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Manuel de gestion du mobilier archéologique

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Silvia Païn

Chapitre 5. L’inventaire et le lien documentaire

Texte intégral

5.1. Bâtir un inventaire

1L’inventaire du mobilier est l’instrument intellectuel majeur du dispositif voué à garantir l’accessibilité au mobilier et aux données qui le concernent. La réflexion sur sa conception ou sur le choix d’un système n’est pas liée à l’outil informatique et peut d’ailleurs, dans une certaine mesure, s’en affranchir. L’essentiel est en réalité de déterminer quel sera son usage en fonction des approches scientifiques de la structure, puis de se poser les bonnes questions en termes d’unités d’enregistrement du mobilier, de leur agencement au sein du système, ainsi que du choix des descripteurs. Il est bien évident que l’informatique permet, a minima, certaines fonctions coûteuses en traitement manuel, un gain de temps important et une meilleure restitution de données. Elle donne aussi la possibilité d’établir des liens entre différentes catégories d’informations et de guider des processus.

5.1.1. Qu’est-ce qu’enregistrer le mobilier ?

2Lorsque l’on évoque différents systèmes d’inventaire, la discussion porte, le plus souvent, sur les rubriques descriptives. Si la description a son importance, il nous semble que l’on ne porte pas suffisamment attention à un aspect bien plus crucial : le choix des unités d’enregistrement du mobilier et leur numérotation. En effet, on peut le plus souvent, d’une façon ou d’une autre, récupérer et remodeler l’information d’ordre descriptif, même au prix d’une re-saisie partielle. Cependant, un changement dans le choix des unités à enregistrer conduit à refaire totalement l’inventaire, et un changement du type de numéro d’inventaire implique un récolement systématique et un re-marquage ou un étiquetage de tous les objets concernés. La structure de la base est donc déterminée par le choix des unités d’enregistrement.

3Dans la conception d’un système d’inventaire, ou dans le choix parmi des systèmes existants, on s’intéresse à ce que l’on enregistre et à l’identifiant rattaché à l’objet, ainsi qu’aux implications de tel ou tel choix dans la gestion et l’exploitation scientifique des données.

5.1.1.1. Dissocier / regrouper / inventorier

4Si l’on éprouve le besoin de concevoir un enregistrement, c’est que l’on ne peut appréhender une collection comme un ensemble indifférencié : on a, au contraire, besoin d’identifier des éléments individualisés qui feront l’objet de regroupements logiques ou pragmatiques, intellectuels ou matériels, au cours de la « vie » du mobilier après sa découverte. Il s’agit, en première analyse, de distinguer parmi le mobilier archéologique soit des objets soit des lots cohérents, à l’aide de critères définis. Bâtir un système d’enregistrement du mobilier consiste donc à identifier des unités d’enregistrement, à les caractériser par un ensemble de descripteurs et à définir les liens pertinents entre différentes unités.

5Une fois les unités d’enregistrement définies, il s’agit de gérer le lien documentaire en gardant trace des liens qui existent ou s’établissent, durablement ou non, avec d’autres instances. En effet, le mobilier archéologique a pour spécificité de tirer une partie importante de son intérêt scientifique de mécanismes interprétatifs mettant en relation l’objet et le contexte stratigraphique de découverte : l’objet renseigne sur son contexte et le contexte renseigne sur l’objet. Le sens donné au mobilier est également dépendant des autres vestiges provenant du même contexte. À mesure qu’un objet est étudié, une documentation le concernant est produite (dessins, photographies…). La recherche de comparaisons amène à s’intéresser à d’autres objets de même type trouvés ailleurs, assortis eux-mêmes de leur documentation. Des liens sont ainsi établis avec le contexte stratigraphique, avec d’autres objets du même contexte ou du même site, avec d’autres sources documentaires relatives à l’objet et avec des ressources documentaires relatives à d’autres objets. Pour résumer, enregistrer le mobilier archéologique revient à consigner l’existence de cet objet et les moyens de l’individualiser, ainsi que tous les liens pouvant être établis entre l’objet et les autres données le concernant [fig. 101].

fig. 101

Les liens entre les informations sur le mobilier et les autres données.

6L’individualisation (ou « isolation ») des éléments de mobilier, qui en fait des unités d’enregistrement distinctes, s’accompagne obligatoirement de l’élaboration d’un identifiant permettant de lier l’objet ou l’élément à son enregistrement, dont le plus univoque est le numéro d’inventaire. Celui-ci peut prendre plusieurs formes, et nous verrons que certaines d’entre elles ont des implications contraignantes. Quelles que soient leurs spécificités, ces diverses modalités de numérotation ont une caractéristique commune : chaque unité d’enregistrement reçoit un identifiant unique au sein du système. Celui-ci est reporté physiquement sur l’objet ou sur l’étiquette qui l’accompagne. On a grandement intérêt à ce que ce numéro soit aussi définitif que possible, car le lien avec toute la documentation associée, ainsi que les références dans les publications, reprennent ce numéro comme identifiant et son changement implique, en cascade, des rectifications potentiellement infinies.

5.1.1.2. Les unités d’enregistrement du mobilier

7Comme les unités d’enregistrement de terrain, choisies selon les modalités de la fouille et la compréhension des structures retrouvées, les unités d’enregistrement du mobilier dépendent de la manière dont les archéologues appréhendent ce dernier. Le terme générique « mobilier » est très commode, en cela qu’il nous évite de nous demander si tous les éléments de ce mobilier ont le même statut. Mais lorsqu’il s’agit de l’enregistrer, il est indispensable de distinguer les différents types d’unités d’enregistrement du mobilier désignés par ce terme, puisqu’on a en réalité affaire à plusieurs catégories d’entités aux caractéristiques différentes.

8La catégorie la plus simple à définir semble l’« objet », parfois appelé « isolation » ou « objet isolé ». Il s’agit de ce qu’on entend classiquement par le mot « objet », pouvant également correspondre à un « individu » (complet ou non). Une monnaie, une cruche, un grattoir en silex appartiennent sans conteste à cette catégorie. Il est des circonstances où la notion d’objet ne suffit pas aux besoins de l’enregistrement ou n’est pas opératoire, notamment pour traiter les fragments. En effet, si on ne disposait que de la notion d’objet et qu’on voulait enregistrer un ensemble de tessons avant toute tentative de remontage, on devrait considérer chaque fragment comme un objet et engendrer autant d’enregistrements que de tessons, ce qui n’a aucun intérêt pour la gestion ni pour l’étude. D’autres éléments se prêtent mal à l’identification en tant qu’objets : c’est le cas des fragments d’enduit peint qui, même après remontage, accèdent difficilement au statut d’individus. Enfin, certains éléments constituent effectivement des objets au sens indiqué plus haut (un éclat de silex, par exemple) mais, sauf à faire l’objet d’une étude spécifique, sont volontiers enregistrés en tant qu’ensemble. Il est donc des cas où les unités d’enregistrement ne sont pas des objets mais des ensembles de fragments – que nous appellerons « vracs » dans la suite de l’exposé –, ou bien des ensembles d’objets – que nous appellerons « lots ».

9La différence essentielle entre ces deux types d’unité d’enregistrement est que les lots sont constitués d’objets dénombrables tandis que les vracs contiennent des fragments correspondant à un nombre d’individus qui ne peut qu’être estimé. Les prélèvements pour analyses sédimentologique, palynologique ou autres sont, de ce point de vue, des vracs, tandis que les prélèvements assistés sont constitués la plupart du temps d’objets ou de lots d’objets.

10Nous distinguons donc trois types d’unité d’enregistrement du mobilier : les objets, les lots d’objets et les vracs qui, en fonction des systèmes d’enregistrement, peuvent être enregistrés au même niveau ou à des niveaux différenciés.

5.1.1.3. Un tour d’horizon des pratiques

11Plusieurs systèmes d’inventaire sont en usage, qui se distinguent par leurs objectifs propres et par les choix conceptuels de ceux qui en ont été les créateurs. Nous nous sommes intéressée, sans prétendre à l’exhaustivité, aux expériences développées par les équipes de Saint-Denis (Meyer 1990 : 414-415), du Louvre-Cour Napoléon, de Bibracte (Guichard 1997), de Scy-Chazelles (Caumont, Mousset 2002), de Lattes (Py 1991, 2012), de Neuchâtel (Vaudou 2004), du sra Bretagne (sra Bretagne 1996 ; enp 1998), du dépôt archéologique de Sens (Cargouët, Saulnier-Pernuit 2009) et au système Archéodata (Arroyo-Bishop 1990), qui a été utilisé par plusieurs équipes (Maraval, Marty 2004a, 2004b), ainsi qu’à celui du sady, élaboré par Bruno Dufaÿ et par l’auteur de ces lignes (sady 2003). Certains de ces systèmes ont été analysés par Anne Chaillou (2003) dans son mémoire de thèse.

Enregistrement de terrain et inventaire du mobilier

12L’enregistrement de terrain comporte souvent des tableaux de présence / absence par unité stratigraphique et par catégorie de matériel, ou la mention de la présence de certains types de mobilier et de l’« isolation » de certains objets. En phase de post-fouille, on procède fréquemment à un comptage par unité stratigraphique et par catégorie de matériel, parfois à un inventaire sommaire, tandis qu’en phase d’« étude », on entreprend un inventaire détaillé quelquefois limité à certaines catégories de mobilier.

13Il existe des différences essentielles entre un tableau présence / absence, un comptage et un inventaire : ces trois types d’enregistrement ne sont en aucun cas équivalents. Il ne s’ensuit pas qu’il y ait une hiérarchie entre eux, mais une différence d’objectif. Le comptage (identification des différentes productions céramiques et distribution statistique dans le contexte stratigraphique, appelé aussi « quantification »), par exemple, est une activité scientifique parfois très complexe dont le but est l’étude, non la gestion.

14Un tableau présence / absence ou un comptage exhaustif ne permettent pas spécialement d’individualiser des unités d’enregistrement du mobilier, mais servent à caractériser les unités stratigraphiques. Ils rattachent des informations au contexte archéologique, non aux objets ou aux lots de mobilier en tant que tels. En particulier, ils ne permettent pas d’établir une correspondance directe et univoque entre un élément physique et sa description.

15Pour ce faire, c’est-à-dire pour enregistrer et gérer le mobilier, il faut donc disposer d’un inventaire, c’est-à-dire d’un système dont l’unité d’enregistrement principale est le mobilier, à laquelle se rattachent les informations relatives à ce dernier.

« Dis-moi ce que tu enregistres… »

16Une analyse rapide des divers systèmes montre des différences dans le traitement des unités d’enregistrement utilisées. Certains n’inventorient que les objets isolés, les vracs étant traités seulement en comptage par us, ou dans un inventaire sommaire par us et par catégorie, tandis que d’autres systèmes intègrent tout le mobilier. La plupart place au même niveau d’enregistrement les lots, les vracs et les objets ; d’autres enregistrent vracs et objets dans des fichiers différents, liés ou indépendants. Dans certains systèmes, vracs, lots et objets sont enregistrés dans un ordre aléatoire ; dans d’autres un ordre d’attribution est institué : le premier numéro est réservé à une catégorie d’unités d’enregistrement ou à un matériau.

17Ces différents systèmes sont généralement utilisés avec bonheur par les équipes qui les ont conçus et/ou choisis : ils correspondent bien, en principe, aux divers objectifs que se sont fixé les chercheurs qui en font usage. Ce qui importe est de connaître les contextes pour lesquels ces systèmes ont été créés, quelles en sont les limites dès lors qu’ils sont utilisés dans d’autres situations, ainsi que d’évaluer les implications de chaque dispositif en termes de restitution des informations, de gestion en temps réel et de mise à jour.

Systèmes totaux / partiels

18Le premier clivage, essentiel, à nos yeux, se situe entre des systèmes voués à enregistrer tout le mobilier, que nous appellerons « totaux », et ceux voués à n’enregistrer que les objets isolés, que nous appellerons « partiels », traitant les vracs en comptage ou par des enregistrements différents mais non individualisés par un identifiant.

