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Da produção à preservação informacional: desafios e oportunidades

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Nelson Vaquinhas
, 
Marisa Caixas
, 
Helena Vinagre

Parte II - Gestão da Informação no século XXI

A classificação e o vocabulário controlado como instrumentos efetivos para a recuperação da informação arquivística

Renato Tarciso Barbosa de Sousa et Rogério Henrique de Araújo Júnior

Résumé

Trata do processo de classificação no âmbito da prática arquivística e discute os requisitos básicos para a concepção de um vocabulário controlado associado à classificação de documentos com a finalidade de aperfeiçoar o processo de busca e recuperação da informação. Para tanto, apoia-se na representação da informação para a construção de um protótipo, que relacione o controle de vocabulário a uma estrutura de classificação. O resultado final foi a proposição de uma metodologia que associou e complementou a atividade de classificação, que abrange as áreas funcionais, aos temas dos documentos que deverão estar coligidos em descritores a serem selecionados e padronizados em uma taxonomia das funções administrativas. Desse modo, pretendeu-se firmar concepção de classificação de documentos de arquivo, com o aporte da classificação dos temas dos mesmos documentos, trazendo novos pontos de acesso, benéficos à melhoria do processo de busca e recuperação da informação.

Texte intégral

Introdução

1Desafios constantes à busca e recuperação da informação, a organização e a representação do conhecimento têm sido cada vez mais considerados como solução para a representação de quantidades crescentes de acervos arquivísticos nas organizações brasileiras.

2Esses acervos, apesar de imprescindíveis à gestão estratégica, vêm se constituindo em um problema para as organizações dada a falta de espaço físico para guarda de quantidades consideráveis de documentos em suporte de papel, além do alto custo de armazenamento daqueles em formato digital. O valor da manutenção de espaços nas dependências das organizações, bem como nos sistemas informatizados, vem desequilibrando a relação entre custo e benefício da guarda dos acervos arquivísticos, sem contar as despesas envolvidas na contratação de profissionais especialistas no tratamento desses acervos, que elevam sobremaneira o dispêndio de recursos financeiros nas corporações que atuam na esfera pública e privada do Brasil.

3Por outro lado, a tecnologia da informação tem possibilitado avanços nas áreas que tratam de grandes volumes de documentos, enfatizando o processo de busca e recuperação da informação arquivística. Entretanto, o uso da tecnologia da informação, em alguns momentos, é entendido como solução definitiva para a gestão de documentos, mas, na realidade, trata-se de mais um instrumento, para a gestão de documentos.

  • 1 FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoria (...)
  • 2 DURANTI, Luciana; EASTWOOD, Terry; MACNEIL, Heather - Preservation of the integrity of electronic r (...)

4A classificação de documentos de arquivo tem três objetivos: manter o vínculo arquivístico, fundamentar a avaliação e a descrição e possibilitar a recuperação da informação contida nos documentos. Diversos autores, tais como Foscarini1, chegam a entender que a recuperação dos documentos armazenados é somente um benefício colateral da classificação, sendo seu propósito básico integrar os documentos individuais nos conjuntos a que pertencem, baseando-se no mandato e nas funções do criador, como defendem Duranti, Eastwood e Macneil2. Uma das características principais dos documentos de arquivo é a relação que mantêm entre si e que precisa ser preservada para dar-lhes sentido, assim como as atividades e ações que lhes deram origem. A compreensão e a manutenção desse contexto, representada pelas relações entre os documentos, é um elemento destacado nas pesquisas que versam sobre a autenticidade de documentos digitais.

5A classificação é uma função arquivística, tanto quanto a avaliação, a descrição, a preservação, a aquisição e a difusão (disseminação), onde a tríade formada pela avaliação, descrição e classificação são atividades capitais da prática da organização arquivística. Podemos considerar a classificação como uma função matricial, pois é por meio dela que se realiza a avaliação, que em uma etapa posterior, vai possibilitar a gestão dos prazos de guarda e da destinação final (tabela de temporalidade) e independentemente da metodologia aplicada e de sua configuração, sempre terá como ponto de partida os conjuntos documentais definidos na classificação.

  • 3 SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de - Os princípios da teoria da classificação e o processo de organiz (...)

6Na etapa da descrição, a norma do Conselho Internacional de Arquivos, ISAD(G) e a Norma Brasileira de Descrição Arquivística do Conselho Nacional de Arquivos, NOBRADE, definem como primeiro elemento a ser descrito o conjunto documental, representado pelo fundo, série ou subsérie, isto é, os agrupamentos documentais resultados do processo de classificação. Assim, a classificação ganha uma envergadura, que sustenta toda a construção da prática arquivística. Desse modo, a definição precisa dos conjuntos documentais e as suas relações é imprescindível para o que-fazer arquivístico3.

7A classificação, como operação matricial de todo o trabalho arquivístico, é uma etapa relevante para a transparência e o compartilhamento das informações, que por sua vez, são caminhos seguros para o processo de tomada de decisão e para a preservação da memória técnico-administrativa das organizações, franqueando o pleno exercício da cidadania. Nessa altura a classificação se associa à atividade de indexação, que por estar no âmbito das funções de um sistema de recuperação da informação, dá suporte à descrição e a representação da informação arquivística, por meio da indexação de documentos. A identificação dos conceitos de que tratam os documentos, por meio de termos, descritores ou palavras-chave, vai complementar a classificação dos documentos, ensejando a construção de linguagens documentárias para padronizar a escolha dos termos e definir as relações entre os descritores e os conteúdos de que tratam os documentos. Esse mecanismo de representação deverá refletir as funções/atividades e conduzir os usuários dos sistemas arquivísticos à recuperação da informação.

