Version classiqueVersion mobile
OpenEdition Books

Archives « secrètes » , secrets d’archives ?

 | 
Sébastien Laurent

Le rôle des missions des Archives nationales dans la collecte des archives contemporaines

Christine Pétillat

Texte intégral

1À la différence des autres éléments composant le patrimoine – livre, œuvre artistique, monument –, les archives ne sont pas créées dans un but culturel. Rassemblées par les institutions publiques pour le règlement des affaires qu’elles ont à traiter, elles présentent d’abord un aspect purement utilitaire. Elles ne sont appréhendées en tant qu’objet culturel qu’au bout d’un long processus de maturation et de filtrage qui progressivement transforme la masse des dossiers administratifs, en retenant certains en vue d’une conservation permanente.

2Les prérogatives dévolues aux Archives nationales couvrent de ce fait un champ très vaste qui comprend non seulement la conservation des archives historiques depuis l’origine de la nation française mais aussi le contrôle des documents produits dans les administrations centrales de l’État (et même dans tous les organismes publics dont l’activité s’étend sur l’ensemble du territoire national) dans le but de prendre en charge ceux, quel que soit le support de l’information (papier, photographie, support sonore, audiovisuel ou électronique), dont la préservation à long terme se justifie.

3La première étape de la constitution du patrimoine archivistique s’opère, en France, dans des conditions singulièrement peu propices puisqu’il n’existe guère dans notre pays, contrairement à la plupart des autres, de tradition de gestion des dossiers administratifs. En l’absence dans l’administration française de système d’enregistrement, de corps chargé de la gestion des documents, de cadre de classement de la production documentaire, la solution choisie pour surveiller les archives en formation dans les services centraux de l’État a été l’implantation d’antennes permanentes des Archives nationales au sein des ministères, communément désignées sous l’appellation de « missions des Archives nationales ». Les objectifs et le cadre de travail de ces missions ont considérablement évolué depuis la mise en place de la première d’entre elles au lendemain de la Libération.

  • 1 Voir dans ce volume le texte d’Hervé Lemoine relatif aux archives des cabinets des ministres de la (...)

4Insuffisamment soutenues avant le décret no 79-1037 du 3 décembre 1979 (relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques) pris en application de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, elles ont pu, depuis cette date, prendre un nouvel essor et parfaire leur intégration dans leurs administrations d’accueil. Elles remplissent à l’heure actuelle, en étroite coopération avec le Centre des archives contemporaines (CAC) de Fontainebleau sous l’autorité duquel elles sont placées depuis le 1er juillet 1995, une assez large gamme de fonctions. Elles ont notamment aidé au renforcement du dispositif de collecte des archives contemporaines et ont cherché à l’étendre aux documents les plus sensibles comme l’attestent les progrès réalisés dans le domaine des cabinets ministériels1.

UN RÉSEAU SOLIDEMENT ANCRÉ

5La décision prise en 1952 par Charles Braibant, alors directeur des archives de France, d’installer un représentant à demeure au sein du ministère de l’Intérieur manifeste l’intention, alors que débute aux Archives nationales le traitement des archives du régime de Vichy et de l’Occupation, d’adopter dorénavant une attitude plus active en matière d’accroissement des collections en se rapprochant des services producteurs d’archives publiques.

6Dans la réalité, le développement de ces missions a été lent puisque seules cinq étaient en fonction, vingt ans plus tard, en 1971. Le rythme de leur déploiement n’a pu s’accélérer qu’à la suite de l’ouverture, en 1969, du dépôt de Fontainebleau spécialement destiné à abriter leurs envois puis de la parution d’une législation appropriée, venue apporter le cadre juridique indispensable à leur intervention.

Des débuts difficiles

7Jusqu’alors, en dépit des textes réglementaires existants, les administrations centrales de l’État n’entretenaient pas de relations régulières avec les Archives nationales et leurs versements n’avaient aucun caractère systématique. Dans les premières années du xxe siècle, les ministères avaient donc commencé à être encombrés par le volume croissant de leur production documentaire. Dans leurs bâtiments s’entassaient des monceaux de dossiers présentant parfois un intérêt négligeable tandis que des documents ayant une grande valeur historique étaient irrémédiablement détruits pour faire de la place. Après la Seconde Guerre mondiale, l’enjeu soulevé par la maîtrise d’une documentation administrative pléthorique a conduit à mettre fin à l’attentisme qui avait prévalu antérieurement.

