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Da produção à preservação informacional: desafios e oportunidades

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Nelson Vaquinhas
, 
Marisa Caixas
, 
Helena Vinagre

Parte II - Gestão da Informação no século XXI

A Gestão dos Sistemas de informação pretéritos (imperfeitos) no ADP do século XXI

Maria João Pires de Lima

Résumé

Equaciona o Arquivo Distrital do Porto como entidade prestadora de serviços que adopta uma mudança organizacional pela introdução de novas práticas de gestão e inovação de processos.
Aborda a problemática da produção de conteúdos digitais, como um processo que requer o desenvolvimento de ferramentas de suporte à produção, armazenamento, recuperação e gestão ao longo do tempo e como um processo que cumpre dois dos objectivos estratégicos – promoção da salvaguarda do património arquivístico e acesso às fontes de informação.
Foca os requisitos e as especificações da Sala de Referência e Leitura Virtual, na sua aplicação interna e externa na valência funcional para os serviços prestados ao utilizador, que transporta o Arquivo para a dimensão dos relacionamentos electrónicos.
Salienta a implementação de processos de trabalho orientados para o ambiente digital e a relação interactiva com os cidadãos.
Apresenta os projectos que concebeu, desenvolveu e implementou entre os anos de 2001 e 20014.

Texte intégral

Introdução

1A gestão pública reclama das organizações, entre elas os arquivos, uma série de respostas baseadas em critérios de eficácia, eficiência, produtividade, mas também de transparência e participação (tanto sob suportes presenciais como virtuais).

2As boas práticas de gestão pública, de participação do cidadão, de governo electrónico, às quais os serviços de arquivo não ficaram alheios, facilitam e agilizam a gestão e a disponibilização da informação, ao mesmo tempo que permitem a criação e a oferta de novos serviços de informação. Por outro lado, canalizam a Administração Pública (AP) para que cada vez mais baseie a sua actividade no processo de negócio electrónico, a fim de assegurar um serviço mais rápido, completo e transparente para o cidadão, através da implementação de práticas de desmaterialização de processos, da criação de registos digitais de actos e de transacções electrónicas entre os seus serviços, entre o Estado e os cidadãos e o Estado e as empresas.

3Os clientes estão hoje cada vez mais exigentes na qualidade da oferta e por isso torna-se imperativo criar procedimentos eficazes que vão ao encontro das suas necessidades.

4As tecnologias da informação, possibilitando a transmissão de conteúdos e acessibilidade sem restrições e condicionantes de natureza geográfica e espacial, introduziram alterações profundas nas sociedades e no âmbito relacional inter-pessoal, fundando uma nova era. Criaram uma sociedade interactiva, sem fronteiras, interligada de uma forma permanente, facilitadora de uma democratização no acesso ao conhecimento que, virtualmente permitiu uma aproximação comunicacional entre os seres humanos, potenciando a partilha de conhecimentos, experiências e inter-câmbios.

5Toda esta explosão informativa colocou novas exigências e requisitos comportamentais, quer para os destinatários da informação, quer para os profissionais responsáveis pela sua produção, gestão e difusão.

6No caso dos primeiros, a necessidade de possuir conhecimento e formação adequados estabeleceu-se como um imperativo, condicionando o acesso aos conteúdos produzidos e difundidos. De meros receptores, os utilizadores passam a exploradores e “navegadores” do universo informativo, exigindo-se um perfil e uma dialéctica permanentemente actualizada e revista, de acordo com a evolução dos diferentes meios tecnológicos e canais de informação. Para além da capacidade de apreensão e leitura, novas exigências emergem, colocadas pelas profundas transformações originadas pelos avanços tecnológicos e por uma estruturação e difusão informativas radicalmente novas e progressivas. O focus vê-se deslocado do emissor para o receptor, determinando tendências selectivas direccionadas e motivadas por um conjunto de solicitações cada vez mais diversificadas e abrangentes.

7Estimulados pela crescente exigência dos cidadãos, o trabalho nos arquivos perspectiva-se, com maior acuidade, de forma inovadora, na procura de introduzir uma mudança organizacional capaz de alcançar melhores resultados, designadamente no acesso às fontes de informação que custodiam e na sua difusão informacional, investindo na área das tecnologias de informação e comunicação, instrumentos privilegiados de aproximação com os seus clientes e peças chaves, que se traduzem num aumento da qualidade de trabalho e em significativas alterações de âmbito organizacional.

8A colocação de conteúdos culturais na Internet permite aos serviços de arquivo a resolução em tempo útil das necessidades dos clientes e a valorização do serviço público que prestam. No entanto, o acesso do público a estes conteúdos não pode passar apenas pela possibilidade da sua consulta, da disponibilização das suas reproduções (ainda que digitais), visando apenas a investigação académica e/ou genealógica. A rentabilização das instituições da área cultural obriga ao uso dos mais adequados instrumentos tecnológicos e organizacionais, ajustados à disponibilização aos diversos públicos, dos bens que gerem e dos serviços que sobre eles produzem.

9Podemos, por isso, afirmar que a produção de conteúdos digitais é um processo que requer o desenvolvimento de ferramentas de suporte à produção, ao armazenamento, à recuperação e à gestão ao longo do tempo, entendida como um sistema que cumpre, em simultâneo, dois dos objectivos estratégicos – a promoção da salvaguarda do património arquivístico e o acesso às fontes de informação.

10O acesso, remoto ou presencial, à informação de arquivo pressupõe a existência de três entidades em função das quais se desenvolvem os processos: os documentos/informação, os utilizadores e os serviços prestados. O arquivo assume um papel diverso: também utilizador dos documentos é custodiador e produtor dos serviços que sobre eles recaem, gerindo os processos inerentes à relação das outras entidades.