Le choix correspond à un usage

19Les systèmes « totaux » sont principalement employés dans des structures qui recueillent du mobilier provenant de plusieurs sites, le cas échéant de plusieurs époques, et où des chercheurs de différentes origines viennent chercher du mobilier pour des études transversales. Les systèmes « partiels » ont été, le plus souvent, conçus par des équipes fouillant un seul site ou dans une seule ville, souvent sur plusieurs années, et dans une perspective d’étude en interne, même si des chercheurs extérieurs peuvent y être associés. Un système partiel peut en effet sembler suffisant à des personnes qui, dans une large mesure, étudient le mobilier qu’elles ont elles-mêmes exhumé, lorsque le travail est focalisé sur la compréhension du site ou d’une portion du site, et fondé sur la compréhension des unités stratigraphiques. La cohérence descriptive est, d’une certaine façon, assurée par cette superposition entre producteur et consommateur de données, ainsi que par l’unicité du site : même si une partie du mobilier est traitée en comptage, elle bénéficie généralement d’une finesse de catégorisation typologique assez poussée, que des bornes chronologiques et géographiques étroites rendent possible, ce qui ne serait sans doute pas faisable pour des collections moins homogènes.

20Qu’en est-il des inventaires de mobilier qui figurent dans les rapports d’opération, autre cas où fouille, gestion et étude sont assurés par les mêmes personnes ? On constate que nombre d’entre eux sont également constitués de descriptions et de comptages par us, et que les objets, même lorsqu’ils sont dessinés, ne portent pas toujours de numéro d’inventaire.

Les inconvénients d’un système partiel

21L’absence de numéro d’inventaire individuel, si elle n’est pas nécessairement gênante dans ces contextes, ni vécue comme telle par les utilisateurs, peut avoir des inconvénients en d’autres situations. Il n’est pas évident pour un non-connaisseur de retrouver un fragment de céramique non individualisé, même à l’aide d’une planche de dessins par us, tout comme on peut hésiter longuement face à un lot de sigillée arétine et un lot de sigillée africaine qu’aucune étiquette ni aucun identifiant ne distingue. Un système d’enregistrement « partiel » ne permet donc pas toujours d’intégrer les besoins de gestion de collections de provenances diverses, non étudiées, par un personnel non spécialiste.

22Dans un système « total », l’individualisation des éléments au moyen d’un numéro d’inventaire permet de faire la distinction africaine / arétine. Elle permet aussi d’attribuer un identifiant à chaque tesson dessiné. Même un gestionnaire des collections qui ne connaît rien à la sigillée est capable de retrouver telle poterie sans équivoque, ainsi que le dessin ou la photographie correspondant à tel tesson.

23La partialité des inventaires pose donc des problèmes de gestion, dès que la personne appelée à consulter ou à gérer le corpus n’est pas un spécialiste du domaine concerné. Il faut aussi être conscient du fait que la coexistence de plusieurs modalités d’enregistrement du mobilier (une pour les vracs, une autre pour les objets isolés) comporte une servitude supplémentaire : celle de s’assurer que les deux systèmes permettent de gérer efficacement la localisation, les mouvements, etc. Par exemple, si un chercheur emprunte pour étude le mobilier céramique de la structure 111, il faut être capable de retrouver aussi bien les individus isolés que les tessons, et générer une fiche de prêt pour l’ensemble.

Système intégré / juxtaposition d’inventaires

24Le second clivage parmi les modes de gestion se situe entre la juxtaposition d’inventaires opération par opération et leur intégration dans un système unique. Le premier choix convient lorsque l’on fait des recherches uniquement au sein du mobilier d’une seule opération – ce qui peut être le cas des dépôts d’opérateurs qui ne gardent le mobilier que le temps de l’étude. Mais ce système se révèle inadapté dès que la consultation ne s’effectue pas selon des critères liés au site ou à l’unité stratigraphique. Certains chercheurs sont animés par des problématiques locales ou régionales, et recherchent certains types d’objet quel que soit le site : il faudrait alors interroger tous les inventaires de tous les sites dont on conserve le mobilier et générer des fiches de prêt communes.

25Il appartient à chaque structure d’évaluer avantages et inconvénients de l’absence d’un inventaire unifié, mais on admettra sans peine qu’au-delà d’un certain nombre de sites ou d’opérations différents, en particulier si le champ chronologique est vaste et si l’on doit gérer des mobiliers qu’on n’étudie pas – ou plus – soi-même, un bon niveau d’accessibilité aux collections ne peut être obtenu que par un système intégré et « total ».

5.1.1.4. Grands enjeux de la typologie des inventaires

26Bien entendu, les différences observées dans les pratiques des équipes archéologiques ne sont pas le résultat du hasard, et les critères qui ont présidé à leur élaboration ne sont en rien arbitraires – même s’ils sont parfois implicites et non formalisés. Au moment de faire un choix ou d’aborder un système existant, il importe, à notre avis, de prendre conscience des enjeux de chaque option, de façon à en percevoir les conséquences. Des différences significatives se font jour selon l’axe d’approche retenu, l’objectif visé et les possibilités d’évolution envisagées. Il est important de comprendre et d’anticiper ces paramètres.

Inventaire orienté « site » / inventaire orienté « collection »

27La méthodologie de l’enregistrement des données de fouilles a suscité de nombreuses réflexions, ainsi que des tentatives concrètes d’élaboration de systèmes visant à apporter une réponse aux besoins des professionnels. Dans ces systèmes, l’enregistrement des données de terrain est toujours au cœur du dispositif, celui du mobilier étant plutôt périphérique. La fonction de gestion du mobilier, quant à elle, est fréquemment absente des premières versions et n’est prise en considération que dans un second temps. Cela explique que les modalités d’enregistrement du mobilier conçues par des archéologues ou pour eux dans des contextes de fouille soient, la plupart du temps, inféodées à l’enregistrement stratigraphique ou aux besoins de l’étude. C’est notamment pour cette raison que la plupart d’entre eux proposent des modalités d’enregistrement diversifiées pour la céramique et pour les autres vestiges, aussi bien du point de vue de la finesse descriptive que de la structure des informations.

28Ces systèmes ne sont pas nécessairement adaptés à la gestion des collections sur le long terme, ne ménagent pas toujours de possibilités d’exploitation de collections archéologiques de provenances diverses, ni de migration facile vers des systèmes prenant en compte ces problématiques.

29D’autre part, les systèmes d’inventaire des collections en vigueur dans les musées – notamment le fameux « inventaire à dix-huit colonnes » – répondent à des critères strictement muséaux et ne permettent pas toujours une gestion adaptée aux spécificités du mobilier archéologique. En particulier, les inventaires de musée ont pour objectif, entre autres, de constituer des documents de référence, à valeur légale, donc non modifiables sur des aspects essentiels, ce qui n’est absolument pas compatible avec une collection d’objets fraîchement sortie de fouille, où l’identification des objets n’est pas certaine et où les unités d’enregistrement du mobilier sont susceptibles d’évoluer. Cela ne veut pas nécessairement dire que ces systèmes ne soient pas utilisables pour des collections archéologiques : la plupart des musées archéologiques s’en servent, et certains dépôts également. Il reste que ce type d’inventaire n’a pas été conçu pour être mis en œuvre pendant l’opération archéologique ou le post-fouille, mais lorsque les objets ont acquis une identité définitive. D’autre part, il n’est pas toujours facile d’exploiter ce type d’inventaire sous l’angle de la recherche archéologique proprement dite, dans la mesure où le système de description est conçu dans l’optique de collections de musée, c’est-à-dire d’« objets » identifiés remarquables, pour lesquels la provenance archéologique est un point d’histoire plus qu’une catégorie de recherche.

30On doit, de ce point de vue, se demander ce qu’on attend de l’inventaire en termes de restitution d’informations et de requêtes possibles. On peut, en effet, gérer des inventaires par site séparés si la demande est toujours orientée sur des opérations archéologiques ou des sites précis, ou s’il s’agit exclusivement d’un dépôt de transit. Mais la recherche et la gestion dans l’intégralité du fonds ne peuvent être assurées sur le long terme que par un système orienté « collection », quitte, au sein de ce système, à faire une large place à la provenance archéologique. C’est la raison pour laquelle, confrontés aux insuffisances des systèmes d’enregistrement des données de terrain (pauvres sur le plan de la gestion des collections) et à celles des progiciels de musée (faibles sur les spécificités archéologiques), nombre de dépôts archéologiques ont conçu leur propre système de gestion, parfois lié, notamment dans les structures rattachées à des collectivités territoriales, à la carte archéologique du ressort géographique, mais aussi à l’enregistrement de terrain.

Inventaire d’étude / inventaire de gestion

31Au cours de leur recherche, la plupart des archéologues élaborent des fichiers d’étude bâtis selon des problématiques scientifiques propres à telle ou telle catégorie d’objets. Les rubriques conçues à cette fin sont valables pour une catégorie spécifique et ne sont pas toujours utilisables dans d’autres recherches. Ces documents apportent des connaissances extrêmement approfondies sur leur sujet d’étude. Il ne s’ensuit pas pour autant que ces inventaires, que l’on appellera « inventaires d’étude », puissent être utilisés pour la gestion du mobilier archéologique ou, du moins, pas de façon automatique.

32Du point de vue de la gestion, ces documents présentent en effet l’inconvénient majeur de n’être pas exhaustifs, puisqu’ils ne concernent, la plupart du temps, qu’une fraction modeste de l’ensemble de mobilier exhumé. Par ailleurs, la présence de rubriques ad hoc non répétées d’un inventaire à l’autre les rend peu compatibles entre eux, du fait de la non-homogénéité des renseignements, mais aussi de la façon dont leur enregistrement est organisé. Enfin, la richesse de tels inventaires excède les besoins de la gestion proprement dite, et leur temps de réalisation est très important. Il ne s’ensuit pas qu’ils ne puissent être exploités en vue de la gestion. Au contraire, un système permettant l’importation ou l’exportation de certaines données autorise la récupération d’au moins une partie des informations contenues dans ces inventaires d’étude et leur intégration à l’inventaire de gestion. Il est important, a minima, de faire le lien avec cette documentation.

33Une autre différence importante entre les inventaires d’étude et les inventaires de gestion est que dans les premiers les unités d’enregistrement ont été choisies en fonction d’objectifs scientifiques et peuvent ne pas correspondre à des objets physiques. Par exemple, les tessons constituant une céramique remontée peuvent être enregistrés chacun dans son us d’origine à des fins statistiques, alors que l’objet constitue, du point de vue de la gestion, une seule unité. De même, un inventaire d’étude peut comprendre des fiches documentant des éléments qui ont été comptés et pesés puis éliminés, alors que par principe un inventaire de gestion n’a pas vocation à enregistrer des éléments n’ayant pas de réalité physique.

Inventaire statique / inventaire dynamique

34Un inventaire peut être conçu selon plusieurs optiques. Un registre d’inventaire sous forme de cahier, l’inventaire à dix-huit colonnes des musées ou l’inventaire reproduit dans les rapports de fouille présentent l’état d’une collection à l’instant T, pour l’éternité. Il s’agit de documents à valeur légale qui ne peuvent être modifiés ni mis à jour. Ces inventaires, que l’on appelle « statiques », conviennent éventuellement à des objets parfaitement identifiés lors de leur entrée et qui ne subissent pas de modification pendant leur vie après la fouille, ou bien à des dépôts de transit qui ne gèrent que l’entrée et la sortie des collections, mais n’accueillent pas de chercheurs susceptibles de les modifier en créant de nouveaux enregistrements ou en en fusionnant au cours de leur étude.

35La spécificité des collections archéologiques étant d’évoluer sans cesse à partir de leur découverte, l’inventaire doit nécessairement accompagner ses transformations : ce qui est un tas de tessons à un certain stade du travail se transforme en récipients identifiés après le remontage… De plus, ces récipients sont parfois remontés avec des fragments provenant de plusieurs contextes archéologiques différents. Quelquefois, le mouvement contraire s’amorce : plusieurs objets perçus d’abord comme distincts se trouvent finalement assemblés en un seul. Si l’on souhaite faire bon usage de l’inventaire pendant et après la fouille, il faut que le système choisi permette une gestion dynamique des informations, c’est-à-dire une mise à jour facile et une prise en compte des « transformations » du mobilier.

