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Da produção à preservação informacional: desafios e oportunidades

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Nelson Vaquinhas
, 
Marisa Caixas
, 
Helena Vinagre

Parte II - Gestão da Informação no século XXI

Análise à implementação do plano de classificação no Município de Albufeira

Sónia Negrão

Résumé

Esta comunicação pretende dar a conhecer o trabalho desenvolvido na Câmara Municipal de Albufeira, no âmbito da implementação do Plano de Classificação. Resolveu-se implementar o plano, elaborado pelo grupo de trabalho da MEF, e para tal foi desenvolvido um plano de ação que passou por várias fases e durou aproximadamente um ano até à sua implementação. Deste plano de ação constou a criação de um grupo interno multidisciplinar, o levantamento de todos os processos produzidos pela Câmara no decurso da sua atividade, e a integração da classificação no Sistema de Gestão Documental, E-Doc (link). Foi também necessário realizar várias sessões de esclarecimento sobre gestão da informação e importância, necessidade e utilização da classificação.

Texte intégral

1O trabalho que aqui se apresenta pretende dar a conhecer o processo de implementação do Plano de Classificação conforme à Macroestrutura Funcional, no Município de Albufeira. As razões principais que conduziram à necessidade de implementação do Plano deveram-se essencialmente à inexistência de qualquer tipo de sistema classificativo de informação na entidade, bem como à necessidade de tornar mais eficiente a gestão da informação, tanto ao nível da normalização de procedimentos informacionais, como a questões de pesquisa e recuperação da informação de natureza arquivística, essenciais para a gestão correta de qualquer sistema de informação.

2Em termos organizacionais, o Município de Albufeira (MA) é constituído por uma estrutura nuclear (quatro departamentos municipais), por uma estrutura flexível (dezassete divisões municipais e dois gabinetes) e por quatro serviços. Deste universo, fazem parte mil duzentos e trinta e quatro funcionários, sendo que seiscentos e sessenta e cinco são utilizadores do SGD. Desta forma, foi necessário, para o sucesso deste empreendimento, desenvolver um projeto de revisão da gestão da informação e definir uma equipa de trabalho. A equipa que foi criada é constituída por técnicos das seguintes áreas: Administrativa, Arquivo, Jurídico, Expediente, Qualidade e Informática. Tentou-se, deste modo, abranger áreas distintas entre si, criando uma equipa multidisciplinar que tivesse maior capacidade no conhecimento e desenvolvimento de um projeto desta natureza.

3Ao iniciar o projeto, e numa altura em que não tínhamos conhecimento da existência do grupo de trabalho da MEF para as Autarquias locais, a equipa de trabalho responsável pelo projeto de implementação optou pela elaboração de um Plano de Classificação de natureza funcional, devido principalmente às limitações apresentadas por outros instrumentos similares de natureza orgânica ou mesmo orgânico-funcional.

4Numa primeira fase, dado que o Município de Albufeira nunca tinha tido qualquer tipo de sistema classificativo de informação, solicitou-se à empresa B-Safe uma formação técnica nesta área específica. A formação contou com a presença de, no mínimo, um representante de cada unidade orgânica do MA, incidindo sobre a temática da elaboração de Planos de classificação e posterior aplicação prática.

5Na fase seguinte deu-se início ao levantamento de todos os processos documentais geridos pelo MA. Este levantamento, além de servir os propósitos para a elaboração de um Plano de classificação funcional, serviu igualmente para a tomada de consciência da real situação da entidade. Trabalho de campo fundamental para conhecer o MA, tanto ao nível da gestão da informação, massas acumuladas de documentação existentes e de procedimentos para conhecimento e identificação dos técnicos e respetivos serviços. Esta tarefa foi vista como fulcral numa entidade constituída por mil duzentos e trinta e quatro funcionários, onde se pretendia a implementação de um projeto com uma dimensão assinalável, pois para além da elaboração e implementação de um Plano de Classificação, fatores como o diálogo, envolvimento e a participação de todos os colaboradores é fundamental.

6Enquanto se finalizava o levantamento dos processos no MA estava simultaneamente em elaboração um Plano de Classificação funcional, da responsabilidade do Grupo de Trabalho da Macroestrutura Funcional (MEF), que iria lançar a versão 0.1 do Plano de Classificação conforme à MEF, com a informação extra de que a Portaria 1253/2009 iria ser revista e seria elaborada nova Portaria de Gestão de Informação Arquivística, associada ao Plano de Classificação (PC) conforme à Macroestrutura Funcional. Neste sentido, e tendo em consideração este facto, o grupo de trabalho do MA apresentou ao Executivo as duas hipóteses de trabalho no desenvolvimento do PC a implementar. Por um lado, continuar com a elaboração do Plano por parte dos técnicos da autarquia (equipa de trabalho), ou por outro lado proceder à implementação do PC conforme à MEF, sendo este um instrumento desenvolvido em toda a Administração Local. O Executivo, não só aprovou a implementação do Plano de Classificação conforme à MEF, como fez questão de informar a todas as unidades orgânicas (ordem de serviço) da necessidade de colaborarem com o grupo de trabalho no desenvolvimento do projeto.

