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Da produção à preservação informacional: desafios e oportunidades

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Nelson Vaquinhas
, 
Marisa Caixas
, 
Helena Vinagre

Parte III - Preservação digital

Mensagens de correio eletrônico identificadas como documento arquivístico e Preservação Digital

Daniel Flores, Brenda Rocco et Sérgio Ricardo da S. Rodrigues

Résumé

As mensagens de correio eletrônico, atualmente, apresentam-se como uma das mais significativas mudanças ocorridas na forma de produção e transmissão de informações nas instituições. Resultado dos avanços tecnológicos, tais mensagens apresentam-se como potenciais objetos da Arquivística uma vez que muitas delas podem ser consideradas documentos arquivísticos. Nesse sentido, está sendo desenvolvida uma pesquisa no âmbito do grupo de pesquisa “Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos – GED/A” – UFSM, Brasil, visando identificar as mensagens como documentos arquivísticos, bem como o tratamento adequado a elas. O presente artigo visa apresentar resultados preliminares sobre essa temática. Por encontrar-se em suas primeiras etapas, a pesquisa apresenta ainda questões conceituais e somente alguns resultados de testes efetivados no campo empírico com a adoção dos Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq's no sentido de manutenção da cadeia ininterrupta de custódia com ambientes autênticos para a gestão, preservação e acesso de Documentos Arquivísticos Digitais - DAD's como o RDC-Arq e os Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD's.

Texte intégral

Introdução

1Desde meados do século XX avanços significativos ocorreram na sociedade, dentre esses avanços, as denominadas Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC's) ocupam papel de destaque. As TIC's foram incorporadas ao cotidiano de indivíduos e de instituições nos processos de produção e comunicação das informações, antes feitas de forma analógica, principalmente no suporte papel, hoje tais processos em boa parte, são produzidos em ambiente digital.

2Destaca-se, nesse momento, o surgimento e implementação do chamado correio eletrônico (do inglês electronic mail), comumente chamado de e-mail, que é um sistema utilizado para troca de informações por meio da produção, tramitação e recebimento de mensagens eletrônicas.

3A ampliação do emprego desse recurso tecnológico se deu, principalmente, pelas vantagens que ele apresenta, como a rápida velocidade na troca de informação, o baixo custo de sua instalação ou mesmo a adoção de serviços gratuitos, o recurso de envio da mensagem a diversos destinatários ao mesmo tempo, e a possibilidade de resposta rápida. Salvo questões que vão além da tecnologia.

4Ao refletir sobre o e-mail e as informações produzidas e circulantes nele, nota-se que muitas das mensagens de correio eletrônico são identificadas como documento arquivístico e, como tal, devem receber o tratamento inerente a tais documentos como forma de garantir as suas características fundamentais.

  • 1 BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos público (...)

5Apesar de otimizar a produção e transmissão de informações, o e-mail apresenta um grande desafio para os arquivistas que são a manutenção e preservação das mensagens circulantes nesse sistema. Esse desafio se dá em virtude das mensagens serem produzidas no próprio meio onde circulam e armazenadas, exigindo assim, um conhecimento aprofundado de gestão arquivística por parte do produtor, além de dificultar a visão do acervo, como um todo, por parte da instituição. Destaca-se que quando um e-mail se trata de documento arquivístico, o mesmo deve ser preservado e analisada a sua temporalidade, sob pena inclusive de se incorrer em penalidade civil e administrativa quando se tratar de documentos de caráter permanente, vide a Lei 8.159/1991 em seu artigo 25: “Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.”1

6Outra questão, importante a ser considerada, é que muitas instituições optam por eliminar as mensagens sem nenhum critério a fim de esvaziar as caixas de e-mail, correndo o risco de eliminar documentos permanentes. Nesse sentido, mostra-se fundamental discutir, no âmbito da Arquivística, o e-mail como meio de transmissão de informações/documentos e a preservação digital dada a utilização em larga escala desta ferramenta nas Instituições. Afinal, ao deixá-lo de lado, uma parte relevante do patrimônio documental das instituições seria relegada.

