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Da produção à preservação informacional: desafios e oportunidades

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Nelson Vaquinhas
, 
Marisa Caixas
, 
Helena Vinagre

Parte III - Preservação digital

Criterios de certificación y auditoría de repositorios digitales seguros en archivos

José Luis Bonal Zazo et María del Pilar Ortego  de Lorenzo - Cáceres

Résumé

Análisis de tres directrices de certificación y auditoría de repositorios de archivo seguros: Trustworthy Repositories Audit & Certification: criteria and checklist (TRAC); Catalogue of Criteria for Trusted Digital Repositories de Network of Expertise in Long-term STORage of Digital Resources (NESTOR) y Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories elaborado por el Consultative Committee for Space Data System (CCSDS), adoptado como norma ISO 16363. Tras presentar el origen, características y estructura de las tres directrices, se realiza un estudio comparativo de los criterios relativos a los siguientes aspectos: marco organizativo, gestión del objeto digital e infraestructura técnica y seguridad.

Texte intégral

Introducción

1El desarrollo tecnológico de los medios existentes para la creación, difusión y uso de los documentos ha provocado una profunda transformación en las formas de gestión y almacenamiento de los mismos. Junto a los archivos tradicionales, dedicados a la custodia de documentos en papel y en soportes físicos similares, han surgido los archivos digitales, orientados a la salvaguarda de documentos digitales. Aunque los fundamentos teóricos y los principios que rigen el tratamiento de ambos tipos de documentos son similares, las particularidades de los documentos digitales son tan significativas que han provocado el desarrollo de técnicas específicas de gestión, tratamiento y conservación, adaptadas a las nuevas necesidades.

2De forma general la norma ISO 15489 establece que, independientemente del soporte, un sistema de gestión de documentos debe garantizar que éstos sean fiables, auténticos, íntegros y usables a lo largo del tiempo (UNE-ISO 15489-1, 2006). En el caso de los documentos digitales es más complicado asegurar la fiabilidad, autenticidad y usabilidad a lo largo del tiempo, debido, entre otras razones, a los cambios frecuentes de software y hardware. En este contexto cobra especial relevancia la realidad de los repositorios digitales de archivo, ya que su objetivo principal es “proporcionar un acceso fiable a largo plazo de los recursos digitales de una determinada comunidad” (Trusted, 2002, cit. por Raventós, 2011). De este modo, un repositorio digital debe presentar varias características destacables:

  1. Permitir el acceso directo a los objetos digitales que custodia. Este rasgo proporciona una ventaja notable frente a otros tipos de bases de datos, como es el acceso inmediato al documento original.

  2. Ser seguro, ya que ha de garantizar la fiabilidad, autenticidad e integridad de los documentos que custodia.

  3. Ser creado con “intención de futuro”, debido a que no sólo debe garantizar el acceso y la seguridad en el momento de su creación, sino también a lo largo del tiempo.

  4. Asegurar la preservación digital. Como consecuencia de los incesantes cambios tecnológicos, la preservación digital cobra especial relevancia en un repositorio digital. De acuerdo a la definición propuesta por el Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, preservar es “proteger, resguardar anticipadamente a una persona, animal o cosa, de algún daño o peligro” (Diccionario, 2012). La preservación, por tanto, es una actividad que tiene un carácter anticipado y, en el caso concreto de los repositorios digitales, exige una actuación extra de vigilancia tecnológica y control del entorno de creación de los documentos.

  5. Tener una comunidad definida. Tal como señala P. Raventós, un “repositorio digital de archivo debe establecer claramente qué usuarios pueden o no tener acceso y con qué perfiles” (Raventós, 2011: 663).

3De acuerdo a lo expuesto, y de forma sintética, es posible señalar que un repositorio digital debe proporcionar garantías sobre acceso directo, seguridad, uso futuro, preservación digital y definición de la comunidad a la que sirve.

4Tal como recuerda Laura Millar un repositorio puede ser gestionado por la propia institución que produce los documentos o puede ser gestionado por otra institución, es decir por una organización, pública o privada, que se responsabiliza de la custodia de dichos documentos (Millar, 2010). En ambos casos los repositorios digitales deben reunir las características enunciadas. Sin embargo, cuando una organización cede a otra la gestión de sus documentos aquélla debe analizar y valorar con más rigor las condiciones en que ésta va a custodiarlos, y esta actividad resulta relevante tanto para la institución que cede la custodia como para la que la asume. Para las instituciones que ceden la custodia de sus documentos digitales es importante evaluar las características de los repositorios ofertados por otras organizaciones para decidir cuál es el que ofrece mayores garantías y mejor se ajusta a sus necesidades. Para las instituciones (empresas u otras organizaciones) que asumen la custodia es importante definir las características de su repositorio, con el fin de concurrir en mejores condiciones de competencia frente a instituciones similares que ofrecen los mismos servicios.