8L’installation de cellules permanentes des Archives nationales dans les locaux de plusieurs départements ministériels dans le courant des années 1950 (Intérieur en 1952, Travaux publics en 1953, Éducation nationale en 1954, Finances en 1955 ainsi qu’Académie de Paris en 1959) a représenté l’aboutissement des négociations engagées avec les ministères pour permettre la mise en œuvre du décret du 21 juillet 1936. Ce texte, plus précis que ceux qui l’ont précédé, plus proche des réalités administratives du xxe siècle, marque le point de départ d’une politique plus volontariste vis-à-vis des archives contemporaines puisque les administrations ont été désormais tenues de procéder à des versements périodiques dans les dépôts publics d’archives et de soumettre leurs éliminations au visa d’un représentant des Archives nationales. La création des missions s’est appuyée sur une interprétation un peu extensive de l’article 10 de ce décret qui prévoyait l’envoi d’« agents de liaison » dans les ministères pour y examiner sur place le respect de ces instructions.

9Établis auprès d’administrations importantes, les premiers conservateurs en mission y ont cependant accompli des tâches qui ne différaient pas fondamentalement de celles de leurs confrères en poste aux Archives nationales mêmes. Ils se sont attachés prioritairement à trier les volumes de documents accumulés depuis le xixe siècle, à sauver les fonds d’un intérêt historique incontestable et à en effectuer le classement et l’inventaire selon les pratiques traditionnelles. Tout en exécutant ce rattrapage des arriérés, ils avaient pleinement conscience de l’urgence d’essayer d’en éviter la reconstitution en organisant rationnellement la gestion des documents tout au long de leur chaîne de production et de conservation. Pour mener à bien cette entreprise des plus ambitieuses, ils se trouvaient toutefois dans une position inconfortable, face à une administration indifférente – voire hostile – qu’aucune prescription réglementaire n’obligeait vraiment à les accueillir, encore moins à les doter de moyens de fonctionnement.

Le tournant du « préarchivage »

10Une étape a été franchie avec la mise en service de la Cité interministérielle des archives (tel était, à ce moment, le nom de l’actuel Centre des archives contemporaines) conçue pour recevoir très largement les versements en provenance des ministères et dont la capacité de stockage devait atteindre à terme 800 km linéaires conformément aux résultats de l’enquête diligentée, en octobre 1962, par André Malraux pour dimensionner les archives en souffrance dans les administrations centrales. Il s’agissait, à l’instar de ce qui avait été précédemment expérimenté dans plusieurs pays étrangers (Angleterre, États-Unis, Espagne), de promouvoir une implication des archivistes plus tôt dans le cycle de vie des documents. On prônait alors une gestion centralisée et raisonnée, dans des services spécifiquement dédiés à cet usage, des dossiers administratifs du moment où ils cessent de servir quotidiennement dans les bureaux jusqu’à l’échéance de leur utilité administrative. La ligne directrice de ce dispositif était de profiter du répit avant la libre communicabilité pour que des tris s’exercent sur des documents correctement identifiés et convenablement préservés, qu’un classement adéquat soit réalisé et que, de cette manière, les instruments de recherche soient prêts au moment de l’ouverture au public.

11Le dépôt, qui a été ouvert à Fontainebleau en 1969 sur un terrain laissé inoccupé par l’OTAN, a été créé dans cette optique et pensé pour s’articuler avec le rôle confié aux missions. Les archives qualifiées d’« intermédiaires » de la totalité des organismes publics centraux devaient y séjourner une trentaine d’années au bout desquelles leur sort serait arrêté : soit destruction, soit transfert à Paris pour y être conservées définitivement. Sorte de bassin de décantation, la Cité interministérielle des archives avait donc pour mandat de réceptionner et de stocker les versements collectés par les conservateurs en mission et surtout d’en assurer, en cas de besoin, la communication aux seuls services versants. Les administrations ont exploité de bonne grâce les possibilités offertes et les accroissements ont rapidement atteint une dizaine de kilomètres linéaires par an. L’aide ainsi fournie aux ministères a contribué à resserrer la coopération entre les Archives nationales et les services producteurs d’archives publiques, favorisant la multiplication des missions.