8O acesso, consubstanciado pela recuperação da informação, deve ser considerado sob dois níveis: o legal (corpus de leis) e o técnico-científico. No nível legal, a entrada em vigor da Lei 12.527/2011 alterou as condições e regras de acesso à informação no Brasil. A lei inverteu a lógica transformando a exceção em regra, isto é, existe agora uma lei que garante o acesso à informação pública e a exceção é o sigilo. A restrição é tudo aquilo que pode colocar em risco a segurança do Estado e da sociedade, além da privacidade das pessoas.

9Todavia, o maior entrave ao pleno acesso à informação não é o conjunto de restrições impostas pela lei, mas as condições inadequadas de organização da informação pública, que não permitem o estabelecimento de um processo de busca e recuperação da informação. Tal situação é agravada por conta dos desafios tecnológicos que hoje se colocam, dentre eles o documento digital, a profusão de bases de dados e a dispersão de informações.

  • 4 BAPTISTA, Dulce Maria; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de; CARLAN, Eliana - O escopo da análise da (...)

10Além dos desafios tecnológicos, deve-se ter em conta também o desconhecimento dos gestores públicos para com os aspectos relacionados à cultura da organização da informação, que devem envolver a análise da informação no nível profissional, ou seja, um tipo de mediação especializada que se torna necessária entre produtores e usuários da informação, sempre para fins de esclarecimento e de facilitação do acesso a fontes e conteúdos4.

  • 5 Ib.id.

11Nessa investigação, partimos do pressuposto de que as organizações, por apresentarem uma produção documental crescente, necessitam de instrumentos de gestão informacional que possibilitem o controle da produção documental nas atividades de tratamento técnico do acervo em três dimensões, conforme proposição de Baptista, Araújo Júnior e Carlan5:

  • Dimensão conceitual: associação de conteúdos temáticos da informação, delimitando seu alcance, estabelecendo interfaces disciplinares e objetivos que a caracterizam como uma das atribuições da ciência da informação;

  • Dimensão estratégica: implementação de formas diferentes de organização da informação com vistas à sua ágil recuperação. Esta ação enseja o estabelecimento de políticas e estratégias por parte de gestores e profissionais envolvidos com a organização da informação e;

  • Dimensão operacional: conjunto de etapas e procedimentos que transformam o documento (recurso/objeto) em informação disponível.

12Desse modo, o presente trabalho visa contextualizar e caracterizar o processo de classificação no âmbito da prática arquivística, bem como discutir os requisitos básicos para a concepção de uma taxonomia, entendida como uma linguagem documentária, associada à classificação de documentos de arquivo com a finalidade de aperfeiçoar o processo de busca e recuperação da informação em arquivos.

13Para a correta discussão do tema proposto pelo artigo, a sua estruturação deu-se em cinco seções, além da introdução: Classificação arquivística; Classificação e vínculo arquivístico, Recuperação da informação, Taxonomia como vocabulário controlado para arquivos e Considerações finais, onde são apontados caminhos viáveis para estudos futuros.

Classificação arquivística

  • 6 SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - A produção científica da arq (...)

14A classificação é parte integrante de um Programa de Gestão de Documento e de acordo com refere-se a três aspectos básicos6:

  • Organização de documentos em um arquivo, a partir de um plano de classificação, um código de classificação ou de um quadro de arranjo;

  • Análise do conteúdo dos documentos visando identificar a categoria de assuntos (rótulos), por meio do processo de indexação e com a atribuição de códigos de classificação que servirão para a sua posterior recuperação em um sistema arquivístico; e

  • Determinação de graus de sigilosidade de documentos ou do conteúdo de documentos, conforme a legislação vigente.

  • 7 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - E-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de (...)

15A Norma ISO 15.489/2001, que trata da gestão de documentos, define sete processos de gestão, dentre eles o de organização lógica para a recuperação, ou seja, classificação e indexação. A norma internacional e o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos, E-Arq Brasil7, apontam como instrumento obrigatório de gestão de documentos o plano de classificação de documentos.

16Empiricamente, podemos afirmar que a excelência na prática arquivística pode ser atestada pela existência das seguintes condições na instituição: política arquivística, existência de unidade político-administrativa responsável pela gestão dos documentos, recursos humanos qualificados, recursos materiais, recursos financeiros e instrumentos de gestão arquivística (plano de classificação, tabela de temporalidade, etc.).

17A classificação aparece como uma preocupação há vários anos. A importância apontada pela literatura da área não teve, no mesmo nível, o estabelecimento de um instrumental teórico-metodológico consolidado. Fala-se e trabalha-se com classificação sem agregar o desenvolvimento desse conceito proporcionado pela Filosofia e pela Teoria da Classificação. Apresenta-se o caminho sem discutir os meios necessários para percorrê-lo. Adotam-se, sem qualquer avaliação crítica, métodos desenvolvidos para objetos de características e natureza diferentes dos da Arquivística. E tudo isso tendo como pano de fundo a imprecisão terminológica, que parece ser uma marca da área.

  • 8 SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de - Os princípios da teoria da classificação e o processo de organiz (...)

18A organização dos documentos tem sido um dos grandes desafios da Arquivística contemporânea. Lidar com massas tão grandes de documentos acumulados diariamente pelas instituições exige uma maior sofisticação dos esquemas de classificação. O documento arquivístico é um artefato de conhecimento humano com pressupostos e características específicas e o ambiente e o conteúdo são delimitados e definidos pelo sujeito acumulador, que pode ser uma pessoa física ou jurídica (organização). Ao contrário daqueles encontrados em bibliotecas, por exemplo, os documentos arquivísticos não constituem um conjunto formado em vista de uma finalidade específica: eles representam o produto da atividade do sujeito acumulador. Entender o modo como as organizações estruturam-se e como executam suas funções e atividades é compreender como os documentos são acumulados, como devem ser classificados e indexados, visando a sua posterior recuperação8.