7Conquanto a questão esteja intelectualmente ativa, em trabalhos como os da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ e do Projeto InterPARES - International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems, na prática das instituições produtoras e mantenedoras de arquivos, não se tem trabalhado no sentido de criar políticas voltadas à preservação dos acervos digitais, incluindo as mensagens de correio eletrônico identificadas institucionalmente como documentos arquivísticos.

8Desta maneira, o objetivo deste trabalho é apresentar reflexões e resultados parciais das pesquisas que vêm sendo abordadas no Grupo de Pesquisa CNPq UFSM Ged/A – Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos, e que abordam sistematicamente os referenciais e publicações da CTDE do CONARQ, acerca de tais mensagens, sua identificação como documento arquivístico e a necessidade de desenvolver políticas e procedimentos de preservação para as mesmas.

9O enfoque principal foi dado principalmente no tocante aos Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – (RDC-Arq - termo definido pela CTDE do CONARQ) como ambiente autêntico para o recolhimento destas mensagens e que implemente as estratégias de preservação digital internamente às suas funcionalidades, assim como ambiente que apoie os procedimentos de Gestão de Documentos desempenhados pelos sistemas informatizados adotados. O RDC-Arq é o uso de um Repositório Arquivístico Digital conectado a uma Plataforma de Acesso, pois, segundo a norma OAIS, o acesso deve ser dado através da elaboração de um pacote de difusão (DIP) para uma plataforma de acesso.

10As estratégias de preservação para os documentos digitais devem ser pensadas desde a sua produção, uma vez que elas envolvem tanto o documento quanto o seu contexto, abarcando a produção, utilização, manutenção e armazenamento, mas que sempre são potencializadas quando adotadas de forma sistêmica e integrada aos Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis.

11Saber-se que tal forma de comunicação é veloz e prática, e que está ao serviço de uma sociedade que busca fazer do tempo e do espaço seus aliados na obtenção de qualidade de vida, não exclui a necessidade de aplicar-se às correspondências em meio eletrônico os devidos procedimentos que permitirão preservá-las. E que, desta maneira, possam continuar cumprindo o seu papel, que é o de apoiar as atividades e registrar decisões e direitos, sem “desaparecer”, o que desrespeitaria seu caráter, por vezes permanente, provocando uma lacuna de informações e documentos nas instituições e, num olhar mais amplo, na própria sociedade e de seu patrimônio documental arquivístico.

Mensagem de e-mail como documento arquivístico

  • 2 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. DIRETRIZES PARA A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO CORREIO ELETRÔNICO CORPORAT (...)

12Partindo do entendimento de que correio eletrônico é “sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrônica e outros documentos digitais por meio de rede de computadores.”2, é possível observar que algumas dessas mensagens podem ser documentos arquivísticos e devem ser tratadas como tal.

  • 3 RONDINELLI, Rosely Curi. O conceito de documento arquivístico frente à realidade digital: uma revis (...)

13Desde seus primórdios, o homem tem a necessidade de comunicar o que acontece de diversas maneiras, seja por meio da comunicação oral, seja por meio de sinais, signos, desenhos em pedra ou paredes, papéis, sons, registros fotográficos e, recentemente, por meio de aparatos digitais, via computadores pessoais e celulares. Para Rondinelli3, “em geral, tais registros são entendidos como documentos ou, mais recentemente, como informação”.

14Documentos são produzidos em diferentes situações e por diferentes pessoas ou instituições, dado esse fato, surge a necessidade de identificação desses documentos para que possam ser tratados de maneira correta, viabilizando o acesso a eles quando desejado. Neste sentido, torna-se crucial uma reflexão sobre o objeto dos arquivos: o documento arquivístico.

15Os documentos arquivísticos são, segundo o Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos, aqueles “[...] documentos produzidos (elaborados ou recebidos), no curso de uma atividade, como instrumento ou resultado da tal atividade, e retidos para ação ou referência”.

  • 4 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossário de Termos Técnicos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônic (...)

16Os documentos arquivísticos digitais são documentos arquivísticos que possuem a especificidade de serem produzidos em dígitos binários, e tramitados e armazenados em meio computacional. A CTDE define documento arquivístico digital como o “[...] documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico”4.