11Para suporte dos processos que permitam o acesso à informação e aos serviços, são necessários instrumentos que possibilitem a pesquisa, a consulta, a formulação dos pedidos e a sua satisfação.

12Ao arquitectar o acesso aos serviços do arquivo na Internet, a tentação é de transpor para a presença virtual o que estamos habituados a utilizar no espaço físico. A grande audiência da Web admite evidenciar outras actividades do arquivo dirigidas a outros que não os clientes da referência e leitura. A interface virtual desses serviços e a rede interna (equipamentos, comunicações, aplicações) que a suporta potenciam uma presença integradora de todos os serviços, sendo, então, necessário assumir o risco da mudança de procedimentos e processos organizacionais, que ultrapassem essa área restrita.

13O Arquivo Distrital do Porto (ADP), ao longo de anos, sempre procurou incrementar uma cultura organizacional apostada no mérito, no incentivo ao crescimento individual e colectivo, na busca da exigência e da excelência. Empenhou-se numa mudança organizacional assente numa estrutura de projectos que tem vindo a implicar novas formas de relacionamento dos seus agentes, internos e externos, na expectativa de uma ampla aceitação social, recusando uma visão entrópica e saindo da sua zona de conforto.

  • 1 O ADP, no âmbito dos projectos que desenvolveu, recorreu à contratação da consultoria do Departamen (...)
  • 2 São exemplos dessa prática os projectos já implementados desde 2004 (DigitArq) e 2008 (CRAV), com r (...)

14A ausência de produtos no mercado que satisfizessem os requisitos específicos do tratamento técnico arquivístico e do seu relacionamento com os seus clientes, por um lado, e a ausência de recursos humanos especializados, por outro, obrigou o ADP à concepção e desenvolvimento de projectos com inclusão de contratação externa de técnicos e consultoria em diferentes áreas, nomeadamente em informática,1 para as plataformas aplicacionais, recorrendo a financiamento externo.2

15Com recurso a vários programas de financiamento (Sociedade Porto 2001, POC – Programa Operacional da Cultura, Fundação Calouste Gulbenkian, ADAI - Programa de Apoio ao Desenvolvimento de Arquivos Ibero-americanos, Estrutura do Inventário do Património Cultural) tem mantido uma dinâmica de trabalho que extravasa as dotações orçamentais regulares e escassas, que lhe permite potenciar os seus recursos técnicos através de candidaturas e concretização de projectos diversos, mas sempre tendo como core o tratamento arquivístico dos acervos custodiados e a construção de ferramentas de apoio a esse tratamento ou aos serviços prestados pela Unidade Orgânica.

16O ADP enquanto organismo responsável pela salvaguarda e valorização do património arquivístico tem como uma das suas funções estratégicas a recuperação de fundos documentais, quer públicos, quer privados, que se encontrem em risco de desaparecimento, pelo que julgamos que alguns destes projectos constituíram uma boa aposta na concepção e execução de políticas de preservação patrimonial proactiva.

17Os projectos são apresentados por ordem inversa de cronologia, de 2014 a 2001, excepto o projecto DigitArq e o projecto CRAV, pela amplitude e pelo impacto que a sua concretização teve no Arquivo e na rede dos arquivos dependentes da DGLAB (Direcção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas), mas também pela inovação introduzida.

18Um dos projectos enumerados (Digitalização de fundos documentais 2006-2012 e 2014…) foi retomado posteriormente e dois outros continuam a ser concretizados (Projecto Consultório no Arquivo – 2014…; Valorização e Promoção dos Fundos e Serviço Técnico do ADP 2013; 2014…), tendo passado a fazer parte das atividades anuais do ADP.

O Projecto DigitArq – 2004-2014…

19O Projecto DigitArq - Produção, conversão e gestão de conteúdos digitais de arquivo, permitiu disponibilizar em linha, local e remotamente, os conteúdos do Arquivo e aumentar a oferta de capacidade de pesquisa e acessibilidade da informação, assumido como um ponto de partida para a utilização das TIC e potenciador de mudanças organizacionais adequadas às especificidades das instituições culturais.

  • 3 O projecto RODA (Repositório de Objectos Digitais Autênticos), da responsabilidade da Direcção-Gera (...)

20De forma concisa, a arquitectura do DigitArq é constituída por quatro aplicações: (1) o módulo de aquisições e descrição arquivística responsável pela captura de nova informação para o interior do Arquivo. Informação proveniente de documentação de entidades externas, constituída por documentos de arquivo em suportes tradicionais. A realidade actual, sete anos passados, no entanto, impõe que os arquivos sejam também capazes de incorporar representações digitais resultantes de processos de digitalização, bem como documentos nado-digitais.3

21Faz parte do processo de ingestão, a produção de metainformação descritiva que permita a posterior localização e acesso à documentação incorporada. O DigitArq oferece uma ferramenta, fornecida gratuitamente às entidades externas produtoras de informação, suficientemente simples para que sejam elas próprias a criar a metainformação descritiva livre de erros sintácticos que acompanha o material a ser transferido e que facilita a descrição dos conteúdos a incorporar, com uma interface gráfica amigável. Esta valência possibilita orientar o Arquivo para assumir um papel mais interventivo de validação/qualificação da informação fornecida e descrição da informação custodiada.

