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Da produção à preservação informacional: desafios e oportunidades

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Nelson Vaquinhas
, 
Marisa Caixas
, 
Helena Vinagre

Parte III - Preservação digital

A gestão da produção informacional via email

Hugo Oliveira et Maria Manuela Pinto

Résumé

Neste artigo são apresentados alguns resultados da análise, sob a perspectiva sistémica, do problema da gestão e preservação da produção informacional via email no longo prazo. Um estudo realizado no âmbito da área científica da Ciência da Informação, mais concretamente no campo da Gestão da Informação (GI), assumindo-se a função de preservação da informação como sua variável.Define-se e descreve-se o funcionamento do email, bem como a importância que lhe deverá ser atribuída na GI: Uma abordagem que envolve o desenvolvimento de uma política de gestão de emails, o processo de gestão do email ao longo de todo o seu ciclo de vida, assumindo-se a sua preservação numa perspectiva de acesso e uso continuado, só possível se for efectivamente integrada nos processos de gestão do sistema de informação organizacional, desde a fase de produção/receção/captura. Apresentam-se diferentes perspectivas, casos de boas práticas, bem como exemplos de orientações e ferramentas disponíveis.

Texte intégral

Introdução

1O uso da @ na comtemporaneidade é de imediato associado ao email (correio electrónico) e este, por sua vez, ao ato de compor, enviar e receber mensagens através das tecnologias de Comunicação e Informação.

2Este é, de facto, um meio de comunicação que emerge associado ao cunho da informalidade do meio e da mensagem/discurso transmitida, mas que rapidamente se arreigou no quotidiano de pessoas, instituições e organizações, substituindo progressivamente as tradicionais vias de comunicação, como o correio postal, fax, ou telefone.

3Porém, se o ofício recebido em suporte papel continua a ser objto de registo, organização, descrição, instalação e armazenamento sob controlo, para posterior recuperação e uso, o email produzido, recebido e acumulado em "mail boxes", mantinha o cunho informal e um tratamento aligeirado e confinado ao âmbito pessoal ou individual do produtor/recetor, não se diferenciando, de forma substancial, se, em termos comportamentais, esse agente da acção se encontrava em contexto pessoal ou no contexto das sua actividades profissionais ou cívicas.

  • 1 A reflexão que aqui se apresenta teve continuidade no projecto de dissertação em Ciência da Informa (...)

4Impõe-se, pois, a necessidade de lhe reconhecer uma componente forma que assegura a manutenção continuada da relevância informacional de um email, bem como os atributos de autenticidade, integridade, fidedignidade, confidencialidade, inteligibilidade e usabilidade exigidos à informação que integra o sistema de informação (que se quer ativo e permanente), evidência da acção, recurso de gestão e memória de indivíduos, instituições e organizações1.

5Nos últimos anos, constata-se a progressiva consciencialização do impacto da utilização e importância do email como "produto informacional". No entanto, este é um processo que está longe de ser simples ou linear confrontando-se com consideráveis dificuldades. Desde logo, ao nível da dissociação do ato do foro pessoal, do que respeita ao for institucional/organizacional do qual o "agente" faz parte, até às dificuldades inerentes ao uso da tecnologia e à rápida obsolescência que lhe é inerente, a par da crescente perceção da complexidade decorrente da pluridimensionalidade que envolve a unidade informacional digital corporizada num email e que, de facto, integra um conjunto de componentes informacionais e meta-informacionais digitais que, só em conjunto, garantem a unidade de sentido que constitui, efectivamente, a unidade recebida via email.

Em que consiste e como funciona o email?

6Electronic Mail, e-mail ou correio electrónico designa, desde logo, um serviço que permite compor, enviar e receber mensagens através de redes e sistemas electrónicos de comunicação.

7Uma mensagem de email é estruturada por dois componentes essenciais, o cabeção da mensagem e o corpo da mensagem, constituído pelo corpo do email, a que se acrescem so anexos. O cabeçalho da mensagem contém informação de controlo, incluindo, como elementos básicos, o endereço de correio electrónico de um remetente e um ou mais endereços de destinatários.

8Quando um email é enviado, a mensagem é encaminhada de servidor para servidor, para o servidor de email do destinatário. Mais precisamente, a mensagem é enviada ao servidor de correio encarregado de transportar emails; chamado MTA (Mail Transport Agent), para oMTA do destinatário. Este entrega o email para o servidor de correio recebido, chamdo MDA (Mail Delivery Agent), que o armazena, aguardando que o utilizado o aceite. Na Internet, os MTA comunicam entre si utilizando o protocolo SMTP, e, assim, são chamados logicamente servidores SMTP (Service Mail Transfer Protocol). São dois principais protocolos utilizados para a recuperação do email do MDA:

  • POP3 (Post Office Protocol), o mais antigo e usado para a recuperação de email e que, emcertos casos, deixa uma cópia no servidor;

  • IMAP (Internet message Acess Protocol), que é usado para coordenar o estado do email (ler, apagar, mover) em vários clientes de email. Com o IMAP, é guradad no servidor uma cópia de cada mensagem, de modo que a tarefa de sincronização possa ser concluída.

  • 2 Kioska, 2014.

Fig. 1 – Processo de envio/receção de um email2

Fig. 1 – Processo de envio/receção de um email2

9Os MTA funcionam como uma estação de correios (a área de triagem e o carteiro, que lida com o transporte de mensagens), enquanto o MDA funciona como caixa de correio, que armazena mensagens (tanto quanto o seu volume permita) até ao momento em que os destinatários verificam a caixa. Isto significa que não é necessário que os destinatários estejam ligados para lhes serem enviados emails. Para manter a confidencialidade dos emails de todos os utilizadores, o MDA é protegido por um nome de utilizador (login) e por uma senha (password).

10A recuperação de email é efectuada através de um programa de software desigando por MUA (Mail User Agent). Quando o MUA é instalado no sistema operativo do utilizador, é denominado de cliente de email (como o Mozilla Thunderbird ou o Microsoft Outlook9, quando é uma interface web usada para interagir com o servido de mensagens recibidas, é conhecido por webmail.

