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Da produção à preservação informacional: desafios e oportunidades

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Nelson Vaquinhas
, 
Marisa Caixas
, 
Helena Vinagre

Parte II - Gestão da Informação no século XXI

Projeto de classificação, inventariação, e digitalização: processos de obras municipais

Maria do Rosário Silva Alves Piteira Martins

Résumé

O presente trabalho é resultado da organização, classificação, inventariação e digitalização levada a efeito pelo Arquivo Municipal de Évora sobre a série documental Projetos de Obras Municipais, série com maior quantidade de documentos e também a mais solicitada pelos utilizadores externos do Arquivo. Assim, foi nosso objetivo transformar uma enorme massa documental, sem qualquer tipo de tratamento, numa série documental uniforme evitando ao mesmo tempo a sua degradação. Com a sua inventariação e posterior digitalização permitiu-se que a mesma ficasse disponível a todos os utilizadores em tempo real e em qualquer lugar. A metodologia adotada caracterizou-se por uma pesquisa essencialmente qualitativa e com análise histórico-documental da documentação em estudo. Numa primeira fase tentou compreender-se o motivo da existência desta documentação, estudou-se a sua origem e em seguida deu-se início ao seu tratamento. Toda a série documental foi tratada de acordo com os Princípios Arquivísticos, organizada através de um sistema de classificação orgânico funcional, baseado nas funções desempenhadas pela secção a que a documentação pertencia e de acordo com o proposto no Quadro de Classificação dos Arquivos Municipais, sendo cada unidade de instalação identificada e acondicionada em estantes.

Texte intégral

Introdução

1A conservação e a preservação dos acervos garantem o imprescindível acesso à informação tanto em arquivos quanto em outras unidades de informação.

2Na preservação do património, é necessário conservar vários registos da vida de uma população para entender o seu modo de vida, pensamento e crer, numa determinada época e lugar.

3A classificação do Centro Histórico de Évora como Património Cultural da Humanidade pela UNESCO, em Novembro de 1986, foi o corolário de um longo caminho tendente a salvaguardar o conjunto edificado da cidade intramuros. No entanto, é graças à preservação e conservação do património documental, testemunho da construção, restauro e conservação das edificações municipais, que nos é permitido reconstituir tão importante percurso.

4No Arquivo da Câmara Municipal de Évora, cujo acervo é constituído por vários fundos que o serviço organiza e gere, existia uma enorme massa documental, sem qualquer tipo de tratamento, referente a Projetos de Obras Municipais considerados como o conjunto de documentação relacionada com uma determinada empreitada, os quais sofreram ao longo do tempo, várias transferências, vários técnicos e deficiente acondicionamento, pelo que foi objetivo do Arquivo Municipal transformar essa enorme massa documental dispersa numa série documental uniforme e evitar a degradação da mesma, para além de a disponibilizar aos seus utilizadores.

5A relevância desta documentação prende-se não só com a sua natureza histórica, uma vez que representa a realidade administrativa e técnica de uma determinada época, mas também em termos culturais representando uma certa idiossincrasia local/espacial, demonstrando o modo como os membros da sociedade sentem e preservam os diferentes tipos de bens patrimoniais da sua cidade.

Metodologia

6Ao iniciar os trabalhos, houve a preocupação de tentar perceber qual o fundamento da existência desta documentação. Fez-se um estudo sobre o “município” português. Como evoluiu? Qual a sua importância? Como se classificam? Quais as suas atribuições e competências?

7Seguiu-se o estudo sobre a origem da documentação e várias questões se colocaram. Como surgiu aquela enorme massa documental? Qual a legislação que levou à sua criação? Qual a dependência funcional, do serviço que a produziu? Existem critérios para a execução daqueles processos? Como eram feitos os concursos públicos, ajustes diretos e concursos limitados? Consultaram-se técnicos ao nível da engenharia, arquitetura, gabinete jurídico, fiscalização de obras e pessoal administrativo ligado ao procedimento de contratação pública, para que todas as dúvidas viessem a ser esclarecidas.

  • 1 MARIZ, José – Quadro de Classificação dos Arquivos Municipais. Lisboa: Instituto Português de Arqui (...)