19O documento é resultado de um ato desenvolvido e, na maioria dos casos, cotidianamente repetido. A gênese se dá quando a organização tem algo a cumprir, a provar, a determinar. Surge naturalmente como resultado das ações desenvolvidas pelo sujeito acumulador. Após o registro das informações em suportes (papel, mídia magnética, microfilme, películas fotográficas, películas cinematográficas etc.), é necessário mantê-las pelos valores administrativos, técnicos, legais, fiscais, probatórios, culturais e históricos que possam conter. À medida que os documentos vão sendo acumulados, estabelecem relações entre si. Eles estão unidos pela mesma finalidade com que são produzidos e recebidos, determinados pela razão de sua elaboração e que é necessário à própria existência e a capacidade de cumprir seus objetivos, por isso formam um conjunto indivisível de relações intelectuais e orgânicas.

  • 9 Ib. Id.

20A explosão do volume de documentos arquivísticos ocorreu de forma paralela com o aumento geral da informação registrada pelas sociedades. Talvez, em um ritmo mais lento, mas nem por isso menos significativo. Os fenômenos da industrialização e da urbanização, o crescimento da presença dos estados nacionais e da complexidade de seus aparatos e, secundariamente, a banalização dos meios tecnológicos de reprodução de documentos explicam em parte a afirmação anterior. A partir da década de 1980, a consolidação da microinformática fez aparecer e tornar extremamente comum nas organizações um novo tipo de documento arquivístico: o eletrônico. Não é simplesmente um novo suporte para o registro de informações originadas das funções e atividades das instituições; ele tem características próprias, que impõem a definição de modos específicos de criá-lo, classificá-lo, avaliá-lo, descrevê-lo e de atestar sua autenticidade9.

21De todo modo, o aparato utilizado para a classificação dos conjuntos documentais, em última análise, devem apoiar o armazenamento e a rastreabilidade dos documentos, permitindo aos usuários dos sistemas arquivísticos a possibilidade de buscar e encontrar os documentos demandados. Esta finalidade é a mesma que se apresenta no âmbito da gestão estratégica da informação, onde a acessibilidade física se traduz nas etapas de identificação da existência, localização e obtenção do documento, conforme ilustra a Figura 1:

Fig. 1 – Etapas da acessibilidade física do documento

Fig. 1 – Etapas da acessibilidade física do documento

22Cabe ressaltar que as etapas da acessibilidade física do documento estão relacionadas ao processo de busca e recuperação da informação, pois a partir do momento em que recuperamos a informação (documento), na realidade estamos cumprindo os requisitos de identificação da existência do documento e de sua localização.

Classificação e vínculo arquivístico

  • 10 FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoria (...)

23Atualmente, há uma convergência em considerar as funções organizacionais como elementos fundamentais para a construção de planos de classificação de documentos de arquivo. Foscarini10 nos esclarece que tanto Hilary Jenkinson quanto Theodore R. Schellenberg, eminentes e influentes arquivistas, reconhecem a relação com a função como uma característica precípua da natureza do documento arquivístico.

24O estudo das funções das organizações contemporâneas é tão relevante para o entendimento do arquivo e para a construção dos instrumentos de sua gestão, que o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) elaborou, por meio de seu Comitê de Boas Práticas e Normas, uma norma internacional para descrição de funções. Segundo o CIA, as descrições de funções e atividades podem ser usadas para:

  • Descrever funções como unidades em um sistema de descrição arquivístico;

  • Controlar a criação e o uso de pontos de acesso em descrições arquivísticas;

  • Registrar as relações entre diferentes funções;

  • Registrar as funções e as entidades coletivas que as exercem; e

  • Identificar os documentos que geraram.

25Função, para a entidade, significa qualquer objetivo de alto nível, responsabilidade ou tarefa prescrita como atribuição de uma entidade coletiva pela legislação, política ou mandato. Funções podem ser decompostas em conjunto de operações coordenadas, tais como subfunções, procedimentos operacionais, atividades, tarefas ou transações.

  • 11 SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt - Arquivos modernos. Princípios e técnicas. 5ª ed. Rio de Janeiro: (...)

26Para Schellenberg11, os métodos de classificação podem ser divididos em três tipos: funcional, organizacional e por assuntos. O autor americano, entretanto, exclui a possibilidade da classificação de documentos de arquivo ser feita por assunto. De acordo com sua argumentação, os documentos públicos, geralmente, devem ser agrupados segundo a organização e função, a exceção a essa regra se dá para certos tipos de documentos, tais como os que não se originam da ação governamental ou não estão a ela vinculados. Incluem-se nesses documentos as pastas de referência e informações. Podemos chamar esses documentos de não orgânicos, portanto, não arquivísticos.

  • 12 SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt - Arquivos modernos. Princípios e técnicas. 5ª ed. Rio de Janeiro: (...)

27A classificação organizacional ou estrutural não é a mais adequada, segundo Schellenberg12, pois as estruturas organizacionais das organizações contemporâneas são muito instáveis, com mudanças rápidas e que nem sempre são resultado de uma análise funcional, mas de condicionantes políticos, muitas das vezes, estranhos ao ambiente organizacional. Esses fatores acabam por inviabilizar o método de classificação organizacional ou estrutural.

28A análise funcional, utilizando a definição encontrada na norma ISO/TR 26122: 2008, é entendida aqui como o agrupamento dos processos que se desenvolvem para atingir um objetivo específico e concreto de uma organização. Mostra as relações entre as funções, processos e operações que têm consequências na gestão de documentos.