36Par ailleurs, quelle que soit la structure de conservation, l’objet est appelé à connaître une existence plus ou moins riche en événements (participation à des expositions pour les vestiges « vedettes », analyses et études pour les matériels plus austères), qui apporteront des modifications, certes plus limitées que lors de la première étape mais néanmoins conséquentes, qui doivent être gérées et documentées. L’inventaire peut – doit – également servir à suivre ces évolutions.

5.1.1.5. Quel inventaire pour quelle institution ?

37Au vu des éléments précédents, il est indispensable de s’interroger sur les objectifs de l’inventaire au sein de l’institution appelée à le mettre en œuvre, afin de déterminer le type de système qui correspond le mieux aux activités de la structure de conservation, et de déterminer les fonctions de gestion afférentes.

38D’une manière générale, une gestion optimale du mobilier – même sur du court terme – nécessite un système d’inventaire permettant d’individualiser les unités d’enregistrement pertinentes au moyen d’un identifiant unique, de les caractériser au moyen d’une batterie de descripteurs adaptée, de faire des recherches archéologiquement judicieuses à l’aide de descripteurs supplémentaires, de les rattacher à une provenance géographique, à une stratigraphie et à la documentation associée, de localiser le mobilier dans le dépôt ou en d’autres lieux de conservation, de suivre ses mouvements et de gérer le statut de propriété.

39Dans une structure de conservation à moyen et long terme, on s’attachera particulièrement, outre aux aspects précédemment cités, aux descripteurs permettant des recherches transversales, à la possibilité d’une gestion intégrée de l’ensemble du mobilier toutes collections / opérations confondues – même si le niveau de connaissance pour les différentes unités d’enregistrement n’est pas le même –, et aux moyens d’attester les éventuels changements de l’état de conservation.

40Pour ce qui est du périmètre des collections, nous avons des structures consacrées à un site, à un territoire donné (quelle que soit par ailleurs leur tutelle administrative) ou des structures thématiques (par exemple, spécialisées en anthropologie ou en numismatique). La plupart du temps, ces structures conservent du mobilier sur le moyen-long terme. Cependant, les systèmes d’inventaire des dépôts de site sont le plus souvent orientés « site » et « étude » et de type « partiel », tandis que les structures de conservation de territoire mettent en œuvre des systèmes dynamiques orientés « collection » et « gestion » – notamment lorsqu’ils sont intégrés. Les dépôts thématiques sont fréquemment orientés « collection » et « étude », et sont, par la nature de leurs collections, ceux qui pourraient ressembler le plus aux musées et donc s’inspirer des systèmes en vigueur dans ces institutions. Étant donnée la durée de séjour du mobilier en leur sein, les dépôts de transit (souvent ceux des opérateurs d’archéologie préventive) pourraient être orientés « site » et « gestion », mais n’ont pas toujours d’inventaires intégrés. Ils conservent parfois une juxtaposition d’inventaires d’étude statiques, non modifiés depuis la rédaction du rapport d’opération, car ayant été élaborés à cette fin.

5.1.1.6. Niveaux de gestion

41Une fois déterminé le type de structure de conservation et d’inventaire que l’on souhaite mettre en place, restent à définir les niveaux de gestion dont l’institution a besoin pour atteindre ses objectifs, qui ne sont pas obligatoirement les mêmes pour tous les types de mobilier mais doivent avoir chacun une certaine homogénéité. Ces niveaux sont à fixer en fonction des moyens humains qui peuvent être affectés à cette tâche.

42Pour ce qui est de l’inventaire, les niveaux sont particulièrement sensibles dans le domaine descriptif. Par exemple, certaines collections admettent un niveau de description assez général (« hache en fer médiévale » ou « enduits peints antiques »), trop vaste pour d’autres catégories. Ainsi, « monnaie médiévale » est un pis-aller en termes d’information, et gagne à être précisé si l’on veut effectuer des recherches archéologiquement pertinentes.

43Certaines collections admettent un niveau de description large dans certains contextes, alors qu’elles bénéficient d’un appareil descriptif plus poussé dans d’autres situations – il en va ainsi de certains éléments situés hors du sujet d’étude principal : on ne décrit pas un mobilier céramique du xviiie s. de la même façon selon qu’il a été trouvé sur un site antique ou sur un site du xviiie s. Par ailleurs, certains mobiliers sont enregistrés globalement par ensembles, d’autres finement par individu – ce choix pouvant évoluer avec les problématiques scientifiques, de même que le niveau descriptif.

44Du point de vue de la gestion physique, un premier degré de gestion, au niveau des contenants, permet de gérer les volumes et la localisation au sens large. Gérer par objet, par lot ou par vrac est néanmoins indispensable pour individualiser les éléments de mobilier et permettre des recherches thématiques réellement efficaces. Les choix effectués sur les fonctions de l’inventaire et sur les niveaux de gestion permettent de se faire une idée de la complexité du système à mettre en place et, dans le cas où l’on se tournerait vers un système existant, de déterminer quelle solution adopter : progiciels de gestion de collections de musée ou systèmes d’enregistrement archéologique.

5.1.2. L’identifiant, bien plus qu’un numéro

45Arrêtons-nous un instant sur un aspect qui, à première vue, ne semble pas très important, mais qui, d’expérience, constitue une des problématiques essentielles de l’inventaire de collections archéologiques : le numéro d’inventaire. C’est aussi l’un des plus prodigieux « casse-têtes » auxquels sera confronté un gestionnaire de collections qui hérite de mobiliers enregistrés selon des règles diverses.

46On l’a vu (cf. supra § 5.1.1.1.), le numéro d’inventaire est un identifiant unique attribué au sein d’un système d’enregistrement, grâce auquel un élément de mobilier est individualisé, distingué de tous les autres sans ambiguïté. La façon dont on construit les numéros d’inventaire attribués aux objets, aux vracs ou aux lots peut obéir à des logiques très diverses, qui ont des implications en termes de gestion. La plupart du temps, une équipe archéologique adopte un type de numéro d’inventaire correspondant soit à des nécessités spécifiques du site fouillé, soit à des traditions de gestion. Chaque choix implique des avantages et des inconvénients qu’il convient de mesurer, de façon à se simplifier la vie, autant que possible, dans la gestion courante et le travail archéologique.

5.1.2.1. Typologie des numéros d’inventaire

Identifiant signifiant / identifiant aléatoire

Constitution d’un identifiant signifiant

47Dans nombre d’équipes archéologiques, il est de tradition de former un numéro d’inventaire en accolant des éléments indiquant la provenance stratigraphique, par exemple un code pour le site ou l’opération, une série de chiffres pour la zone et l’unité stratigraphique, et un chiffre final qui détermine le énième objet au sein de ce contexte archéologique. Ainsi, mib.15.89.3 est le troisième objet trouvé dans l’us 89 de la zone 15 du site de l’Île Belle, à Meulan (une variante fréquente est : mib.15089.3). Le numéro peut être fabriqué en associant zones et structures, secteurs et carrés ou tout autre enregistrement archéologique existant. Ce type de numérotation n’est pas lié à un système d’inventaire précis, puisqu’il est utilisé aussi bien par des institutions gérant leurs collections au moyen d’un progiciel destiné aux musées, que par celles qui se servent d’un progiciel destiné à l’archéologie de terrain, d’un système « fait maison » ou d’un registre d’inventaire sur papier.

48Selon les éléments de contexte archéologique choisis pour constituer les numéros d’inventaire, des difficultés peuvent se présenter : imaginons une nécropole mérovingienne fouillée et enregistrée, de façon traditionnelle, par sépulture. À première vue, ce mode d’enregistrement semble ne poser aucun problème… jusqu’au moment d’enregistrer un objet trouvé non pas dans une sépulture, mais dans l’espace situé entre deux sépultures. Deux solutions se présentent : attribuer arbitrairement le vestige à l’une des deux sépultures, et commettre ainsi une aberration du point de vue archéologique, ou coupler un enregistrement par sépultures, pour ce qui se trouve à l’intérieur de celles-ci, avec un enregistrement par us, pour ce qui est en dehors, avec le risque de prendre les us pour des sépultures et vice versa. Il faut donc prendre particulièrement garde, au moment de choisir l’élément de contexte archéologique constitutif du numéro d’inventaire, à ce que celui-ci permette d’enregistrer la totalité du mobilier retrouvé. Cette problématique touche celle de l’enregistrement stratigraphique de terrain, puisque dans le cas où la sépulture a été choisie comme modalité d’enregistrement de fouille, il se peut qu’aucune us n’ait été enregistrée entre les tombes. Les étiquettes portant « entre les sépultures 66 et 67 » ou, plus poétiquement, « près du rosier derrière la sépulture 68 », se révèlent difficiles à transformer en données enregistrables et exploitables.

49Pour résumer, un système signifiant repose sur un rapport entre l’enregistrement de terrain et la constitution du numéro d’inventaire, qu’il convient d’analyser avant de faire un choix, de préférence avant la fouille. Seul un enregistrement de terrain exhaustif (prenant en compte toutes les entités présentes) et cohérent, c’est-à-dire appliqué de façon uniforme, offre une base solide à un numéro d’inventaire signifiant.

Avantages et inconvénients d’un système signifiant

50L’intérêt d’un système signifiant est de repérer immédiatement le contexte stratigraphique d’un objet, d’un lot ou d’un vrac par la seule lecture de son marquage ou de son étiquette, sans avoir à se reporter à l’inventaire ni à la documentation. Le travail archéologique s’en trouve grandement facilité.

51Il présente toutefois un inconvénient : l’impossibilité de prendre en compte de façon satisfaisante l’enregistrement d’objets dont les fragments proviennent de plusieurs us. On est obligé, dans ce cas, de choisir l’une des us en question et de reléguer les autres en « autres us » ou « recollages ». Ce choix est fait, selon les traditions de chaque équipe, en fonction du pourcentage de fragments majoritaire, de l’us la plus ancienne, de la plus récente (encore faut-il pouvoir les dater à ce stade !), de la plus profonde, du plus petit / grand numéro d’us ou d’autres critères encore. On doit prendre ce choix pour ce qu’il est : un artifice permettant de dépasser la difficulté au sein du système d’enregistrement. Or, l’appartenance à plusieurs us a une certaine importance et, comme le numéro d’inventaire ne porte que l’us choisie, on est conduit tantôt à l’assimiler totalement à cette us, tantôt à devoir se reporter à la documentation – perdant alors l’avantage d’un système signifiant.

52Quelles pourraient être les autres options pour enregistrer ce type de mobilier ? On pourrait enregistrer non plus par us, mais par ensemble d’us recollant entre elles, mais cela implique soit que l’on les connaisse à l’avance, et ce n’est pas toujours le cas, soit qu’on procède à l’enregistrement en toute fin de parcours, à un moment où la présence du contexte stratigraphique dans le numéro n’est plus aussi cruciale. On pourrait aussi incorporer à la numérotation toutes les us concernées, mais cela romprait l’uniformité de l’enregistrement. Il n’y a donc pas de solution satisfaisante, dans un système signifiant, pour les objets composés de fragments provenant de plusieurs contextes.

53Le marquage et l’étiquetage offrent néanmoins un appréciable palliatif, puisqu’en pratique rien n’interdit d’inscrire sur l’objet ou sur son étiquette, à côté du numéro d’inventaire, des renseignements supplémentaires (telle la liste des autres us), ou bien de marquer individuellement chaque tesson concerné – à condition bien sûr que la syntaxe utilisée soit assez claire pour que l’on puisse distinguer de façon non ambiguë le numéro d’inventaire proprement dit des données complémentaires.

Le choix d’un système aléatoire

54L’autre système de numérotation repose sur un enregistrement aléatoire, ou en tout cas indépendant de la provenance archéologique : ce moyen permet d’éviter les difficultés que l’on vient d’évoquer. Ce fut le choix, par exemple, sur le chantier archéologique de la cour Napoléon au Louvre. C’est également le cas des numéros d’inventaire des musées. Toutefois, la lecture isolée de cet identifiant n’apporte aucune information : la consultation de la documentation est indispensable pour connaître les détails du contexte de l’objet.

55Là encore, la solution réside dans le marquage ou l’étiquetage de l’objet, assortie de la même recommandation que précédemment : l’absolue nécessité de distinguer clairement le numéro proprement dit des renseignements complémentaires. Cette opération implique qu’une plus grande surface de l’objet est occupée par le marquage. Autre aspect à ne pas négliger : contrairement au système signifiant où contexte archéologique et identifiant ne font qu’un, le marquage supplémentaire induit par le système aléatoire conduit à consacrer plus de temps de travail à chaque objet.