22Apesar dos esforços desenvolvidos no sentido de transportar parte do trabalho de descrição e preparação do material a incorporar para junto dos produtores, continua a existir uma imensa actividade de organização e descrição no interior do Arquivo e uma necessidade constante de gerir e qualificar os conteúdos informativos, e as respectivas representações descritivas já custodiados. Para realizar essa actividade a plataforma DigitArq utiliza a ferramenta de descrição arquivística, onde são guardadas sob diferentes níveis as descrições de documentos que vão sendo produzidas. Foram-lhe, entretanto, introduzidas novas funcionalidades como a introdução de novas medidas físicas associadas aos documentos de arquivo (e.g. duração em segundos para documentos audiovisuais ou tamanho em bytes para documentação digital); (2) o módulo de gestão de objectos digitais que permite gerir transversalmente processos de digitalização: criação de objectos digitais, associação de metainformação estrutural e técnica, geração de derivadas de baixa resolução para disseminação via Web, gestão da localização física das matrizes, etc. A nova versão desta ferramenta implicou uma reorganização completa do repositório de dados, admitindo agora a incorporação de qualquer tipo de objecto digital, ao invés de apenas suportar imagens digitais e documentos de texto; (3) o módulo de disseminação, responsável por estabelecer a ponte entre o Arquivo e o utente. Este módulo disponibiliza fundamentalmente serviços de descoberta e localização de documentos, assim como formas adequadas para os pesquisar, identificar, consultar, descarregar ou adquirir. A plataforma DigitArq oferece duas interfaces de pesquisa, uma básica e uma avançada, que permitem a clientes com diferentes níveis de conhecimento localizar documentos. A nova versão oferece ainda uma ferramenta de visualização dos documentos digitalizados mais robusta e funcional; (4) o módulo de gestão de perfis de utilizadores incorpora um conjunto de aplicações que têm como objectivo gerir todo o arquivo e a informação armazenada, bem como monitorizar as actividades desenvolvidas no interior do mesmo. A arquitectura do DigitArq introduz um módulo central para a gestão de utilizadores e produtividade, responsável pela autenticação de todos quantos o utilizam, independentemente da aplicação em uso, permitindo gerir o conjunto de operações que cada trabalhador poderá exercer no contexto de cada aplicação do sistema. Regista toda a actividade desenvolvida em torno da plataforma com o propósito de documentar todo o trabalho realizado, posteriormente utilizado para gerar relatórios de produtividade e estatísticas. Este conjunto de dados estatísticos permite analisar o grau de tratamento existente dos diversos fundos e planear o trabalho técnico a desenvolver, aspecto tanto mais relevante quanto estamos a falar de 729 fundos, mais de três centenas de milhar de registos descritivos e cerca de dois milhões de imagens.

23A exposição na Internet do acervo documental do ADP originou um aumento assinalável do interesse por parte do seu público-alvo, ampliando também, e em paralelo, a notoriedade do Arquivo no seio da sua comunidade.

24A concretização do projecto foi expressiva, no âmbito do sector da Cultura, da AP e da Sociedade da Informação e do Conhecimento, como foi reconhecido pela atribuição do prémio Fernandes Costa – Agência para a Sociedade do Conhecimento, IP, que considerou ser o que melhor respondeu à “inovação e contributo para o desenvolvimento da Sociedade da Informação” em Portugal no ano de 2004.

25O ADP entendeu que o projecto desenvolvido podia potenciar a preservação e o acesso ao património arquivístico nacional pelo que, com a autorização da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) e, antes, do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo disponibilizou as aplicações, efectuando-se a cedência, numa primeira fase, através de protocolo.

26Posteriormente, o reconhecimento do trabalho desenvolvido conduziu à adopção pela DGARQ, em finais de 2008, do conjunto aplicacional DigitArq para toda a rede de arquivos dependentes: Arquivos Distritais, Arquivo Nacional Torre do Tombo e Centro Português de Fotografia.

27Transportámos, assim, em 2004, o ADP para o mundo virtual, o passo mais básico da relação utilizador–documento / pesquisa e leitura, mas não introduzimos o suporte “administrativo” para outros serviços. Era preciso ir mais além e atribuir “inteligência” às informações que iam sendo geradas pelos vários sistemas, providenciando uma infra-estrutura mais adequada a uma gestão integrada.

Interface de descrição arquivística

Interface de descrição arquivística

Interface de ligação de um objecto digital à descrição arquivística

Interface de ligação de um objecto digital à descrição arquivística

O Projecto CRAV – 2008- 2014…

28Na génese desta concepção mais vasta, despontou, então, a ideia sobre serviços e produtos inovadores no contexto dos arquivos. Nasce, assim, uma nova candidatura que permitiu a prossecução do trabalho realizado e o projecto CRAV - Consulta Real em Ambiente Virtual que visou a implementação de um balcão electrónico único para a realização das transacções com o Arquivo, com o objectivo de possibilitar a qualquer utente fruir, através da Internet, do conjunto de serviços disponíveis, até à data, apenas presencialmente.

  • 4 Atendendo a que os documentos de arquivo custodiados pelo ADP são parte integrante do património cu (...)

29Este projecto possibilitou agregar ao repositório de informação já existente, a metainformação administrativa necessária aos processos dos restantes serviços, com destaque para a produção de novos produtos (gestão de pedidos de consulta, reproduções, reserva, pagamento electrónico, certificação electrónica, etc). 4

30Comportava os seguintes objectivos:

  1. a construção de uma interface Web que alargasse as capacidades de leitura remota de representações digitais, bem como o fornecimento de cópias certificadas de documentos de arquivo;

  2. a reformulação do sítio Web do ADP a fim de acolher as novas funcionalidades, tendo por base o motor de pesquisa desenvolvido no projecto anterior; (3) a criação de um portal para a intranet do ADP, com funcionalidades acrescidas que possibilitassem a encomenda de reproduções, reserva de documentos e outros serviços;

  3. a criação de um gestor de eventos que possibilitasse a gestão de pedidos dos utentes presenciais e remotos por parte dos colaboradores do Arquivo, permitindo-lhes acompanhar os diversos passos de satisfação dos seus pedidos;

  4. a implementação de uma plataforma de certificação electrónica de documentos, ajustada aos normativos legais, contribuindo para a disponibilidade de ferramentas e processos orientados para o acesso aos documentos electrónicos.