5En el contexto descrito la existencia de instrumentos que posibiliten la evaluación de las características de los repositorios digitales de archivo en condiciones de objetividad es esencial. En la actualidad diferentes instituciones han desarrollado directrices o normas de evaluación de repositorios de archivo seguros, en las cuales se recogen conjuntos de criterios que permiten realizar la auditoría o certificación de la calidad de los repositorios con suficientes garantías.

6El objetivo principal de este trabajo es realizar un estudio comparativo de algunas de las principales fuentes normativas de auditoría y certificación de repositorios de archivo seguros, analizando su origen, su estructura general, su contenido y los criterios relacionados con el marco de organización del repositorio, los relativos a la gestión de objetos digitales y los referentes a la infraestructura técnica y las medidas de seguridad disponibles.

Marco normativo

7En el proceso de creación y mantenimiento de un repositorio digital es posible diferenciar dos tipos de fuentes normativas: las relacionadas con la planificación y puesta en marcha del repositorio; y las relacionadas con la evaluación posterior del funcionamiento del mismo.

8Para la planificación general de un repositorio la principal fuente normativa disponible es el Modelo OAIS (Open Archival Information Sytem), existente también como norma ISO 14721:2013.

9Para la evaluación de un repositorio existen diferentes directrices, modelos y normas, entre las cuales destacan, por su origen y su proyección, tres. Se trata de las siguientes: Trustworthy Repositories. Audit and Certificatio (Trustworthy, 2007); Catalogue of Criteria for Trusted Digital Repositorie (Catalogue, 2011); y Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories (Audit, 2011), adoptada como norma ISO en 2013 (ISO 16363, 2012)

Fuentes de planificación: el modelo OAIS

10El principal modelo para la creación de repositorios digitales de archivo seguros es el Modelo OAIS (Open Archival Information System). Se trata de un modelo funcional de carácter general, independiente de cualquier programa o equipamiento informático específico, que constituye un marco teórico, conceptual, terminológico y de referencia para la creación de repositorios. En el propio modelo se describe, de forma sintética, el tipo de repositorio que se persigue crear, al señalar que un OAIS es “an archive, consisting of an organization, which may be part of a larger organization, of people and systems, that has accepted the responsibility to preserve information and make it available for a Designated Community” (Reference model, 2012).

11Señala M. Termens que el modelo fue desarrollado para dar respuesta a las necesidades de conservación de la información relativa a los vuelos al espacio, tal como los datos de telemetría espacial. En algunas ocasiones este tipo de datos se perdió o se volvió inutilizable. Ante esta situación se decidió regular un procedimiento que garantizara la conservación de los datos digitales a largo plazo. En lugar de optar por el diseño de un software determinado se optó por la creación de un modelo teórico de carácter general que asegurara la preservación y el acceso a la información (Termens, 2013).

12El modelo fue desarrollado por el Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS), organismo creado en 1982 con el fin de redactar normas y recomendaciones para el tratamiento de datos espaciales, integrado por representantes de las principales agencias del espacio del mundo (Consultative, 2014). La primera versión apareció en el año 2002 (Reference model, 2002), la cual fue adoptada como norma ISO al año siguiente (ISO 14721, 2003). En el año 2012 fue aprobada la segunda versión (Reference model, 2012), que, como la anterior, fue convertida en norma ISO un año después (ISO 14721, 2013).

13En definitiva, el Modelo OAIS constituye un marco teórico y conceptual concebido con el fin de crear sistemas que permitan garantizar el acceso a los documentos digitales en el futuro.

14Una de las preguntas que se puede plantear en torno al modelo OAIS es la siguiente: ¿la aplicación del modelo OAIS garantiza la creación de repositorios fiables? o, dicho de otro modo: ¿una institución que implementa el modelo OAIS puede asegurar la fiabilidad, integridad, autenticidad y usabilidad de sus documentos digitales en el futuro? La respuesta es negativa: la sola aplicación del modelo OAIS para crear un repositorio no garantiza el uso futuro de los documentos digitales custodiados en el mismo. Un repositorio digital es una entidad viva, creada con una vocación de permanencia, que exige una revisión constante de sus prácticas. Por otra parte, la gestión de un repositorio implica la aplicación de un ciclo completo de planificación en diferentes fases: concepción, planificación, implementación y evaluación (Catalogue, 2011).

15Como ya hemos apuntado, para la ejecución de la última fase citada, la fase de evaluación, se han puesto en marcha diferentes iniciativas con el fin de ayudar a determinar si un repositorio digital es fiable y seguro, entre las que sobresalen las que presentamos a continuación.

Fuentes de evaluación (1): TRAC

  • 1 Los antecedentes de la creación de TRAC se encuentran en el año 2000, cuando tuvo lugar la creación (...)