12Entre 1971 et 1980, sept missions nouvelles ont été créées auprès de la Jeunesse et Sports (1971), de la présidence de la République (1974), de l’Industrie (1977), des Postes et télécommunications (1977), des services du Premier ministre (1978), de l’Agriculture (1980). Après avoir été de la compétence du Centre des archives contemporaines, les relations avec les services centraux des Affaires sociales, du Travail et de la Santé ont aussi été confiées à une mission (1978). La loi du 3 janvier 1979 et le décret no 79-1037 du 3 décembre 1979 pris dans son prolongement ont conforté cette organisation. En précisant que la notion d’archives était distincte de l’âge des documents, la loi a reconnu clairement la vocation des papiers produits chaque jour dans les bureaux à devenir des archives. La nécessité d’une entente entre les administrations et les services publics d’archives pour un ensemble de procédures (tris et éliminations, transfert matériel) a été affirmée. Quant au décret cité plus haut, il a institutionnalisé le préarchivage en différenciant les trois étapes par lesquelles passent les documents de leur création dans les services administratifs, à leur utilisation épisodique puis à leur conservation définitive (archives courantes, intermédiaires et définitives). Même si ces textes n’abordaient pas vraiment leur existence, les missions y ont trouvé une officialisation de leurs activités et des arguments pour s’établir à la Recherche (1982), à la Culture (1986), auprès du secrétariat d’État responsable des départements et territoires d’outremer (1987), au Tourisme (1990), complétant de cette façon le maillage amorcé plus de trente ans auparavant.

La consolidation

13Avec la généralisation des missions, le besoin a été vivement ressenti de renforcer la coopération entre celles-ci en même temps que leur synergie avec le Centre des archives contemporaines, ce qui a débouché, en 1982, sur la création au sein des Archives nationales d’un service – la section des missions – spécialement chargé d’harmoniser leur action.

14Une cellule, composée de quelques personnes autour du conservateur général responsable de la section, assume depuis ce moment l’encadrement et la coordination des missions. Cet échelon central, hébergé dans les locaux parisiens des Archives nationales, a donné également la faculté d’engager l’élargissement du domaine d’intervention, jusqu’alors cantonné aux seuls ministères, en direction des organes centraux de l’État (Conseil d’État, Cour de cassation, Conseil économique et social, autorités administratives indépendantes) et surtout des établissements publics nationaux. Dans ces organismes, très nombreux, et quelquefois d’importance comparable à un ministère, il ne pouvait être question d’avoir partout un agent des Archives nationales en permanence. Voilà pourquoi on a incité à la constitution de services internes d’archivage destinés à tenir dans l’institution concernée une place comparable à une mission. Comme les textes réservaient l’accomplissement des procédures (visa d’élimination, fixation des délais de conservation) aux seuls services publics d’archives, des liaisons intermittentes ont été instaurées depuis l’échelon central pour contrôler l’organisation de l’archivage dans tous les services centraux dépourvus d’une mission ou dotés d’un service interne d’archivage et remplir les formalités mentionnées précédemment. Aujourd’hui, les Archives nationales sont présentes dans une douzaine de départements ministériels ainsi qu’auprès des services du Premier ministre et de la présidence de la République. Des services internes d’archivage fonctionnent dans des organes centraux de l’État (Cour des comptes, Conseil d’État) ainsi qu’auprès de plus d’une vingtaine d’établissements publics nationaux.

15Les missions ont gagné avec les années les moyens de jouer efficacement leur rôle. Les Archives nationales ne délèguent que le seul personnel d’encadrement (12 personnes), les autres agents sont octroyés par les ministères. En 2001, 99 personnes ont été employées pour le travail quotidien des douze missions auxquelles il faut ajouter les 48 972 heures de vacations (soit l’équivalent de 34 personnes) accordées comme un apport supplémentaire et temporaire pour mener à bien les opérations les plus lourdes. Alors qu’elles n’étaient que difficilement tolérées au départ, elles disposent actuellement de bureaux et de locaux de stockage dans les bâtiments des ministères qu’elles continuent de tenter d’accroître et de rendre fonctionnels (plus de 60 km linéaires en fin 2001). De surcroît, elles sont informatiquement reliées avec le Centre des archives contemporaines, un extranet ayant même été mis en place il y a peu pour simplifier le partage d’informations entre elles, l’échelon central et Fontainebleau. Évidemment, la situation est encore très contrastée. Les missions occupent des positions variables au sein des organigrammes de leurs ministères, sont inéquitablement dotées en personnel et en locaux. Les améliorations enregistrées au cours de la dernière décennie (augmentation de la capacité de stockage, progression qualitative du personnel, extension de l’informatisation) témoignent néanmoins d’un réel enracinement. Bien que tous les services ne soient pas touchés et que certains ne le soient encore que très imparfaitement, on peut considérer qu’un véritable réseau, comprenant en premier lieu le cercle formé par les missions puis celui en cours de déploiement dans les établissements publics, œuvre à faire observer dans les administrations centrales de l’État l’ensemble des dispositions relatives aux archives publiques.