A gestão e preservação de emails

  • 3 Cf. Pinto, 2013.

11Identificado o contexto tecnológico torna-se necessário perceber que o que está em causa não é apenas o "serviço" referenciado mas a gestão do "produto informacional", conscientes que, "numa qualquer organização a preservação começa, desde logo, com a análise dos contextos de produção da informação, dos seus fluxos, do seu uso, dos meios de armazenamento e acesso, bem como dos instrumentos de controlo existentes (planos de classificação, linguagens de indexação, controle de autoridades nos pontos de acesso, etc.), do processo de automação desenvolvido e a desenvolver, apontando para a gestão integrada do ciclo de vida da informação (integrando, por exemplo, o software aplicacional e de suporte com o software de gestão do sistema de informação), o que terá repercussão na alteração dos processos de gestão da informação, atores e serviços responsáveis. Esta análise será essencial, por exemplo, para a especificação/validação dos requisitos de aquisição/desenvolvimento de aplicações informáticas ditas de Gestão Documental e de Workflow, bem como para a desmaterialização sustentada dos processos organizacionais".3

  • 4 Cf. Silva, 2006.

12Tendo em mente que o Sistema de Informação Organizacional (SIO) é "constituído pelos diferentes tipos de informação registada ou não externamente ao sujeito […], não importa qual o suporte (material e tecnológico), de acordo com uma estrutura (entidade produtora/receptora) prolongada pela acção na linha do tempo"4 e, numa perspectiva holística e sistémica, a gestão da informação procura assumir um único ciclo de gestão que acompanha todo o ciclo de vida da informação e, neste caso, todo o ciclo de vida do email.

13Neste contexto, a preservação da informação é assumida como uma variável da gestão da informação, estando assim, presente em todo o ciclo de vida informacional, convocando as áreas da Produção Informacional, da Organização e Representação da Informação e do Comportamento Informacional e podendo ser considerada quer nos estudos científicoa, quer na resolução de casos concretos, mantendo os objectivos de garantir a autenticidade, integridade, fidedignidade e inteligibilidade da informação, bem como o acesso continuado no longo prazo.

  • 5 Pinto, 2009.

Fig. 2 – Um percurso que conduz à Preservação da Informação em sentido sistémico - PRESEVMAP5

Fig. 2 – Um percurso que conduz à Preservação da Informação em sentido sistémico - PRESEVMAP5
  • 6 Cf. Pinto, 2013.
  • 7 Cf. tb. Gavina, 2014 e Sousa, 2013.

14Ultrapassando posicionamentos que dicotomicamente enfatizavam ora a dimensão informacional, de difusão e de acesso, sobretudo ligada a bibliotecas, ora a dimensão probatória e de armazenamento e preservação a longo prazo, que colocava a questão da "autenticidade" no centro das preocupações da preservação dita digital, sobretudo em arquivos, ou que apontava para o pendor tecnológico, temos decididamente que atender a todas as fases do ciclo de vida da informação e integrar o problema da preservação em meio digital no funcionamento corrente da organização, nas suas políticas e estratégias, bem como no quadro da implementação de modelos de processos e de relações formais entre os diferentes atores no âmbito da economia/sociedade digital, apontando para a própria certificação dos repositórios, processos e serviços de gestão de informação (incluindo a gestão da preservação), solidamente alicerçados numa base teórico-metodológica que suportará a efectiva gestão do Sistema de informação Organizacional (SIO)6,7

  • 8 Cf. Pinto, 2009; Pinto, 2014.

15A informação a preservar deverá ser considerada na sua globalidade e complexidade apelando a uma preservação sistémica aos vários níveis e entre os vários níveis a saber: nível da unidade informacional (informação e metainformação); nível do SIO (seja digital, analógico ou híbrido); nível do STI (toda a arquitectura computacional); nível da organização (estrutura, processos, pessoas, SIO e STI: contexto interno e externo); nível interorganizacional; nível nacional; ao nível global.8

  • 9 Pinto, 2014.

Fig. 3 – Um único ciclo de gestão que integra a preservação9

Fig. 3 – Um único ciclo de gestão que integra a preservação9
  • 10 Cf. Pinto, 2013.

16Também nos casos da produção informacional via email, e independentemente desta integrar um SIO totalmente digital, híbrido ou mesmo analógico (via versão impressa), será o sistema de informação e a missão/necessidades da Organização que o produz, acumula e usa que norteia a função preservação e os profissionais da informação por ela responsáveis, não estando a sua existência/configuração condicionada, por exemplo, por uma determinada tipologia de serviço de informação ou prévia classificação de carácter patrimonial, nem sujeita a separações em função do tipo de suporte/meio, como indicado pela utilização do termo "Preservação Digital".10

17Como se constata na figura 3, desenvolve-se um complexo processo integrado de gestão que convoca conhecimento teórico, instrumentos, ferramentas e técnicas de operacionalização que estarão presentes ao longo de todo o ciclo de vida e gestão da informação, abarcando momentos que, ainda hoje, são frequentemente assumidos de forma segmentada e sem articulação entre si.

18Significa, pois, que a preservação da informação começa, desde logo, na conceção e implementação da plataforma tecnológica na qual será produzida, recebida, capturada, organizada, armazenada e difundida a informação, nomeadamente no software utilizado, nos formatos adotados, na recolha, na fase e no momento próprio, da metainformação administrativa, técnica, estrutural, descritiva ou de preservação que permita a sua futura referenciação e o desencadear das diferentes estratégias de preservação que agirão sobre as diferentes dimensões, seja a bidimensionalidade do documento analógico, seja a pluridimensionalidade do "objecto" digital.

  • 11 Oliveira, 2014.

Fig. 4 – Estrutura base de "Serviços" a abarcar pelo "Serviço de Gestão da Preservação"11

Fig. 4 – Estrutura base de "Serviços" a abarcar pelo "Serviço de Gestão da Preservação"11
  • 12 A reflexão aqui sintetizada contribuiu para situar o trabalho desenvolvido no projecto de dissertaç (...)