16En el año 2003 se constituyó un grupo de trabajo integrado por representantes de RLG (Research Library Group) y NARA (National Archives and Records Administration) para la creación de un instrumento que permitiera la certificación de repositorios digitales seguros, con el fin de identificar repositorios capaces de almacenar, migrar y proporcionar acceso a los fondos digitales de forma fiable. El resultado, en el que se incluyeron las aportaciones del CRL (Center for Research Libraries), apareció en el año 2007 con el título de Trustworthy Repositories. Audit & Certification (en adelante TRAC) (Trustworthy, 2007)1.

17TRAC presenta sus criterios de evaluación estructurados en tres grandes categorías: A) infraestructura de organización; B) gestión del objeto digital; y C) tecnologías, infraestructura técnica y seguridad. Cada una de las categorías principales se encuentra subdividida en un número de sub-categorías, que oscila entre 3 y 6 (v. tabla 1). Dentro de cada sub-categoría se encuentran los diferentes criterios de evaluación, cuyo número total asciende a 84 (v. tabla 3). De este modo, es posible afirmar que TRAC se encuentra estructurado en tres niveles de profundidad, tal como se puede advertir en la tabla 2.

18En TRAC cada criterio aparece formado por tres componentes: el título del criterio, la explicación de su contenido y las evidencias que pueden ser analizadas para determinar el alcance o no de su cumplimiento (Trustworthy, 2007). De forma complementaria, presenta un modelo de recogida de datos más detallado en el que proporciona pautas estructuradas para la recogida sistemática de información durante el proceso de auditoría y certificación (Trustworthy, 2007).

Fuentes de evaluación (2): NESTOR Criteria

19En el año 2003 fue creada en Alemania la Network of Expertise in Long-term STORage of Digital Resources (NESTOR), entidad integrada por expertos en materia de preservación digital procedentes de archivos, bibliotecas, museos, instituciones de certificación y organismos relacionados (Dobratz, 2004). Un año después, en 2004, se puso en marcha el NESTOR Working Group on Trusted Digital Repository Certification, con el objetivo de crear una lista de criterios para la certificación de repositorios digitales confiables. El primer resultado de la actividad de este grupo de trabajo apareció en el año 2006, fecha en que fue publicada la primera versión del Catalogue of Criteria for Trusted Digital Repositories (Catalogue, 2006). Se trataba de un borrador elaborado con fines de difusión y recogida de comentarios públicos. Concluido el plazo de recogida de comentarios, en 2009 se publicó la segunda versión con el mismo título (Catalogue, 2009).

20De forma semejante a TRAC, el catálogo de NESTOR presenta su lista de criterios agrupados en tres grandes categorías: A) Marco de organización; B) Gestión del objeto; C) Infraestructura y seguridad. Tal como se puede advertir se trata de categorías similares a las de TRAC. Cada una de las categorías está dividida en un número variable de sub-categorías, un número que oscila entre 2 y 7 (v. tabla 1). Asimismo, dentro de cada sub-categoría se encuentran los criterios, los cuales suman un número total de 41, es preciso destacar que la última sub-categoría no presenta ningún criterio específico (Catalogue, 2009). Por tanto, es posible afirmar que, de idéntica forma a TRAC, los criterios del catálogo de NESTOR se encuentran estructurados en tres niveles de profundidad: categoría, sub-categoría y criterio, pese a que el número de criterios es notablemente inferior (v. tablas 2 y 3).

21A diferencia de TRAC y también, como veremos, de la norma ISO 16363, los criterios de NESTOR se encuentran definidos con mayor precisión, ya que incluyen los siguientes elementos: título del criterio; explicación general del criterio; ejemplos, comentarios y notas para su uso en las diferentes áreas de aplicación (archivos, bibliotecas, museos, etc.); y bibliografía relacionada con el criterio (Catalogue, 2009).

Fuentes de evaluación (3): Lista de criterios de CCSDS / ISO 16363

22El Consultative Committee on Space Data Systems (CCSDS), entidad responsable de la creación del modelo OAIS, desarrolló una lista de criterios de auditoría y certificación de repositorios confiables, publicada en el año 2011 con el título de Audit and Certification of Trustworthy Repositories (Audit, 2011). Se trataba de una lista basada en TRAC, aunque presentaba algunas modificaciones con el fin de mejorar su contenido. El documento fue adoptado con idéntico contenido en 2012 por ISO como norma ISO 16363.