17O ambiente digital facilita a criação, o processamento, a transmissão e o armazenamento dos documentos, resultando em inúmeras melhorias quanto à ampliação de produtividade, otimização do fluxo de trabalho, rapidez no acesso e recuperação dos documentos arquivísticos, seguida da larga distribuição dos documentos, quase que em tempo real, atendendo a diversos fins. Porém, estão intrínsecas inúmeras desvantagens quanto à manutenção da autenticidade, confiabilidade e acesso a esses documentos. A fim de sanar estas desvantagens, mostra-se a necessidade da compreensão e identificação das mensagens de correio eletrônico como documentos arquivísticos, para definição de padrões e técnicas específicas para o seu tratamento e sua preservação.

18Nas instituições a mensagem de correio eletrônico usualmente é produzida para atender e apoiar as atividades desenvolvidas, devendo ser reconhecida e tratada como um documento arquivístico, já que estas apoiam alguma ação, sendo assim identificadas como documentos arquivísticos, ou ao menos deveriam.

19Uma vez reconhecida como um documento arquivístico, tal mensagem deverá ser dotada das qualidades inerentes a esse documento, quais sejam: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

20Nesse sentido, são documentos arquivísticos as mensagens de correio eletrônico com a capacidade de: apoiar e documentar as atividades realizadas na instituição, apoiando assim as questões administrativas e políticas da instituição; alicerçar as tomadas de decisões e implementações de políticas em virtude das informações registradas nelas; conduzir as atividades e ações das instituições de forma transparente; possuir relação com demais documentos que registram as mesmas atividades; gerar evidências em condição de litígio; registrar informações que sirvam de apoio aos direitos/deveres de funcionários e da própria instituição; manter a memória corporativa e coletiva; etc.

21A mensagem de correio eletrônico considerada como um documento arquivístico precisa ser declarada como tal, ou seja, incorporada ao conjunto de documentos da instituição, a fim de manter sua autenticidade, confiabilidade e acessibilidade pelo tempo que for necessário. Esta ação deve ser feita com vistas a garantir que este documento seja incluído na política arquivística.

A mensagem de e-mail e o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)

  • 5 Resolução n.º 25 do CONARQ, de 27 de abril de 2007, que dispõe sobre a adoção do "Modelo de requisi (...)

22Para o tratamento dos documentos arquivísticos digitais a Gestão de Documentos Arquivísticos (GDA) deve ter seus procedimentos automatizados em um SIGAD. Assim, no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivísticas de Documentos - e-Arq Brasil5, SIGAD é definido como

  • 6 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivís (...)

[...] um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.6

23O SIGAD é, portanto, uma solução tecnológica que permite a execução dos procedimentos da GDA em meio digital, possibilitando que os documentos arquivísticos digitais recebam o tratamento adequado mantendo sua confiabilidade, autenticidade e acesso pelo tempo de vida destes documentos.

24O SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, porém processado por computador. Esse conjunto apoia as ações de captura, avaliação, temporalidade, destinação, pesquisa, localização, indexação, apresentação, segurança, armazenamento e preservação de documentos arquivísticos e metadados relacionados, bem como a utilização dos instrumentos de gestão documental.

25Dentre as ações citadas, destacamos a captura, que consiste em incorporar um documento ao SIGAD, a fim de que seja tratado como arquivístico. Essa ação tem como objetivos identificar tal documento arquivístico e demonstrar a relação orgânica do mesmo com os demais documentos relativos à atividade a que se refere.

26Na captura, a mensagem de correio eletrônico é declarada como um documento arquivístico por meio das seguintes operações: registro, classificação, indexação, atribuição de restrições de acessos, atribuição de metadados e arquivamento. Mas, como se dá a captura da mensagem de correio eletrônico no SIGAD? A mensagem pode ser capturada automaticamente pelo SIGAD ou por indicação do usuário, segundo regras específicas definidas na política de gestão de documentos do órgão ou entidade. Nesse sentido, o correio eletrônico deve dispor de uma função que exporte a mensagem e anexos (quando existentes), ou ser feita por ferramentas que propiciem a integração direta do próprio SIGAD.

27Nesse processo de exportação, recomenda-se que a mensagem e seus anexos tenham, preferencialmente, um formato aberto e padronizado, previamente definido pelo órgão ou entidade em sua política de gestão arquivística.