UN RÔLE EN PERMANENTE ÉVOLUTION

16Avec la remise en cause, au milieu des années 1980, du préarchivage centralisé par les Archives nationales, les attributions tant du Centre des archives contemporaines que des missions ont subi une profonde redéfinition. Après avoir consenti de considérables efforts pour arrêter une stratégie différente, d’une part mieux adaptée aux masses produites, d’autre part aux nouvelles attentes du public, ces deux services ont depuis peu à nouveau été amenés à repenser les modalités de leur intervention dans l’espoir d’une meilleure efficacité face à la profonde mutation qui bouleverse notre société, maintenant passée à l’ère de l’information.

Les insuffisances du préarchivage

17Pour des raisons économiques, le programme de construction prévu à Fontainebleau (10 unités de 80 km linéaires chacune) n’a pas, loin s’en faut, été mené à sa fin : seules deux unités sont en service à ce jour, l’édification de la troisième qui avait été étudiée au début des années 1990 a été annulée au profit de la création d’une Maison de la mémoire de la Ve République à Reims, elle aussi abandonnée pour un projet plus ambitieux de Cité des archives.

18Le problème du manque d’espace a commencé à se poser avec acuité dès 1990 d’autant qu’il était apparu que tout ce qui était entreposé à Fontainebleau ne pourrait pas revenir, faute de place, à Paris en fin de préarchivage. Dès lors la nécessité de préparer sur le site bellifontain l’archivage définitif, la constitution des fonds et la consultation du public s’est imposée. De centre de préarchivage à l’usage des seules administrations, le Centre des archives contemporaines s’est mué en service d’archives historiques et une note du directeur général des archives de France en date du 15 octobre 1986 est venue entériner cet état de fait. Si cette évolution est évidemment survenue faute de bâtiments suffisants pour poursuivre l’accueil massif des versements et de ressources pour mener le tri en aval, elle s’explique aussi par les faiblesses de la démarche initiale, fruit d’une réflexion sans doute trop simpliste. On entendait à l’origine faire le traitement des archives intermédiaires à l’économie, estimant qu’il était peu rationnel de consacrer de l’énergie pour des documents en majorité susceptibles d’être détruits à terme. Le dépôt de Fontainebleau devait n’être, de ce fait, qu’uniquement axé sur la gestion de masse et sur la communication administrative avec l’aide de puissants systèmes informatisés développés pour faciliter l’utilisation optimale de l’espace et l’enregistrement de tous les mouvements de documents (entrées, communications, éliminations). Le classement proprement dit était imaginé en deux étapes : d’abord un relevé sommaire, à l’arrivée, ne visant qu’à permettre les communications aux services versants ; beaucoup plus tard, au moment de l’ouverture au public, un répertoire plus perfectionné répondant aux critères de la recherche de type scientifique. Alors qu’on pensait limiter le travail approfondi aux seuls documents définitivement préservés, il a été assez vite évident qu’il était impératif de maîtriser, dès le départ, le contenu des dossiers pour retrouver rapidement et de façon fiable les pièces demandées en communication et détecter ultérieurement les destructions. De plus, il s’est révélé illusoire de penser refondre et analyser a posteriori les masses engrangées car les règles introduites par la loi sur les archives de 1979 avaient modifié complètement la donne en matière de communication. Le raccourcissement des délais de communicabilité (rappelons qu’avant 1979, les documents communicables étaient uniquement ceux antérieurs au 10 juillet 1940) et la possibilité offerte d’accéder en dérogation avant la libre communicabilité ont sapé le fondement même du préarchivage, à savoir l’idée que l’on disposait d’un laps de temps pour collecter, traiter et inventorier les documents avant leur mise à disposition du public. Pour que les citoyens puissent effectivement exercer les droits nouveaux qui leur ont été concédés, il convient dorénavant de porter sans retard à leur connaissance tous les fonds conservés quelles qu’en soient, l’origine, la date ou la nature. Étant donné l’impossibilité de ce fait de rejeter dans une étape ultérieure le traitement des documents, le préarchivage a fini d’être considéré comme une phase particulière pour être interprété comme le premier stade de l’archivage et le rôle des missions a dû être entièrement reprécisé dans ce contexte nouveau.