8Em seguida, deu-se início ao tratamento da documentação, o qual foi realizado de acordo com os princípios arquivísticos - Princípio da Procedência - História da Entidade - Origem Funcional - Conteúdo e Tipo de Material, tendo como base o Quadro de Classificação dos Arquivos Municipais1 e o organograma da instituição. Optou-se então, por um sistema de classificação orgânico funcional, baseado nas funções desempenhadas pela secção a que a documentação pertencia. No Quadro de Classificação, na secção M/Obras, criaram-se várias subsecções (A/Edificações) e séries (Sr: 001 - Edifícios Municipais), agrupando assim assuntos e sub-assuntos.

9Encetou-se então o estudo pormenorizado da documentação. Avaliaram-se os diferentes tipos de processos, a sua forma física e o seu estado de conservação; procedeu-se à separação dos documentos e à sua integração nas respetivas secções e séries.

  • 2 Direcção-Geral de Arquivos. Programa de Normalização da Descrição em Arquivo. Grupo de Trabalho de (...)

10De acordo com as orientações para a descrição arquivística, cada unidade de instalação, “conjunto de documentos agrupados ou conservados numa mesma unidade física de cotação, instalação e inventariação”, caixa (Cx.) ou pasta (Pt.), foi considerada documento composto, ou seja, ”unidade organizada de documentos, agrupados quer pela utilização corrente pelo seu produtor, quer no decurso da organização arquivística, por se referirem a um mesmo assunto, atividade, transação ou tramitação própria. São documentos compostos os processos (cíveis, (….) de obras, entre outros)2

11Criaram-se fichas identificativas de cada projeto onde foram registados os seguintes elementos: Título, Data, Dimensão e Localização. O Projeto de Obra foi identificado pelo nome da empreitada e pelo número do processo.

12Finalmente fez-se a história administrativa da documentação, elaborou-se o Quadro de Classificação e desenvolveu-se o inventário proposto, o qual foi feito ao nível do documento.

Estado de conservação e preservação

13O estado em que se encontram os acervos documentais e bibliográficos é o que nos leva a enfatizar a importância de se adotar uma política de preservação, que é a melhor garantia contra a deterioração das espécies, sendo a higienização a primeira ação para prolongar a vida útil dos documentos.

14Assim, ao darmos início ao trabalho de organização dos Projetos de Obras Municipais a primeira ação a desenvolver foi a sua higienização (Fig.1), ou seja, remoção de sujidades generalizadas sobre os documentos, como poeira, utilizando aspirador, trinchas e flanelas de algodão. Além da remoção da poeira foram também removidos objetos danosos aos documentos, como clipes e prendedores metálicos.

15Em seguida, foram colocados em estantes compactas (Fig.2) para melhor disposição e maior rentabilidade do espaço, uma vez que se encontravam em gavetas de ficheiros metálicos (Fig.3).

Fig. 1 - Higienização: Arquivo Municipal de Évora

Fig. 1 - Higienização: Arquivo Municipal de Évora

Foto: Maria do Rosário Martins, 2013

Fig. 2 - Estantes Compactas: Arquivo Municipal de Évora, Sala N

Fig. 2 - Estantes Compactas: Arquivo Municipal de Évora, Sala N

Foto: Maria do Rosário Martins, 2013

Fig. 3 - Ficheiros metálicos com gavetas: Arquivo Municipal Évora: Sala N

Fig. 3 - Ficheiros metálicos com gavetas: Arquivo Municipal Évora: Sala N

Foto: Maria do Rosário Martins, 2013

16Ainda não foi possível adquirir caixas de acid free para o seu acondicionamento, uma vez que são um total de 940 processos o que determina avultados recursos financeiros para a sua aquisição. No entanto, o seu estado de conservação é Bom e não inspira ainda preocupação.

17As intervenções feitas foram então apenas e só em relação à higienização dos documentos e sua instalação.

Descrição e imagens digitais

18A primeira experiência de disponibilização de descrições e imagens digitais de documentos de arquivo, no Arquivo da Câmara Municipal de Évora, centrou-se em torno dos Processos Individuais de Pessoal e iniciou-se com a microfilmagem e digitalização dos mesmos em 2000.