28Cabe lembrar que se está trabalhando com dois sistemas: um de correio eletrônico e outro de gestão arquivística de documentos. Ambos precisam ter interfaces que permitam a comunicação entre eles para que a captura da mensagem de correio eletrônico seja bem sucedida, de forma que seja mantida a cadeia de custódia destes documentos.

29Ainda, de acordo com as Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo da CTDE do CONARQ, as estratégias de apoio para gestão são duas:

  • 7 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. DIRETRIZES PARA A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO CORREIO ELETRÔNICO CORPORAT (...)

Em virtude de diversos fatores, alguns órgãos ou entidades ainda não dispõem de um SIGAD para gerenciar de forma ideal seus documentos arquivísticos digitais. No entanto, essa situação não deve impedir a gestão arquivística da mensagem de correio eletrônico. A fim de garantir a manutenção da mensagem de correio eletrônico importante para o órgão ou entidade no desempenho de suas funções, recomendam-se duas estratégias de apoio:
1) Adoção de um sistema informatizado específico para a gestão arquivística da mensagem de correio electrónico
[…]
2) Gestão da mensagem de correio eletrônico dentro do próprio sistema de correio eletrônico.
7

A mensagem de e-mail e a preservação digital

30Na Arquivística o conceito de preservação já é bastante difundido na área e engloba procedimentos que visam garantir a autenticidade e a fidedignidade da informação fixada em um suporte, o documento arquivístico, além do acesso aos documentos que a registra, devendo esses estarem em bom estado físico, com condições de serem utilizados e compreendidos.

31A denominada preservação digital são estratégias de preservação específicas para o ambiente digital que visa sanar as fragilidades desse ambiente, como por exemplo: obsolescência tecnológica; fragilidade das mídias e variedade de documentos digitais (software, formatos, suporte, metadados etc). Ela contempla intervenções, sejam gerenciais ou técnicas, dirigidas à manutenção da acessibilidade dos objetos digitais, assegurando o acesso e a interpretação dos documentos digitais, incluindo as mensagens de correio eletrônico, pelo prazo necessário, considerando-se os referenciais arquivísticos.

32As estratégias de preservação digital quebram um grande paradigma da preservação tradicional. Enquanto esta tem como principal procedimento manter o documento imutável e intacto, procurava-se estabilizar o suporte, naquela os procedimentos envolvem mudanças de formatos, renovação de mídias, atualização de softwares e hardwares.

33O ambiente digital apresenta, num primeiro momento, um grande paradoxo: ao mesmo tempo que se pretende manter a informação intacta, como ela foi produzida, pretende-se também, acessá-la com as mais “modernas” ferramentas, de maneira dinâmica e rápida. Diz-se num primeiro momento, pois ao observar a fundo as estratégias de preservação digital, nota-se que toda a alteração que elas propõem, está relacionada com a integridade da informação fixada em um suporte, documentando assim todas as alterações de forma autêntica e subsidiada por um ambiente autêntico, seja de Gestão ou de Repositório Arquivístico Digital Confiável.

34Associadas ao programa de gestão documental, a preservação digital deve ser materializada por meio de um programa institucional que envolva desde procedimentos no ato da produção documental, implementados pelos produtores, até a utilização de um Repositório Digital Confiável de Documentos Arquivísticos (RDC-Arq), pelo preservador.

35As mensagens de e-mail declaradas como documentos arquivísticos serão contempladas nesse programa e devem seguir os procedimentos e estratégias nele previstos e contemplados por estes ambientes autênticos.

36A preservação digital aplicada às mensagens de correio eletrônico, assim como aos demais documentos digitais, tem que preservar não só a cadeia de bits, como também a sua interpretação. De nada adiantará a manutenção dos bits se não for possível a interpretação e compreensão deles.

37Inúmeros arquivos digitais contêm informações que só se fazem compreensíveis e explicitadas por meio de softwares específicos, na maioria das vezes é o próprio software onde o documento foi produzido. Dessa forma, apresenta-se como o primeiro desafio, o de garantir o acesso contínuo ao conteúdo e funcionalidades da mensagem de correio eletrônico, por meio dos recursos tecnológicos disponíveis no momento da utilização. Em relação às questões de formato e do interpretador, atualmente orienta-se a utilização de dois formatos considerados estáveis e abertos: PDF/A e XML. Ambos são indicados devido sua maturidade e difusão. Daí nota-se a importância da exportação da mensagem de seu sistema produtor para um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) e para um repositório digital (RDC-Arq), fazendo a conversão do formato proprietário para um formato aberto conforme os indicados anteriormente, porém de forma sistemática por estes ambientes autênticos de maneira a garantir a cadeia de custódia.