  • 13 FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoria (...)

29Afinal, o que distingue um arquivo, como uma entidade estruturada conforme circunstâncias de sua criação, de uma mera coleção ou soma de itens únicos está no vínculo arquivístico. Duranti apud Foscarini13, entende que a prática de classificar documentos se origina da necessidade de explicitar o vínculo arquivístico, que existe entre todos os documentos que compõe a mesma atividade desde o momento de sua criação. A partir do ato de classificação, a rede de relações inerentes à natureza de qualquer documento não só salta à luz, mas também fica estabelecida e perpetuada. Desse modo, de acordo com a autora, o significado de cada documento em relação com todos os outros, assim como a estrutura do total de documentos (o arquivo), pode ser compreendida e transmitida ao longo do tempo.

  • 14 FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoria (...)

30Entretanto, o entendimento exposto acima, quando desdobrado e aprofundado pode levar a uma limitação do papel da classificação dos documentos de arquivo. É claro que a imposição de um plano de classificação artificial ou preestabelecido a uma acumulação existente de documentos (arquivo), mesmo que isso seja justificado pela melhoria no acesso aos documentos, poderia, inevitavelmente, alterar ou obscurecer aquela relação natural dos documentos, que nasceram da mesma ação, atividade ou transação14. Com isso, a dimensão temática do documento acaba por ser completamente ignorada, fato que subtrai a possibilidade de atribuição de mais pontos de acesso ao documento além da própria classificação, providência que poderia favorecer a recuperação da informação arquivística.

  • 15 Ib. Id.

31Essa argumentação confirma que a recuperação dos documentos de arquivo é só um benefício colateral da classificação, sendo seu propósito principal colocar os documentos individuais nos agrupamentos aos quais pertencem, baseando-se na missão e nas funções do criador15.

32Em um cenário de grandes volumes documentais e de complexidade crescente na operação das organizações contemporâneas, não é factível que o plano de classificação seja utilizado apenas para a manutenção do vínculo arquivístico, relegando a um segundo plano uma questão capital para os sistemas arquivísticos, a possibilidade de recuperação dos documentos e das informações.

  • 16 SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt - Arquivos modernos. Princípios e técnicas. 5ª ed. Rio de Janeiro: (...)

33Há um entendimento equivocado de que o plano de classificação de documentos para permitir um acesso específico ao documento precisar ser verticalizado, isto é, desdobrado. Para chegar ao documento com mais rapidez e eficiência, o plano deve ser elaborado em quantos níveis de classificação forem necessários. Entretanto, Schellenberg16 chama a atenção para o fato dos documentos não serem ultraclassificados. O autor afirma que há uma tendência natural, ao se elaborar um esquema de classificação, a considerar minúcias, em vez de se limitar à generalidade das funções/atividades. Quanto mais se preserva o conjunto das funções/atividades mais se tem a compreensão de uma determinada ação.

34Outra questão que surge com a verticalização do plano de classificação é a dificuldade, cada vez maior, de classificar o documento. Quanto mais você desdobra uma estrutura de classificação mais informações descritivas deverão ser obtidas sobre o objeto para poder classificá-lo corretamente. E, pelo que observamos, nem sempre é o produtor do documento ou aquele que o recebe para desenvolver determinada atividade que vai classificá-lo. Essa tarefa é corriqueiramente atribuída aos servidores ou funcionários de suporte na organização, que, nem sempre, tem conhecimento adequado da atividade para classificar um documento com precisão.

35Outra dificuldade encontrada refere-se a dificuldade de compreensão e aplicação, pelos usuários, do plano de classificação baseado nas funções e atividades. As grandes divisões de trabalho, expressas nas especializações das tarefas, prejudicam a visão do conjunto do processo de trabalho e de suas vinculações, com impacto direto na classificação dos documentos. Desse modo, podemos afirmar que nem a correta classificação e muito menos a consideração da dimensão temática dos documentos, podem ajudar os usuários finais na recuperação da informação.

36O plano de classificação não pode e nem deve ser uma simples transposição da estruturação dos processos de trabalho da organização (funções, subfunções, atividades, tarefas). Na prática, isso não funciona. É necessária uma análise documentária, para estabelecer os níveis mais específicos do plano de classificação de documentos de arquivo. Essa análise envolveria questões relacionadas ao tipo de uso que é dado aos documentos, as necessidades diretas do usuário e facilidades na recuperação dos documentos com a atribuição de palavras-chave resultantes da descrição temáticas dos conjuntos documentais. Em muitos casos, a ordenação e não a classificação poderia resolver algumas questões importantes, considerando que a ação de classificar é eminentemente arbitrária por coligir, em uma linguagem documentária, a síntese dos documentos que se quer representar e rastrear.

37A classificação possibilita a organização de documentos nos arquivos, por meio de um plano de classificação, além de determinar graus de sigilosidade dos documentos e de seus conteúdos em conformidade com a legislação. Entretanto, a análise do conteúdo visando identificar a categoria de assuntos (rótulos), por meio do processo de indexação, ainda é uma prerrogativa considerada secundária nas atividades de processamento técnicos nos acervos arquivísticos. Esta realidade impossibilita o desenvolvimento de instrumentos de busca e recuperação dos documentos em um sistema de arquivo, já que a manutenção do vínculo arquivístico parece ser, entre os profissionais da área, o mais importante a ser feito. Assim, na caracterização do processo de classificação, além das suas funções tradicionais, deve incorporar o processo de indexação dos documentos utilizando um vocabulário controlado associado à atividade de classificação com vistas ao aperfeiçoamento do processo de busca e recuperação da informação.