19Separaram-se os Processos de Pessoal do Quadro e os Processos de Pessoal Contratado, decidindo-se então microfilmar os primeiros e digitalizar os segundos.

20Decidiu-se começar por este tipo de documentação uma vez que é a documentação mais consultada internamente e que com o seu constante manuseamento conduz à sua mais rápida degradação. A difusão da informação foi outra das razões da sua aplicação, uma vez que atualmente podem ser consultados através do leitor reprodutor de microfilmes e através do DOCWindow, aplicação de consulta ao Sistema de Arquivo de Texto e Imagem da Câmara Municipal de Évora, a qual permite o acesso autenticado aos registos da instituição.

21Em 2013, e após todo o trabalho de inventariação dos Projetos de Obras Municipais, decidiu-se disponibilizar online a descrição e imagens digitais dos projetos referentes ao século XIX.

22Assim, deu-se início à digitalização dos referidos processos, e com a ajuda de um Sistema de Gestão de Conteúdos (SGC), à sua publicação através da Internet.

23Os Sistemas de Gestão de Conteúdos (do inglês Content Management System - CMS) são frequentemente utilizados na gestão de documentação diversa, tal como notícias, artigos, manuais de operação, manuais técnicos, guias de vendas e brochuras de marketing. Os conteúdos podem incluir documentos, texto, imagens, áudio, vídeos, etc.

24Um SGC é uma solução pré-estruturada que disponibiliza um conjunto de recursos básicos de usabilidade, visualização e administração, que permite a criação, armazenamento e administração de conteúdos de forma dinâmica, normalmente através de uma interface Web, permitindo ainda que qualquer entidade tenha total autonomia sobre o conteúdo e evolução da sua presença na internet e dispense a assistência de terceiros ou serviços especializados para manutenções de rotina.

25Cada membro de uma equipa poderá gerir o seu próprio conteúdo, diminuindo os custos com recursos humanos, na criação, contribuição e manutenção dos respetivos conteúdos, facilitando assim a comunicação web.

26O baixo nível de conhecimentos necessários para trabalhar com um SGC torna esta solução acessível a um universo de utilizadores bastante alargado, constituindo-se como uma plataforma muito utilizada para marcar presença na Internet.

27A aparência de um website criado com um SGC é personalizável, por meio da utilização de temas e módulos que podem ser facilmente mudados, utilizando-se os já existentes ou adquirindo outros, havendo para o efeito um mercado bastante desenvolvido de fornecedores.

28Como exemplos de plataformas de gestão de conteúdos temos o Wordpress, Joomla!, Moodle, Drupal e o DotNetNuke.

29O DotNetNuke, foi então a plataforma escolhida para publicação dos conteúdos em causa por ser a que se enquadra num conjunto de critérios existentes na DIMAQ, Divisão de Informática, Modernização Administrativa e Qualidade da Câmara Municipal de Évora, relativamente a opções de natureza tecnológica, sendo desde há muito tempo utilizada em outros projetos que têm justificado a utilização deste tipo de soluções.

30Considerações finais

31No atual contexto tecnológico, dinâmico e de rápidas mudanças no ambiente informacional, os arquivos constituem algumas das fontes primordiais do processo educativo e cultural do cidadão, permitindo, assim, preservar a memória documental, histórica e social, contributo fundamental para a história do património público.

32Tendo em vista a importância dos espaços mencionados para a aquisição de informação e conhecimento há que manter os seus acervos em condições adequadas para uma mais fácil e rápida utilização.

33Consciente da situação em que os Projetos de Obras Municipais se encontravam, o Arquivo Municipal de Évora levou a efeito um conjunto de procedimentos e operações técnicas com o objetivo de organizar os seus documentos, garantir a sua preservação e utilizar algumas abordagens e técnicas necessárias ao prolongamento da sua vida útil.

34Toda a série documental foi tratada de acordo com os Princípios Arquivísticos, digitalizada e disponibilizada através da página do Arquivo Municipal, disponível no site da Câmara Municipal de Évora.