19Um papel que não poderá ser imputado a "informáticos", mas que convoca permanentemente parcerias entre o gestor da informação e os diferentes atores, informáticos incluídos, sendo indissociável da estrutura de um conjunto integrado de serviços que suportem a gestão de todo o ciclo de vida da informação no âmbito de uma Política de Gestão da Informação alinhada com a Missão e objetivos organizacionais.12

A política de gestão do email

20Inserida na Política de Gestão da Informação da organização, terá, pois, que ser considerada uma Política de Gestão de Email. É certo que esta já vem sendo adotada por várias organizações, apesar de maioritariamente activada pela via da informática e ainda muito confinada a aspectos como a segurança e a confidencialidade, não perspectivando, por exemplo, o processamento, armazenamento e preservação dos emails para acesso continuado no longo prazo.

21A definição de políticas tende a resultar do impacto da utilização das TIC em termos dos potenciais prejuízos que podem trazer aos colaboradores no contexto organizacional.

22Foi o caso do Departamento de Administração do Estado do Wisnconsin, nos Estados Unidos, no âmbito do qual foi desenvolvida uma Política de Uso da Internet e do Email com vista a incentivar o uso adequado da Internet e do email por parte dos funcionários desse mesmo departamento, minimizando os riscos de utilização de ambas as ferramentas. As directrizes incentivam todos os funcionários a usar o bom senso quando recorrem à Internet do Departamento ou acedem ao email. Embora essas directrizes definam como os funcionários podem ou não utilizar a Internet e o email, estas não conseguem cobrir todas as situações possíveis, surgindo aqui o apelo ao bom senso e sentido profissional de todas as partes. A título de exemplo, enquanto o uso pessoal limitado da Internet é permitido, o acesso excessivo a sites não relacionados com o trabalho não é permitido (caso do desporto, férias e planeamento de viagens, produtos de consumo e entretenimento).

  • 13 Cf. Prom, 2011.

23Existem três passos básicos que as instituições que visam implementar projectos de preservação de email devem realizar: a definição de políticas, a escolha de ferramentas apropriadas e a sua implementação à luz de factores ambientais locais e recursos disponíveis13. Desta forma, as instituições devem começar por definir as Políticas de Gestão e de Preservação de Email.

24Desta forma as políticas de email devem esboçar:

  1. Um compromisso institucional para a preservação de email que são efectivamente pertinentes e relevantes para a actividade, gestão e memória organizacional/institucional.

    • 14 Cf. prom, 2011.

    As expectativas do utilizador final, as responsabilidades e os direitos sobre o acesso, uso, privacidade e controlo das unidades informacionais que integram um email14.

25As políticas devem identificar os "tipos" de email que são efectivamente pertinentes e relevantes para a actividade, gestão e memória organizacional/institucional.

26Por sua vez, os Procedimentos vão definir como os sistemas apoiam a política, e como os utilizadores interagem com os sistemas, permitindo à organização gerir o email durante o ciclo de vida.

27Definidas as políticas, as instituições devem seleccionar e implementar ferramentas apropriadas que suportem as políticas. A implantação tem de ser realizada em colaboração com os utilizadores de email, os gestores de informação e os gestoras de TI. As instituições devem ter particular atenção em não impor inadvertidamente configurações de preservação que possam dificultar o envolvimento dos utilizadores. Isto pode ser conseguido fornecendo espaço de armazenamento adequado e evitando configurações de auto eliminação.

28Quanto aos utilizadores, estes devem, em primeiro lugar, familiarizar-se com o funcionamento do serviço de email que utilizam, bem como os "clientes" que usam para operarem. Entendida a estrutura das contas que possuem e a sua configuração para gerir o email de uma forma mais eficaz, os utilizadores podem usar ferramentas de backup simples, (como a aplicação gratuita MailStore Home ou a ferramenta de backup Time Machine da Apple), para garantir a salvaguarda de uma cópia dos seus emails num local seguro, separado das cópias utilizadas directamente pela aplicação informática.

29Estes podem, ainda, utilizar um serviço baseado em nuvem (cloud) para fazer backup dos emails. Porém, devem considerar cuidadosamente os termos do serviço antes de o subscreverem. Alguns serviços de backup online, (tais como Carbonite e Mozy), realizam um backup automático de tudo o que existia nas pastas de dados de um computador pessoal, incluindo cópias locais de mensagens de email, mantidos em qualquer formato que a "máquina" cliente do utilizador utilize par armazenar.

  • 15 Cf. Osterman Research, 2010.

30Assim, é importante perceber que fazer backup e arquivar emails são duas práticas cruciais embora não sejam substitutas uma da outra, ou seja, a diferença fundamental entre backup e arquivo, é que o primeiro é concebido como uma solução de curto prazo, tática, com foco na informação que é importante para restaurar o bom funcionamento de um servidor, enquanto o arquivo é uma solução mais estratégica e de longo prazo, focada em informação e meta informação que é importante para manter os atributos exigidos à informação gerada ou recebida por uma organização ou instituição15.

A produção/captura de email

  • 16 Cf. UK National Archives, 2011.

31Um serviço especializado de arquivo de âmbito nacional do reino Unido, produziu um documento que tem como objectivo estabelecer Orientações para a Gestão e Preservação de emails (UK National Archives – Email Management and Preservation Guidelines), ou seja, fornecer um aconselhamento básico, para que o email seja gerido de uma forma que facilite a sua preservação a longo prazo e / ou eventual transferência para um repositório de arquivo16.

  • 17 Cf. UK National Archives, 2011.

32"Email programs are one common technology that people use to communicate with others, to share information, and to record decisions. The semi-formal nature of an email message means that it provides greater reliability as evidence than, say, a text message or a conversation"17. Por esta razão, os emails devem ser geridos de form adequada depois de terem sido enviados ou recebidos.

33Assim e devido ao facto de cada programa de email guardar as mensagens de forma diferente, o Guia referenciado aplica quatro princípios gerais para que cada pessoa possa gerir o seu correio electrónico com vista a uma preservação eficaz a longo prazo.