Recuperação da informação

  • 17 ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da informação. Bra (...)

38A recuperação da informação é a última etapa do ciclo documentário, conforme pode ser cotejado na Figura 2, e constitui a finalidade do trabalho documentário. Ela é o resultado das operações realizadas no processo de busca. Segundo Araújo Júnior17, esta etapa é reconhecida como a recuperação de referências de documentos em resposta às solicitações ou demandas expressas por informação. A recuperação da informação faz parte do processo de busca e recuperação da informação e dentre as inúmeras definições propostas, podemos destacar que se trata do processo de localização de documentos e itens informacionais que tenham sido objeto de armazenamento a fim de permitir o acesso de usuários, por meio de solicitações específicas.

  • 18 GUEDES, William; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Estudo das similaridades entre a teoria matem (...)

Fig. 2 – Etapas do ciclo documentário18

Fig. 2 – Etapas do ciclo documentário18

39A recuperação da informação é antecedida por uma série de ações de administração do fluxo da informação, processamento técnico e mediação entre o acervo e o usuário realizado pelos profissionais da informação. No ciclo documentário é possível verificar que o acesso aos documentos, ou em caráter geral, à informação, é o resultado de uma série de etapas cumulativas, onde a negligência de qualquer uma delas acaba por afetar a recuperação.

40De outro modo, podemos afirmar que o processo de recuperação da informação é antecedido por uma série de etapas que, além de reforçar os vínculos do acervo com a instituição que os produziu ou recebeu, enseja tarefas de processamento técnico para que os documentos possam ser armazenados, rastreados e recuperados em função das demandas. Daí a importância que assume a classificação ao estabelecer os vínculos arquivísticos e a indexação ao possibilitar a atribuição de rótulos baseados na dimensão temática dos conjuntos documentais em uma visão integradora de organização e recuperação da informação arquivística.

  • 19 ROBREDO, Jaime - Documentação de hoje e de amanhã: uma abordagem revisitada e contemporânea da ciên (...)
  • 20 GUEDES, William.; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Estudo das similaridades entre a teoria mate (...)

41Apresentamos, a fim de pormenorizar todas as etapas envolvidas na representação e organização dos documentos, as dez operações ou etapas da cadeia ou ciclo documentário propostas por Robredo19 e adaptadas por Guedes e Araújo Júnior20:

  • Registro: atividade administrativa na qual são atribuídos números de registro (protocolo) para controle da incorporação dos documentos aos acervos das unidades informacionais. Esta atividade é de suma importância para acervos arquivísticos, pois nesta etapa fica consubstanciada a identificação da existência dos documentos;

  • Descrição: atividade de processamento técnico relacionada com a classificação (estabelecimento do vínculo arquivístico), bem como o registro das características descritivas dos documentos. Esta providência é amplamente apoiada pelo diagnóstico situacional das condições físicas dos documentos. Esta etapa propicia a compreensão dos princípios que regem os documentos e as condições físicas das massas documentais acumuladas;

    • 21 ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da informação. Bra (...)

    Análise ou condensação: etapa de processamento técnico em que são desenvolvidas atividades de sumarização do conteúdo dos documentos, por meio de um número limitado de sentenças ou frases que devem expressar a essência temática do documento. Esta atividade, segundo Araújo Jr.21, é denominada de representação do conteúdo dos documentos e é realizada com o apoio de instrumentos de controle terminológico baseados em linguagem documentária;

  • Indexação: atividade de processamento técnico destinada à identificação dos conceitos de que trata o documento, expressando-os na terminologia utilizada pelo profissional da informação em linguagem natural ou com a ajuda de vocábulos ou termos derivados de linguagens documentárias;

  • Armazenamento dos documentos: etapa onde os documentos, a partir de dados que os descrevam por meio de sistemas de classificação, são armazenados de forma a serem encontrados quando solicitados pelos usuários dos arquivos. Cada uma destas unidades possui especificidades de armazenamento em estantes, microfichas, suportes magnéticos, entre outros;

  • Armazenamento da representação condensada dos documentos: etapa onde os elementos descritivos do conteúdo dos documentos, assim como as marcas que lhes foram atribuídas na etapa de registro, descrição, análise/condensação e indexação, constituem um conjunto de dados que caracteriza, de forma condensada, cada documento. Estes elementos devem ser registrados ou inseridos em bases de dados para sua conservação, processamento e recuperação;

  • Processamento da informação condensada: atividade em que os registros que contêm os elementos representativos dos documentos são submetidos a diversos processamentos manuais ou automatizados, que possibilitam a obtenção de vários produtos, nos quais a informação encontra-se reordenada e organizada de maneira a facilitar sua recuperação;

  • Produtos do processamento: etapa onde são formados os produtos que vão compor o portfólio das unidades informacionais. Vários podem ser os serviços documentários a serem ofertados para os usuários. Podem-se destacar guias de fundos, cadastros, diretórios impressos ou eletrônicos, repositórios institucionais, portais de informação, bases de dados e de conhecimento entre outros;

  • Interrogação e busca: etapa na qual a interação entre a gestão do ciclo documentário e a realização de pesquisa nos acervos se dá por uma ação de comunicação e mediação entre os profissionais da informação e os usuários dos arquivos onde o ciclo documentário se desenvolve; e

  • Recuperação da informação: esta etapa do ciclo documentário constitui a finalidade do trabalho documentário. A recuperação da informação é reconhecida como a recuperação dos conjuntos documentais ou de seus metadados em resposta às solicitações dos usuários.

  • 22 ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da informação. Bra (...)