7Todos os colaboradores do Município de Albufeira foram informados que tinha sido elaborado, pelo Grupo de Trabalho MEF, um Plano de classificação para as autarquias locais. Esta primeira abordagem serviu não só para dar conhecimento a todos os colegas deste novo instrumento, mas também para dar a possibilidade de poderem manifestar-se relativamente à concordância ou discordância face ao projeto, podendo desta forma contribuir para a discussão pública sobre este PC. Esclareceu-se, de igual modo, que este instrumento de gestão da informação se baseava numa estrutura e princípio de natureza funcional, em oposição a uma perspetiva classificativa orgânica, e que para uma análise mais aprofundada seria fundamental a colaboração de vários colegas de diferentes unidades orgânicas.

8No seguimento do deferimento do projeto de implementação, e depois de se dar conhecimento do Plano de Classificação conforme à MEF a todos os serviços do MA, procedeu-se ao diálogo com todas as unidades orgânicas da entidade, no sentido de se efetuar o levantamento de todos os processos produzidos e geridos pelo MA no decurso das suas atividades.

Fig. 1- Plano de classificação

Fig. 1- Plano de classificação

9Nestas reuniões foram adicionados novos termos de índice sugeridos pelas unidades orgânicas e aprovados pelo grupo de trabalho.

10Após o reconhecimento e registo de todos os processos, procedeu-se à elaboração de uma tabela de analogias entre o que os serviços produziam e o PC conforme à MEF.

Fig. 2 - Tabela de analogias. Exemplo de alguns processos da Divisão de Águas e Saneamento

Informação produzida pelos serviços

Transposição para o PC

Títulos

Código

Descrição

Limpeza de fossas

710.10.03

Drenagem e tratamento de águas residuais

Desistência de consumo de água

300.10.02

Aquisição, alienação e venda de bens móveis de suporte e serviços

Empreitada de Execução de Ramais de Águas Residuais

300.10.04

Aquisição de Serviços de Empreitadas

Contrato de Fornecimento de Água e Saneamento de Águas Municipais

300.10.02

Aquisição, alienação e venda de bens móveis de suporte e serviços

Pedido de Ligação de Esgotos

450.10.01

Licenciamento ou autorização de edificação

Serviço de Águas. Rescisão de contrato

300.10.02

Aquisição, alienação e venda de bens móveis de suporte e serviços

Boletins de análise n.º 3708/13/S…

800.20.01

Realização de análises laboratoriais

Ajuste Direto. Drogaria Vitor. Solicito autorização para aquisição de Fechaduras para as EEAR Municipais

300.10.02

Aquisição, alienação e venda de bens móveis de suporte e serviços

11Esta tabela de analogias foi fundamental para que todos os colaboradores da entidade tomassem conhecimento das designações dos processos de negócio e para que o funcionamento da Câmara não bloqueasse no momento da implementação. O grupo de trabalho teve assim que assegurar que no primeiro dia da operação de classificação da informação, todas as unidades orgânicas tivessem a capacidade de classificar sem existir margem para dúvidas. A existência de dúvidas, a falta de acompanhamento e o bloqueamento dos serviços, colocaria não só o projeto da implementação em causa, como o próprio funcionamento da Câmara, evitando por um lado a criação de obstáculos, facilitando o correto funcionamento dos serviços.

12Após a realização de várias reuniões, e de observados comportamentos no que diz respeito à gestão dos arquivos de cada uma das unidades orgânicas (deteção de práticas boas e menos boas), avançou-se para a realização de sessões de esclarecimento. Nestas sessões, o enfoque foi dado à utilidade e importância da classificação, perspetivada aqui como instrumento operativo fundamental na pesquisa e recuperação eficiente da informação. Dividida em duas fases - antes e depois da integração no SGD. A primeira ronda de sessões de esclarecimento, de cariz teórico, serviu para relembrar conceitos básicos de arquivo, funções do serviço de arquivo, boas práticas na gestão da informação e a importância, necessidade e utilização da classificação.

Fig. 3 - Criação de registo

Fig. 3 - Criação de registo

13A razão pela qual se insistiu tanto nas sessões de esclarecimento é que para o sistema de classificação funcionar, concordou-se que deveria ser um campo de preenchimento obrigatório no SGD, ou seja, o mesmo não permite a passagem para a etapa seguinte sem o registo estar classificado.

Fig. 4 - Edoc da Link com as áreas do Sistema de Gestão Documental

Fig. 4 - Edoc da Link com as áreas do Sistema de Gestão Documental

14Relativamente à pesquisa, o SGD permite identificar, imediatamente, no plano, o código de classificação.