23Como TRAC, o el Catálogo de NESTOR, la norma ISO 16363 presenta los criterios agrupados en torno a tres categorías del mismo tipo: 1) Infraestructura de la organización; 2) Gestión del objeto digital; y 3) Gestión de riesgos de infraestructura y seguridad (Audit, 2011). Del mismo modo que las dos fuentes anteriores, cada una de las categorías se encuentra dividida en diferentes sub-categorías (v. tabla 1). Sin embargo, a diferencia de TRAC y del catálogo de NESTOR, algunos criterios se subdividen en criterios más específicos y algunos de éstos, a su vez, se dividen en criterios aún más concretos (Audit, 2011). Existen así cinco niveles de profundidad: categoría, sub-categoría, criterio, criterio específico de primer nivel y criterio específico de segundo nivel. No obstante, el número total de criterios (contabilizando sólo los que alcanzan el mayor nivel de especificidad, que puede variar en cada caso) asciende a 85, un número parecido al existente en la relación propuesta por TRAC (v. tabla 3).

24Por lo que respecta a la estructura interna de cada criterio, en la lista del CCSDS/ISO 16363 los criterios se encuentran organizados en 4 elementos: título del criterio, justificación de su utilidad, ejemplos y discusión (Audit, 2011).

Tabla 1 - Tabla comparativa de criterios de auditoría y certificación de TRAC, NESTOR e ISO 16366

Tabla 1 - Tabla comparativa de criterios de auditoría y certificación de TRAC, NESTOR e ISO 16366

Tabla 2 - Niveles de detalle de TRAC, NESTOR e ISO 16366

Tabla 2 - Niveles de detalle de TRAC, NESTOR e ISO 16366

Tabla 3. Comparación general de TRAC, NESTOR e ISO 16366

Tabla 3. Comparación general de TRAC, NESTOR e ISO 16366

Objetivos

25El presente trabajo se plantea con el objetivo general de analizar las tres listas de criterios de evaluación descritas: los criterios de TRAC, de NESTOR y de CCSDS/ISO 16363. Para conseguir el objetivo señalado se han planteado los siguientes objetivos específicos:

  1. Comparar, de forma general, los criterios de evaluación utilizados en las tres fuentes señaladas.

  2. Comparar los criterios relacionados con el marco de la organización que gestiona el repositorio digital en dichas listas.

  3. Comparar los criterios relacionados con la gestión de los objetos digitales en las tres directrices apuntadas.

  4. Comparar los criterios relacionados con la infraestructura técnica de los repositorios y las medidas de seguridad en las tres fuentes citadas.

Metodología

26Para conseguir los objetivos señalados se ha realizado un estudio comparativo. Dado que las tres fuentes normativas seleccionadas presentan una estructura y un contenido de carácter similar es posible aplicar una comparación de carácter próximo, centrada en el estudio de aspectos relacionados con la macroestructura y la microestructura de las listas de criterios. Sin embargo, por razones de utilidad y de extensión, la comparación se ha centrado, principalmente, en aspectos de contenido de los propios criterios. La metodología empleada se ha desarrollado en los siguientes pasos:

  1. En primer lugar fueron seleccionados diferentes modelos, patrones, directrices y normas de evaluación de calidad de repositorios digitales.

  2. En segundo lugar se realizó un análisis de la estructura, el contenido y el alcance de las diferentes fuentes normativas seleccionadas, con el fin de determinar si era posible llevar a cabo la comparación entre las mismas. En este proceso se descartaron modelos relevantes relacionados, como DRAMBORA, un método de evaluación de repositorios digitales basado en el análisis de riesgos (Drambora, 2008). DRAMBORA fue descartado por presentar una estructura y una metodología de trabajo diferente al resto de las fuentes, aspectos que impedían realizar una comparación válida. Finalmente fueron seleccionadas las tres listas de criterios citadas: TRAC, NESTOR y CCSDS/ISO16363. En los tres casos seleccionados se advirtió una estructura similar, caracterizada por dos rasgos: a) en las tres los criterios de evaluación se encuentran agrupados en torno a tres aspectos: contexto institucional, objeto digital e infraestructura técnica; b) en las tres listas los criterios se encuentran estructurados en 3 ó 5 niveles jerárquicos de profundidad.

  3. En tercer lugar se llevó a cabo un trabajo de equiparación de criterios similares existentes en las tres fuentes. El proceso de identificación de criterios equivalentes se realizó mediante una matriz de datos estructurada del siguiente modo:

En las celdas de cada columna fueron registrados todos los criterios de una misma lista.

En las celdas de cada fila fueron registrados los criterios coincidentes.

La identificación de criterios coincidentes resultó compleja por las siguientes razones:

27La estructura jerárquica de las tres fuentes es diferente: NESTOR y TRAC presentan 3 niveles de profundidad, mientras que la lista de CCSDS/ISO16363 cuenta con 5 niveles. En algunas ocasiones los criterios del nivel de una lista coinciden con los criterios existentes en un nivel diferente de otra lista.

  1. La estructura de agrupación de las listas es diferente: NESTOR tiene agrupaciones de segundo nivel (sub-categorías) que no coinciden con el resto. En estos casos la decisión adoptada ha sido elegir el criterio más específico para hacer la comparación.