Une nouvelle approche

19L’organisation en vigueur depuis 1986, compte tenu de la nouvelle destination du Centre des archives contemporaines, vise à limiter l’entrée à Fontainebleau aux seuls documents de conservation longue ou définitive et à faire assumer par les services producteurs la gestion de leurs archives intermédiaires. Ce changement de perspective se traduit par une recrudescence des responsabilités des missions chargées non seulement d’alimenter le Centre des archives contemporaines mais aussi de mettre sur pied la gestion du cycle de vie des documents à l’intérieur des ministères. La leçon tirée de l’expérience avortée du préarchivage est, en effet, que l’on ne peut plus, vu l’énormité des flux, repousser dans le temps la sélection mais qu’au contraire il faut l’entreprendre le plus tôt possible sous le contrôle des missions. Un choix plus drastique et plus précoce des documents de conservation pérenne est apparu, malgré les états d’âme qu’il ne manque pas de susciter, comme l’unique voie à suivre devant l’augmentation exponentielle de la production documentaire d’autant que la réduction des accroissements facilite le classement des documents et l’élaboration simultanée des instruments de recherche indispensables à cause de la procédure d’accès en dérogation. Le schéma privilégié dans les missions depuis plus de dix ans repose donc sur la poursuite de l’extension du domaine d’intervention, la mise en place d’une sélection plus accentuée et plus immédiate des documents de conservation permanente, l’organisation du traitement des documents et de la production des instruments de recherche avant le transfert matériel au Centre des archives contemporaines. Pour soutenir le développement de cette stratégie, des outils ont été définis : des tableaux de gestion recensent la production de chaque service et fixent la durée d’utilité administrative ainsi que le sort final de chaque catégorie de documents ; une application informatique appuie la gestion prévisionnelle, le contrôle et l’évaluation des entrées à Fontainebleau ; des états des versements récapitulent, ministère par ministère, les versements effectués ; une base de données documentaires (Priam 3) permet d’accéder au contenu des versements par une interrogation multi-critères.

20Les résultats obtenus paraissent indubitablement positifs. Les interventions dans les établissements publics nationaux et les organismes publics de statuts divers ont progressé. La collecte sélective n’est pas un vain mot puisque les versements au Centre des archives contemporaines ont diminué de moitié par rapport à la période de préarchivage, passant de 10 kml annuels à 5 kml. Le mécanisme de traitement en amont et de production parallèle des instruments de recherche en vue d’une mise à disposition immédiate du public est attesté par la présence au CARAN de la collection des répertoires du Centre des archives contemporaines, l’existence d’états des versements concernant tous les ministères ainsi que celle d’une base documentaire dotée d’un thesaurus, dans laquelle figuraient, fin 2001, 72,5 % des versements conservés à Fontainebleau à cette date (11 483 versements décrits sur les 15 840 recensés). La mise en place, depuis le 1er janvier 1996, d’un véritable accueil du public dans la salle de lecture de Fontainebleau et la création d’un site Internet ont définitivement consacré l’abandon du préarchivage.

21D’un autre côté, la coopération existant depuis de longues années entre archivistes et administrations a rendu possible l’équipement dans les administrations centrales de locaux de stockage pour les archives vouées à une élimination à moyen terme, qui n’étaient plus accueillies au Centre des archives contemporaines. Il en est résulté pour les missions le devoir d’accompagner le préarchivage ministériel : recensement de la production, détermination des règles de tri-échantillonnage-sélection, organisation et gestion des magasins abritant les documents encore fréquemment consultés ou destinés à l’élimination à terme, visas des éliminations. Les missions participent aujourd’hui activement à la gestion des documents administratifs, à leur évaluation, à la rédaction des tableaux de tri, à la validation des éliminations tout en préparant les transferts à Fontainebleau, selon les normes imposées par ce dépôt pour le conditionnement matériel et la description des versements, des archives de conservation pérenne, et en recevant, le cas échéant, pour une orientation les chercheurs intéressés par leurs fonds. Leurs fonctions, actuellement très diversifiées, se rapprochent de celles de tout service d’archives. Il n’en demeure pas moins qu’elles constituent un exemple unique dans le paysage archivistique français – et même international – du fait de leurs activités menées à proximité même de la source et de leur travail en réseau avec le Centre des archives contemporaines.

