être appréciée à l’aune de la granularité : en d’autres termes, comment gérer une information « large » (cas d’une période chronologique) ou multiple (cas des langues, des supports, des typologies documentaires voire des responsabilités) lorsqu’elle est précisée et/ou différenciée à des niveaux inférieurs ? La question des dates (<unitdate>) apparaît en ce sens exemplaire : on considère que la présence au niveau inférieur d’une date remplace et précise l’héritage de dates (souvent plus larges sous forme de périodes) figurant à des niveaux supérieurs24. Néanmoins, ces dispositions, qui constituent des débuts de modélisation inter-niveaux, ne sont pas entièrement satisfaisantes, mériteraient d’être approfondies et davantage partagées avec l’ensemble de la communauté EAD, si ce n’est internationale, du moins française.

Chacun cherche son fonds

Pourquoi faire un catalogue ? Un catalogue pour quoi faire ?

9À l’origine simple inventaire permettant à la fois de recenser les documents conservés et, parfois, de préciser leur localisation spatiale, les catalogues restent au premier chef, pour les institutions de conservation, des outils de gestion ; ce qui n’est pas sans poser problème quant à la place dédiée dans le signalement à des informations dont la seule fonction est de faciliter des processus techniques et/ou professionnels (workflow de numérisation, communication, conservation et restauration, etc.). Le catalogueur peut ainsi être amené à prévoir des « points d’accroche » fiables en vue de tris ou d’exports de ses inventaires25. Ces exigences peuvent avoir des conséquences non négligeables sur la structuration du signalement, avec la nécessité de combiner les niveaux de signalement (composant <c>) correspondant à des unités matérielles de conservation et/ou de communication avec ceux correspondant à des unités intellectuelles.

10La publication des catalogues – et cela a précédé leur informatisation – en a aussi fait des outils de valorisation des institutions de conservation. Dans un contexte concurrentiel et fortement médiatisé se pose la question de la visibilité en tant que telle de certains organismes mixtes ou laboratoires, par distinction avec la logique unificatrice portée par des services documentaires communs, comme la hiérarchisation et la visibilité des fonds entre eux, impliquant dans les deux cas, des choix de structuration. De plus la diffusion des catalogues, rendue quasiment infinie par leur évolution technique, et donc leur exposition impliquent une vigilance renforcée quant à l’intégration ou la protection26 de certaines données potentiellement sensibles ; qu’il s’agisse de données de gestion interne, notamment en ce qui concerne les modalités d’acquisition, ou, s’agissant d’archives privées, de données personnelles protégées par les textes en vigueur.

11Enfin – et d’aucuns pourraient dire avant tout –, le catalogue est à la fois outil de travail et source de la recherche. Comme tel, il se doit d’intégrer la mémoire de ses évolutions propres27 et de permettre une citabilité scientifiquement assurée28. Il doit également rendre compte de ses interactions avec le monde de la recherche, notamment par le biais d’éléments de liens vers des références externes, tels que <bibliography>, <extref> et <otherfindaid>.

Le double fond des fonds : une affaire de normalisation, de référentiels et de réseaux

12Un fonds n’a d’intérêt pour la recherche que lorsqu’il est contextualisé, et il appartient à l’institution de conservation de pallier les aléas historiques (déclassement, dispersion, etc.) ou documentaires en donnant aux chercheurs les moyens de tisser de nouveaux ensembles virtuels ou réseaux de liens, au-delà du pivot traditionnel de la provenance et de la production des archives29. Le préalable à toute opération de rapprochement résidant dans l’utilisation de points d’accès univoques et stables, à la fois lisibles et utilisables dans le contexte d’Internet, le recours à des référentiels s’avère nécessaire pour permettre le liage autant que l’alignement avec d’autres référentiels via des identifiants informatiques uniques, pour fournir aussi bien des formes normalisées qu’alternatives. Cela s’avère particulièrement pertinent pour les entités en lien direct avec les documents signalés – notamment celles ayant contribué à leur production ou à leur conservation – pour lesquels on peut s’appuyer sur les référentiels nationaux français30 et/ou sur des identifiants uniques supranationaux31. Il en va de même pour les œuvres et/ou les documents cités ou liés32. L’exploitation du contenu de certains éléments – <unitdate>, <language>, etc. – n’est optimale dans un contexte numérique que si l’on double le contenu textuel d’identifiants et de valeurs normalisées selon des standards internationaux. Par ailleurs, certains référentiels ne peuvent être exploités qu’au travers de listes fermées gérées au niveau des établissements, des réseaux, des pays, etc. Il en va de même pour certains éléments comme <genreform>, élément polysémique dont la principale utilité est justement de permettre des regroupements typologiques (technique de production, supports, natures de documents…), voire la constitution de nouveaux corpus documentaires.