31Cabe salientar que o sistema a implementar tinha aspectos e ferramentas comuns a outros similares nas áreas do comércio electrónico, apesar de constituir uma primeira experiência nos serviços de arquivo, mas também características específicas próprias dos produtos que um utilizador pode esperar nesta área, quer pelo tipo de documentação e informação que disponibiliza, quer pelo tipo de serviços. É a especificidade dos documentos de arquivo, da informação que contêm e da diferente metainformação que lhes está associada que obrigaram a encontrar soluções e a formatar modelos de recepção e resposta próprios.

32Em traços gerais, o processamento "virtual" das funcionalidades relacionadas com o Serviço de Referência e Leitura permite:

  1. uma ferramenta de gestão dos pedidos, para controlo ao longo de todo o processo;

  2. a circulação da informação entre os serviços do Arquivo no mesmo ambiente e suporte, disponível em simultâneo aos diversos intervenientes nos processos;

  3. a obtenção facilitada e mais rigorosa de indicadores de desempenho da Instituição e dos seus agentes;

  4. a satisfação dos utilizadores à distância e num menor tempo possível;

  5. o envio de cópias, certificadas digitalmente ou não, de um modo seguro, através da Internet;

  6. um conhecimento mais rigoroso dos utilizadores e dos seus perfis;

  7. um conhecimento mais rigoroso e obtido automaticamente dos fundos consultados.

33Para o utilizador, remoto ou presencial, as funcionalidades do Serviço de Referência e Leitura Virtual possibilitam:

  1. efectuar a pesquisa;

  2. visualizar o(s) documento(s) pretendidos, resultantes da pesquisa;

  3. fazer o pedido de consulta (no balcão do arquivo);

  4. reservar documentos para consulta;

  5. solicitar ao arquivo a execução de pesquisas;

  6. solicitar cópias dos documentos;

  7. receber a informação dos orçamentos para os serviços solicitados e aceitá-los;

  8. conhecer o estado do seu pedido de pesquisa ou de reprodução;

  9. inquirir ou obter informações suplementares relacionadas com o tema/assunto da sua pesquisa;

  10. efectuar o pagamento por meio electrónico;

  11. receber as cópias, certificadas ou não, em formato digital por via da Internet;

  12. possibilitar o acesso por cidadãos com necessidades especiais.

34Pretendia corresponder a um novo patamar inovativo, ao tratar da relação interactiva entre a Instituição e os cidadãos, usando tecnologias e processos já disponíveis noutro universo de organizações. Contudo, a inovação não se restringia apenas ao utilizador remoto uma vez que o utente presencial usa a mesma aplicação para efectuar os seus pedidos, havendo assim uma integração de toda a informação produzida no Serviço de Referência e Leitura no mesmo sistema. Não existe uma duplicação de procedimentos, de registos, de tramitação, consoante se atende o utilizador remoto ou o presencial. Afecta também outras áreas funcionais, uma vez que no mesmo ambiente se fazem os registos de expediente e de processos, bem como os processos de reprodução.

35A implementação deste projecto obrigou a algumas alterações organizacionais, à simplificação de alguns processos ou redesenho de alguns circuitos, necessários a um funcionamento célere e de qualidade, operacionalizando a actividade da Organização.

36O sistema obtém dados estatísticos das aplicações relativamente à "produtividade" da Unidade Orgânica e dos colaboradores, bem como dados dos diversos registos inseridos (p. e., do número de pedidos por utilizador, origem geográfica destes, documentação mais consultada ou aquela que originou mais pedidos de reprodução).

37Esta componente de cálculo estatístico, realizado sobre os dados inseridos, permite aferir tendências e planear serviços de acordo com essas mesmas tendências, bem como o controlo de qualidade através de análise de desempenho.

38Tem merecido o apoio generalizado dos utilizadores, muito em especial daqueles que vivem fora do país, na utilização das funcionalidades disponíveis com destaque para os pagamentos electrónicos e o “envio” das reproduções através do sistema. O que não anula a persistente resistência de alguns grupos de utilizadores, clientes habituais do Arquivo, que continuam a preferir perpetuar as rotinas interiorizadas, a efectuar comodamente a pesquisa, em tempo real, vinte e quatro horas disponível em casa.

39Já conhecíamos a resistência generalizada à mudança quando implementámos a pesquisa num único instrumento. Num sistema como o CRAV, as razões são maiores, mas as mais-valias que oferece têm cativado a atenção de quem nos procura.

40Implementar um sistema destes significa aceitar despender mais algum tempo com alguns passos, quer para os utilizadores internos à organização, quer para os clientes externos, exigir mais uma ou outra informação, mas significa, simultaneamente, poder dispensar a repetição dessa(s) operação(ões) no futuro e acreditamos que uma cultura e um ambiente de trabalho colaborativo podem ajudar a superar mais facilmente as dificuldades.

41Por outro lado, permite obter mais informação e conhecimento, planear e gerir os diferentes sistemas de informação com base em dados quantitativos mais fiáveis. Uniformizam-se os procedimentos dos prestadores de serviço e dos utilizadores, racionalizando a utilização dos meios e rentabilizando os consumos.