L’émergence d’autres priorités

22Les gains patiemment acquis ne sauraient dissimuler les limites du système en usage dans les administrations centrales. La douzaine de missions installées auprès des ministères représente peu en regard de l’ampleur de champ à couvrir d’autant que l’on traite avec une administration mouvante, sujette à des évolutions lourdes de conséquences en matière d’archivage. Aux réformes opérées au cours des deux dernières décennies (décentralisation, déconcentration, délocalisation, remaniements des organigrammes des départements ministériels) se superposent les métamorphoses susceptibles d’advenir avec l’appel aux nouvelles technologies de l’information et de la communication. Alors qu’elle n’en est encore qu’à ses débuts, la progression technologique entraîne des bouleversements déjà perceptibles de la production documentaire des administrations. Bien sûr la grande majorité des documents emprunte toujours la forme papier. On ne doit pas cependant se cacher que tout ce qui fonde l’activité des bureaux (comptes rendus, notes, rapports) est aujourd’hui généré à partir d’outils informatiques. L’emploi du papier tend même à reculer à cause du recours à divers procédés (saisie à partir de portables, courrier électronique, échange de données informatisées, numérisation). Si le bureau sans papier reste sans doute encore pour longtemps une utopie, la dématérialisation avance néanmoins et les mentalités se familiarisent peu à peu avec ce mouvement. Organiser la gestion des documents issus de l’électronique ne peut plus attendre sous peine de pertes irrémédiables de pans entiers de la mémoire collective. Les archivistes abordent là une problématique nouvelle. Ce type de documents offre incontestablement des avantages (vitesse de traitement, facilités de copie, de modification, de récupération et de transmission, densité de stockage) mais soulève, du point de vue de sa conservation à long terme, des exigences particulières. La fragilité des supports, la rapide obsolescence des matériels et, davantage encore, le contexte de production des archives appellent des ajustements substantiels des méthodes. Le développement de l’informatisation a en effet été marqué par une évolution vertigineuse qui, en quelques décennies, a fait passer des gros systèmes centralisés à une micro-informatique très disséminée puis aux réseaux interconnectés. Grâce à ceux-ci vont se répandre le partage des ressources, le transfert automatique d’informations et de fichiers, la messagerie, dans lesquels le processus de création et de mise à jour des documents devient extrêmement compliqué et inquiétant pour leur fiabilité et leur authenticité. La variété des technologies de l’information donne donc naissance à des documents dont la gestion se fait plus complexe à contrôler. Avec le foisonnement de ces archives nouvelles, leur diversité et la confusion de leur circuit de production, on aspire à une intensification des règles employées pour les dossiers traditionnels. Un modèle particulier de gestion serait même souhaitable car la vie de l’information électronique comprend des phases spécifiques. En fait, seule une prise en compte des finalités de l’archivage dès le stade de la conception des systèmes empêchera l’effacement des données d’intérêt durable et garantira leur préservation dans des conditions convenables pour leur réexploitation future. La poursuite du développement archivistique, à l’heure de l’électronique et de la société de l’information, suppose une remontée en amont dans les étapes du cycle de vie des documents, jusqu’à leur création même. Ce défi crucial pour les archives contemporaines ne pourra pas être soutenu sans clarification des responsabilités des différents acteurs (services producteurs, services d’archives publics) et sans recherche de nouveaux équilibres qui regroupent vers des objectifs communs des forces actuellement divergentes. Il est notamment urgent de promouvoir des formes plus structurées de participation des administrations à l’archivage, tout particulièrement pour la tenue des archives courantes dont l’impact sur le futur est essentiel. Les démarches développées par les missions pour sensibiliser les ministères sur ce point (diffusion de brochures, dépliants, contribution aux intranets ministériels, formation des personnels à l’archivage) n’ont pas suffi, en dépit du succès rencontré et de la multiplication des procédés employés, à transformer significativement les premières étapes de la gestion des archives, laissant planer une lourde menace sur l’avenir.

DES ARCHIVES SECRÈTES ?

  • 2 Pour le cas particulier du cabinet du ministre de la Défense, voir le texte d’Hervé Lemoine dans c (...)

23La législation de 1979 n’a soustrait aucune archive publique aux obligations qu’elle a énoncées pour leur gestion, leur destruction et leur versement dans des services publics d’archives. Tout au plus a-t-elle prévu que, pour protéger certains secrets (délibérations gouvernementales, secret industriel) ainsi que la vie privée des personnes, des catégories particulières de documents seraient plus tardivement communicables. Il est malgré tout patent que la remise de certains types de dossiers se heurte à des atermoiements, voire à des obstructions de la part des services producteurs. À cet égard, la priorité donnée au moment du préarchivage à la gestion des archives intermédiaires n’était pas dénuée d’ambiguïtés. Les administrations en ont profité pour se débarrasser d’abord de leurs encombrants dossiers de gestion mais n’ont pas pour autant versé les archives de décision, souvent d’un beaucoup plus faible volume. Lorsque, munies d’un cadre législatif et réglementaire, les missions ont revu leur tactique, elles ont décidé de mettre également l’accent sur la revendication des archives les plus difficiles à obtenir (archives des hauts fonctionnaires, des ministres, de la police). Leur initiative la plus aboutie en ce domaine a porté sur celles des cabinets ministériels2.