Identifiant simple / identifiant composé

56Un numéro d’inventaire peut être composé de plusieurs éléments juxtaposés, divisés par des séparateurs, ou bien d’un numéro unique. L’avantage des premiers est qu’on peut en faire des numéros signifiants plus aisément, sans risque d’ambiguïté ni de doublon. En effet, si l’on écrivait « mib15893 » sans séparateurs, il pourrait s’agir aussi bien du troisième objet de l’us 89 de la zone 15 que du quatre-vingt treizième objet de l’us 58 de la zone 1. Pour peu que ces numéros de zone, d’us et d’objet existent bel et bien, leur juxtaposition aboutit à la création d’un doublon, à rebours de la vocation d’unicité du numéro d’inventaire.

57Un numéro simple qui tiendrait compte de ce problème devrait avoir un nombre de caractères maximum pour chaque élément et intercaler des zéros si besoin. En attribuant trois chiffres ou trois lettres à chaque entité, notre mib15893 pourrait donc être décliné soit en mib015089003, soit en mib001058093. On notera que ces numéros ont tous le même nombre de caractères (douze), tandis que le numéro composé n’en comporte que huit. Leur lisibilité, en outre, n’est pas fameuse (au delà d’un certain nombre de caractères, les séparateurs favorisent grandement la compréhension). D’autre part, si d’aventure le nombre de chiffres fixé a priori pour un élément se révélait insuffisant, le résultat pourrait être catastrophique.

Identifiant à structure hiérarchisée / identifiant à structure non hiérarchisée

58On peut, dans un système de numérotation, indiquer un lien de subordination ou d’inclusion d’une catégorie dans un autre. C’est le cas du système mis en œuvre par les musées : 2009.2 (deuxième ensemble entré en 2009) est une collection d’objets qui inclut des lots (2009.2.1, 2009.2.2, 2009.2.3, etc.) eux-mêmes composés d’objets (par exemple, 2009.2.1.1, 2009.2.1.2, 2009.2.2.1, 2009.2.2.2, etc.), qui pourraient eux-mêmes être composés de parties, numérotées 2009.2.2.1.1, 2009.2.2.1.2, etc. Concrètement, le couvercle du sucrier 2009.2.2.1.2 fait partie de l’objet « sucrier » 2009.2.2.1, qui fait partie du service à thé 2009.2.2, qui fait partie de la collection « Dupond » 2009.2. Ce système pourrait être appliqué aux collections archéologiques, par exemple en enregistrant mib.15089.3 un lot de céramique provenant de l’us 89 de la zone 15, puis en le subdivisant en céramique fine mib.15089.3.1 et céramique commune mib.15089.3.2, dont trois vases numérotés mib.15089.3.2.1, mib.15089.3.2.2 et mib.15089.3.2.3.

59Dans ce système, le nombre d’éléments juxtaposés n’est pas fixe, et il est inversement proportionnel à la capacité de l’ensemble de départ à se subdiviser. D’autre part, on obtient de la sorte un certain nombre d’enregistrements recouvrant une même réalité et se superposant, car l’on a, de fait, enregistré plusieurs fois la même chose. En particulier, lorsqu’on recherche les objets concernés, on ne sait pas au juste quel est leur nombre, à moins de connaître par avance quel est le dernier niveau de subdivision utilisé. L’intérêt d’un tel système est d’être évolutif, c’est-à-dire de permettre à tout moment de créer des subdivisions et de nouveaux numéros d’inventaire sans remettre en cause les précédents. Au sein d’un tri alphanumérique, les éléments nouvellement ajoutés s’insèrent logiquement dans la numérotation, et la proximité « scientifique » et numérique s’établit d’elle-même.

60À l’inverse, dans un système non hiérarchisé, l’ensemble de tessons précité serait, dans un premier temps, enregistré mib.15089.1. Comme d’autres objets ont été trouvés dans cette unité stratigraphique, on aurait, par exemple, une monnaie mib.15089.2 et deux verreries mib.15089.3 et mib.15089.4. L’étude de la céramique pourrait conduire à la subdivision céramique fine / céramique commune, qui recevraient respectivement les numéros mib15089.5 et mib.15089.6, puis on enregistrerait les vases en céramique commune mib.15089.7, mib.15089.8 et mib.15089.9. Pour peu qu’on ait entre temps enregistré d’autres objets, une nouvelle subdivision de la céramique nous mènerait peut-être vers mib.15089.45… On comprend aisément que cette méthode conduit à un ordonnancement aléatoire du mobilier, parfois gênant.

61Il est à remarquer que la hiérarchisation du numéro d’inventaire et celle de l’inventaire lui-même sont deux choses différentes et, jusqu’à un certain point, indépendantes : le numéro peut être hiérarchisé sans que le fichier le soit, et inversement. Par exemple, le numéro d’inventaire muséal est certes hiérarchisé, mais on enregistre dans le même fichier et au même niveau des unités d’enregistrement qui ne sont pas de même nature et qui s’incluent les unes les autres. Un système d’inventaire emboîté, au contraire, implique l’existence d’un fichier des collections, d’un fichier des vracs, d’un fichier des lots, d’un fichier des objets, etc., interconnectés entre eux, et implique que pour chaque fichier un seul type d’unité d’enregistrement soit admis (cf. infra § 5.1.3.2.).

5.1.2.2. Unicité et pérennité des identifiants

Choisir les composantes du numéro d’inventaire

62La plupart du temps, les numéros d’inventaire sont composés d’éléments – signifiants ou non, liés au contexte archéologique ou non –, qu’il convient d’analyser pour s’assurer que la pérennité du numéro est garantie et, dans le cas d’éléments signifiants, que cette signification elle-même n’est pas altérée. Reprenant l’exemple de notre inventaire muséal, on s’aperçoit que, le temps passant, le « 89 » dans 89.2.1 peut aussi bien signifier 1889 que… 1989 – ce cas de figure bien réel a d’ailleurs contraint les musées à inscrire désormais l’année en quatre chiffres et non deux.

63Il faut veiller également à n’inclure dans le numéro d’inventaire que des éléments factuels, non susceptibles d’évoluer, et d’éviter les aspects sujets à interprétation. Ce dernier point doit être entendu très largement. En effet, il peut sembler, par exemple, que le matériau constitutif de l’objet soit un élément immuable et donc vouloir faire figurer un « code matière » dans le numéro d’inventaire. Hélas, certains matériaux sont d’identification difficile et, dans le cas où on a attribué à l’objet un numéro avec un code matière erroné, il faut ensuite modifier le numéro, ce qui est gênant, ou pire encore, pour éviter cela, garder un code matière qui ne veut plus rien dire – et devient de ce fait source de confusion. Les composantes du numéro peuvent donc être aléatoires ou signifiantes, mais jamais susceptibles de modification ultérieure ni rendues ambiguës par le passage du temps.

Le périmètre d’unicité du numéro d’inventaire

64Nous avons dit du numéro d’inventaire qu’il doit être unique. Reste à se demander au sein de quel ensemble d’enregistrements il l’est : est-il unique parmi les objets d’un même site, d’une même collection, du même dépôt archéologique, d’une même région…? Il n’est pas inhabituel que, dans l’inventaire du mobilier d’un site, n’existe pas de rubrique pour le site, dans un inventaire départemental, de rubrique pour le département, etc., car on prévoit rarement un champ dont le contenu serait le même pour toutes les fiches. Il est toutefois opportun de l’y inclure dès que l’on veut exporter les données dans une structure de conservation de niveau supérieur. On court en effet en ce cas le risque non négligeable de « fabriquer » des doublons qui rendront difficile ou confuse l’intégration dans la nouvelle structure : mieux vaut éviter d’avoir à effacer, puis à recommencer le marquage des numéros sur les mobiliers…

65Les dépôts d’opérateurs dont les flux entrants et sortants sont rapides doivent ainsi veiller à faire figurer les rubriques du dépôt d’accueil de leur ressort territorial. Le système de transmission de données en cours de test au moment où ces lignes sont écrites (Chaillou 2012) propose de rattacher le mobilier aux opérations archéologiques individualisées par leur numéro d’opération Patriarche. Ceux-ci peuvent être créés rétroactivement pour y rattacher des collections anciennes, du moment qu’il ne s’agit pas de fouilles clandestines.

66D’autres déconvenues peuvent surgir hors structure : pour donner un nouvel exemple à partir du système d’inventaire des musées, les numéros d’inventaire, dépourvus d’un préfixe désignant l’établissement, connaissent forcément des doublons dès lors que deux collections sont réunies. Même si les probabilités en sont plus faibles, des doublons peuvent également apparaître à la faveur d’emprunts auprès de différents musées pour une exposition : c’est arrivé à l’auteur de ces lignes dans une exposition à échelle régionale sur la céramique commune. Il ne s’ensuit pas pour autant que, au motif d’éviter des doublons à l’échelle planétaire, il faille absolument superposer des préfixes et fabriquer des numéros à rallonge, mais au moins faut-il s’interroger sur le niveau immédiatement supérieur à celui dans lequel on œuvre, de façon que la compatibilité avec le futur (ou probable) lieu de conservation soit assurée, à charge pour cette structure de s’assurer de la compatibilité avec le niveau suivant.

Plusieurs types de numéro peuvent-ils cohabiter ?

67Il semble évident que le choix d’un type de numérotation une fois pour toutes est un moyen de se simplifier la vie. Toutefois, lorsque l’on doit intégrer dans une structure de conservation des inventaires effectués dans un autre cadre, ou des collections déjà numérotées, la situation se complique singulièrement, car on doit choisir entre redonner un numéro (et reprendre à zéro le marquage et les liens avec la documentation associée) ou admettre des systèmes de numérotation diversifiés. La conversion oblige à établir des tables de correspondances et alourdit le système (Chaillou 2003 : 44-51).

68La nécessité de pérenniser le numéro d’inventaire et les liens documentaires nous semble primer, dans ce contexte, sur le confort apporté par le système unique. Par ailleurs, dans le cas où on aurait choisi une numérotation signifiante, il faut, pour qu’elle soit utile aux archéologues, qu’elle prenne en compte leur façon d’enregistrer sur le terrain, différente selon le type de fouille ou de site et la chronologie. On peut enregistrer par site ou par opération archéologique, ce qui n’a pas la même signification et n’est pas nécessairement compatible : un site peut faire l’objet de plusieurs opérations distinctes, une opération peut permettre de découvrir ou de fouiller plusieurs sites. Pour ce qui concerne les aspects stratigraphiques, un paléolithicien n’utilise pas souvent les us mais prise les carrés ; un néolithicien enregistre surtout des structures et des faits, tandis que les spécialistes des périodes historiques plébiscitent l’enregistrement par us (quitte à les grouper a posteriori en faits et structures). D’autre part, on a vu que, même si ce système peut mener à des incohérences, la fouille de nécropoles privilégie les sépultures en tant qu’unités d’enregistrement de terrain et du mobilier.

69Dans un cadre si diversifié, choisir une modalité unique apporte une rigidité par trop contraignante : il est préférable d’assouplir le système pour qu’il accueille divers types de numérotation. Ce choix a été fait au sady, dont le système permet, pour chaque enregistrement, d’adopter un type différent et associe automatiquement les différents éléments signifiants, présents sous forme de rubriques séparées dans l’inventaire (sady 2003 : 18).

70Dans le système d’enregistrement en vigueur dans les musées, l’accueil de collections archéologiques possédant des systèmes de numérotation variés a trouvé une solution de contournement par l’attribution à toute la collection d’un numéro d’entrée (de type 2009.n), puis par le recours à un « sous-inventaire », qui permet de garder les références initiales – le numéro d’entrée fonctionnant comme préfixe à la numérotation de terrain.

71Si l’on peut, sans problèmes, faire cohabiter des types de numéro d’inventaire distincts au sein d’un même système d’inventaire, il semble plus difficile de faire cohabiter des systèmes d’inventaire différents : en effet, si la structure d’un inventaire est emboîtée, elle ne pourra pas être intégrée facilement dans une base qui ne l’est pas, et réciproquement. La réflexion sur la structuration d’un système d’enregistrement dans une institution est donc infiniment plus importante que la normalisation d’un unique type de numéro d’inventaire.