42Enfim, cabe ainda a advertência de que, conforme propõe Araújo Júnior22, o processo de busca e recuperação da informação só poderá ser viabilizado por completo, por meio da avaliação dos usuários, ou seja, os sistemas de recuperação da informação, além de atender às necessidades informacionais dos usuários, dependem destes para aferição da qualidade dos seus resultados. Daí a proposição da presente pesquisa de associar um vocabulário controlado (taxonomia) à classificação de documentos de arquivo, a fim de congregar o vínculo arquivístico com a descrição temática dos conjuntos documentais para aperfeiçoar a recuperação da informação.

Taxonomia como vocabulário controlado para arquivos

43O campo de teste para a verificação da viabilidade de associação de uma linguagem documentária (taxonomia) ao código de classificação, está representado nos órgãos da administração pública brasileira e seus instrumentos de gestão arquivística, principalmente aqueles elaborados pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

44As etapas de verificação seguiram o seguinte roteiro:

  • Realização de estudos para definir as bases teóricas para a elaboração de vocabulários controlados a serem aplicados em documentos de arquivo;

  • Revisão de literatura de classificação de documentos de arquivo;

  • Realização de estudos, a partir da teoria da classificação, para estabelecer os requisitos necessários à construção de instrumentos de classificação de documentos de arquivo;

  • Identificação das propostas metodológicas para a elaboração de instrumentos de classificação de documentos de arquivo;

  • Elaboração de metodologia para construção de vocabulário controlado em arquivo;

  • Definição de um vocabulário controlado para as atividades-meio da Administração Pública Federal; e

  • Vinculação do vocabulário controlado à estrutura do Código de Classificação da atividade-meio, elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos.

45O uso da linguagem documentária como complemento da atividade de classificação de documentos, tem como objetivo padronizar os termos, palavras-chave ou descritores resultantes do processo de indexação, cumprindo a função de criar rótulos que, junto com o número de classificação dos documentos, representem pontos de acesso para a recuperação dos documentos demandados pelos usuários. A figura 3 ilustra esta proposição:

  • 23 Adaptado de ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da inf (...)

Fig. 3 – Fatores de influência nos resultados de busca em uma base de dados23

Fig. 3 – Fatores de influência nos resultados de busca em uma base de dados23

46A opção pelo uso das taxonomias para a padronização dos termos no processo de indexação de documentos, está baseada na estrutura hierárquica de termos por camadas e pela similaridade da sua disposição lógica com as áreas funcionais previstas na estrutura organizacional das instituições. Essa constatação facilita a vinculação do código de classificação com a taxonomia, possibilitando classificar e padronizar a escolha dos descritores que melhor representem a essência conceitual dos documentos.

47A taxonomia pode ser considerada como uma estrutura que possibilita classificar objetos, seres vivos, coleções de livros ou documentos em grupos ordenados hierarquicamente, a fim de possibilitar sua identificação, localização e acesso. Pode também ser definida como um sistema de classificação que apoia o acesso à informação, permitindo alocar, recuperar e comunicar informações em um sistema, de maneira lógica. As taxonomias são compostas de duas partes básicas:

  • Estrutura: composta por categorias ou termos e suas relações; e

  • Aplicação: operacionalizada por ferramentas de navegação para auxiliar a busca e recuperação da informação.

48objetivos das taxonomias, a seguir elencados, estão dispostos a partir de quatro variáveis: I. Como linguagem; II Facilitadoras da organização das informações; III. Facilitadoras do acesso à informação e IV. Para gestão do conhecimento.

  1. Como linguagem:

  • Controlar a terminologia utilizada pela instituição;

  • Padronizar a terminologia utilizada pela instituição; e

  • Uniformizar de conceitos/assuntos vigentes na instituição.

  1. Facilitadoras da organização das informações:

  • Integrar as diferentes visões – compreensão/consenso sobre o negócio das áreas de uma organização;

  • Melhorar a estrutura de uso das informações em portais corporativos;

  • Disponibilizar conteúdos adequados nos portais corporativos; e

  • Aprimorar a navegação nos portais corporativos, por meio da padronização dos termos utilizados nos procedimentos técnicos.

  1. Facilitadoras do acesso à informação:

  • Agilizar a comunicação;

  • Aumentar a relevância na recuperação da informação; e

  • Melhorar a estrutura de conteúdos de portais corporativos.

  1. Para gestão do conhecimento:

  • Mapear competências essenciais e emergentes;

  • Organizar conhecimento explícito;

  • Auxiliar na solução de problemas;

  • Aumentar a efetividade/produtividade;

  • Associar práticas com a base de conhecimento existente; e

  • Possibilitar o compartilhamento de lições aprendidas.

49A elaboração da taxonomia deve ser realizada em três etapas metodológicas:

- Etapa 1: consiste no levantamento das áreas do conhecimento e das relações hierárquicas de termos que integraram a primeira versão da taxonomia. Desta etapa dois elementos devem ser disponibilizados, a lista de termos que representam a versão do primeiro nível de termos que integrará a versão preliminar do instrumento e o quadro com as relações hierárquicas de termos;

- Etapa 2: consiste na elaboração da versão preliminar da taxonomia. Após a definição do primeiro nível de termos, de caráter geral e abrangente, passa-se para a identificação da necessidade de especificar alguns dos termos que oferecem mais de uma opção de aplicabilidade no campo semântico. Dessa forma, alguns deles apresentam sub-termos classificados em níveis de acordo com sua especificidade. Essa configuração facilita a construção da primeira versão da taxonomia, pois apresenta uma versão compatível com a hierarquização de termos. Assim, em geral, os termos do primeiro nível podem ser considerados como os termos gerais.