  2. Los enunciados de los criterios pueden ser diferentes, pero hacer referencia a un mismo aspecto. Para evitar este problema se optó por traducir los criterios al español con el fin de facilitar su comprensión y realizar la comparación.

  3. Un criterio de una lista puede contener varios enunciados y, por tanto, coincidir con varios criterios de otra lista. En estos casos se ha optado por considerar cada enunciado como un criterio específico. Por esta razón el número de criterios identificados finalmente supera al número de criterios existentes en cada una de las tres listas estudiadas.

  4. Algunos criterios están enunciados de una forma muy general (incluso se encuentran sólo en el nivel de sub-categoría), mientras que otros alcanzan un alto grado de especificidad. Como ya se ha señalado siempre se ha intentado conseguir el mayor grado de objetividad.

  1. En cuarto lugar se definió una lista propia de criterios, en la que se englobaron en una relación única todos los criterios de TRAC, NESTOR y CCSDS/ISO 16363. La finalidad de esta lista propia fue contar con un patrón único que permitiera comparar las analogías y diferencias de las tres fuentes estudiadas.

  2. Por último, se contrastó la lista propia con las listas de TRAC, NESTOR y CCSDS/ISO 16363 con el fin de identificar la presencia, o no, de cada criterio en cada una de las tres listas. El número de criterios recogidos en la lista propia ascendía a 136, en los cuales se incluye la suma de todos los criterios identificados en las tres listas y los criterios desglosados en varios criterios más específicos por contener enunciados diferentes.

Resultados

Distribución general

28El análisis de la distribución general de los criterios permite advertir que, de forma global, predominan aquellos destinados a la gestión del objeto digital (51,4% -n=70; N=136-) sobre los relativos al entorno de organización (28,6% -n=39; N=136-) y a la infraestructura técnica y de gestión de seguridad (19,8% -n=27; N=136-) (v. tabla 4 y gráfico 1).

29Asimismo todas las listas coinciden en dar prioridad a la gestión del objeto digital, con valores porcentuales que se sitúan entre el 49,4% y el 51,1%. Sin embargo en el caso del catálogo de NESTOR existen notables diferencias sobre las otras dos categorías, ya que en esta lista los criterios relacionados con el marco de organización son proporcionalmente superiores a la media, con un 42,2% (n=19; N=45). Por el contrario en el catálogo de NESTOR tan sólo se han detectado 3 criterios relacionados con la infraestructura técnica y la seguridad (6,66% -n=3; N=45-).

Tabla 4 - Tabla de distribución general de criterios

Tabla 4 - Tabla de distribución general de criterios

Gráfico 1 - Distribución general de criterios

Gráfico 1 - Distribución general de criterios

Infraestructura de organización

30Los criterios relativos a la infraestructura de organización hacen referencia a distintos aspectos de carácter organizativo e institucional vinculados con la creación y mantenimiento del repositorio. Se trata de una de las categorías en la que existen mayores diferencias entre el catálogo de NESTOR y las otras dos fuentes estudiadas. Los criterios que integran esta categoría pueden ser agrupados en las siguientes sub-categorías (v. tabla 5 y gráfico 2):

  1. Gobernanza y viabilidad. Bajo este epígrafe se incluyen aquellos criterios relacionados principalmente con los planes institucionales de pervivencia del repositorio y los compromisos relativos a la gestión y el acceso a la información en el futuro. Tal como se puede advertir en la tabla 5, el 20,5% (n=8; N=39) de los criterios identificados dentro de este primer conjunto corresponden a esta sub-categoría. La lista de criterios de CCSDS/ISO es la que cuenta con mayor número de criterios dedicados a esta cuestión, con un 25,9% (n=7; N=27) (v. tabla 5 y gráfico 2).

  2. Infraestructura de organización. Dentro de esta sub-categoría se incluyen los criterios relacionados con las funciones definidas para el cumplimiento de la misión del repositorio y, sobre todo, con las características de los recursos humanos disponibles para hacerlo (número, capacitación, planes de formación, etc.). Todas las listas analizadas dedican 4 criterios a esta cuestión. Sin embargo, proporcionalmente, es el catálogo de NESTOR el que concede más importancia a este aspecto (21,05% -n=4; N=19-).

  3. Responsabilidades y marco de políticas. Los criterios incluidos en esta sub-categoría hacen referencia a un conjunto heterogéneo de aspectos relacionados con la gestión, entre los que se incluyen: la definición de comunidades; el establecimiento de medidas de revisión, actualización y desarrollo del repositorio; los compromisos de transparencia, responsabilidad y acceso a la información; y la programación de acciones de autoevaluación, certificación y auditoría, entre otros. De todas las listas analizadas es TRAC la que presenta el mayor número de criterios sobre este aspecto, tanto en términos absolutos como porcentuales (35,7% -n=10; N=28-).