42Como seria expectável, o ADP desenvolveu estratégias para a implementação deste novo serviço, dentro e fora da Organização: foram criadas normas e procedimentos internos e diversas orientações técnicas com o objectivo de regular a sua execução; efectuou-se a divulgação junto dos utilizadores (afixação de informação no Serviço de Referência e Leitura, anúncio no Website; acções de mailing no sentido de os informar da existência deste novo serviço; uma sessão de divulgação pública do projecto; produzidos materiais de difusão e um “Manual de utilizador do CRAV”, disponibilizado em linha quer na página do Arquivo, quer na Internet em dois “servidores” – Issuu e Scribd).

43A actualização de conteúdos e os novos serviços disponíveis continuam a merecer um inequívoco reconhecimento, traduzido pelo contínuo aumento de acessos às diferentes plataformas electrónicas que o Arquivo disponibiliza. A adesão dos clientes tem sido crescente, quer para pedidos iniciais, pagamentos ou inquirição do andamento dos pedidos, quer no número de acessos locais e remotos. Algum decréscimo da consulta e pesquisa de documentação original significa a utilização, local e remota, do ambiente digital para a leitura/consulta dos documentos que o ADP tem vindo a disseminar em linha.

44No ano de 2013, relativamente a 2012, o incremento do número de utilizadores presenciais registados foi de 17%, o nº de consultas de documentos de 14,% e de pedidos de pesquisa e/ou reprodução de 5%. Os acessos à página do ADP de 48%.

45O número de transacções/serviços em plataforma electrónica atestam um crescimento contínuo, num total de 238.189, mais 32%, o que vem corroborar o uso exponencial da plataforma com valores de acessos locais e remotos a aproximar-se das 2 centenas de milhar, um aumento de 45%. Os pagamentos electrónicos apresentaram, de igual modo, um aumento muito assinalável.

46À semelhança do projecto anterior, o CRAV possibilitou também a aquisição de saber-fazer que depois de obtido está disponível para ser utilizado por outros arquivos.

  • 5 PORTUGAL. Direcção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas – Sítio Web. [Consul. Em 27 de Ag (...)

47Actualmente, a Direcção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas5 encontra-se a proceder ao seu desenvolvimento/adaptação para ser adoptado pelo Arquivo Nacional, Arquivos Distritais e Centro Português de Fotografia.

pesquisaeleitura@adporto.pt

pesquisaeleitura@adporto.pt

Interface de gestão dos pedidos dos utilizadores

Interface de gestão dos pedidos dos utilizadores

Interfaces do resultado de uma pesquisa à visualização do documento

Interfaces do resultado de uma pesquisa à visualização do documento

O Projecto Consultório no Arquivo – 2014….

48O projecto Consultório no Arquivo, lançado em 2014, pretende sensibilizar e ajudar a preservar a documentação de arquivo e as memórias de particulares e de entidades colectivas, necessidade muitas vezes sentida pelo público em geral.

49Procura criar um canal facilitador e mais amigável; tornar acessível, à população em geral, um conjunto de conhecimentos e de material de apoio técnico selecionado por profissionais da área e adequado ao cidadão comum; promover e disponibilizar um espaço de conhecimento e partilha de informação para profissionais das áreas e estimular a valorização e salvaguarda dos documentos de arquivo com valor permanente; evitar erros irreversíveis no tratamento e manipulação da documentação; sinalizar possíveis fundos ou coleções documentais de manifesto interesse cultural; contribuir para a divulgação da missão e objetivos do ADP.

50Concretiza-se numa actividade mensal, de aconselhamento, gratuita. As consultas realizam-se nas instalações do ADP, por marcação prévia, em atendimento individualizado com a duração entre os 30 e os 60 minutos.

51Nas consultas, é efectuada, por técnicos qualificados, a análise de documentos apresentados ou o esclarecimento de dúvidas pontuais sobre arquivo ou conservação e restauro. São ainda disponibilizadas aos utilizadores, uma brochura com recomendações técnicas e para aquisição um Kit de conservação, constituído por materiais básicos adequados e indispensáveis para as acções de conservação.

52A título excepcional, a equipa pode deslocar-se a outra instituição do distrito e as questões mais complexas são encaminhadas para o serviço de consultoria do ADP.

Cartaz de divulgação

Cartaz de divulgação

Imagens de consultas

Imagens de consultas

Testemunhos de Emigração entre o Norte de Portugal e Brasil - 2013-2014

53Com o objetivo de facilitar o acesso às dezenas de milhar de processos de passaportes, o ADP candidatou ao Programa de Apoio ao Desenvolvimento de Arquivos Ibero-americanos (ADAI) o projeto “Testemunhos de emigração entre o Norte de Portugal e o Brasil”. Consistiu, nesta primeira fase, na higienização, planificação, consolidação e reacondicionamento da série documental “Processos de passaportes” produzidos entre 1905 e 1921, e na respectiva descrição ao nível das unidades de instalação (276.000 documentos, que constituem 53.364 processos).

54Esta documentação constitui uma fonte privilegiada para o estudo dos contextos sociais, culturais e demográficos relacionados com a emigração do século XX. Com destaque para os exemplares de correspondência, que constam de diversos processos, são testemunhos deixados pelos próprios emigrantes, escritos de forma espontânea e sem mediações formais.

55Os processos de passaportes representam ainda uma ajuda preciosa do ponto de vista administrativo para os muitos utilizadores do ADP que procuram informações ou desconhecem a naturalidade dos seus antepassados portugueses que emigraram nomeadamente para o Brasil, uma vez que permitem a identificação da naturalidade do requerente (data de nascimento, freguesia e filiação).