  • 8 FLORES, Daniel. Autenticidade dos Documentos Arquivísticos Digitais em RDC-Arq: a identidade e a in (...)

38Como requisitos funcionais para a preservação destes documentos arquivísticos, mensagens de e-mail, Flores8 apresenta os seguintes elementos:

  • formatos fechados proprietários, como PST devem ser convertidos para formatos abertos;

  • formato de preservação deveria ser de texto ou XML;

  • mensagens de e-mail, calendários, contactos e outras entidades relacionadas devem ser normalizadas para o formato de preservação;

  • formato de preservação deve preservar as caraterísticas significativas das mensagens de e-mail;

  • formato de preservação deverá ser capaz de ser visualizado como um formato de acesso ou deve ser capaz de gerar um formato de acesso;

39Em relação aos anexos:

  • anexos devem ser convertidos para formatos de preservação e acesso;

  • anexos convertidos devem manter links para os e-mails aos quais estavam ligados;

  • Quanto aos formatos do acesso:

  • formato de acesso deve ser legível e deve ser reconhecível como e-mail;

  • formato de acesso deve permitir uma navegação simples e intuitiva entre as mensagens, anexos, caixas de e-mail, contactos e calendários;

  • formato de acesso deve permitir uma navegação nas cópias de acesso normalizadas dos anexos.

40Em relação aos formatos, destacamos os seguintes:

  • EML

    • EML, que significa E-mail, é a extensão dos arquivos de mensagens salvas do Outlook Express - MS.

  • MBOX

    • A família mbox refere-se a quatro formatos, mas apenas semi-compatíveis para armazenamento de uma ou mais mensagens de e-mail e anexos. Os quatro formatos: - Mboxo, mboxrd, mboxcl e mboxcl2 - são originários de diferentes versões do Unix. Cada arquivo mbox representa um conjunto de mensagens ordenados sequencialmente em uma pasta.

  • Maildir

    • Este formato estreou com o servidor “qmail” em meados da década de 1990. Cada mailbox é um diretório e cada mensagem um arquivo. Isso melhora a eficiência porque os e-mails individuais podem ser modificados, eliminados e adicionados sem afetar a caixa de correio ou outros e-mails, e torna mais seguro para uso em sistemas de arquivos (informáticos/rede), como o NFS.

A mensagem de e-mail e o Repositório Digital Confiável de Documentos Arquivísticos (RDC-Arq)

41Inicialmente cabe destacar e reforçar que o Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) é o ambiente autêntico para a preservação de Documentos Arquivísticos Digitais em longo prazo. Com esta afirmação, se pode depreender que a mensagem de e-mail, identificada como documento arquivístico, um DAD, deve então ser transferido ou recolhido (dependendo da idade documental) para o RDC-Arq.

42Tanto a transferência ou recolhimento para o RDC-Arq devem ser feitos na forma de pacotes OAIS – SIP (Pacotes de submissão), e respeitando a questão da manutenção da cadeia de custódia ininterrupta.

43Desta forma, se devem preparar os pacotes OAIS (Open Archival Information System) para que os mesmos sejam submetidos e admitidos ao RDC-Arq, sendo que para tal, serão elaborados os pacotes SIP contendo os DADs (seus objetos digitais) e os seus metadados descritivos e de preservação.

44Quanto aos metadados adotados, devem ser os apresentados no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, o e-ARQ Brasil quando da adoção de um SIGAD. Em alguns casos, é recomendada a adoção dos metadados Dublin Core (15 elementos) por serem já implementados nos RDC-Arq como padrão. Ou mesmo a orientação e o caminho que a CTDE do CONARQ vem adotando de uso do Padrão de Metadados do Governo Eletrônico – ePMG, destacando que este tem características e princípios arquivísticos ao apresentar 20 elementos: 15 elementos do DC (Dublin Core) e 5 elementos adicionais identificados como necessários para o contexto do governo eletrônico brasileiro.