Fig. 5: Plano de classificação conforme à MEF que foi exportado para o Edoc

Fig. 5: Plano de classificação conforme à MEF que foi exportado para o Edoc

15Se o utilizador não souber a classificação pode pesquisar por termo, uma vez que todos os níveis (função, subfunção, processo de negócio e termo de índice) são pesquisáveis. A título de exemplo pesquisou-se a palavra “aquisição”.

Fig. 6 - Pesquisa de classificação

Fig. 6 - Pesquisa de classificação

16Na pesquisa, o Sistema de Gestão Documental devolve as classificações possíveis, e cabe ao utilizador selecionar qual a indicada para o seu processo de negócio.

17Com o intuito de organizar a informação que se encontra no SGD alguns serviços optaram por criar processos macros e agregar a estes os processos de negócio. No Município de Albufeira, esta situação é mais frequente na Divisão de Recursos Humanos, em que o processo – pai é o processo de funcionário (nome e n.º de funcionário), onde se agregam os processos de negócio como as ausências ao serviço, licenças, formações ou baixas. Outra unidade orgânica que utiliza este tipo de organização é a Divisão de Edifícios e Equipamentos Municipais. Neste caso, os processos – pai têm atribuída a designação do edifício, e a este processo são agregados todos os processos de negócio relativos à intervenção em cada um dos edifícios.

Fig. 7 - Processo documental

Fig. 7 - Processo documental

18Outro exemplo que se julga pertinente oferecer, é o caso da Divisão de Turismo, que criou processos – pai para os Eventos realizados pelo Município de Albufeira ou em colaboração. A situação é similar aos exemplos anteriormente facultados, o Processo – pai tem no título a designação do evento, ex. Festa de Fim de Ano, e agregados a este encontram-se todos os processos de negócio relacionados, como a montagem de palcos em que é interveniente a Divisão de edifícios e equipamentos, a aquisição de serviços de um artista, onde entra a Divisão Financeira, ou o apoio informático, onde entra a Divisão de Informática, etc.

19Neste quadro, a Divisão de Informática do MA beneficiou da integração do Plano para efetuar o upgrade do SGD para uma nova versão. Optou-se então por fazer esta atualização e a integração do PC em diferentes momentos, no sentido de evitar riscos e dificuldades na gestão da informação do MA. Assim, e com o apoio da Link (empresa proprietária do SGD), dois meses após o upgrade, decorria o mês de setembro de 2013, procedeu-se à integração da classificação conforme à MEF no Sistema de Gestão Documental da Autarquia – o Edoc.

20Podemos afirmar que o trabalho de acompanhamento dos serviços foi fundamental para o sucesso da implementação, uma vez que na primeira semana apenas há a registar, em média, duas a três horas de atraso no registo da correspondência.

21A integração do Plano no SGD foi o mote para se alterarem circuitos, eliminar etapas e reduzir o acesso à informação confidencial. Para tal, foi desenvolvida uma instrução de trabalho dirigida ao registo da correspondência, que confirmaria a alteração de procedimentos.

Fig. 8 - Instrução de trabalho para o Registo da Informação

Fig. 8 - Instrução de trabalho para o Registo da Informação

22No que diz respeito aos acessos, a cada um dos processos de negócio foram atribuídos diferentes acessos, tendo como base a classificação, assim o privilégio de acesso do funcionário à informação.

23O último objetivo do projeto passava pela centralização do sistema de registo de entradas e saídas num único local, o Expediente. Após a implementação do PC conforme à MEF, toda a informação que é recebida pelo MA passa pelo Expediente, onde é registada, classificada, digitalizada e distribuída pelos vários serviços. Neste momento, existem quatro locais de entrada: Expediente geral, Atendimento Geral, Divisão de Obras Particulares e Centro de Atendimento ao Consumidor / Gabinete de apoio ao Munícipe (CIAC – GAM), e apesar dos diferentes locais de entrada, toda a informação fica registada no Sistema de Gestão Documental.

24Para assegurar o sucesso da implementação, esteve de permanência, durante um mês, uma parte da equipa do grupo de trabalho no Expediente Geral do MA. Nos cinco meses seguintes, a equipa de arquivistas ia alternando de modo a garantir o acompanhamento permanente dos serviços.

25Passados dois meses, e perante as dúvidas que iam chegando, foi decidido pela realização de uma nova ronda de sessões de esclarecimento, desta vez efetuada em ambiente de sala de aula. Nestas sessões, ministradas por técnicos da área de arquivo e de informática, os colaboradores, agora familiarizados com o plano de classificação, colocavam dúvidas e sugeriam a adição de novos termos de índice. Em simultâneo classificavam, no SGD, a informação relativa a casos práticos de processos com os quais trabalhavam diariamente, o que se traduzia no registo, classificação e associação ao processo de negócio respetivo. Em alguns casos, estas sessões também serviram para fazer o refrescamento do funcionamento do Sistema de Gestão Documental, e noutros, pontuais, serviram de facto para a iniciação ao SGD.