Higienização

Remoção de atache oxidado

Remoção de atache oxidado

Aplicação de atache em latão

Aplicação de atache em latão

Processo de passaporte

Processo de passaporte

Acondicionamento geral dos processos de passaporte

Acondicionamento geral dos processos de passaporte

“Partes da Directora” da Casa da Roda do Porto - 2013-2014

56O ADP pretendeu assegurar a preservação da totalidade da série documental “Partes da Directora”, do fundo documental Casa da Roda do Porto/Hospício dos Expostos do Porto, processos constituídos pelos relatórios diários enviados pela Directora da Casa da Roda ao responsável pela instituição, o provedor da Santa Casa da Misericórdia ou o Vereador da Câmara Municipal do Porto, entre 1813 e 1884.

57Vulgarmente estes processos incluíam documentos apensos e mesmo pequenos objetos (soltos e/ou suspensos): papéis encontrados com cada uma das crianças entregue à guarda da instituição e objectos encontrados com a criança (fitas, panos, medalhas, crucifixos, fios de contas, pagelas e outras estampas, etc.).

58Foram realizadas intervenções de conservação e restauro. (limpeza mecânica a seco de 22.449 documentos, correspondente a 6.063 processos e 500 sinais; planificação, conservação curativa e acondicionamento).

59Descritos e disponibilizados em linha, para consulta pública do catálogo 6.063 processos/registos; capturadas 7.643 imagens, de 1.940 processos, correspondendo a cerca de 9.000 documentos/objectos.

60À data está em preparação um evento de apresentação pública do projecto, com uma conferência, mostra documental, vídeo de promoção, criação de uma página específica para apresentação da série ao público e divulgação.

Cartaz de divulgação

Cartaz de divulgação

Processo da série Partes da Directora

Processo da série Partes da Directora

61

Bilhetes e objectos para identificação das crianças

Bilhetes e objectos para identificação das crianças

Valorização e Promoção dos Fundos e Serviço Técnico do ADP - 2013; 2014…

62Visa explorar e divulgar, com periodicidade mensal, um tema ou um fundo documental custodiado pelo Arquivo a partir do ano de 2013.

63Traduz-se na concepção e produção anual de 12 números de boletins subordinados a diversos temas: O Arquivo Distrital do Porto; O Acesso aos Arquivos; 50 anos de Ponte da Arrábida; 250 anos da Torre dos Clérigos: Nicolau Nasoni; Livraria Lello & irmão; Incorporações ADP: Listagem atualizada; SOS Arquivos; Ficheiro Magalhães Basto; 40 anos do 25 de Abril; A I Grande Guerra...

Documentos das Artes Cénicas - 2011

64Com este projecto foi disponibilizada uma colecção de documentos impressos, doada, de grande interesse para o estudo das artes cénicas em Portugal (teatro de revista, e outros géneros teatrais, ópera, opereta, bailado) dos finais do séc. XVIII até à 1.ª metade do séc. XX.

65O projecto comportou duas actividades fundamentais conducentes à preservação física e à descrição dos documentos ao nível do catálogo, cerca de 2.000 documentos, complementados pela digitalização de cerca de 667 imagens acessíveis na Internet, um número representativo das espécies que compõem a colecção.

66Foi realizada uma apresentação pública da colecção, apresentando a sua história, o seu valor para a história do teatro em Portugal, a forma como foi tratada tecnicamente, e as opções tomadas para efeito da sua disponibilização ao público.

67Em complemento, a equipa de projecto efectuou uma actividade performativa, na qual representou alguns excertos escolhidos dos diversos géneros dramáticos presentes no acervo.

68Entre Outubro e Novembro esteve visitável, nas instalações do ADP, uma pequena exposição, contendo uma selecção das peças mais expressivas.

69Foi criada uma página específica, alojada no site próprio do ADP, para divulgação.

Cartaz de divulgação impresso

Cartaz de divulgação impresso

Digitalização de documento

Digitalização de documento

Digitalização de fundos documentais - 2006-2012 e 2014…

70Em parceria com a Family Search, este projecto, que se iniciou no ano de 2006, permitiu digitalizar e disponibilizar via Web cerca de dois milhões de imagens, associadas às respectivas descrições, correspondentes a 93,5% dos fundos paroquiais e incluiu séries como: Inquirições de Genere; Notas para Testamentos; Índices de Notas; Cadernos de Recenseamento Militar e Registos de Passaportes.

71Activado, de novo, em 2014 com o objectivo de completar a digitalização da documentação paroquial, entretanto incorporada, bem como outras séries documentais.

Recuperação do Núcleo documental do SAAL/Norte - 2001

72A ideia de recuperar o núcleo documental do SAAL Norte – Serviço de Apoio Ambulatório Local, que existiu na dependência do Fundo de Fomento da Habitação, entre 1974 e 1976, que se encontrava disperso e inacessível, adveio da sua importância informacional e do testemunho fundamental para a compreensão da evolução do urbanismo e tessitura urbana da cidade do Porto, e restantes zonas de intervenção, bem como do processo social subsequente ao 25 de Abril.

73Os meios utilizados para a concretização deste projecto envolveram o contacto com cerca de 53 arquitectos e outros intervenientes, resultando no tratamento técnico de 22 arquivos dispersos, entre os quais 14 foram doados ao ADP, 3 depositados e os restantes cedidos temporariamente. Após identificação e classificação foram estes reunificados num único fundo.

74O tratamento arquivístico incluiu a descrição de cerca de 1.200 unidades de instalação e cerca de 650 peças desenhadas de grande formato, equivalentes a projectos de arquitectura das Zonas de Intervenção do SAAL Norte. Foram digitalizadas 8.871 imagens que correspondem a cerca de 1/4 do total de documentos.

75A Exposição intitulada “Uma cidade em r(E)volução: recuperação do Arquivo SAAL Norte” e a apresentação de um CD multimédia foram mais uma forma de divulgação deste acervo documental, para valorização e publicitação dos núcleos documentais reunidos.