  4. Sostenibilidad financiera. Bajo esta sub-categoría se engloban los criterios relacionados con el aseguramiento de la financiación del repositorio. Algunas listas, como el catálogo de NESTOR, solamente han definido un criterio general sobre esta cuestión. Otras, como TRAC o la norma ISO 16363, han definido un conjunto más amplio de criterios relacionados con aspectos específicos de gestión económica (revisión presupuestaria, transparencia informativa o establecimiento de controles). De nuevo es TRAC la lista que recoge un mayor número de criterios sobre financiación (17,8% -n=5; N=28-).

  5. Regulación legal y contractual. En esta sub-categoría se presentan los criterios relacionados con la existencia de documentos contractuales relativos a la gestión de los objetos digitales (depósito, transferencia de derechos, adquisición, mantenimiento, baja…), así como a la sujeción de las actividades del repositorio al ordenamiento legal. A diferencia de los casos anteriores es la relación de criterios del CCSDS/ISO 16363, la fuente que más criterios dedica a esta materia (22,2% -n=6; N=27-).

  6. Gestión de calidad. Sólo el catálogo de NESTOR recoge una sub-categoría específica relativa a la gestión de calidad. Esto no quiere decir que el resto de las fuentes analizadas no presenten criterios relacionados con la gestión de calidad, al contrario, tanto en TRAC como en la relación de CCSDS/ISO 16363 es posible encontrar criterios directamente vinculados con la calidad, sin embargo no aparecen agrupados bajo una sola sub-categoría. En el catálogo de NESTOR se encuentran 2 criterios sobre gestión de calidad (10,5% -n=2; N=19-). Ambos aluden a la gestión por procesos y a la definición de responsabilidades en los mismos.

Tabla 5 - Tabla de distribución general de criterios de “infraestructura de organización”

Tabla 5 - Tabla de distribución general de criterios de “infraestructura de organización”

Gráfico 2 - Distribución general de criterios de “infraestructura de organización”

Gráfico 2 - Distribución general de criterios de “infraestructura de organización”

Gestión del objeto digital

31Los criterios relacionados con la gestión de los objetos digitales custodiados en el repositorio se encuentran agrupados en un conjunto de sub-categorías que corresponden, parcialmente, con las entidades funcionales de gestión definidas en el modelo OAIS: adquisición, almacenamiento archivístico, gestión de datos, administración, preservación y acceso (Reference model, 2012). La coincidencia en TRAC y CCSDS/ISO 16363 es completa. El catálogo de NESTOR, en cambio, incluye dos sub-categorías específicas dedicadas a la integridad y la autenticidad de los objetos digitales. Sin embargo los criterios definidos en ambas sub-categorías pueden ser englobados, sin ningún problema, en el resto de sub-categorías definidas. Por esta razón, es posible diferenciar las siguientes 6 grandes sub-categorías (v. tabla 6 y gráfico 3):

  1. Adquisición del objeto digital. Se incluyen dentro de esta sub-categoría los criterios referentes a la valoración del proceso de ingreso de objetos digitales en el repositorio, recibidos, de acuerdo a la terminología OAIS, como SIPs (Submission Information Package). Los criterios definidos hacen referencia, principalmente, a la identificación y registro de las características de los SIPs y a los controles de verificación de autenticidad, integridad y aspectos físicos y técnicos en el momento de su ingreso. De las tres fuentes analizadas, la que presenta un mayor número de criterios de evaluación relativos a la adquisición del objeto digital es la lista de CCSDS/ISO 16363, la cual presenta 11 criterios diferentes (21,1% -n=11; N=52-). No obstante, desde el punto de vista porcentual todas las listas coinciden en definir un número de criterios proporcionalmente similar: TRAC un 18% (n=9; N=48) y el catálogo de NESTOR un 21,7% (n=5; N=23).

  2. Creación del paquete de archivo de información (AIP). La creación del AIP (Archival Information Package) constituye un paso clave en un OAIS, ya que entraña la conversión del SIP recibido en un AIP para el almacenamiento. Dada la importancia del proceso se ha definido un numeroso conjunto de criterios orientados al control de la transformación del SIP en AIP: documentación del proceso, definición de identificadores, vinculación de datos de preservación y de contenido, verificación de integridad, etc. Como en el caso anterior, es la lista del CCSDS/ISO 16363 la que dedica más criterios a la creación de AIP: el 44,2% (n=23; N=52). Aunque las otras fuentes presentan una cantidad de criterios menor, el número es igualmente significativo: un 34,7% en el caso del catálogo de NESTOR (n= 8; N=23); y un 33,3% en el caso de TRAC (n=16; N=48).