Faire sortir les fonds des bibliothèques et de leurs catalogues

13Le plus grand défi de l’utilisation de l’EAD pour décrire les fonds conservés par des bibliothèques est de ne pas isoler leur signalement de ce qui se pratique dans d’autres institutions – en premier lieu les centres d’archives – et des besoins du monde de la recherche. Cela passe notamment par une attention renforcée portée aux évolutions des modèles conceptuels de descriptions des données documentaires33 qui tendent actuellement à remettre en cause une logique unitaire (fonds, documents, etc.) au profit d’une orientation relationnelle où les liens entre diverses entités – agent, fonction, lieu, sujet, œuvre ou ressource documentaire, etc. – permettent de faire émerger une multitude de combinaisons et archipels informationnels et contextuels34. Cela implique également de mener une réflexion sur les passerelles à prévoir avec d’autres formats, sur les outils à développer pour permettre une récupération et une réexploitation facile des métadonnées documentaires dans d’autres contextes (bibliographies, éditions de texte, etc.) ou la (re)composition de nouveaux fonds ou corpus. Il faut enfin tenir compte de l’évolution même de la matière à traiter : les fonds d’archives traités actuellement en bibliothèques sont de plus en plus fréquemment de nature hybride, voire nativement numériques en majorité. Cela devrait s’accompagner d’un accès direct à la source avec mise au second plan de la couche documentaire et de la notion d’institution de conservation, et d’un recours à de nouveaux modes de traitement, davantage liés au modèle du Records Management, et impliquant une plus grande place faite à d’autres formats, tels PREMIS35 (traduction XML du modèle OAIS pour la pérennisation des données numériques, pour le descriptif technique et historique des documents numériques) et METS36 (utilisé comme format d’empaquetage de toutes les métadonnées disponibles sur des documents numériques, et employé depuis déjà de nombreuses années dans les chaînes d’archivage pérenne).

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14Historiquement, les bibliothèques sont passées d’une logique « bibliothéconomique » à une logique « archivistique », et de la description et gestion des manuscrits « littéraires » ou « historiques » à celle d’archives. Cela les a obligées à repenser certains modes de descriptions. Elles ont dû, de plus, gérer le passage d’une logique de conversion rétrospective d’un existant (conçu comme décrit ci-dessus) au traitement direct des instruments de recherche sous forme numérique dans un contexte de croissance très nette des données d’archives de la recherche et dans un paysage informatique, technique et conceptuel en évolution constante et rapide. Les solutions – plus ou moins pertinentes – trouvées aux problèmes posés par la présence d’archives en bibliothèque (ou, tout autant, par acculturation archivistique et scientifique des bibliothécaires depuis deux siècles) ne doivent donc pas être tenues pour intangibles et doivent s’adapter, dans le fond et la forme, à ces nouveaux besoins.

15Ni le modèle faisant de la notice descriptive un noyau ou un moyeu documentaire, tout-en-un signalétique multi-connecté à des référentiels et permettant une mise à disposition (numérisation, transcription, édition électronique) immédiate, ni l’EAD comme format de description, ne s’opposent pour l’heure à des évolutions, pourvu que celles-ci s’inscrivent dans un cadre cohérent et homogène37. Surtout, il est nécessaire que ces changements de pratiques concernent non seulement les gestionnaires de fonds, mais également les usagers, notamment les chercheurs, dans une logique partenariale de co-production de l’information (enrichissement, réutilisation, valorisation mutuelle, etc.). Car le catalogue fait par le seul bibliothécaire (ou l’archiviste) se trouve être plus ou moins en adéquation avec les besoins des chercheurs : même en concevant ceux-ci comme une communauté homogène et sans tenir compte de la pluralité et des croisements disciplinaires, l’instrument de recherche (ce dont peu de ses utilisateurs semblent conscients) introduit ce que sa dénomination annonce littéralement, à savoir la possibilité de biais dans la recherche.

16Pour que la description des sources potentielles de la recherche soit réellement efficiente pour la recherche elle-même, il faut donc parvenir à ce que le prisme catalographique prenne en compte le plus d’angles et de sorties possibles ; pour cela, bibliothécaires (comme archivistes) et chercheurs doivent résolument s’engager dans une démarche commune de co-valorisation. À nous de tailler ensemble un prisme permettant aux sources, aujourd’hui dans l’obscurité, de briller demain de mille feux…