35O Arquivo Municipal de Évora como fonte única de documentos que contribuem para a preservação da memória de acontecimentos importantes da vida social e histórica da cidade de Évora, constitui-se como fonte informacional riquíssima, proporcionando informações que possibilitam saciar o interesse da população.

36Com a publicação na Web de registos descritivos do inventário de Projetos de Obras Municipais o Arquivo Municipal de Évora espera alcançar um conjunto de impactos positivos na instituição e no cidadão.

Impactos esperados na Instituição:

  • Imagem de modernidade e inovação;

  • Melhoria nas condições de acesso; rapidez e acesso descentralizado;

  • Preservação dos documentos originais;

  • Estreitamento da cooperação entre serviços;

  • Redução de custos.

Impactos esperados no cidadão:

  • Acesso à informação mais fácil e rápido;

  • Possibilidade de consulta online, deixando de implicar limitações geográficas;

  • Redução nos períodos de espera de resposta;

  • Melhor imagem sobre a Instituição.

Bibliographie

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CONFERÊNCIA INTERNACIONAL SOBRE CONSERVAÇÃO. Cracóvia, 2000. Carta de Cracóvia 2000: Princípios para a Conservação e o Restauro do Património Construído [em linha]. Polónia, 2000. [Consultado em 23 de Janeiro de 2013], disponível em http://www.igespar.pt/media/uploads/cc/cartadecracovia2000.pdf

CONGRESSO INTERNACIONAL DE ARQUITETOS E TÉCNICOS DE MONUMENTOS HISTÓRICOS. 2, Veneza, 1964 - Carta Internacional para a Conservação e Restauro de Monumentos [em linha]. Veneza, 1964. [Consultado em 23 de Janeiro de 2013], disponível em http://www.igespar.pt/media/uploads/cc/CartadeVeneza.pdf

CONSELHO MUNICIPAL DE ARQUIVOS. Recomendações para a Construção de Arquivos [em linha]. Rio de Janeiro: Conselho Municipal de Arquivos, 2000. [Consultado em 24 de Janeiro de 2013], disponível em http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/recomendaes_para_construo_de_arquivos.pdf

DECRETO-LEI Nº 121/92. DR. I SÉRIE. 150 (1992-07-02) 3146,3147. [Consultado em 23 de Janeiro de 2013], disponível em https://dre.pt/application/file/291744

DIREÇÃO GERAL DE ARQUIVOS. Programa de Normalização da Descrição em Arquivo. Grupo de Trabalho de Normalização da Descrição em Arquivo – Orientações para a descrição arquivística. [em linha]. 2ª v. Lisboa: DGARQ, 2007. [Consultado em 08 Novembro, 2010]. Disponível em WWW<URL http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/oda1-2-3.pdf ISBN 978-972-8107-91-8. Data da descrição: Criado em Junho de 2011.

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MARIZ, José – Quadro de Classificação dos Arquivos Municipais. Lisboa: Instituto Português de Arquivos, 1989.

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Notes

1 MARIZ, José – Quadro de Classificação dos Arquivos Municipais. Lisboa: Instituto Português de Arquivos, 1989.

2 Direcção-Geral de Arquivos. Programa de Normalização da Descrição em Arquivo. Grupo de Trabalho de Normalização da Descrição em Arquivo – Orientações para a descrição arquivística. [em linha]. 2ª v. Lisboa: DGARQ, 2007. [Consult. 08 Novembro, 2010]. Disponível em WWW<URL http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/oda1-2-3.pdf ISBN 978-972-8107-91-8.

Table des illustrations

Titre Fig. 1 - Higienização: Arquivo Municipal de Évora
Crédits Foto: Maria do Rosário Martins, 2013
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Titre Fig. 2 - Estantes Compactas: Arquivo Municipal de Évora, Sala N
Crédits Foto: Maria do Rosário Martins, 2013
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Titre Fig. 3 - Ficheiros metálicos com gavetas: Arquivo Municipal Évora: Sala N
Crédits Foto: Maria do Rosário Martins, 2013
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Auteur

Arquivo Municipal de Évora

© Publicações do Cidehus, 2017

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