76Foi, ainda organizado um colóquio subordinado ao tema da Exposição “SAAL/N: Pontes para o presente”.

Fotografias da actividade do SAAL/N

Fotografias da actividade do SAAL/N

Arquivo Eça de Queirós - 2001

77Produzido um CD-ROM “Arquivo Eça de Queirós”. Os conteúdos deste produto incluem o resultado do tratamento técnico arquivístico realizado nos núcleos documentais dos arquivos pessoais de Eça de Queirós, do seu filho António Eça de Queirós, e do Arquivo de Família de Eça de Queirós/Condes de Resende, custodiados pela Fundação Eça de Queirós, sediada em Tormes.

78O CD apresenta uma perspectiva das vivências de Eça vista através do seu arquivo, ou seja, da documentação produzida e recebida no desempenho das suas actividades, quer profissionais, quer pessoais.

79Ao contrário das aproximações ordinariamente utilizadas, não é focada como ponto centralizador a obra literária de Eça, preferindo-se antes revelar facetas normalmente ignoradas e menos valorizadas da vida do escritor.

80Com este produto pretendeu o ADP iniciar novas formas de apresentação de trabalhos de descrição arquivística, certamente mais integradas na indústria de conteúdos e multimédia.

81Pretendeu-se, igualmente, criar novos mecanismos que constituíssem factor apelativo de atracção de pessoas ao Arquivo, transformando-o num espaço de criatividade e conhecimento.Foi realizada uma mostra destinada à divulgação de alguns documentos representativos da vida do escritor.

Carta de António, filho de Eça de Queirós

Carta de António, filho de Eça de Queirós

Carta postal de António Feijó

Carta postal de António Feijó

Diploma do curso de direito

Diploma do curso de direito

Conclusão

82Fomentar a prestação de novos serviços e perspectivar a produção de novos produtos têm obrigado, como já focámos, à implementação de diferentes infra-estruturas e à consideração de diferentes percepções do arquivo e de resposta aos utilizadores.

83O aumento exponencial de conteúdos, o protagonismo assumido pelos recursos electrónicos no seio da gestão da informação e documentação, requereu a extinção do perfil de arquivista na acepção mais tradicional da profissão para dar lugar ao profissional da informação e documentação.

84O actual contexto de profundas mudanças exige reflexões, medidas e reestruturações cada vez mais complexas e integradas e carece também da definição de estratégias e de planos de intervenção. Solicita, ainda, uma requalificação profissional, que proporcione a competência técnica exigida, faculte a utilização de soluções inovadoras e adopte produtos e boas práticas na gestão corrente.

85As novas formas de trabalhar impõem atender no desenvolvimento das competências em termos de saberes-ser, constituídos pelas atitudes e comportamentos e de saberes-fazer, no domínio dos instrumentos e métodos necessários ao exercício do trabalho, essenciais para que os profissionais da informação/arquivistas possam cumprir a múltipla missão de prestar serviços de qualidade à sociedade e contribuir para a melhoria do desempenho do serviço de arquivo, designadamente através da inovação ao nível dos processos organizacionais, da produção de serviços e do fornecimento de informação relevante. Importa, também, não esquecer que a aprendizagem ao longo da vida e as aprendizagens informais são um factor crucial, para as organizações e para as pessoas.

86Todavia aos acervos documentais pretéritos custodiados, é preciso dar novas oportunidades, promovendo acções conducentes ao seu tratamento arquivístico para que sejam consultados e divulgados. Para que se tornem objecto de investigação, quer no contexto da investigação histórica e social, quer arquivística. Um arquivo sem tratamento arquivístico é como uma cidade sem mapa e não poucas vezes descuramos e subalternizamos o trabalho de organização e descrição desses universos.

  • 6 Em proximidade com os Espaços do Cidadão promovidos pela AMA - Agência para a Modernização Administ (...)

87Com o objectivo de alcançar resultados mais positivos, precisamos, no entanto, de caminhar para a concertação semântica facilitadora da integração e da interoperabilidade dos diversos sistemas, particularmente na AP e para uma estrutura de informação cada vez mais comum e transversal. Um novo paradigma de partilha, de envolvimento conjunto e de relação de parceria para que as organizações/arquivos compreendam a informação transmitida e recebida, a integrem e processem nos seus sistemas, obtenham respostas mais adequadas para os seus utilizadores e inovem no relacionamento com os cidadãos ao fornecerem-lhes serviços Web, just in time e just in case, em repositórios de informação dinâmicos e fiáveis, enquanto mediadores da cidadania, integrando-se como parceiros nos pontos de acesso único ao cidadão.6 Trata-se de alterar o perfil "tecnológico" e "cultural" do funcionamento dos serviços de arquivo, em aproximação ao cidadão integrando e partilhando informação e serviços.

88Atentos à interacção com os utilizadores e com público em geral e acompanhando o desenvolvimento de redes sociais, importa criar sites nas redes mais significativas (Facebook e o LinkedIn…), e conta no Twitter, seguramente, um contributo mais, senão dos mais importantes, para a divulgação dos conteúdos e dos serviços e para uma maior visibilidade das actividades que os serviços de arquivo desenvolvem.

89Contudo as novas tecnologias, ao proporcionarem novos acessos, não resolvem tudo. Convém, por isso, ressalvar para o facto da modernização tecnológica só ser eficaz se existir uma organização dos respectivos sistemas de arquivo. A optimização e o bom funcionamento de uma organização, seja ela qual for, depende sempre de uma gestão dos seus documentos (e da informação que contêm) suportada por um sistema de arquivo claro e adequado, probatório do seu valor evidencial e de autenticidade.