- Etapa 3: consiste na validação, com os profissionais envolvidos na administração da instituição, da versão preliminar da taxonomia. Para tanto, devem ser realizadas reuniões de validação dos termos e hierarquia da versão definitiva da taxonomia. Nas reuniões a validação deve realizada a partir do conhecimento acumulado pelos especialistas sobre as áreas de trabalho da instituição, bem como em material bibliográfico e no código de classificação de documentos. O processo de validação deve contar com o conhecimento técnico e a experiência dos especialistas sobre as diversas áreas de trabalho da organização, por meio do preenchimento de um instrumento de coleta de dados.

50A elaboração da taxonomia se dá por meio de um número previamente determinado de termos onde a relação hierárquica será definida do primeiro nível em relação aos demais. Para a seleção dos termos devem ser usados alguns documentos importantes:

  • Nomenclatura das áreas funcionais da organização, bem como o seu organograma;

  • Regimentos internos de cada área funcional descritos no organograma da instituição;

  • Normas, portarias e regulamentação das atividades do órgão; e

  • Plano de classificação de documentos de arquivo da instituição.

51A criação dos níveis hierárquicos de termos deve também refletir a preocupação em detalhar os grandes temas e temas específicos do âmbito de atuação da organização, as áreas funcionais com os respectivos macroprocessos, processos de apoio e processos finalísticos, assim como a natureza de classificação dos seus documentos de arquivo. Assim, a criação dos níveis da taxonomia deve ser ponderada por meio das seguintes diretrizes:

  1. Flexibilidade de uso dos termos, por meio de uma oferta adequada de pontos de acesso, refletindo as áreas funcionais, temas relacionados às atividades de apoio e finalísticas, bem como a nomenclatura utilizada na classificação dos documentos da instituição;

  2. Normalização e padronização dos descritores a serem empregados na indexação dos documentos;

  3. Uso da taxonomia em conjunto com o código de classificação de documentos, objetivando criar mais pontos de acesso aos documentos, providência que facilitar a busca e recuperação dos documentos; e

  4. Instrumento complementar às funções e aplicações do código de classificação de documentos da instituição.

52Finalmente, a taxonomia deverá ser usada como instrumento complementar à atividade de classificação de documentos, devendo ser pautada pelos seguintes passos:

  1. Classificar o documento conforme o plano de classificação de documentos de arquivo;

  2. Identificar no primeiro ou segundo nível de termos da taxonomia a área utilizada na classificação dos documentos;

  3. Utilizar os termos dos diversos níveis da taxonomia como descritores (termos de indexação) em complemento à classificação dos documentos; e

  4. Verificar a coerência da classificação combinada com a indexação nas dimensões funcionais e temáticas, respectivamente com os documentos.

53Como regra geral para a classificação e a descrição dos documentos, a seleção dos descritores da taxonomia deve ser combinada com os diferentes níveis de termos, desde que seja preservada a unidade temática combinada com o código de classificação atribuído a cada um dos documentos processados.

54Na figura, a seguir, é possível cotejar a relação entre a taxonomia e o código de classificação. O exemplo apresentado é composto por fragmentos da Taxonomia e do Código de Classificação de documentos formulados para o Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior (MDIC), da estrutura governamental brasileira:

Fig. 4 – Exemplo dos passos para uso da taxonomia como instrumento complementar à atividade de classificação de documentos

Fig. 4 – Exemplo dos passos para uso da taxonomia como instrumento complementar à atividade de classificação de documentos

55Em um modelo de aplicação da taxonomia combinada à classificação dos documentos de arquivo, o instrumento deve trazer um aporte de termos de indexação para complementar a classificação dos documentos, a fim de criar pontos de acesso adicionais para a recuperação dos conjuntos documentais.

Considerações Finais

56Entendemos que a grande contribuição da pesquisa em tela é a possibilidade de interrelacionar saberes de várias áreas do conhecimento, com o objetivo de um processamento técnico dos documentos de arquivo eficiente, eficaz e que gere segurança nos processos de representação, organização, busca e avaliação desses registros documentais. Desse modo, o aporte de conhecimentos deve ser oriundo não apenas da ciência da informação e da arquivologia, mas também das áreas de ciência da computação, sobretudo no que se refere ao processamento automático da informação, por meio de técnicas de mineração de dados e textos.

57Além disso, o resultado propõe as bases para uma metodologia de elaboração de taxonomias a serem utilizadas como vocabulário controlado para a indexação documentos de arquivo, o mapeamento da produção sobre classificação de documentos de arquivo e a definição de um modelo para vinculação automática entre classificação, avaliação e indexação de documentos, a fim de aprimorar o processo de busca e recuperação da informação.

  • 24 ROSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol - Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações (...)

58A produção de informações orgânicas registradas é a base da constituição dos arquivos e esta atividade está diretamente ligada à produção de informações estratégicas, que por sua vez, tem como finalidade subsidiar as decisões dos gestores no posicionamento das corporações frente aos desafios impostos pela ambiência organizacional. A elaboração de diretrizes estratégicas e dos planos de negócios devem contar com o aporte de informações orgânicas que somente o arquivo poderá fornecer. Entretanto, para que essa função seja desempenhada a contento será necessário incluir a arquivística, como propõem Rousseau e Couture24, no interior da organização e da gestão da informação.

  • 25 ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da informação. Bra (...)