  • Usar as funções de "arquivo" do email com cautela: usar a função de "auro-arquivo" ou "arquivo" de um programa de email com cuidado, sendo necessário algum tempo para compreender e configurar estes recursos;

  • Saber onde é armazenada a mensagem de email produzida ou recebida, pois os programas e servidores de email podem gravar ficheiros em vários locais do disco rígido;

  • Organizar as suas mensagens para preservação, existindo muitas formas de organizar email "não corrente" para que seja acessível de uma forma optimizada;

  • Independentemente do método escolhido, o sistema deve ser fácil de usar deve preservar as mensagens que têm valor a longo prazo;

  • Usar as pastas locais de forma inteligante: às vezes é necessário armazenar as mensagens num computador local, em vez de num servidor central, devido às quotas impostas ou outro tipo de restrições.

  • 18 Cf. National Archives and Records Administration, 2011

34Por seu lado, os National Archives and Records Administration (NARA), uma entidade congénere da referida, publicaram em 2011 o documento orientador Guidance Concerning the use of E-mail Archiving applications to Store E-mail no qual são apresentadas as vantagens e desvantagens das aplicações de arquivo de email, no contexto de áreas referenciadas como "Gestão Documental" e de "Gestão de Arquivos". Este artigo fornece aos órgãos federais linhas orientadoras relativas ao uso de aplicações de arquivo de email e tecnologias semelhantes para a respectiva gestão. Salienta que, apesar dessas aplicações de arquivo de email poderem oferecer benefícios para os processos desenvolvidos por um determinado organismo, estes podem ser limitados na sua capacidade de manter e organizar a informação de acordo com os requisitos legais de gestão, regulamentos e políticas18.

35Tendo cada aplicação diferentes características e diferentes pontos fortes dependendo da própria organização e dos seus objectivos comerciais, as aplicações de arquivo de email podem oferecer vários benefícios:

  • Um armazenamento mais eficiente de email, pois é movido, de uma rede distribuída, aplicativos de desktop e outros locais a serem geridos, para um único lugar;

  • A capacidade de pesquisa electrónica avançada de conteúdo que pode ser pertinente para, por exemplo, uma intimação judicial, um pedido de acesso à informação, ou algum propósito semelhante;

  • Auxílio no backup e na recuperação de desastres.

36De acordo com a iniciativa desenvolvida pelo Governo do Canadá deverá ser acompanhado todo o ciclo de vida dos registos de email a saber:

  • Mensagens de email relativas aos negócios/actividades que devem ser mantidas pela instituição:

    • Mensagens de email criadas, recolhidas, recebidas ou transmitidas durante o curso normal das actividades da organização são registos do Governo do Canadá e por isso devem ser mantidas para garantir a integridade da memória da governação.

    • Mensagens de email cujo conteúdo seja de natureza pessoal, não são registos do Governo do Canadá, os exemplos incluem mensagens de email sobre informações pessoais de um funcionário, emails relativos a passatempos, publicidade não solicitada, etc. Essas mensagens devem ser apagadas uma vez que não são úteis.

  • Mensagens de email que devem permanecer intactas:

    • Sempre que as mensagens electrónicas e os seus anexos dizem respeito ás actividades da instituição, estas devem permanecer intactas em termos da sua estrutura (layout ou formato e links para os anexos e documentos relacionados), conteúdo (a informação contida na mensagem) e contexto (informações relativas ao remetente e destinatários, bem como qualquer informação de cabeçalho e os dados de transmissão, tais como data e hora).

  • Mensagens de email que devem ser capturadas num sistema informacional reconhecível:

    • Mensagens electrónicas relacionadas com o Governo do Canadá devem ser arquivadas no sistema de informação de acordo com as práticas de informação da instituição.

    • Mensagens electrónicas devem ser geridas de acordo com as boas práticas de gestão de informações/registos, a fim de preservar a integridade desta, atender às necessidades de "negócio" da instituição e cumprir com as responsabilidades.

    • Boas práticas de gestão da informação direcionadas ao ciclo de vida do registo criado, da fase de Planeamento à de Avaliação, irão garantir que as mensagens eletrónicas permanecem acessíveis, ou seja, recuperáveis e legíveis, ao longo do tempo.

  • A gestão de email deve ser apoiada por políticas corporativas, diretrizes e procedimentos:

    • As instituições governamentais devem garantir que as mensagens de email e os respetivos anexos permaneçam acessíveis no arquivo da instituição durante a sua vida útil até à sua eliminação final. A elaboração de políticas institucionais, diretrizes e procedimentos devem abarcar aspetos como:

      • Legislação e regulamentos específicos da instituição;

      • Gestão do sistema de email e responsabilidade pela informação contida nas mensagens de email enviadas e recebidas através do sistema;

      • Uso do sistema pelos funcionários para assuntos pessoais ou privados:

      • Responsabilidades para a gestão de mensagens eletrónicas, incluindo a identificação do centro responsável pela gestão do arquivo da instituição;

      • Responsabilidades e diretrizes para a retenção e eliminação dos registos de email e o papel do utilizador neste processo;

      • Acesso e segurança de mensagens eletrónicas.

A Avaliação e Política de Retenção

  • 19 Cf. Silva e Ribeiro, 2000 e ribeiro e Silva, 2004

37Em rigor, e numa perspetiva sistémica e integrada da gestão da informação, o email é apenas um novo meio de comunicação da informação que constitui a mensagem a comunicar. Como tal, essa informação produzida, recebida e acumulada no contexto da atividade da organização integra o seu sistema de informação e deve ser gerida com a especificidade requerida pelas propriedades que possui no âmbito de uma avaliação que considere sistematicamente o todo informacional19

  • 20 Cf. Celorrio, 2010.

38Num sistema de email coexistem mensagens irrelevantes, mensagens originais assinadas que devem ser mantidas, mensagens com informação confidencial e possíveis ações judiciais e mensagens com anexos.20 Desta forma torna-se essencial fazer uma seleção, uma vez que não é de todo aconselhável optar por criar uma série documental que inclua todos os emails.

39Desta forma são recomendados três passos no processo de seleção:

  • Formalizar os emails como documentos completos, utilizando os mecanismos de autenticação necessários:

  • Incluir regras de avaliação dentro das mensagens formalizadas pela classificação e as ligações necessárias com as regras de auto execução;

    • 21 Cf. Celorrio, 2010.