  3. Preservación. Los criterios identificados en esta sub-categoría hacen referencia, principalmente, a la existencia de planes y políticas de preservación digital, no se ocupan de aspectos específicos ni de técnicas concretas de preservación. De nuevo es la relación de CCSDS/ISO 16363 la que presenta un mayor número de criterios vinculados con la preservación: 11,5% (n=6; N=52). Por el contrario el catálogo de NESTOR tan sólo presenta un criterio sobre este aspecto (4,34% -n=1; N=23-).

  4. Almacenamiento archivístico. Se trata de una sub-categoría complementaria de la anterior. Mientras que la sub-categoría anterior está dedicada a la planificación de la preservación, ésta se encuentra orientada a las estrategias de preservación aplicadas. Tanto TRAC como la relación de CCSDS/ISO 16363 dedican 5 criterios a esta materia, aunque, proporcionalmente, el porcentaje es mayor en TRAC.

  5. Gestión de la información. Los criterios incluidos en esta sub-categoría son los relativos a la definición y asignación de metadatos para la gestión del objeto digital (principalmente metadatos descriptivos, estructurales, de identificación, de preservación y de uso). De todas las fuentes estudiadas es el catálogo de NESTOR el que cuenta con el mayor número de criterios dedicados a la gestión de la información: 26,08% (n=6; N=48).

  6. Gestión del acceso. Dentro de esta sub-categoría se incluyen criterios relacionados con el control de la transformación del AIP en DIP (Dissemination Information Package) establecida en el Modelo OAIS para el suministro de documentos, así como con la gestión del proceso de acceso y difusión de información. Tal como se puede advertir en la tabla 6, TRAC es la lista que dedica más criterios a esta cuestión: un 20,8% (n=10; N=48), por el contrario la relación de CCSDS/ISO sólo cuenta con 3 criterios sobre gestión del acceso (5,76% -n=3; N=52-).

Tabla 6 - Tabla de distribución general de criterios de “gestión del objeto digital”

Tabla 6 - Tabla de distribución general de criterios de “gestión del objeto digital”

Gráfico 3 - Distribución general de criterios de “gestión del objeto digital”

Gráfico 3 - Distribución general de criterios de “gestión del objeto digital”

Infraestructura tecnológica y gestión de seguridad

32La tercera categoría analizada, relacionada con los riesgos asociados a la infraestructura tecnológica y a la seguridad, constituye aquélla a la que las tres fuentes revisadas dedican un menor número de criterios. Esta circunstancia no se debe al hecho de que sean aspectos secundarios o circunstanciales, todo lo contrario, ya que tecnología y seguridad son elementos esenciales en un repositorio digital. Sin embargo, se trata de aspectos que deben ser controlados desde el punto de vista informático y, por esa razón, su evaluación exhaustiva excede al alcance de la gestión de documentos.

33En las tres fuentes analizadas los criterios correspondientes a esta categoría aparecen agrupados en un número de sub-categorías que oscila entre 2 y 3 (v. tabla 1). Por su carácter pueden ser agrupados en las dos sub-categorías siguientes (v. tabla 7 y gráfico 4):

  1. Infraestructura tecnológica. Los criterios relacionados con la infraestructura tecnológica aluden a los requisitos de software y hardware para el correcto funcionamiento del sistema. Se trata de la sub-categoría en la que se encuentra el número de criterios más elevados en las tres fuentes analizadas, particularmente en TRAC (80,9% -n=17; N=21-) y en la lista de CCSDS/ISO 16363 (82,6% -n=19; N=23-).

  2. Seguridad. Dentro de esta sub-categoría se incluyen criterios específicos sobre identificación de factores de riesgo, definición de controles de seguridad, asignación de responsabilidades y existencia de planes de contingencia. Tanto TRAC como la lista CCSDS/ISO 16363 presentan los mismos criterios de evaluación (v. tabla 7).

Tabla 7 - Tabla de distribución general de criterios de “infraestructura técnica y gestión de seguridad”

Tabla 7 - Tabla de distribución general de criterios de “infraestructura técnica y gestión de seguridad”

Gráfico 4 - Distribución general de criterios de “infraestructura técnica y gestión de seguridad”

Gráfico 4 - Distribución general de criterios de “infraestructura técnica y gestión de seguridad”

Conclusiones

34Tal como señalamos en la introducción, una correcta planificación de un repositorio no resulta suficiente para garantizar su calidad, es preciso también hacer evaluaciones periódicas para asegurar su correcto funcionamiento.

35Todas las listas o catálogos de criterios de evaluación de calidad de repositorios analizados toman como punto de referencia el Modelo OAIS, este hecho da mayor relevancia al Modelo OAIS como patrón para la creación de repositorios de archivo seguros y, al mismo tiempo, favorece la definición de criterios de un modo uniforme, tanto de aspectos terminológicos como de contenido.