59O resultado investigação culmina com a discussão e a proposição de uma metodologia que associa e complementa a atividade de classificação aos temas dos documentos que deverão estar coligidos em descritores a serem selecionados e padronizados em uma taxonomia, objetivando trazer novos pontos de acesso para a melhoria do processo de busca e recuperação da informação e cumprindo com a proposta formulada por Robertson apud Araújo Júnior25, sobre as principais características de um “bom” sistema de recuperação da informação: efetividade que diz respeito ao quão bem ele desempenha uma tarefa delegada; benefício o quanto se ganha com a sua utilização em determinado contexto; e eficiência que relaciona-se com o custo de toda a operação, isto é, equilíbrio entre custo e benefício. Cabe ressaltar, que a proposta aqui desenvolvida apenas introduz o tema da recuperação de documentos de arquivo em um sistema, não houve a pretensão, em nenhum momento, de esgotar o assunto, mas de trazer para o debate um tema ainda carente de discussão e proposições no âmbito da arquivística moderna.

60A continuidade dos estudos no âmbito da temática proposta, certamente passa pela integração de uma taxonomia construída em função de um contexto arquivístico e a proposição um sistema informatizado de recuperação da informação que considere, como vocabulário controlado, esta taxonomia. No presente trabalho, foi discutida uma proposta metodológica que deverá ser desenvolvida, a fim de criar um protótipo de aplicação em um estudo de caso a ser selecionado e que se desdobrará em inúmeras tarefas e providências consideradas como parte de estudos futuros.

Bibliographie

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Notes

1 FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoria y la práctica. Tabula. Salamanca. ISSN 1132-6506. Nº 13, (2010), p. 41-58.

2 DURANTI, Luciana; EASTWOOD, Terry; MACNEIL, Heather - Preservation of the integrity of electronic records. Dordrecht: Kluwer Academic Publishers, 2003. 172 p. ISBN 1-4020-0991-7.

3 SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de - Os princípios da teoria da classificação e o processo de organização de documentos de arquivo. Arquivo e Administração. Rio de Janeiro. ISSN 0100-2244. V. 6, nº 1, (2007), p. 5-26.

4 BAPTISTA, Dulce Maria; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de; CARLAN, Eliana - O escopo da análise da informação [Em linha] In ROBREDO, Jaime; BRÄSCHER, Marisa, org. - Passeios pelo bosque da informação: estudos sobre a representação e organização da informação e do conhecimento. Brasília: IBICT, 2010. [Consult. 24 Out. 2014], 336 p. Pt. 3, p. 61-80. Disponível em http://www2.senado.leg.br/bdsf/bitstream/handle/id/189812/eroic.pdf?sequence=3. ISBN 978-85-7013-072-3.

5 Ib.id.

6 SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - A produção científica da arquivologia em classificação, descrição e recuperação: o estado da arte. Rio de Janeiro: Associação dos Arquivistas Brasileiros, 2013. 40 p. ISBN 978-85-85800-08-6.

7 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - E-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. 136 p. ISBN 978-85-60207-30-5.

8 SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de - Os princípios da teoria da classificação e o processo de organização de documentos de arquivo. Arquivo e Administração. Rio de Janeiro. ISSN 0100-2244. V. 6, nº 1, (2007), p. 5-26.

9 Ib. Id.

10 FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoria y la práctica. Tabula. Salamanca. ISSN 1132-6506. Nº 13, (2010), p. 41-58.

11 SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt - Arquivos modernos. Princípios e técnicas. 5ª ed. Rio de Janeiro: FGV, 2008. 388 p. ISBN 852-25-0374-5.

12 SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt - Arquivos modernos. Princípios e técnicas. 5ª ed. Rio de Janeiro: FGV, 2008. 388 p. ISBN 852-25-0374-5.

13 FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoria y la práctica. Tabula. Salamanca. ISSN 1132-6506. Nº 13, (2010), p. 41-58.

14 FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoria y la práctica. Tabula. Salamanca. ISSN 1132-6506. Nº 13, (2010), p. 41-58.

15 Ib. Id.

16 SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt - Arquivos modernos. Princípios e técnicas. 5ª ed. Rio de Janeiro: FGV, 2008. 388 p. ISBN 852-25-0374-5.

17 ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da informação. Brasília: Thesaurus, 2007. 175 p. ISBN 978-857062-655-4.

18 GUEDES, William; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Estudo das similaridades entre a teoria matemática da comunicação e o ciclo documentário. Informação & Sociedade: Estudos. João Pessoa. ISSN 1809-4783. V. 24, nº 2, (2014), p. 71-81.

19 ROBREDO, Jaime - Documentação de hoje e de amanhã: uma abordagem revisitada e contemporânea da ciência da informação e de suas aplicações biblioteconômicas, documentárias, arquivísticas e museológicas. Brasília: Edição de autor, 2005. 245 p. ISBN 85-7062-381-X.

20 GUEDES, William.; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Estudo das similaridades entre a teoria matemática da comunicação e o ciclo documentário. Informação & Sociedade:Estudos. João Pessoa. ISSN 1809-4783. V. 24, nº 2, (2014), p. 71-81.

21 ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da informação. Brasília: Thesaurus, 2007. 175 p. ISBN 978-857062-655-4.

22 ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da informação. Brasília: Thesaurus, 2007. 175 p. ISBN 978-857062-655-4.

23 Adaptado de ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da informação. Brasília: Thesaurus, 2007. 175 p. ISBN 978-857062-655-4.

24 ROSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol - Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998. 356 p. ISBN 972-20-1428-5.

25 ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de busca e recuperação da informação. Brasília: Thesaurus, 2007. 175 p. ISBN 978-857062-655-4.

Table des illustrations

Titre Fig. 1 – Etapas da acessibilidade física do documento
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Titre Fig. 2 – Etapas do ciclo documentário18
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Titre Fig. 3 – Fatores de influência nos resultados de busca em uma base de dados23
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2790/img-3.png
Fichier image/png, 37k
Titre Fig. 4 – Exemplo dos passos para uso da taxonomia como instrumento complementar à atividade de classificação de documentos
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