    Eliminar as mensagens não formalizadas ou não classificadas dentro de 15-30 dias da data de envio ou receção.21

40Há, no entanto, questões básicas que se podem colocar como ponto de partida mas que não obstam a desenvolvimentos de um processo de avaliação e seleção no âmbito do processo e/ou séria informacional e entre as diferentes séries e processos de negócio, nomeadamente:

  • A mensagem está relacionada com as atividades e funções da organização?

  • A mensagem contém informação com utilidade imediata e unicamente de curto prazo?

  • É um duplicado que chega para conhecimento?

  • É um esboço/rascunho a eliminar com a criação da versão final?

41Em matéria de gestão de emails e documentos eletrónicos em geral, a autora defende que a solução é a implementação de um sistema de gestão de documentos eletrónicos (DMS) a menos que se prefira transferi-los para suporte analógico.

42Numa perspetiva sistémica as mensagens de email integram o conjunto informacional que corporiza o sistema de informação e, como tal, serão objeto da operação de avaliação da informação que se deverá orientar pelas propriedades da informação.

A Organização e Armazenamento de emails

  • 22 Cf. HP. 2010.

43As organizações de todas as dimensões enfrentam o desafio do crescimento explosivo de email. Em 2010 já era referenciado que 85% das comunicações empresariais ocorriam através de email e 183 bilhões de mensagens de negócios eram enviadas por dia22

44Por seu lado, os “gestores de armazenamento” tentam conter uma espiral de custos de gestão e armazenamento das caixas do correio e os administradores e advogados corporativos necessitam de uma cada vez mais rápida e rentável forma de pesquisar e recuperar a informação contida em emails.

  • 23 Cf. Henriksen et al, 2013.

45Numa abordagem de âmbito geral, foi elaborado um guia de boas práticas23 para a construção de uma infraestrutura de armazenamento digital com vista à preservação de informação digital no longo prazo.

46Nesse estudo apresentam uma visão geral dos tipos de suporte de armazenamento e dos sistemas disponíveis para a criação do que consideram uma “boa infraestrutura de armazenamento”. Cada tipo de armazenamento é explicado em termos das suas propriedades e quais as vantagens e os riscos do sistema com vista à sua preservação a longo prazo.

47Identificam, assim várias infraestruturas de armazenamento podendo estas ser de diferentes tamanhos:

  • Um pequeno sistema que pode ser autónomo e manipulado manualmente;

  • Um sistema maior mas que, muitas vezes, precisa de sistemas de gestão automatizados e funções de recuperação;

48Alguns tipos de suporte de armazenamento surgem e desaparecem rapidamente, tal como os formatos e o próprio software. Um exemplo de hardware que já se encontra obsoleto são as fitas DAT (Digital Audio Tapes) e também as comuns disquetes.

  • 24 Adapt de Henriksen et al, 2013.

Tabela 1 - tipos de suporte de armazenamento24

Tabela 1 - tipos de suporte de armazenamento24

49De acordo com os referidos autores as propriedades requeridas em termos de suportes de armazenamento são:

  • Fácil de usar: Um pequeno número de meios de comunicação é mais fácil de manusear e manter;

  • Fácil de copiar: Quão rápido e fácil é copiar entre dois meios do mesmo tipo? Pode ser feito sem o risco da perda de dados?

  • Ampla utilização: Quanto mais difundida é a tecnologia, mais tempo tenderá a sobreviver no mercado;

  • Preço baixo: Qual o custo da obtenção de novas versões do mesmo suporte? Quanto espaço de armazenamento pode obter com a verba disponível e quanto será necessário no futuro? Pensando a longo prazo, isto é, o que no arranque pode ser uma solução barata, no longo prazo pode tornar-se caro.

  • Durabilidade: Qual é a expectativa de vida do suporte, antes de ocorrer qualquer risco de erro? Certificar se é um formato estável e se tem um ciclo de vida bem conhecido.

  • 25 Cf. Tabela 1.

50Os autores apresentam, ainda, algumas vantagens e desvantagens por cada tipo de suporte de armazenamento.25

  • 26 University of Wisconsin, 2012.

51De acordo com o Electronic Communication Guidance for University Records26 deve-se começar com a criação de um sistema normalizado de arquivo (etiquetas/metainformação, ordenação e organização) para armazenar as mensagens e para se poder recuperar e usar a informação eficientemente ou tomar decisões com base nesta.

52Deverão ser usados estruturas de nomeação de ficheiros consistentes dada a sua importância para aceder e recuperar informação de uma forma adequada, permitindo, assim, responder a pedidos ou agir no âmbito do fluxo de trabalho diário.

A preservação de emails

  • 27 Cf. Pinto, 2010.
  • 28 Cf. Thibodeau, 2002

53Tal como qualquer outro tipo de informação, a preservação da produção informacional comunicada via email terá que considerar quer a componente física, quer a digital. Estando em causa informação produzida em meio digital, a questão física também se coloca, dado que aquela mantém a necessidade de ser registada, uma materialização que ocorre através de plataformas tecnológicas com componente de hardware e software (física e lógica), podendo mesmo ser acompanhada pela impressão de mensagem e/ou anexos em papel27. Na perspectiva da unidade informacional esta apresentação como pluridimensional, isto é, possuindo várias dimensões e exigindo cada uma delas uma atenção particular: a dimensão física, a dimensão lógica, a dimensão conceptual e a dimensão essencial (as três primeiras referenciadas e designadas "multi-layered nature of digital objects"28).

54A preservação da informação digital requer, pois, diferentes abordagens, quer técnicas, quer organizacionais pelo que, abordam-se, de seguida, alguns dos principais problemas e estratégias de preservação a considerar no cado dos emails.

Problemas para a preservação de emails

55A preservação de emails coloca vários problemas, muitos deles similaresà restante informação digital. Apesar de ser mais fácil criar, corrigir e distribuir informação digital, os sistemas de armazenamento são mais frágeis do que os tradicionais. Garantir o acesso a longo prazo da informação armazenada digitalmente é um deaafio e, cada vez mais, é visto como uma parte importante da gestão de informação em meio digital.