90Não há inovação, modernização e mudança tecnológica que obtenha sucesso se não for ancorada em mudanças organizacionais resultantes de uma “renovação de mentalidades” que questiona os processos e os procedimentos, facilitando quando pertinente, a sua substituição. Os desafios actuais passam pela assumpção do risco da mudança, sem medo de disponibilizar a informação e os serviços, de alterar os procedimentos e a cultura administrativa, sem medo da transparência, mas sem pôr em causa a preservação do património arquivístico, garante de direitos e deveres do Estado, dos cidadãos, das instituições e das empresas.

Bibliographie

LÓPEZ YEPES, Alfonso (1997) - Documentación Informativa. Sistemas, redes y aplicaciones. Madrid: Editorial Síntesis.

LÓPEZ YEPES, Alfonso (Nov 2001) - Documentación Digital y Nuevas Tecnologias de la Informacion.

LÓPEZ YEPES, José (coord.) (1996) - Manual de Información y Documentación. Madrid: Ediciones Pirámide.

Notes

1 O ADP, no âmbito dos projectos que desenvolveu, recorreu à contratação da consultoria do Departamento de Informática da Universidade do Minho.

2 São exemplos dessa prática os projectos já implementados desde 2004 (DigitArq) e 2008 (CRAV), com recurso a financiamento externo, que permitiram que a relação interactiva do ADP com os seus utentes utilizasse as tecnologias e os processos já disponíveis mas ainda não vulgarizados nas instituições culturais, inserindo-se na estratégia de diversos campos de intervenção, mais ou menos conhecidos, da sociedade do conhecimento. O projecto DigitArq - Produção, conversão e gestão de conteúdos digitais de arquivo desenvolvido pelo Arquivo Distrital do Porto, foi co-financiado pelo Programa Operacional da Cultura (POC, Ministério da Cultura), pelos Aquivos Nacionais/Torre do Tombo (AN/TT) e pela União Europeia. PORTUGAL Arquivo Distrital do Porto – DigitArq [Em linha]. ADP, 2004 - [Consul. 27 de Agosto de 2014]. Disponível em WWW: <URL: http://www.adporto.pt.

O projecto CRAV –“ Consulta Real em Ambiente Virtual” desenvolvido pelo Arquivo Distrital do Porto foi o co-financiamento do Programa Operacional da Cultura (POC, Ministério da Cultura), pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT) e União Europeia. PORTUGAL Arquivo Distrital do Porto – CRAV [Em linha]. ADP, 2008 – [Consul. 27 de Agosto de 2014]. Disponível em WWW: <URL: htt://www.adporto.pt

3 O projecto RODA (Repositório de Objectos Digitais Autênticos), da responsabilidade da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ), preocupa-se com a preservação a longo-prazo de materiais digitais e assenta no desenvolvimento de um repositório capaz de ingerir, armazenar e disseminar materiais digitais assegurando a conservação das propriedades diplomáticas que asseguram a sua autenticidade. DIRECÇÃO-GERAL DE ARQUIVOS – RODA: Políticas de Preservação Digital. V. 1.0 Lisboa: DGARQ, 2009.PORTUGAL. Direcção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas Sítio Web. [Consul. em 27 de Agosto de 2014]. Disponível em WWW: <URL: http://arquivos.dglab.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/ .

4 Atendendo a que os documentos de arquivo custodiados pelo ADP são parte integrante do património cultural português, para além de possuírem valor probatório e legal, era essencial garantir que as reproduções fornecidas possuíssem as seguintes características: autenticidade, integridade, não-repúdio e confidencialidade de dados.

5 PORTUGAL. Direcção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas – Sítio Web. [Consul. Em 27 de Agosto de 2014]. Disponível em WWW: <URL: http://arquivos.dglab.gov.pt/programas-e-projectos/crav/. “A DGARQ está a iniciar o desenvolvimento do CRAV. Este sistema (que já está presentemente em utilização Arquivo Distrital do Porto), visa simplificar e permitir ao leitor usufruir à distância, de serviços que neste momento são sobretudo disponibilizados presencialmente”.

6 Em proximidade com os Espaços do Cidadão promovidos pela AMA - Agência para a Modernização Administrativa, IP.

Table des illustrations

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Fichier image/png, 4,0k
Titre Interface de descrição arquivística
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Titre Interface de ligação de um objecto digital à descrição arquivística
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Fichier image/png, 183k
Titre pesquisaeleitura@adporto.pt
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Titre Interface de gestão dos pedidos dos utilizadores
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Fichier image/png, 96k
Titre Interfaces do resultado de uma pesquisa à visualização do documento
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Titre Cartaz de divulgação
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Titre Imagens de consultas
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Titre Remoção de atache oxidado
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Fichier image/jpeg, 28k
Titre Aplicação de atache em latão
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Fichier image/jpeg, 28k
Titre Processo de passaporte
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Fichier image/jpeg, 204k
Titre Acondicionamento geral dos processos de passaporte
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Fichier image/jpeg, 80k
Titre Cartaz de divulgação
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Fichier image/jpeg, 76k
Titre Processo da série Partes da Directora
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Fichier image/jpeg, 80k
Titre Bilhetes e objectos para identificação das crianças
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Titre Boletins
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Titre Cartaz de divulgação impresso
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Titre Digitalização de documento
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Titre Guardanapo
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Titre Fotografias da actividade do SAAL/N
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Titre Exposição
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Titre Carta de António, filho de Eça de Queirós
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Titre Carta postal de António Feijó
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Titre Diploma do curso de direito
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Titre CDRom
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Auteur

Arquivo Distrital do Porto

© Publicações do Cidehus, 2017

Conditions d’utilisation : http://www.openedition.org/6540

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