45A preparação do pacote SIP é constituído da exportação ou salvamento das mensagens de e-mail e juntamente incluir um arquivo com a extensão CSV (Arquivo separado por vírgulas) ou XML, contendo os metadados descritivos e de preservação. Os mesmos serão admitidos e processados pelo sistema de Repositório.

46Cabendo ainda salientar que o RDC-Arq não é um mero banco de dados contendo os DAD's, e sim, se trata de um sistema autêntico para o gerenciamento dos documentos permanentes. Os RDC-Arq têm funcionalidades específicas, eles implementam as estratégias de preservação digital internamente, os mesmos contemplam os requisitos arquivísticos e garantem as características dos documentos arquivísticos, garantem a autenticidade através da documentação sistemática de todos os procedimentos de administração do repositório em metadados, a navegação multinível e o acesso a longo prazo.

47Ele também pode ser usado para documentos nas duas primeiras idades, a corrente e a intermediária, desde que associado a um SIGAD. Esta decisão de adoção do RDC-Arq nas fases corrente e intermediária, de Gestão Documental, se trata de uma política arquivística em caso de documentos de longa temporalidade e de documentos complexos para a sua gestão apenas com o SIGAD (necessitando assim de uma associação ao RDC-Arq), tais como e-mails, Websites e outros tipos de documentos que têm nativamente em sua composição inúmeros objetos digitais.

Considerações Finais

48Fica evidente que a mensagem de e-mail que foi produzida ou recebida em consonância às atividades ou funções do órgão, pessoa ou entidade é um Documento Arquivístico Digital - DAD, pois serve de fonte de prova, é orgânico, e assim deve ser gerido pela política arquivística, através de um SIGAD e um Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq, estes entendidos como ambientes autênticos para a garantia da autenticidade, confiabilidade e acesso a longo prazo.

49O e-mail ademais de sua praticidade de uso e disseminação, apresenta um desafio para os arquivistas: a manutenção e preservação das mensagens circulantes nesse sistema. Esse desafio se dá em virtude das mensagens serem produzidas no próprio meio onde circulam e são armazenadas, exigindo um conhecimento aprofundado de gestão arquivística por parte do produtor, além de dificultar a visão do acervo como um todo por parte da instituição, já que estaria fora do âmbito do SIGAD. Outra questão importante a ser considerada é que muitas instituições optam por eliminar as mensagens sem nenhum critério a fim de esvaziar as caixas de e-mail, correndo o risco de eliminar documentos permanentes.

50Cabe ainda destacar e reforçar que o RDC-Arq é o ambiente autêntico para a preservação de Documentos Arquivísticos Digitais. Com esta afirmação, se pode depreender que a mensagem de e-mail, identificada como documento arquivístico, um DAD, deve então ser transferido ou recolhido (dependendo da idade documental) para este, saindo do SIGAD ou do sistema de Gestão de e-mails.

51Ainda, como resultados parciais da investigação, devem ser destacadas as seguintes orientações:

  • e-mail não deve ser impresso, pois a manutenção de sua cadeia de custódia está condicionada à manutenção de uma linha ininterrupta no ambiente e suporte em que este nasceu, e devendo ser transferido ou recolhido de acordo com os ambientes autênticos para tal, seja o SIGAD ou o RDC-Arq;

  • também não deve ser gerado PDF ou PDF-A desconexo do RDC-Arq;

  • seu valor legal está ligado intrinsecamente à manutenção de sua cadeia de custódia ininterrupta, no sistema de produção até o RDC-Arq;

  • tem de se garantir a presunção de autenticidade;

  • num ambiente controlado e seguro;

  • a negociação tem de ser feita do sistema de gestão de e-mails para o SIGAD ou RDC-Arq;

  • na ausência do SIGAD, o RDC-Arq pode garantir a Autenticidade do e-mail – DAD, desde que seja observada a manutenção da cadeia de custódia pelo mesmo.

52Orienta-se a utilização de dois formatos considerados estáveis e abertos: XML e PDF/A, conectados a um repositório arquivístico digital confiável. Ambos são indicados devido sua maturidade e difusão. Daí nota-se a importância da exportação da mensagem de seu sistema produtor para um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e para um repositório digital, fazendo a conversão do formato proprietário para um formato aberto, conforme referenciado acima.