Une formule originale

24Pour obtenir, en tant qu’archives publiques, le versement des dossiers des ministres, les missions ont cherché à mettre sur pied une collecte systématique, officiellement soutenue par les plus hautes autorités de l’État, mais ont jugé préférable, pour effacer les réticences de la sphère politique, d’apporter quelques aménagements à la communication de ces documents. Faire reconnaître le caractère public de ces archives, qui jusqu’alors ne parvenaient aux Archives nationales qu’à titre d’archives privées accompagnées de contrats de dépôts laissant toute liberté au dépositaire d’en déterminer les règles d’accès, n’était pas chose aisée. En effet, tout producteur d’archives publiques, dès lors qu’il a quitté son poste, est considéré comme un citoyen ordinaire et se voit appliquer les principes généraux : les documents non librement communicables ne lui sont plus accessibles qu’après l’instruction d’une demande d’accès en dérogation et la personne qui lui a succédé dans ses fonctions est sollicitée pour donner son accord.

  • 3 Voir dans ce volume le texte d’Hervé Lemoine évoquant les protocoles pour les archives des cabinet (...)

25Les responsables gouvernementaux acceptaient difficilement de se trouver dépendants de leurs successeurs pour consulter des archives qu’ils avaient produites ; ils comprenaient mal que ce ne fût pas à eux-mêmes d’examiner les demandes d’accès formulées par des tiers, notamment dans les années suivant la cessation de leurs activités. Il a donc été cherché, de façon très pragmatique, un moyen pour contourner ces obstacles. Avec l’accord du secrétariat général du gouvernement, a été préparé un modèle de protocole3 qui, tout en soulignant la nature publique des archives de cabinets, a infléchi dans le sens attendu les modalités de consultation. Le ministre signataire du protocole est admis à conserver un droit d’accès permanent aux documents qu’il a versés ; il en va de même pour ses collaborateurs, du moins pour la part d’archives qui leur est propre. Par ailleurs, aussi longtemps que les documents n’ont pas atteint leur délai de libre communicabilité, la faculté d’y accéder est maintenue comme pour toutes les archives publiques ; cependant c’est le signataire du protocole qui délivre son accord et non son successeur dans le cabinet ministériel concerné. Moyennant ces assouplissements exceptionnels qui leur garantissent de pouvoir, en cas de besoin, consulter à nouveau les documents archivés sans avoir de formalité à accomplir et d’être maître des décisions en matière d’accès par des tiers, les membres des cabinets ministériels procèdent à l’archivage des dossiers constitués dans l’exercice de leurs fonctions ministérielles. L’emploi d’un protocole est sans doute contestable en droit mais, grâce à cette pratique, des sources historiques d’une importance majeure sont préservées.

Des avancées constantes

26La mise en œuvre de ce dispositif a été lancée à l’issue du gouvernement de Pierre Mauroy. Le secrétaire général du gouvernement a adressé une note à tous les ministres ou secrétaires d’État pour leur rappeler les prescriptions de la loi sur les archives, les inciter à remettre leurs archives, et leur proposer, s’ils le désiraient, la signature d’un protocole. Les versements ont été nombreux dès cette première expérience, notamment au niveau du cabinet du Premier ministre. Depuis lors, le même processus a été répété à chaque remaniement du gouvernement avec des résultats inégaux d’autant qu’un grand nombre de facteurs pèsent sur le déroulement de l’opération : les circonstances et la nature du changement (remaniement surprise, dissolution liée à une échéance électorale, successeur appartenant à la même famille politique, alternance de la majorité), le département ministériel concerné (secteur politique ou plus technique), l’insertion de la mission dans ce ministère sans parler des personnalités des différents acteurs. Malgré les refus affichés de certains et les versements de pure forme d’autres, la réussite est globalement évidente puisque, depuis 1984, plus d’un millier de versements de cet ordre sont venus enrichir les collections du Centre des archives contemporaines.