5.1.3. La structure du système d’inventaire

72Ce que nous entendons ici par structure du système d’inventaire est la façon dont un ou différents ensembles d’enregistrement sont connectés entre eux au sein d’une base de données et permettent de ce fait – jusqu’à un certain point, du moins – de travailler sur l’ensemble des informations. Ces enregistrements (aussi appelés « fiches ») sont regroupés au sein d’ensembles (« fichiers » ou « tables ») comprenant des « rubriques » (ou « champs ») où seront saisies les différentes informations. Les tables peuvent être liées entre elles, et les enregistrements d’une table peuvent être liés aux enregistrements d’une autre table, ce qui permet d’afficher des informations provenant d’une autre table sans avoir à les ressaisir. De plus, le système peut bénéficier de moyens d’automatisation de certaines tâches répétitives, au moyen de « scripts » ou de « macros », ainsi que de moyens d’organiser les informations pour la consultation ou l’impression (« vues » ou « modèles »).

5.1.3.1. Structure simple / structure complexe

73La structure la plus simple est celle de la table unique, contenant toutes les données nécessaires à l’inventaire du mobilier. Ses avantages (exportation facilitée, légèreté, possibilité de travailler dans n’importe quelles conditions et pour un coût modeste), sont contrebalancés par l’inconvénient d’obliger à saisir pour chaque enregistrement des informations qui, dans un autre système, n’auraient été saisies qu’une seule fois pour un lot de fiches. Par ailleurs, une telle base comprend nécessairement un nombre important de rubriques, ce qui peut poser un problème de visualisation. Enfin, elle est orientée vers le mobilier et uniquement vers lui, et permet difficilement de retrouver la documentation associée.

74Un système complexe, quant à lui, distribue les informations dans plusieurs tables et établit des liens pertinents entre ces tables selon les besoins. Par exemple, on peut avoir une table pour l’inventaire des objets et une table pour l’inventaire des photographies d’objets, et lier les images avec les objets correspondants. Dans un système simple, si une photo concerne trois objets, on devrait saisir tour à tour ses caractéristiques sur les trois fiches d’inventaire. Le système complexe offre ici un précieux gain de temps. Avec un système complexe on peut encore, si nécessaire, rapatrier des informations telles que le nom du photographe, les droits afférents, etc. sans avoir à les recopier. Enfin, si l’on s’intéresse à l’image et non à l’objet, il est possible d’effectuer une recherche sur cet aspect (toutes les photographies de telle date, par exemple) – ce qui est très difficile au sein d’une rubrique du fichier simple où toutes les photographies du même objet sont saisies ensemble dans une rubrique, que l’on ne peut trier par date.

75On comprend qu’un système complexe donne plus de possibilités et économise du temps de saisie, tout en facilitant tris et requêtes. Toutefois, dans une situation où l’on sait que l’on devra exporter les données dans un autre système (auquel on n’a pas encore accès) – en particulier lorsqu’on utilise essentiellement les fonctions descriptives de l’inventaire –, un fichier unique présente l’avantage de la simplicité et offre de plus grandes garanties de réussite du transfert de données.

5.1.3.2. Structure emboîtée / structure non emboîtée

76Comme pour le numéro d’inventaire, dès que l’on a plusieurs tables, on peut envisager que ces tables possèdent ou non un lien d’inclusion entre elles. Dans le cas, par exemple, d’un inventaire des collections assorti d’un fichier des caisses où sont placés les objets, on dispose d’un lien emboîté, l’objet étant dans la caisse, non l’inverse. Le même raisonnement s’applique au lien entre caisses et étagères. Tandis que dans le cas d’un fichier des photographies associé à un fichier d’inventaire des collections, la relation d’inclusion est moins évidente : une photographie peut concerner plusieurs vestiges et un vestige peut faire l’objet de plusieurs photographies. Le lien entre ces deux tables n’est pas unidirectionnel.

77Si l’on s’intéresse à l’inventaire des collections du point de vue des unités d’enregistrement à traiter, on peut très bien concevoir un système emboîté dans lequel les vracs sont saisis dans une table, les lots dans une autre et les objets dans une troisième. En créant des liens entre ces tables, on établirait des relations d’inclusion. L’intérêt d’un tel système serait est d’éviter les mises à jour rendues nécessaires par le traitement et l’étude d’un vrac. En effet, dans un fichier où vracs et objets sont au même niveau, on doit corriger les enregistrements effectués en début d’étude et, notamment, soustraire du poids et du nombre de fragments du vrac ceux des objets qui en sont issus, puisque le vrac a été réduit d’autant [tabl. XI]. Cette correction est indispensable dès lors que l’on souhaite utiliser ces chiffres pour des calculs réalistes. Dans le cas contraire, le poids et le nombre de fragments des trois vases remontés seraient comptés deux fois.

tabl. XI

Enregistrements avant et après remontage dans un système d’inventaire à structure non emboîtée.

78Dans un système où les vracs seraient enregistrés dans un fichier et les objets dans un autre, on pourrait faire la somme des vracs d’un côté, qui donnerait le poids de toute la céramique retrouvée dans cette us, et la somme des poids des vases de l’autre, sans avoir besoin de modifier la fiche du vrac. La problématique des objets issus de plusieurs us n’en serait pas résolue pour autant, car ils ne peuvent appartenir à aucun des deux vracs, ou alors en créant un ensemble plus vaste englobant toutes les us qui collent ensemble. On pourrait cependant établir un lien, qui ne serait pas un lien d’inclusion, entre les fiches des céramiques remontées et les fiches des vracs par us dont proviennent les tessons qui les composent.

79L’une des limites de ce système est qu’on peut aussi avoir besoin de subdiviser les vracs en vracs plus petits (par exemple : céramique fine / céramique commune), et qu’il faudrait déterminer à l’avance combien de degrés de subdivision sont acceptés. Une autre limite, plus importante à nos yeux, est que chacun des fichiers individuellement ne donne qu’une vue partielle du mobilier – quand bien même l’ensemble des trois fichiers emboîtés forme un enregistrement exhaustif –, puisque certains vracs ne génèrent pas d’objets, que certains objets ne procèdent pas de vracs, etc. Les recherches peuvent s’en trouver compliquées et les comptages périlleux. À notre connaissance, aucun système n’a développé une hiérarchisation des vracs par emboîtement, et le seul qui l’ait esquissée est revenu en arrière, ce qui tend à prouver que la complexité de conception d’un tel système dépasse ses avantages (Py 1991 : chap. 6.1.2, chap. 10.2.2).

5.1.4. Les rubriques et la restitution des données

80Les renseignements peuvent figurer dans une rubrique unique ou être répartis dans différents champs, dont le contenu peut être formaté ou soumis à une liste d’autorité plus ou moins contraignante. On peut ainsi définir une typologie des champs : rubrique « libre », où l’on peut écrire ce que l’on veut sans contrainte de vocabulaire ni de syntaxe ; rubrique avec liste de valeurs s’incrémentant à chaque saisie, ajoutant à la liste le terme ou l’expression nouvellement saisi ; rubrique avec liste de valeurs fermée ; rubrique avec syntaxe obligatoire, où les renseignements doivent être saisis dans certain ordre, avec des séparateurs définis. La façon dont ces rubriques sont formatées aura un impact sur la saisie, mais aussi sur la restitution de l’information.

81Plus on multiplie les rubriques à liste de valeurs, plus on facilite la saisie et la recherche, puisqu’on s’affranchit des fautes de frappe et des diversités typographiques. Toutefois, la définition de listes de valeurs ou de thésaurus peut se révéler difficile dans un milieu scientifique où le vocabulaire fait encore débat, où le fait de savoir si telle forme est un bol, une écuelle ou une jatte n’a pas été tranché, et où un même terme désigne parfois des artéfacts objectivement différents d’un champ chronologique à un autre. Ces contraintes imposent soit de mettre en place un système ouvert, soit de se donner la possibilité de gérer synonymes et « termes proches ». À défaut, celui qui cherche une « écuelle » dans un inventaire où ce terme n’est pas prévu sera bien dépité, et celui qui cherche un « bol » risque de tomber sur ce qu’il considère comme une « jatte ». Bref, les listes de valeurs ou les thésaurus de vocabulaire scientifique ne sont pas seulement des moyens de faciliter saisie et recherche, ce sont véritablement des conceptions du monde (du monde des objets, du moins), et leur établissement est un travail en soi, qui doit reposer sur un consensus scientifique le plus vaste possible.

82Les rubriques libres ne sont pas en elles-mêmes des obstacles à la recherche, même si elles en ralentissent le processus, mais souffrent de deux limites : les fautes de frappe, qui peuvent occulter certaines fiches pertinentes dans les résultats d’une recherche, et les homonymies. Par ailleurs, plus on multiplie les rubriques, plus on facilite les recherches, mais dans le cas où l’on escompte une restitution sous forme de « cartel » ou de « notice de catalogue », un trop grand niveau de découpage de l’information ne permet pas de récupérer directement les données par simple assemblage et oblige nécessairement à une rédaction.

83Les rubriques à syntaxe obligatoire sont extrêmement contraignantes à la saisie. Si, par exemple, on fait saisir des numéros d’inventaire de type mib.15-89/3 à plusieurs personnes, il est à parier que certaines d’entre elles vont utiliser les mêmes séparateurs partout (tantôt le point, tantôt le trait d’union, tantôt la barre oblique) ou les introduire dans un ordre différent de la norme. Certaines ajouteront des espaces avant et/ou après les séparateurs, aboutissant à des résultats hétérogènes. Dans les cas où on en a la possibilité, il vaut mieux « découper » cette rubrique en champs à syntaxe libre, dont la concaténation sera effectuée automatiquement. On peut ainsi saisir chaque élément (mib, 15, 98 et 3) dans des champs différents et les associer par une formule de calcul, avec les séparateurs appropriés, qui les restituera toujours de la même façon.

5.1.5. Données pérennes et données dynamiques

84Données pérennes. Ce sont des informations historiques, non modifiables, à garder telles quelles… . Ces informations sont par principe enregistrées une fois pour toutes, en particulier celles liées à la provenance archéologique des objets, à leur statut de propriété au moment de la découverte, ou à des caractéristiques physiques non susceptibles de changement.

85Données modifiables. Ce sont des informations sujettes à interprétation, et donc susceptibles de modification à la suite de recherches plus approfondies ou de l’intervention d’un spécialiste. La plupart des données descriptives et chrono-culturelles entrent dans cette catégorie.

86Données dynamiques. Ce sont des informations non sujettes à interprétation, qui concernent l’état présent de l’objet, et susceptibles d’évolution rapide, tels l’état de conservation, l’état de traitement, la localisation et les prêts. L’inventaire présente les informations les plus récentes, l’un des enjeux du travail de gestion résidant précisément dans la capacité de les tenir à jour en temps réel, qui est la seule façon de faire de l’inventaire un outil de suivi. On doit se poser la question de la nécessité ou de l’intérêt de conserver les informations obsolètes, le cas échéant dans une autre rubrique ou sous une autre forme. Cela peut être réalisé de diverses façons : dans la plupart des logiciels de gestion de collections de musée, par exemple, un fichier des mouvements garde la mémoire des expositions dans lesquelles les objets ont été présentés – mais on peut autrement consigner ces informations sur un « historique des mouvements » dans la fiche d’inventaire des objets.

5.1.6. L’échange d’informations

87L’inventaire de gestion est l’outil essentiel pour la recherche d’ensembles cohérents, du point de vue du contexte archéologique ou de la typologie, à confier à un spécialiste pour l’étude archéologique. Il est évident par ailleurs que certains éléments de cette étude pourront utilement enrichir l’inventaire de gestion, tandis que d’autres, trop pointus ou trop spécifiques à l’étude, en seront écartés. Pour éviter un double travail, il importe d’une part que le chercheur puisse récupérer l’inventaire existant sous une forme utilisable par lui, et d’autre part que les informations pertinentes qu’il a pu recueillir (voire une partie de l’inventaire, si celui-ci est appelé à être complété lors de l’étude) puissent être intégrées dans le système sans re-saisie, ou, dans le pire des cas, que le lien entre l’étude et les objets puisse être établi. Il est donc impératif, lors de la conception ou lors du choix d’un système, de s’interroger sur la façon dont les données pourront être transférées, dans les deux sens, et sur les liens à établir avec la documentation élaborée par le chercheur (cf. aussi infra § 8.4.2.1.).