56A preservação envolve a retenção de informação, relativa que ao "objecto" quer ao conteúdo, sendo de acrescer, em termos de complexidade, a dependência do "meio" tecnológico que medeia a produção, gestão e acesso à mesma. A constante evolução da tecnologia provoca ciclos de obsolescência extremamente rápidos, provocando uma descontinuidade com a consequente possibilidade de inacessibilidade ao nível das várias dimensões identificadas. Daí que se possa afirmar que os recursos informacionais digitais apresentam mais problemas que os recursos tradicionais.

57Centrando-se na preservação de emails a longo prazo, considera-se ser necessário questionarmo-nos sobre três vertentes essenciais:

  • Suporte/plataforma: o meio de armazenamento é durável o suficiente para manter a sua integridade ao longo do tempo?

  • A Mensagem: o conteúdo do documento é digitalmente preservado?

    • 29 Cf. Houston, 2008.

    A Metainformação: existe suficiente informação complementar para contextualizar o documento?29

58Estes componentes deverão existir em simultaneidade. Caso se perca apenas um desses componentes da mensagem electrónica, a preservação desta não será realizada de forma adequada.

59Tomando como exemplo o armazenamento da informação em meio digital, ter-se-á que referenciar este aspeto da preservação e "automaticamente" pensar nas condições ambientais a que os dispositivos de hardware serão expostos, sendo que ao armazena-los correctamente pode-se aumentar a expectativa de vida da informação.

60A informação produzida em meio digital deverá ser mantida e preservada nesse meio. No entanto, não se pode esquecer que as suas morfologias podem ser várias: textos, bases de dados, imagens (fixas ou em movimento), gravações sonoras, material gráfico, programas informáticos e, entre outros, as mensagens de email.

61Os anexos de emails não têm apenas um tipo de conteúdo, comportando texto, imagens, vídeos, animações. Daí que a grande diversidade de formatos não permita uma solução única de preservação, tornando-se necessária uma estratégia mais ampla para atender, pelo menos, aos tipos de formatos mais utilizados.

62A informação em meio digital possui características específicas. Não se tem a perceção direta da informação existente e onde está armazenada. A sua estrutura e conteúdo configuram-se no momento da visualização, é uma estrutura lógica e não física. Há, por isso, uma grande dificuldade em localizar os documentos em meio digital e identificar os procedimentos que lhe estão na origem.

63No caso da d informação de um email, esta tem um armazenamento distribuído, está armazenada em diferentes servidores, possivelmente em diferentes partes do mundo, e pode ser acedida de diversos pontos físicos. Para a sua gestão é necessária a existência de metainformação, que integra a dimensão essencial construída ao longo de todas as outras, possibilitando uma identificação completa e inequívoca, de modo a garantir segurança em todo o seu ciclo de vida.

64No que respeita ao enquadramento legal, o email é afectado por uma séria de legislação que carece de definição (direitos de autor, privacidade, marcas registadas, segredos comerciais, questões de importação/exportação, etc.). Essa legislação tem de ser tida em conta aquando da sua preservação. A par das mudanças tecnológicas, há também constantes mudanças no campo dos regulamentos e legislação, o que pode requerer mudanças no sistema de gestão de preservação definido.

65Temos, ainda, que estar conscientes de que, apesar de poderem ser usados como provas de transacções ou comunicações, é possível criar emails fraudulentos e depois apresenta-los como algo verídico. Ao arquivar tem de ser garantida a integridade e a autenticidade dos emails que vão ser preservados.

Estratégias para a preservação de emails

  • 30 Cf. Houston, 2008.

66São várias as estratégias de preservação a desenvolver em meio digital, não passando as opções pela adoção de uma única. Para a preservação de emails são-nos apresentadas três soluções a longo prazo30:

  • Imprimir os emails:

    • Vantagens: evita os problemas de obsolescência;

    • Desvantagem: não é pesquisável nem reutilizável em meio digital, constituindo uma reprodução incompleta do mesmo, o que "nasce" digital só pode ser mantido em meio digital;

  • Retenção de emails no cliente:

    • Vantagem: armazena documentos criados por aplicativos; uma opção mais fácil para a maioria dos utilizadores, quando bem organizados;

    • Desvantagem: afeta o desempenho dos sistema; problemas ao nível do backup;

  • Armazenar os emails num formato neutro:

    • Vantagem: arquivos convertidos para um formato open source (TIFF, XML, PDF/A) e armazenados remotamente; reduz/elimina a necessidade de migração ou emulação; oferece opções de backup;

    • Desvantagem: a conversão para estes formatos pode envolver um trabalho intensivo.

67Nos Estados Unidos, e face aos problemas existentes, os estados do Kentucky e da Carolina do Norte (Arquivos da Carolina do Norte, Kentucky e Pensilvânia) desenvolveram em pareceria um projeto de gestão e preservação de emails.

68Este projecto caracteriza-se por utilizar servidores email open source, para ter a possibilidade de criar pastas no Servidor de Arquivo (SA), sendo que as mensagens que forem assinaladas como "a preservar" podem facilmente ser copiadas e arquivadas no SA, usando um posto cliente, caracterizando-se, ainda, por ser capaz de copiar a estrutura completa entre uma pasta comum e uma pasta do SA.

69Foi, assim, desenvolvida uma ferramenta de gestão e preservação de emails (EMCAP) usada para converter o email no seu formato nativo para o formato XML por forma a permitir que os utilizadores "arquivem" os seus emails numa base sistemática, isto é, de acordo com um plano de classificação, e que fosse capaz de suportar vários tipos de ficheiros, minimizando o suporte das TI.

70O EMCAP é uma ferramenta open source que permite que o cliente tenha uma estrutura de ficheiros mapeada num servidor e reúne os seus emails numa mesma "colecção" (classe ou subclasse numa estrutura). Depois de os dados serem sincronizados, são gerados ficheiros XML das mensagens, que em conjunto com a versão original das mensagens são armazenados num repositório.