27De plus, loin d’être figé, le processus suscite des amendements bénéfiques. Au départ de M. Jospin, tous les ministres et secrétaires d’État ont effectué une remise d’archives et l’ensemble a représenté plus de 2000 mètres linéaires de documents pour les seuls départements ministériels du ressort des Archives nationales avec, pour la première fois, la présence de documents électroniques aux côtés des dossiers plus classiques. Surtout, le texte des protocoles a été révisé à plusieurs reprises en vue d’une affirmation plus claire du caractère public de ces archives. L’aspect le plus critiquable était la désignation d’un mandataire autorisé à bénéficier des mêmes avantages que le signataire car cette clause prêtait à confusion avec le statut d’archives privées. Au printemps 2002, il a donc été laissé la possibilité à chaque ministre de choisir entre le maintien d’un mandataire ou une formule différente l’excluant. Hormis deux d’entre eux, tous les membres du gouvernement, y compris le Premier ministre, ont accepté qu’en cas d’empêchement de leur part, ce soit la direction des archives de France, plutôt qu’un mandataire, qui se prononce à leur place sur les demandes de consultation.

28En conclusion, ce n’est plus vraiment l’absence de collecte ou le refus de consultation (les demandes d’accès à ces dossiers sont de plus en plus nombreuses et satisfaites favorablement dans une proportion comparable à celle des dérogations) qui fait maintenant problème pour les archives des cabinets ministériels. La question serait plutôt de savoir comment parvenir à traiter la masse des versements entre deux remaniements ministériels. L’espoir ne peut être placé que dans une meilleure gestion par les secrétariats des instances productrices qui allégerait la tâche ultérieure des archivistes. La mission placée auprès des services du Premier ministre s’est déjà attelée à l’amélioration de la tenue des archives dès la création du cabinet et pendant toute la durée de ses activités. Cette tentative, encore balbutiante, devra être généralisée si l’on veut pouvoir espérer continuer à faire face aux collectes futures. Faute de gestion organisée de la production documentaire dans l’administration française, les Archives nationales ont pris le parti d’entrer en étroit contact avec les services administratifs et de concevoir un système complet de prise en charge des archives contemporaines dont les missions des Archives nationales forment le pivot. Avec les moyens, pourtant étroits, que leur confient leurs administrations d’accueil, ces missions opèrent, pour les documents de la période la plus récente, les tris, le classement et l’élaboration des différents instruments de recherche (répertoires, état des versements, base de données documentaire) utiles à l’ouverture au public la plus rapide possible des fonds collectés. Depuis la réorientation survenue dans les années 1980, on a le sentiment d’être parvenu à une méthodologie rodée et pertinente pour appréhender le déluge de dossiers générés dans les administrations centrales de l’État ; des progrès tant quantitatifs que qualitatifs ont été enregistrés dans la collecte, y compris des documents les plus sensibles. Cependant l’environnement administratif se trouve maintenant, sous l’effet conjugué de la modernisation de l’État, du mouvement vers la transparence administrative et du recours grandissant aux nouvelles technologies, en proie à une mutation accélérée qui fait redouter d’importantes difficultés dans les décennies à venir. Exposées à une inflation documentaire qui ne s’atténue pas tandis que des supports de l’information de plus en plus fragiles connaissent un essor mal maîtrisé, les missions doivent rapidement trouver des solutions techniquement et humainement envisageables pour répondre à ces nouveaux défis.

29On ne peut se cacher que certaines actions restent insuffisamment développées et que, dans son ensemble, le processus d’archivage mériterait d’être accéléré et sensiblement amplifié. Pour être en mesure de juguler le déferlement probable des archives électroniques, c’est une adhésion moins superficielle des services producteurs qu’il convient désormais de gagner. Seule la prise en main croissante de certaines tâches par les administrations donnera aux Archives nationales la possibilité de mener la réflexion prospective nécessitée par l’accentuation de la gestion informatisée des documents courants. Espérons que le dialogue qui a été instauré entre administrations et archivistes du fait de l’installation des missions au cœur même des services centraux de l’État permettra de dégager la voie de cette évolution vitale pour les archives de demain.

Notes

1 Voir dans ce volume le texte d’Hervé Lemoine relatif aux archives des cabinets des ministres de la Défense.

2 Pour le cas particulier du cabinet du ministre de la Défense, voir le texte d’Hervé Lemoine dans ce volume.

3 Voir dans ce volume le texte d’Hervé Lemoine évoquant les protocoles pour les archives des cabinets des ministres de la Défense.

Auteur

Conservateur général du patrimoine, directrice du Centre des archives contemporaines et de la section des missions

© CNRS Éditions, 2003

Conditions d’utilisation : http://www.openedition.org/6540