26Em forma de síntese, apresentam-se de seguida os pontos fortes da implementação do PC, considerando-se que:

  • A implementação deste Plano foi fundamental para o conhecimento da entidade e do nível da gestão da informação. Mas mais do que isso, permitiu aos colaboradores conhecerem o seu serviço de Arquivo, as suas funções e os técnicos que dele fazem parte;

  • Para o sucesso deste projeto foi determinante o apoio do executivo e a indicação de que a colaboração de todos os funcionários seria fundamental;

  • Este projeto, extremamente complexo, contou com o envolvimento e colaboração de todos os funcionários e utilizadores do SGD da Câmara Municipal de Albufeira. Na verdade, continua a existir a sua colaboração ativa, menos frequente é certo, mas os serviços continuam a fazer sugestões para se adicionarem novos termos de índice, o que contribui decisivamente para o desenvolvimento e melhoria contínua do Plano de Classificação;

  • A centralização da entrada da informação foi muito importante em todo este processo, uma vez que esta tipologia documental é toda ela classificada à entrada. A obrigatoriedade de classificar forçou a uma reforma do serviço de expediente e dos respetivos procedimentos de registo de entrada de correspondência.

  • Devido a algumas situações, irregulares, de livre acesso a informação confidencial, achou por bem o Executivo criar, a partir do Plano de Classificação, uma política de restrição de acessos. Por norma, o técnico só tem acesso às classificações com que trabalha, ou seja, a cada um dos processos de negócio é atribuído uma permissão. A obtenção de acesso a classificações tem sempre que ser solicitada e justificada superiormente, sob pena de não ser concedido acesso.

27No que concerne aos pontos menos positivos na implementação, considera-se que:

  • A interoperabilidade entre o SGD e os Sistemas de Informação Eletrónicos (SIE) é praticamente inexistente. Esta situação, comummente conhecida, dificulta a interligação de processos entre as diferentes aplicações e o sistema de gestão documental. Isto deve-se ao facto do SGD pertencer a uma empresa e os SIE’s pertencerem quase exclusivamente a outra empresa e não existe comunicação entre elas;

  • A maior dificuldade na implementação do PC deveu-se à apreensão de novas designações e novos termos segundo a linguagem da MEF, principalmente ao nível dos processos de negócio;

  • A alteração necessária dos níveis de acesso à informação complicou o processo de implementação.

28Fazendo o balanço destas alterações, e decorrido um ano sobre a implementação, verifica-se que a classificação é uma prática já instalada e que faz parte da rotina diária dos colaboradores, tendo sido bem aceite. E que apesar de ter sido um processo extremamente complexo, revelou-se simples, pela forma como os colaboradores aderiram e participaram.

29O Município de Albufeira encontra-se neste momento a preparar-se para novas reuniões com os seus serviços, de modo a implementar a versão 0.3 do Plano de Classificação conforme à MEF.

Bibliographie

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DIREÇÃO GERAL DO LIVRO, DOS ARQUIVOS E DAS BIBLIOTECAS – Macroestrutura Funcional (MEF). V.2.0. [Em linha]. Lisboa: DGLAB, 2013. [Consult. 15 setembro 2014]. Disponível na Internet: <URL: http://dgarq.gov.pt/files/2012/01/MEF-1_0_v02_01_2012.pdf

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GRUPO DE TRABALHO PARA A ELABORAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PARA A ADMINISTRAÇÃO LOCAL – Plano de Classificação para a Administração Local [em linha]. V.0.1. Lisboa: [s.n.], Jul. 2012. Disponível na Internet: <URL: http://www.sgmf.pt/_zdata/PDF/GD/GD_MEF.pdf

GRUPO DE TRABALHO PARA A ELABORAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PARA A ADMINISTRAÇÃO LOCAL – Plano de Classificação para a Administração Local [em linha]. V.0.2. Lisboa: [s.n.], Jan. 2014. Disponível na Internet: <URL: http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2014/02/PC_AL_2014_01_311.pdf

Table des illustrations

Titre Fig. 1- Plano de classificação
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Titre Fig. 3 - Criação de registo
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Titre Fig. 4 - Edoc da Link com as áreas do Sistema de Gestão Documental
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Titre Fig. 5: Plano de classificação conforme à MEF que foi exportado para o Edoc
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Titre Fig. 6 - Pesquisa de classificação
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Titre Fig. 7 - Processo documental
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2802/img-6.jpg
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Titre Fig. 8 - Instrução de trabalho para o Registo da Informação
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Câmara Municipal de Albufeira

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