  • 31 MCANINCH e EUBANK, 2008.

Fig. 5 Arquitetura da ferramenta EMCAP31

Fig. 5 Arquitetura da ferramenta EMCAP31

71A ferramenta que gera o XML das mensagens contém as seguintes funcionalidade:

  • Esquema XML que descreve os emails numa conta;

  • Desenvolvimento de um "esquema comum", com concessão CERP (Collaborative Electronic Records Project);

  • Análise das informações de cabeçalho no email;

  • Armazenamento de todos os fluxos de bits originais no formato nativo;

  • Caso o ficheiro seja externo grava numa síntese da mensagem que é criada com um identificador único;

  • Os testes preliminares mostram conversão com 95% de eficácia.

72Quanto à gestão dos anexos enviados nas mensagens de correio electrónico, esta ferramente permite que:

  • Os links para anexos sejam mantidos em formato nativos e convertidos para Unicode;

  • A migração ou conversão podem ser necessárias no futuro para arquivos binários (.pdf, .doc., etc.);

  • sistema deixa marca no código XML para facilmente se identificar o anexo.

73O desenvolvimento de um esquema XML para a Conta de Email (Email Account XML schema) é uma outra possibilidade e viabilizou a preservação de numerosos emails relacionados (todo o conteúdo da conta de email) num único ficheiro XML.

74Procurando reter a metainformação inerente a uma conta de email e na apresentação das mensagens de email, o CERP (Collaborative Electronic Records Project) e o EMCAP trabalharam em conjunto para definir um esquema XML que efectivamente capture e preserve as mensagens de email de uma forma que estas retenham, de forma completa, a sua autenticidade e integridade, permitindo aos investigadores, usar uma pesquisa robusta e estratégias de pesquisa de dados para identificar conteúdo valioso em mensagens individuais, dentro de pastas ou contas (Ferrante e Fuhrig, 2009).

75O esquema utiliza uma estrutura de marcação XML, para incorporar a organização e a estrutura inerente a uma conta de email. Além da estrutura organizacional mais básica de uma conta de email, com uma pasta que contém pelo menos uma mensagem, o esquema precisava de ser robusto o suficiente para lidar com mensagens multiformato, mensagens com anexos e mensagens anexadas, e, ao mesmo tempo, capturar a estrutura em múltiplas camadas inerentes à organização atribuída pelo proprietário da conta de email nela contido.

  • 32 Cf. Ferrante e Fuhrig, 2009.

76A estrutura do esquema da conta de email apresenta as mensagens de correio electrónico nas pastas que o contêm, como é parcialmente ilustrado na seguinte figura32.

  • 33 Ferrante e Fuhrig, 2009.

Fig. 6 – Estrutura parcial de uma conta de email preservada33

Fig. 6 – Estrutura parcial de uma conta de email preservada33

77Este esquema suporta os elementos definidos na RFC 2822 (Internet Message Format – norma da Internet para mensagens) para mensagens em conta de email. Assim, os componentes preservados de uma mensagem de uma mensagem de email prolongam-se para além do conjunto limitado de elementos visíveis por um utilizador típico.

78O esquema suporta a incorporação de anexos de mensagens de email no ficheiro da conta preservada. Quando isso ocorre i anexo incorporado é mantido dentro da mensagem. Alternativamente, o esquema permite que um anexo de uma mensagem seja arquivado num ficheiro XML externo à conta de email.

  • 34 Cf. Ferrante e Fuhrig, 2009.

79O resultado final é a completa concretização da preservação de uma mensagem de email na sua totalidade – cabeçalho, mensagem e anexos. Quer seja um email de texto simples, sem anexos, ou um email multicorpo com documentos, imagens, vídeos e outros emails anexados, este leque de possibilidades é considerado na definição do próprio esquema34.

80No âmbito governamental é de salientar logo no início do séc. XXI um projecto do governo holandês especialmente direccionado para as bases de dados relacionais por estas serem amplamente utilizadas no suporte à atuação do governo holenadês..

81No âmbito deste projecto destaca-se o Testbed - Digital preservation Testbed, desenvolvido entre 2001 – 2003 e direccionado à investigação da preservação digital a longo prazo de diferentes tipos de documentos, nomeadamente: emails, documentos de texto, bases de dados, entre outros. Para o caso das mensagens de correio electrónico, foi criado um protótipo de uma aplicação informática na qual é personalizado o Microsoft Outlook com vista a permitir a comunicação com um servidor central onde é recolhida a metainformação e, posteriormente, as mensagens e a metainformação são convertidas e armazenadas em XML.

  • 35 Cf. Library and Archives Canada, 2006.

82Mais recentemente, e não apenas centrado na busca de soluções tecnológicas, é de referir a iniciativa do Governo do Canadá, a par de outras que se vão multiplicando por todo o mundo. Esta iniciativa envolve a Biblioteca e Arquivos do Canadá destacando-se a publicação do Guia para a gestão do email no governo do Canadá.35

83Este guia aborda questões pertinentes para a gestão do email, tais como o ciclo de vida dos emails a arquivar, algumas definições importantes, os procedimentos e papéis no que toca à gestão e protecção do email, bem como uma parte destinada para as questões mais frequentes que surgem. Nele é salientado que a quase totalidade dos emails produzidos, recebidos e acumulados pelo governos são "records", isto é, destinam-se à retenção no longo prazo:

  • 36 Cf. Library and Archives Canada, 2006.

A record is under the control of a government institution when that institution is authorized to Grant or deny access to the record, to govern its use and, subject to the approval of the Librarian and archivist of Canada, to dispose of it. Regarding the question of physical possession, a record held by an institution, whether at headquarters, regional, satellite or other office, either within or outside Canada, is presumed to be under its control unless there is evidence to the contrary. A record held elsewhere on behalf of an institution is also under its control, for example at an employee's home or on business travel. Since most email messages are records, they must be managed in accordance with all applicable legislation and federal government policies such as the Access to Information and Privacy Acts, the Library and Archives of Canada Act, Treasury Boards management of Government Information (MGI) Policy and the Government Security Policy.36

84Este guia pretende que o email seja visto como informação que tem de ser gerida e preservada, ou seja, que os emails que são criados, recolhidos, recebidos, transmitidos ou enviados no curso normal das actividades do governo, reflectem as funções, as actividades e as decisões, constituindo informação oficial da governação. Desta forma devem ser geridos ao longo do seu ciclo de vida e, para isso, terão que existir iniciativas das instituições governamentais no sentido do estabelecimento de serviços, programas, sistemas de gestão e acções de divulgação de informação que, de forma sustentável e coerente, vão ao encontro das necessidades dos utilizadores. A gestão do email deverá constituir parte integrante das políticas, orientações e processos organizacionais.