53Por fim, o trabalho demonstra que é fundamental que se aprimorem os estudos na identificação, gestão e preservação da mensagem de correio eletrônico - enquanto documento arquivístico, oferecendo tanto ao SIGAD como ao RDC-Arq melhores metadados que possam garantir tanto a descrição como a preservação e o acesso destes documentos a longo prazo e garantindo a manutenção da cadeia de custódia ininterrupta destes documentos, garantindo assim a autenticidade e possibilidade de fonte de prova das mensagens de correio eletrônico enquanto documento de arquivo.

Bibliographie

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CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS. Glossário. Disponível em: <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/2008ctdeglossariov5.pdf>. Acesso em: set. 2014.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. DIRETRIZES PARA A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO CORREIO ELETRÔNICO CORPORATIVO. Rio de Janeiro: CONARQ, 2012. Disponível em: <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/correio/correio_eletronico_completo_2.pdf>. Acesso em: 12 jun 2014.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossário de Termos Técnicos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE. Rio de Janeiro: CONARQ, 2010.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos: E-ARQ. Rio de Janeiro: CONARQ, 2011. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br>. Acesso em: 12 jun 2014.

FLORES, Daniel. Autenticidade dos Documentos Arquivísticos Digitais em RDC-Arq: a identidade e a integridade na cadeia de custódia ininterrupta. Santa Maria, RS. 2014. 42 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Líder do Grupo de Pesquisa CNPq-UFSM Ged/A - Documentos Arquivísticos Digitais para a Oficina ministrada pelo Grupo de Pesquisa. Disponível em: <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acesso em: 10 setembro 2014.

RONDINELLI, Rosely Curi. O conceito de documento arquivístico frente à realidade digital: uma revisitação necessária. 2011. 268f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) - Universidade Federal Fluminense - Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia, Niterói, 2011.

Notes

1 BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, DF. 9 jan. 1991. Disponível em: <http://www.presidencia.gov.br>. Acesso em: 11 ago. 2014.

2 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. DIRETRIZES PARA A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO CORREIO ELETRÔNICO CORPORATIVO. Rio de Janeiro: CONARQ, 2012. Disponível em: <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/correio/correio_eletronico_completo_2.pdf>. Acesso em: 12 jun 2014.

3 RONDINELLI, Rosely Curi. O conceito de documento arquivístico frente à realidade digital: uma revisitação necessária. 2011. 268f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) - Universidade Federal Fluminense - Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia, Niterói, 2011.

4 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossário de Termos Técnicos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE. Rio de Janeiro: CONARQ, 2010.

5 Resolução n.º 25 do CONARQ, de 27 de abril de 2007, que dispõe sobre a adoção do "Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos - e-ARQ Brasil" pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e, Resolução n.º 32 do CONARQ, de 17 de maio de 2010, que dispõe sobre a inserção dos metadados na Parte II do e-ARQ Brasil.

6 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos: E-ARQ. Rio de Janeiro: CONARQ, 2011. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br>. Acesso em: 12 jun 2014.

7 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. DIRETRIZES PARA A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO CORREIO ELETRÔNICO CORPORATIVO. Rio de Janeiro: CONARQ, 2012. Disponível em: <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/correio/correio_eletronico_completo_2.pdf>. Acesso em: 12 jun 2014.

8 FLORES, Daniel. Autenticidade dos Documentos Arquivísticos Digitais em RDC-Arq: a identidade e a integridade na cadeia de custódia ininterrupta. Santa Maria, RS. 2014. 42 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Líder do Grupo de Pesquisa CNPq-UFSM Ged/A - Documentos Arquivísticos Digitais para a Oficina ministrada pelo Grupo de Pesquisa. Disponível em: <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acesso em: 10 setembro 2014.

Auteurs

Universidade Federal de Santa Maria - UFSM, Líder do Grupo CNPq UFSM Ged/A

Grupo CNPq UFSM Ged/A; Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro - UNIRIO

Grupo CNPq UFSM Ged/A, da Universidade Federal de Santa Maria – UFSM

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