36Por otra parte, las tres fuentes estudiadas son resultado de un trabajo colectivo de carácter cooperativo llevado a cabo por instituciones de diferente tipo (OCLC, NARA, CRL, CCSDS, ISO, Biblioteca Nacional de Alemania, etc.). Esta diversidad institucional da mayor relevancia a los tres documentos analizados por su carácter multidisciplinar.

37Las tres fuentes señaladas cuentan con una estructura similar, si bien es cierto que los niveles de detalle en los que se organizan los criterios varían en el caso de la lista de CCSDS/ISO 16363.

38En las tres fuentes revisadas existe unanimidad en considerar que la evaluación de calidad de un repositorio digital debe orientarse a tres ámbitos: 1) el contexto organizativo e institucional en el que se enmarca; 2) las actividades técnicas de tratamiento de los objetos digitales custodiados; y 3) el entorno tecnológico y de seguridad del repositorio. El análisis del último de los aspectos señalados debe ser abordado no sólo desde el punto de vista de la gestión de documentos, sino también, y sobre todo, desde el punto de vista de la seguridad informática.

39De forma general, es posible afirmar que todas las listas estudiadas prestan más atención a la gestión del objeto digital que a los otros dos ámbitos de evaluación, si bien es cierto que, proporcionalmente, en el catálogo de NESTOR son también numerosos los criterios relacionados con el entorno organizativo.

40Desde el punto de vista cuantitativo, cada una de las listas resulta más apropiada para la evaluación de determinadas sub-categorías. TRAC proporciona un número mayor de criterios para tres sub-categorías: responsabilidades y marco de políticas; sostenibilidad financiera y gestión del acceso. Por su parte el catálogo de NESTOR presenta con más detalle los criterios relacionados con la gestión de calidad y, sobre todo, con la gestión de de la información (metadatos de gestión). La lista de CCSDS/ISO 16363 cuenta con más criterios dedicados a: gobernanza y visibilidad; regulación legal; adquisición de objetos digitales; creación de AIPs; planes de preservación e infraestructura tecnológica. El resto de las sub-categorías son tratadas de modo similar por todas las fuentes estudiadas.

41La evolución tecnológica, la aparición de nuevas normas para la creación de repositorios y el surgimiento de nuevos retos, obligará a revisar los instrumentos utilizados para llevar a cabo la evaluación con garantías suficientes. Esta realidad supondrá la necesidad de realizar un trabajo constante de evaluación de los propios instrumentos de evaluación.

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Notes

1 Los antecedentes de la creación de TRAC se encuentran en el año 2000, cuando tuvo lugar la creación de un grupo de trabajo formado por expertos de OCLC y RLG con el fin de definir los atributos que debía tener un repositorio digital en instituciones de investigación de acuerdo al modelo OAIS. El resultado de la actividad desarrollada por este grupo de trabajo fue un informe publicado en 2002 que recoge los atributos y responsabilidades de repositorios digitales seguros (Trusted, 2002).

Table des illustrations

Titre Tabla 1 - Tabla comparativa de criterios de auditoría y certificación de TRAC, NESTOR e ISO 16366
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2835/img-1.png
Fichier image/png, 66k
Titre Tabla 2 - Niveles de detalle de TRAC, NESTOR e ISO 16366
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2835/img-2.png
Fichier image/png, 49k
Titre Tabla 3. Comparación general de TRAC, NESTOR e ISO 16366
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2835/img-3.png
Fichier image/png, 19k
Titre Tabla 4 - Tabla de distribución general de criterios
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2835/img-4.png
Fichier image/png, 6,2k
Titre Gráfico 1 - Distribución general de criterios
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2835/img-5.png
Fichier image/png, 41k
Titre Tabla 5 - Tabla de distribución general de criterios de “infraestructura de organización”
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2835/img-6.png
Fichier image/png, 9,7k
Titre Gráfico 2 - Distribución general de criterios de “infraestructura de organización”
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2835/img-7.png
Fichier image/png, 92k
Titre Tabla 6 - Tabla de distribución general de criterios de “gestión del objeto digital”
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2835/img-8.png
Fichier image/png, 9,0k
Titre Gráfico 3 - Distribución general de criterios de “gestión del objeto digital”
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2835/img-9.png
Fichier image/png, 39k
Titre Tabla 7 - Tabla de distribución general de criterios de “infraestructura técnica y gestión de seguridad”
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2835/img-10.png
Fichier image/png, 4,4k
Titre Gráfico 4 - Distribución general de criterios de “infraestructura técnica y gestión de seguridad”
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Auteurs

Universidad de Extremadura, Facultad de Ciencias de la Documentación y la Comunicación

Universidad de Extremadura, Facultad de Ciencias de la Documentación y la Comunicación

© Publicações do Cidehus, 2017

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