85A própria indústria de hardware e software mostra que esta é uma área em desenvolvimento, verificando-se a oferta de novos produtos, nomeadamente a HP com o lançamento de um software de arquivo de email para o Microsoft Exchange. O seu objectivo não é a produção e comunicação e emails, mas colmatar a necessidade da sua gestão e retenção a longo prazo, a pesquisa de alta velocidade e a recuperação de mensagens e anexos para, assim, reduzir o impacto dos custos na organização. Para o profissional da informação esta é uma ferramenta a considerar para a efectivação de uma política de GI alinhada com a Missão e objectivos organizacionais.

Conclusão

86Com esta reflexão procurou-se deixar patente a lenta, mas progressiva consciencialização da importância do email, convocando instituições ligadas à memória e à governação, bem como organizações dos diversos sectores de actividade e nos seus diferentes papéis.

87O email é, hoje, uma via privilegiada para a comunicação interpessoal e interorganizacional/institucional envolvendo informação que constitui evidência, memória e suporta "para" e "das" mais diversas actividades.

88Na perspectiva do profissional da informação a gestão do email vem reforçar a necessidade de uma postura, competências e aptidões que lhe permitam responder a uma gestão da informação cada vez mais exigente e que se desenvolve ao longo de todo o ciclo de vida da informação, seja qual for o suporte material e/ou plataforma tecnológica de registo, o meio de comunicação utilizado ou o modelos de gestão adotado.

89Na perspectiva organizacional/gestão, com o exponencial crescimento da utilização deste novo meio de comunicação, emerge e necessidade de atribuir ao email, ou mensagem recebida por via electrónica/digital, a devida representatividade nos diferentes níveis de gestão, do operacional ao estratégico, garantindo a sua relevância informacional isto é, considerando-o informação que integra o sistema de informação da organização ou instituição, assumindo-o como recurso de gestão e memória a preservar e, consequentemente, a aceder de forma continuada no longo prazo.

90Este é um processo evolutivo que está longe de ser linear ou estar concluído, confrontando-se com dificuldades que requerem contributos investigativos e de operacionalização que, mesmo quando sectoriais e parcelares, possam desenvolver a análise e reflexão em torno do gerir, preservar e aceder à informação a longo prazo que, em última instância, é o que está efectivamente em causa.

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Notes

1 A reflexão que aqui se apresenta teve continuidade no projecto de dissertação em Ciência da Informação, desenvolvido em ambiente institucional sob o título "Preservação da Informação: contributo para a implementação de um Arquivo Digital Certificável no Município do Porto" (Oliveira, 2014)

2 Kioska, 2014.

3 Cf. Pinto, 2013.

4 Cf. Silva, 2006.

5 Pinto, 2009.

6 Cf. Pinto, 2013.

7 Cf. tb. Gavina, 2014 e Sousa, 2013.

8 Cf. Pinto, 2009; Pinto, 2014.

9 Pinto, 2014.

10 Cf. Pinto, 2013.

11 Oliveira, 2014.

12 A reflexão aqui sintetizada contribuiu para situar o trabalho desenvolvido no projecto de dissertação realizado na Câmara Municipal do Porto em torno da estruturação do repositório certificável, com vista à implementação de uma gestão de informação de qualidade que passa, necessariamente, pela definição de uma Política de Gestão da Informação que orientará a estruturação do Sistema de Gestão da Informação.

13 Cf. Prom, 2011.

14 Cf. prom, 2011.

15 Cf. Osterman Research, 2010.

16 Cf. UK National Archives, 2011.

17 Cf. UK National Archives, 2011.

18 Cf. National Archives and Records Administration, 2011

19 Cf. Silva e Ribeiro, 2000 e ribeiro e Silva, 2004

20 Cf. Celorrio, 2010.

21 Cf. Celorrio, 2010.

22 Cf. HP. 2010.

23 Cf. Henriksen et al, 2013.

24 Adapt de Henriksen et al, 2013.

25 Cf. Tabela 1.

26 University of Wisconsin, 2012.

27 Cf. Pinto, 2010.

28 Cf. Thibodeau, 2002

29 Cf. Houston, 2008.

30 Cf. Houston, 2008.

31 MCANINCH e EUBANK, 2008.

32 Cf. Ferrante e Fuhrig, 2009.

33 Ferrante e Fuhrig, 2009.

34 Cf. Ferrante e Fuhrig, 2009.

35 Cf. Library and Archives Canada, 2006.

36 Cf. Library and Archives Canada, 2006.

Table des illustrations

Titre Fig. 1 – Processo de envio/receção de um email2
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2831/img-1.png
Fichier image/png, 31k
Titre Fig. 2 – Um percurso que conduz à Preservação da Informação em sentido sistémico - PRESEVMAP5
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2831/img-2.png
Fichier image/png, 150k
Titre Fig. 3 – Um único ciclo de gestão que integra a preservação9
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2831/img-3.png
Fichier image/png, 238k
Titre Fig. 4 – Estrutura base de "Serviços" a abarcar pelo "Serviço de Gestão da Preservação"11
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2831/img-4.png
Fichier image/png, 154k
Titre Tabela 1 - tipos de suporte de armazenamento24
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2831/img-5.png
Fichier image/png, 91k
Titre Fig. 5 Arquitetura da ferramenta EMCAP31
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2831/img-6.png
Fichier image/png, 72k
Titre Fig. 6 – Estrutura parcial de uma conta de email preservada33
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2831/img-7.png
Fichier image/png, 15k

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