88Dans le cas où l’inventaire est alimenté au moyen d’inventaires partiels saisis par les fouilleurs en dehors du système d’inventaire de l’institution (par exemple si l’institution recueille des collections inventoriées par les opérateurs d’archéologie préventive au sein de leur propre établissement), cet aspect est absolument essentiel au bon fonctionnement de la structure : il est à considérer comme la pierre de voûte du système. Un protocole d’échanges de données très ouvert doit être conçu, qui ne nécessite pas de formalités particulières et puisse être mis en œuvre par le gestionnaire du mobilier sans faire appel à des prestataires extérieurs.

89À l’heure où ces lignes sont écrites, la sda expérimente un protocole de données d’échange, sous forme de classeurs Excel, permettant le transfert entre administrations et entre dépositaires successifs du mobilier, pour lequel ont été définis les champs jugés indispensables à cette transmission (Chaillou 2012). Ce protocole couvre toutes les données des opérations de fouille : stratigraphie, mobilier et documentation.

5.2. Les fonctions de l’inventaire

90Même si beaucoup de systèmes en usage aujourd’hui sont satisfaisants, le développement des systèmes informatiques devrait permettre d’en concevoir de plus efficaces. D’autre part, il est à espérer que des progiciels spécifiquement consacrés à la gestion du mobilier archéologique seront un jour élaborés, permettant ainsi d’éviter le « faites-le vous-même » qui a, certes, permis de développer des expériences et des réflexions, mais qui est coûteux en temps de travail et qui gagnerait à passer à une phase plus professionnelle, au moins du point de vue des aspects informatiques. Enfin, chaque structure possédant ses besoins propres, ses usages et ses traditions, les systèmes ne sont pas toujours directement transposables de l’une à l’autre. Que l’on soit obligé de concevoir un système ou que l’on ait décidé d’en choisir un parmi les progiciels disponibles dans le commerce, il est important de comprendre ses fonctionnalités, ainsi que de vérifier que toutes celles dont on a besoin sont disponibles ou prévues.

5.2.1. Identification et description

5.2.1.1. Identité du mobilier et récolement

91En dehors de la rubrique du numéro d’inventaire actuel, et de celles nécessaires à sa constitution le cas échéant, il faut veiller à garder les anciens numéros dans une rubrique dédiée. En effet, quels que soient les efforts déployés pour éviter de procéder au changement de numéro d’inventaire, on doit parfois se résigner à en attribuer un nouveau. Un objet peut également avoir reçu plusieurs numéros d’inventaire parce que deux fragments d’objet ont été enregistrés avec deux identifiants différents, avant que quelqu’un s’aperçoive qu’ils collaient ensemble, ou bien parce que, sur le terrain, il a reçu un numéro de positionnement. Il peut aussi avoir fait partie d’une collection privée dont on veut garder la mémoire.

92D’autre part, il faut prévoir les moyens de procéder au récolement, autrement dit à la vérification de la concordance entre inventaire et mobilier. Le récolement est effectué lors de chaque transfert de collection dans une autre structure de conservation, et à intervalles réguliers au sein même de la structure. Gérer l’avancement du récolement par boîte et par objet, et en garder trace, nécessite de disposer de rubriques ad hoc : lorsqu’on n’arrive pas à remettre la main sur tel ou tel objet, cela permet au moins de savoir à quelle date celui-ci a été vu pour la dernière fois et de mieux orienter les recherches.

5.2.1.2. Descripteurs et niveaux de description

93Un objet non décrit ne peut être retrouvé qu’à condition de connaître précisément son identifiant, tandis qu’une description permet de le retrouver par d’autres critères. La plupart du temps, la description du mobilier comprend plusieurs sortes d’informations, que l’on peut classer en quatre groupes : fonction, matériaux et techniques, datation et appartenance culturelle, caractéristiques physiques (comprenant dimensions, nombre, etc.). Il appartient à chaque structure de conservation, en fonction de la nature de ses collections et de ses besoins de recherche dans l’inventaire, de déterminer si les descripteurs doivent être contenus dans un champ unique ou répartis dans plusieurs champs, ou s’il convient que certains de ces champs aient un rapport hiérarchique entre eux. Mais il semble indispensable de consacrer au moins un champ spécifique à chaque groupe.

94Selon la personne qui élabore l’inventaire, le niveau général de connaissance d’un matériel archéologique donné et le moment de la description, on dispose tantôt d’un niveau de description minimum, de type « gobelet en verre », tantôt d’une description complète très précise telle que « Gobelet apode à bouton terminal et carène pincée, en verre transparent vert, décoré de filets de verre blanc opaque, du type Feyeux 52 1ac », qui s’apparente à celle qui figurerait dans un inventaire d’étude. Il revient à chaque structure de conservation de se poser la question du ou des niveaux de description qu’elle souhaite mettre en place, et des objectifs (en termes d’utilisation) de ces différents niveaux, en définissant un minimum et un maximum admis. Ne pas fixer un niveau minimum condamne la recherche, en raison du manque d’homogénéité ; fixer un niveau minimum trop élevé menace l’exhaustivité, à moins de disposer, pour l’élaboration de l’inventaire, de moyens humains pléthoriques et compétents pour chaque catégorie.

95En ce qui concerne le minimum, on peut considérer qu’au moins une indication dans chaque groupe d’informations est indispensable. Même si celui qui inventorie n’a qu’une connaissance vague du mobilier (un préhistorien face à une céramique médiévale ou un médiéviste face à un silex taillé), il sera à même de désigner au moins un matériau, une fonction et une période chronologique, même très large, ou, au pire, de noter « Indéterminé ». Si vraiment il n’arrive pas à déterminer matériau ou fonction, il pourra au moins mesurer l’objet et le décrire tel qu’il le voit, en attendant qu’un spécialiste le qualifie au moyen d’un vocabulaire pertinent.

96Une fois le minimum acquis, on peut définir d’autres niveaux de description, qui font appel à des personnes plus compétentes, ou à un travail plus long ou plus approfondi. Pour autant, les mobiliers ne sont pas tous logés à la même enseigne : selon les unités d’enregistrement, certains descripteurs sont plus ou moins utiles. De plus, on ne décrit pas une monnaie comme une céramique : afin de constituer des critères de recherche pertinents et efficaces, chaque type d’objet bénéficie des modalités de description les plus adaptées à celles de leur étude.

5.2.2. Provenance archéologique

97Nombre d’archéologues répètent à l’envi qu’un objet privé de son contexte n’a plus de signification. Sans aller jusque-là – car un objet peut être intrinsèquement porteur d’informations fonctionnelles ou technologiques indépendantes du site où on l’a trouvé –, nous convenons volontiers qu’il n’a plus la même signification et que son potentiel documentaire en est, sinon oblitéré, du moins bien amoindri. L’étude du mobilier en archéologie reste centrée sur celle du site et sur le rapport de l’objet à son contexte de découverte : la sauvegarde de ces informations est essentielle. L’inventaire comprend donc un certain nombre de champs consacrés à la provenance archéologique. Parfois, la structure du système d’inventaire est ménagée de manière à récupérer une partie de ces données à partir de l’enregistrement de terrain.

98On y reporte, en particulier, les données permettant d’identifier sans ambiguïté l’opération archéologique et le site. Dans la mesure où la consultation du mobilier s’effectue largement au moyen des critères liés au contexte archéologique, il convient, dans le choix des champs et rubriques, de prévoir de quoi noter toutes les unités d’enregistrement topographiques ou stratigraphique utilisées sur le terrain, auxquelles l’objet pourrait être rattaché. Cela peut être obtenu de plusieurs façons : des champs spécifiques (zone, secteur, structure, carré, etc.), des rubriques indifférenciées flanquées de champs qui qualifient le type d’unité stratigraphique considéré ou bien l’établissement d’un lien direct avec l’enregistrement stratigraphique.

5.2.3. Localisation et volumes de stockage

5.2.3.1. Gérer la localisation habituelle

99Nous abordons ici non pas la gestion des mouvements (détaillée infra § 5.2.5.), mais celle de la localisation des objets dans l’espace de stockage. Là encore, les rubriques nécessaires varient selon la configuration des lieux, le niveau de précision recherché et la structure de la base de données. Selon qu’on occupe plusieurs petites pièces ou un grand espace unique, selon que le stockage soit réalisé sur étagères ou sur palettes, et selon que le classement au sein du dépôt soit aléatoire ou réponde à une logique particulière, les informations à noter sont différentes. Il convient, dans tous les cas, de subdiviser les différents espaces de stockage de façon claire et de les nommer de façon à les identifier facilement : bâtiment, pièce, volée d’étagères, module d’étagères, tablette.

100Il convient également d’individualiser les différents types de contenants utilisés. Selon la structure de la base, toutes ces informations peuvent être inscrites sur la fiche du mobilier ou être reportées dans des fichiers associés permettant de mettre virtuellement les objets dans des boîtes et des boîtes sur des étagères.

101Si le mode de classement au sein du dépôt est très cadré, avec une logique rigoureuse par matière, par site, par zone, par us ou tout autre critère, renforcée par une signalétique, on peut penser qu’une précision au niveau du module d’étagères est suffisante pour retrouver les objets. Dans les autres cas, il est prudent d’aller jusqu’à préciser la tablette et la caisse – ce qui devient indispensable dès que l’ordre de rangement est aléatoire (par formats, par exemple).

5.2.3.2. Gérer le volume de stockage

102On peut également avoir besoin d’un système de gestion de la place disponible au sein des espaces de stockage – notamment afin de « réserver » des places pour des collections ou d’organiser un déménagement. Il est à remarquer que cette fonctionnalité est absente (du moins à notre connaissance) des progiciels de gestion des collections pour les musées, mais qu’elle apparaît parfois dans ceux de gestion de bibliothèques ou d’archives sous la forme d’un calcul de mètres linéaires de rayonnage, et non pas de volumes. Pour le sady, nous avons élaboré un système permettant de calculer la place disponible sur les étagères, en nombre de boîtes standardisées pouvant encore y être placées.

103Un tel système suppose, au minimum, un inventaire exhaustif des modules de rangement prenant en compte les dimensions utiles tablette par tablette, ainsi qu’un inventaire exhaustif des contenants recensant leurs dimensions extérieures et, pour les objets hors contenant, leur encombrement réel. Reste ensuite à élaborer les formules de calcul permettant de « placer » virtuellement les contenants sur les tablettes. Le problème peut être approché selon deux logiques différentes : la première consiste à travailler par contenant, mais elle nécessite que chaque type de module de rayonnage ne reçoive qu’un type de caisse, et réciproquement. Dans ce cas, on compte le nombre de boîtes qu’il est possible de ranger par étagère, on en soustrait la somme des boîtes attribuées à une étagère, et on obtient combien de boîtes on peut encore ranger. On peut également définir des alertes pour indiquer que la caisse que l’on tente de « ranger » dans telle ou telle étagère ne correspond pas à la taille du rayonnage.

104Lorsqu’un même module d’étagères est susceptible de recevoir plusieurs formats de caisse, tout se complique. On doit alors mettre au point une formule qui prenne en compte la taille réelle de chaque boîte : la difficulté de sa rédaction dépend du degré de standardisation des contenants et des rayonnages, et sa fiabilité est liée au degré de panachage de formats différents sur une même tablette.

5.2.4. État de conservation et de traitement

5.2.4.1. La conservation dans l’inventaire

Constat d’état, traitements et recommandations

105Dans l’inventaire peuvent figurer les recommandations de manipulation, de stockage ou de présentation propres à chaque objet, ainsi, le cas échéant, que la description de son état de conservation. Celle-ci peut être intégrée au fichier d’inventaire du mobilier, faire l’objet de fichiers spécifiques ou d’un lien vers une documentation. Ces informations, qui se multiplient au cours du temps car plusieurs constats d’état peuvent avoir été dressés pour un même objet, sont consignées, au choix, sous une forme exhaustive, résumée et/ou synthétique. Lors de la mise à jour des informations, on ne peut faire l’économie de s’interroger sur l’intérêt de garder ou non une trace de l’état précédent et, si oui, sous quelle forme.

106Au sein des systèmes existants, les rubriques concernant l’état de conservation paraissent parfois ne pas avoir donné lieu à une réflexion approfondie sur les besoins en termes de gestion. Pour être utiles, elles devraient être orientées vers les aspects sur lesquels le responsable du mobilier peut et doit agir : les conditions de conservation, les recommandations pour un mouvement, les suspicions d’altération active et la programmation de traitements de conservation-restauration. On a exposé plus haut (cf. supra § 2.2.3.1.), les écueils du constat d’état et les conditions de son utilité concrète. Si l’on veut bénéficier d’une rubrique synthétique profitable dans le fichier d’inventaire, il vaudrait mieux, par exemple, identifier les risques et évaluer la sensibilité de l’objet à leur égard, avec peu de niveaux (fragile / solide mécaniquement ; sensible/résistant aux variations climatiques, etc.). Une telle rubrique servirait à déterminer si un objet peut être déplacé sans risques ou placé dans des conditions climatiques moins bien régulées que celles dont il bénéficie.

107Pour ce qui est des constats d’état très détaillés, qui dépassent généralement les compétences d’un gestionnaire de mobilier qui ne serait pas également conservateur-restaurateur, il faudrait, dans l’idéal, en établir un à l’arrivée de l’objet dans la structure, puis à chaque récolement, sachant que chaque intervention de conservation-restauration sera par définition l’occasion d’en dresser un nouveau. Dans la plupart des cas, cet idéal est difficile à atteindre, compte tenu du volume de mobilier et de son faible état de traitement à l’arrivée – le moindre mal étant une description précise des altérations remarquables (même si non exhaustive), et une couverture photographique.

108Les informations afférentes aux traitements de conservation-restauration peuvent figurer dans l’inventaire, que ce soit sous forme résumée (par grands types de traitement, par exemple) ou sous forme détaillée, et/ou faire l’objet de fichiers associés ou de liens vers une documentation. Intégrer ces informations au fichier ne se justifie que si le gestionnaire du mobilier en a besoin très fréquemment, ce qui est fort rare. Quoi qu’il en soit, les informations contenues dans les rapports d’intervention de conservation-restauration doivent nourrir les rubriques d’état de conservation présentes dans l’inventaire et, notamment, celles consacrées aux préconisations.

109D’autres éléments concernant le suivi de l’état de conservation peuvent être documentés, telles, par exemple, les dates de changement du gel de silice dans les boîtes, les relevés d’hygrométrie, etc. – informations qui peuvent être gérées par boîte et/ou par espace de stockage.

Intégrité et potentiel de médiation

110Dans une structure non emboîtée, il est utile de différencier le type d’unité d’enregistrement, car un vrac et un objet ne sont pas équivalents à bien des égards, et il est intéressant de les distinguer facilement au cours des tris et recherches. On peut également faire une place à l’état d’intégrité physique de l’objet : intact, complet, fragmentaire, etc. Il importe de définir des catégories de façon suffisamment rigoureuse pour que deux personnes différentes soient à même d’évaluer cet état de la même façon, faute de quoi les données ne seront pas homogènes. L’idéal est une estimation en pourcentage.

111On pourra éventuellement noter le « potentiel » d’étude ou de présentation attribué au mobilier, en corrélation avec son état de conservation : en effet, un objet « complet » est une chose, un objet « archéologiquement complet » en est une autre. De même, des objets sont « exposables », tandis que d’autres ne se prêtent pas à l’exposition, car sont incompréhensibles au-delà du cercle des spécialistes.

5.2.4.2. Le traitement archéologique du mobilier

112Il peut se révéler nécessaire de gérer l’état du traitement archéologique lui-même. En la matière, considérer les choses sur le long terme revient à vérifier l’inexactitude de l’adage « Ce qui est fait n’est plus à faire » : un ensemble de tessons peut avoir été lavé sommairement et devoir être relavé, un objet peut avoir été photographié et devoir l’être à nouveau, etc. Il n’est donc pas inutile de séparer les actions effectuées des actions à faire. Là encore, les rubriques sont à concevoir en fonction de leur usage concret par le gestionnaire du mobilier : vérifier que tout le mobilier a été lavé, constituer des ensembles d’objets devant être photographiés ou dessinés, ou bien des lots d’objets à restaurer.

113Certaines de ces actions n’occasionnent pas une documentation spécifique, d’autres oui : les analyses (généralement menées par des laboratoires extérieurs), les interventions de conservation-restauration effectuées sur l’objet et les dessins et photographies qui peuvent être – ou non – également enregistrés dans un système documentaire propre. Il convient d’analyser la façon de faire le lien avec cette documentation.

114Parmi les données recueillies, certaines sont pérennes, d’autres dynamiques : l’intérêt de conserver les données anciennes et la façon de savoir quel est le « dernier état » de traitement font partie des questions que le gestionnaire doit se poser.

5.2.5. Gestion des mouvements

115Le mobilier archéologique est appelé à être déplacé : il entre dans une structure de conservation provisoire, il en sort pour étude, pour analyse, pour restauration, il est parfois retiré de son premier lieu de conservation pour en intégrer un autre… Il semble assez évident que tous les mouvements hors de l’établissement doivent être enregistrés, mais il appartient à chaque structure de conservation de déterminer dans quelle mesure elle souhaite également gérer ou non les mouvements internes. Les enregistrer prend du temps : aussi, il est recommandé d’évaluer les avantages et les inconvénients d’élargir le champ de ce qui doit être géré, en fonction notamment du nombre de personnes habilitées à déplacer du mobilier au sein de l’établissement.

5.2.5.1. Sélection pour un mouvement futur

116Il est commode de prévoir la possibilité de sélectionner les vestiges susceptibles de faire l’objet de mouvements futurs : le moment venu, on retrouve plus efficacement les vestiges concernés. Or, il peut arriver que les plus demandés d’entre eux soient déjà en prêt alors même qu’ils sont sélectionnés pour un prochain départ. Pour cette raison, il vaut mieux veiller à ce que les mouvements en cours et ceux prévus, mais pas encore effectifs, ne se trouvent pas confondus dans la même rubrique.

5.2.5.2. Gestion des mouvements en cours

117Outre la localisation habituelle de l’objet, qui ne doit pas disparaître (elle sert, en particulier, à savoir où replacer l’objet à son retour), on doit pouvoir noter que l’objet a été sélectionné pour un mouvement et, une fois que celui-ci est engagé, donner à son propos des informations pertinentes. Ces dernières permettent au gestionnaire, en cas de demande de consultation, de renseigner le chercheur sur la disponibilité du mobilier qu’il souhaite étudier. La gestion des mouvements s’attache bien entendu à la localisation précise du mobilier (connaître à l’instant T où celui-ci se trouve), mais encore aux circonstances du mouvement et à son lieu de destination (établissement, personne responsable, adresse, etc.).

118Au minimum, le système doit d’abord permettre de préparer le mouvement, au moyen de champs dédiés à la sélection des objets et à l’attribution de leur valeur d’assurance. On doit pouvoir procéder à l’édition des fiches de prêt ou des listes de sortie, ainsi que des formulaires de constat d’état et de recommandations pour la présentation, la conservation, les conditions de prêt, etc. Le système doit permettre également de gérer le retour de l’objet : éditer les fiches de prêt et les listes de retour ; enfin, de clore le prêt par la mise à jour des données de localisation temporaire et la préservation de la mémoire de ce prêt. En l’absence d’une table des mouvements liée à l’inventaire, on peut consigner le prêt dans un champ spécifique.

119Il arrive à certaines structures de conservation non seulement de prêter, mais aussi d’emprunter des objets. Il est alors intéressant de gérer les mouvements dans les deux sens. On n’en prend pas toujours conscience : l’arrivée d’un objet dans une structure peut être considérée comme son premier mouvement. Cette arrivée devrait logiquement être gérée et enregistrée selon les mêmes modalités.

120Dans le cadre de l’activité archéologique, où l’on est amené à déplacer des boîtes contenant des dizaines voire des centaines de vestiges, parfois bien avant que l’inventaire en ait été précisément réalisé, il est intéressant de prévoir une gestion des prêts par caisse, et non seulement par référence d’inventaire.

5.2.6. La documentation associée

121Le mobilier est concerné par deux types de documentation. On considère en premier lieu celle générée par l’objet et son traitement, et qui lui est directement reliée (dessin, radiographie, photographies, fiches de restauration, analyses, publications qui lui sont consacrées ou dans lesquelles il est paru, « dossier d’œuvre » dans un contexte de musée). On trouve en second lieu une documentation périphérique qui, sans faire nécessairement mention du mobilier, aide à le comprendre et à l’étudier (enregistrements de terrain, objets de comparaison, typologies, études sur des contextes comparables, etc.).

122On peut considérer qu’un inventaire de gestion stricto sensu se limite à la documentation directe, mais si la structure de conservation reçoit des chercheurs et se positionne comme un centre de ressources sur une thématique spécifique, elle a tout intérêt à développer les liens avec la documentation au sens bibliographique du terme. Cet effort est intéressant, concrètement, pour documenter un ensemble de mobilier circonscrit ou une collection de référence. Avant de franchir ce pas cependant, il faut fixer, comme nous avons fixé des niveaux descriptifs, des « niveaux d’information documentaire », et définir les collections qui doivent bénéficier de cette attention particulière, car il est peu probable que l’on puisse documenter tout le mobilier au même niveau. Un choix pragmatique et « opportuniste », mais moins homogène, consiste à prévoir les rubriques correspondantes et ne les remplir que lorsqu’un chercheur effectue le travail au cours de son étude, c’est-à-dire, récupérer l’information lorsqu’elle est disponible, sans investir du temps dans sa production.

123On se pose souvent la question de la visualisation des photographies ou dessins dans l’inventaire. Cette option peut avoir des effets très bénéfiques pour la conservation des objets, dans la mesure où les recherches peuvent se faire tout d’abord par mots-clés ou par critères spécifiques et être affinées par l’examen des photographies. De la sorte, on ne sortira de leur boîte que les objets dont on a réellement besoin. Lorsque l’inventaire n’est pas assez riche pour permettre ce tri visuel préalable, on est amené à manipuler nombre d’objets, pour la plupart inutilement.

124Pour ce qui est de la documentation directement associée, il faut distinguer la documentation numérique de celle qui se trouve sur d’autres supports, pour lesquels il faut au minimum un report des références et, si possible, un lien avec les fichiers qui en répertorient les différents types, en fonction de la structure de la base de données. En effet, la documentation associée ne se trouve pas encore dans les structures de conservation des collections uniquement sous forme numérique, loin s’en faut ! La plupart d’entre elles conservent des fonds documentaires sur des supports papier ou film. Bien évidemment, pour ces fonds comme pour le mobilier archéologique, se pose la question de la conservation et de la gestion documentaire. Nous ne nous étendrons pas sur ce sujet, qui s’apparente à la gestion archivistique, déjà pourvue d’une abondante bibliographie et qui a donné lieu à l’élaboration de plusieurs offres commerciales de progiciels de gestion.

5.2.7. Responsabilité légale et propriété

125Pour un certain nombre d’opérations, tels les mouvements, les restaurations ou la fixation des valeurs d’assurance, l’autorisation du service régional de l’Archéologie et/ou des propriétaires est indispensable. Il revient aux structures de conservation d’État d’instruire les partages. Les autres structures ont parfois à préparer des inventaires à cette fin pour des collections anciennes ou lorsque l’inventaire qui figure dans le rapport de fouilles ne reflète plus la réalité physique de la collection. Il est donc important de consigner les renseignements relatifs au(x) propriétaire(s) et au statut de propriété, l’autorisation de fouille et l’opération archéologique à laquelle il faut le rattacher ; le cas échéant, le numéro de parcelle si la fouille concernait des terrains appartenant à des propriétaires différents, l’état du dossier (avant ou après attribution définitive de propriété) et, enfin, les dates de découverte si le terrain a changé de propriétaire en cours de fouille.

5.3. Le lien documentaire

5.3.1. Étiquetage et marquage

126L’étiquetage est le lien le plus précoce entre le mobilier et sa provenance archéologique. Sa perte est perçue comme rédhibitoire par nombre d’archéologues : c’est dire que tout doit être fait pour en sauvegarder le contenu, sous sa forme ou par marquage. Ces éléments doivent répondre à certaines exigences pour remplir correctement leur fonction – autres que celles de la conservation.

127La première est la cohérence : utiliser toujours les mêmes informations, de la même façon, au moins au sein d’une même opération archéologique. Si certains fouilleurs numérotent les us de 1 à n au sein d’une zone tandis que d’autres recommencent à 1 pour chaque structure, on peut craindre des soucis à l’arrivée… En tout état de cause, l’étiquetage ne peut être cohérent que si l’enregistrement de terrain est cohérent.

128Ces étiquetages doivent exclure les doublons de numérotation, être clairs et ne donner lieu à aucune ambiguïté (telle qu’une confusion entre numéro de structure et de sépulture). Une bonne lisibilité est requise pour éviter les problèmes de lecture ou de déchiffrement (un séparateur barre verticale est facilement confondu avec le chiffre 1, un chiffre 5 très fermé pris pour un 6, etc.). Enfin, il faut veiller à la durabilité du support de l’étiquetage et du texte inscrit, qui doivent pouvoir supporter le stockage avant traitement et les opérations de traitement du mobilier (notamment le lavage). On conseille généralement à cet effet l’emploi d’étiquettes imputrescibles. Il est à noter que le marquage des sachets au feutre, aussi « indélébile » et « permanent » soit-il, n’est pas un marquage durable. Le film polyéthylène est un support trop lisse pour retenir l’encre, et le frottement des sachets entre eux met rapidement en péril les informations inscrites. « Indélébile » signifie « insoluble dans l’eau ». « Permanent » indique une certaine résistance à la lumière.

5.3.1.1. L’étiquetage

129Une fois l’étiquette rédigée, il s’agit de rendre sa lecture possible, de préférence sans être obligé de vider le contenu du sachet pour l’apercevoir, mais aussi de faire en sorte qu’elle ne se perde pas : refermer le sachet, veiller à choisir un matériau qui ne perce pas les sachets, etc. Toutefois, aux étapes de lavage et de sortie du mobilier pour étude, dessin, photographie, etc., force est de sortir l’objet de son conditionnement. La préservation du lien documentaire dépend alors entièrement de la vigilance des intervenants.

130Un des moyens d’éviter la perte des références du fait de la manipulation des objets ou des fragments est le marquage direct sur la pièce. Plus sûre du point de vue de la conservation du lien documentaire, cette opération représente cependant un investissement en temps dont il convient de mesurer l’utilité.

5.3.1.2. Le marquage sur la pièce

131Le marquage doit être discret. On a donc intérêt à ce qu’il soit le plus concis possible : il porte bien sûr, au minimum, le numéro d’inventaire, éventuellement complété de quelques informations supplémentaires. Le numéro d’inventaire doit être transcrit avec un respect scrupuleux de sa syntaxe : c’est un travail qu’il vaut mieux ne pas confier à un dyslexique (qu’il faut savoir repérer au sein de l’équipe !).

132Dans le cas où l’on a affaire à un objet déjà marqué (un ancien numéro qui doit être changé, une indication de contexte archéologique…), une réflexion et des décisions s’imposent. On peut souhaiter garder tous les marquages (mais l’envahissement de l’objet par des inscriptions peut devenir gênant visuellement) ou bien vouloir tous les enlever. Avant d’effacer des marquages anciens, il faut cependant soigneusement les relever et les noter dans une rubrique spécifique de la fiche d’inventaire, de façon à en garder une trace et à pouvoir, le cas échéant, mener des recherches par ce critère, en particulier s’il a déjà été publié sous son ancien numéro. Certains marquages, trop incrustés dans les matériaux poreux (cas des céramiques marquées directement à l’encre de Chine), ne peuvent être éliminés. On adopte alors pour le nouveau numéro une graphie permettant de le distinguer sans ambiguïté (encadrement, soulignement, couleur, syntaxe différente…).

133On a exposé précédemment quels sont, du point de vue de la conservation (cf. supra § 4.2.3.), les paramètres permettant de faire le choix entre marquage et étiquetage, mais un choix d’ordre documentaire peut également se justifier. En effet, lorsque l’on étale du mobilier pour du remontage entre contextes, mais qu’il est absolument indispensable de savoir quels tessons proviennent de chaque contexte, la seule solution est de les marquer. S’il ne s’agit que de garder trace de l’existence de remontages inter-contextes, voire du nombre précis de tessons appartenant à chaque contexte pour un même individu, la question est résolue en notant ce nombre sur la fiche de l’objet. Mais lorsque les contextes sont nombreux et que l’on veut y opérer un tri typologique inter-contextes, il est matériellement difficile de travailler en sécurité sans marquage préalable. Le même problème se pose pour les remontages de silex. En de telles situations, il convient d’être attentif à la problématique archéologique et à l’orientation propre à l’étude : ces deux paramètres déterminent la nécessité ou non de procéder à un marquage.

5.3.2. Classement, rangement et signalétique

134Imaginons un instant un dépôt sans inventaire, un dépôt où l’inventaire ne précise pas la localisation ou bien que du mobilier doive être géré avant que sa localisation soit notée : seule la logique de classement des objets, puis de rangement, pourrait alors permettre de retrouver ce que l’on cherche dans l’espace de stockage (cf. supra § 3.3.1.). Reposant sur une signalétique claire, les critères de classement et de rangement peuvent ainsi pallier les insuffisances du système de localisation. À l’inverse, lorsque le mode de rangement est aléatoire, comme c’est le cas pour un rangement par formats de boîte, un système de localisation dans l’inventaire est absolument indispensable. Les choix dans ce domaine sont la résultante d’un certain nombre de contraintes pratiques, mais aussi de critères scientifiques.

5.3.2.1. Tri par matériaux

135Les différents matériaux réagissent diversement selon les conditions environnementales, certains ayant des exigences particulières en matière d’humidité relative (basse pour les métaux, moyenne et très stable pour les matériaux organiques secs ou traités) [tabl. III]. Il est donc évident que l’un des premiers critères de classement et de rangement repose sur le matériau constitutif de l’objet.

5.3.2.2. Tri par catégorie d’encombrement

136On est fréquemment conduit à trier le mobilier en fonction de son type d’encombrement : logeable en standard ou divisible, hors format et/ou pondéreux. Il est évident qu’un ordre de rangement qui n’en tiendrait pas compte aurait pour conséquence une perte de place considérable dans les espaces de stockage. À l’intérieur même d’une boîte, la géométrie des objets peut justifier de ne pas respecter strictement l’ordre du classement : à moins de gaspiller beaucoup de volume de stockage, il est par exemple difficile de suivre systématiquement l’ordre du classement dès lors qu’on doit ranger ensemble des éléments longs et fins tels des spatules à fard, et des éléments de dimensions plus équilibrées telles des boucles de ceinture.

5.3.2.3. Critères scientifiques

Contexte de découverte ou typologie

137Une fois prises en compte les contraintes précédemment évoquées, touchant les matériaux et l’encombrement, qui priment généralement sur d’autres considérations, il est temps de s’intéresser aux critères proprement scientifiques du classement ou du rangement. Ces critères sont à la fois internes – ils dépendent de la nature des collections et des centres d’intérêt des chercheurs qui animent l’institution gestionnaire – et externes, liés aux demandes adressées à l’établissement par d’autres chercheurs ou d’autres structures.

138Pour ce qui est de la nature des collections, il est évident qu’une série de référence (typologie régionale, par exemple) ou une collection très spécialisée et bien documentée admettent des critères de classement et de rangement thématiques ou typologiques, alors qu’une collection issue d’un territoire mais de tous types et périodes, sans cohérence intrinsèque et très diversifiée, ne s’y prête pas. Cependant, quelle que soit la collection, c’est surtout la façon dont les chercheurs de l’institution appréhendent le mobilier qui fait la différence. S’ils sont « orientés site », c’est probablement un classement par site et par contexte archéologique qui sera privilégié ; s’ils sont plutôt orientés sur des études de mobilier, un classement thématique ou typologique pourrait mieux leur convenir. Enfin, la demande des chercheurs extérieurs peut stimuler certaines démarches de classement : pour éviter, par exemple, d’avoir à piocher dans cinquante boîtes différentes de façon récurrente pour réunir un même groupe d’objets que nombre de chercheurs souhaitent systématiquement examiner ensemble (tessonnier, collections de comparaison…).

139De fait, rien n’oblige à adopter le même critère de classement pour tous les éléments de la collection – quoiqu’une diversification excessive puisse nuire à sa compréhension par les utilisateurs. Certains ensembles, de par leur cohérence ou de par leur spécificité, peuvent être classés de façon thématique, tandis que d’autres sont classés selon le contexte stratigraphique. Les monnaies, par exemple, sont souvent séparées des autres objets en alliage cuivreux parce que leur étude est généralement menée par un numismate, qui n’est pas particulièrement compétent pour étudier d’autres objets métalliques.

Implications des choix de classement sur le stockage

140Il faut prendre conscience qu’un classement thématique à l’échelle de l’ensemble des collections est nécessairement un classement ouvert : il faut donc pouvoir intercaler les nouveaux objets qui arrivent, autrement dit prévoir de la place dans les boîtes et de la place sur les étagères pour de nouvelles boîtes. Tout l’espace de stockage est occupé, mais avec une faible densité. Dans le cas d’un classement selon le contexte stratigraphique, les caisses s’alignent les unes derrière les autres, et chaque nouvelle campagne de fouilles juxtapose des boîtes à celles qui se trouvent déjà au dépôt sans les affecter. L’espace est occupé au fur et à mesure, mais de façon dense.

141Un classement thématique ou typologique implique aussi, en amont, une réflexion approfondie sur la constitution des catégories de ce classement et sur leur hiérarchie, mais aussi un certain niveau de connaissance sur les objets et une identification typologique relativement rapide. Un tel classement n’a d’intérêt que dans une démarche d’identification efficace et sur une collection relativement cohérente (chronologiquement, typologiquement) et d’un volume appréciable. Pour produire du sens, il doit comporter peu d’« indéterminés » et chacune de ses catégories doit être représentée par un nombre minimum d’objets.

142Bien évidemment, malgré les avantages scientifiques du classement thématique, le classement par site et par stratigraphie est beaucoup plus facile à mettre en œuvre. C’est pourquoi il est très généralement adopté par la plupart des structures de conservation. À notre connaissance, seule l’unité municipale d’archéologie de Saint-Denis, centrée sur l’étude de la ville médiévale, a organisé le classement de son mobilier selon des critères typologiques.

5.3.2.4. La signalétique

143Idéalement, la signalétique devrait être suffisamment explicite pour que, même si l’on ne sait exactement dans quelle boîte ni sur quelle étagère il est situé, l’objet que l’on cherche puisse être trouvé en utilisant la logique de classement et de rangement. Dans un classement thématique, il faut indiquer les catégories choisies et l’ordre dans lequel les objets sont classés au sein de chaque catégorie ; dans un classement selon le contexte archéologique, l’ordre hiérarchique des contextes et leur croisement avec les autres critères doit être explicité. Pour ce qui est du rangement, on doit signaler quel est le point de départ des séries et dans quels sens elles croissent.

144Concrètement, cette signalétique s’exprime en premier lieu sur les étiquettes des boîtes : « Alliages cuivreux – Boucles », pour un classement par fonction ; « Site mib – Alliages cuivreux – zones 2 à 4 » pour un classement par contexte archéologique [fig. 102]. Ces indications peuvent être complétées par des éléments de signalétique fixés sur les départs des volées d’étagères, sur le dessus des modules ou sur le bord des tablettes. Il est toujours utile d’afficher un plan de l’espace de stockage où figurent les principaux critères de classement.

fig. 102

Caisse contenant des éléments trouvés en prospection. L’étiquette centrale comprend les renseignements archéologiques (commune, lieu-dit, objets et matériaux). La petite étiquette à droite donne le numéro de boîte et le numéro d’étagère qui permettront de replacer facilement la caisse dans l’espace de stockage.

© P. Laforest, SADY.

Table des illustrations

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