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Da produção à preservação informacional: desafios e oportunidades

 | 
Nelson Vaquinhas
, 
Marisa Caixas
, 
Helena Vinagre

Parte II - Gestão da Informação no século XXI

Gestão e Preservação da Informação: o impacto do pensamento sistémico

Maria Manuela Pinto

Résumé

Nesta reflexão abordam-se as oportunidades e os desafios que, no contexto do Sistema de Informação Organizacional (SIO), o século XXI vem suscitando no domínio da Gestão e Preservação da Informação.
Destaca-se a evolução tecnológica que, contribuindo para a valorização da informação, obriga a repensar perspetivas teóricas, propostas conceptuais e práticas com forte pendor técnico e/ou tecnológico.
Neste contexto, reformula-se a questão de partida centrada na “Gestão e Preservação da Informação” em função de um novo posicionamento que coloca o foco numa “Gestão da Informação para a Preservação”.
Esta reformulação corresponde, por um lado, a um novo paradigma que perspetiva sistemicamente a abordagem do processo infocomunicacional, referencia a GI como campo de estudos transversal em CI e posiciona a Preservação da Informação como variável da GI, e, por outro lado, à urgência do compromisso das organizações e instituições com a GI, reconhecendo o imperativo da conceção e implementação de um Sistema de Gestão de Informação [Ativa e Permanente], um SGIAP

Texte intégral

Introdução

1A Informação é, hoje, considerada um valioso ativo e recurso de gestão, produzido, acedido e usado no âmbito da ação humana e social, relevando-se o foco em vetores como a tecnologia, os processos e as pessoas, a par de aspetos como as arquiteturas computacional, de processos e informacional.

2É, também, crescentemente valorizada como memória organizacional e coletiva que se pretende preservar, partilhar e usar como Herança Cultural e Conhecimento, envolvendo organizações, instituições, serviços e portais cada vez mais sustentados no meio digital.

3Uma mudança que exige um diferente posicionamento paradigmático e conhecimento científico que suporte novos processos, ferramentas e práticas, assumindo-se responsabilidades, criando-se incentivos e celebrando-se compromissos a longo prazo entre os diferentes segmentos da sociedade, nomeadamente, poderes públicos, instituições de ensino e investigação, indústria e provedores de serviços, entidades públicas e privadas e, como não poderia deixar de ser, os próprios serviços de informação e os seus profissionais.

4Os esforços a desenvolver não podem, pois, perder de vista o ambiente, contextos e situações inerentes à produção/criação e uso da informação, à valorização do prossumidor nos seus diferentes papéis e desde o momento de produção/criação/captura informacional, bem como à perspetivação da preservação em todo o ciclo de vida e gestão da informação, exigindo uma atuação sistémica, sistemática e ativa e que obriga a ultrapassar divisões redutoras sustentadas em idades, fases ou ciclos de vida da informação tendencialmente centrados no curto prazo.

5Uma abordagem que se deverá alicerçar numa Gestão da Informação (GI) que se vem afirmando como campo de estudos em Ciência da Informação (CI), com dimensão transversal e em permanente interação e interseção com a Produção Informacional, a Organização e Representação da Informação e o Comportamento Informacional, no âmbito da interdisciplina das Ciências da Comunicação e da Informação, dos domínios intercientíficos dos Sistemas [tecnológicos] de Informação e das Ciências da Cognição e no quadro mais alargado das Ciências Sociais.

  • 1 Cf. GAVINA, Ana Sofia Pereira – Da Gestão de Documentos ao Sistema de Gestão de Informação Ativa e (...)

Fig. 1 - Sistema de Gestão de Informação [Ativa e Permanente] (SGIAP)1

Fig. 1 - Sistema de Gestão de Informação [Ativa e Permanente] (SGIAP)1

6Gerir para preservar e aceder expressa claramente uma nova perspetiva que abarca, simultaneamente, modelos teóricos e modelos de operacionalização concebidos e implementados no âmbito de uma GI que integra a Preservação da informação como sua variável e se direciona à construção de um SIAP, isto é, de um Sistema de Informação Ativo e Permanente no seio de uma qualquer organização ou instituição que se quer fortemente comprometida com a área da GI, assumindo-a e situando-a entre os seus Sistemas de Gestão, nomeadamente com a implementação de um Sistema de Gestão de Informação [Ativa e Permanente] (SGIAP).

7Neste contexto, ganha sentido a reformulação que propusemos face ao repto que nos foi lançado e que, no contexto do Sistema de Informação Organizacional (SIO), visava a abordagem das oportunidades e desafios que o século XXI vem suscitando no âmbito da Gestão e Preservação da Informação. Impõe-se, pois, abordar:

  • A “Gestão e a Preservação da Informação”

ou

  • a “Gestão da Informação para a Preservação”?

A emergência de um novo “meio”

  • 2 MARTINEZ DE SOUSA, José – Pequeña historia del libro. 3ª ed. rev. amp. Gijón: Ediciones Trea, 1999. (...)

8Para compreender o desafio que, hoje, enfrenta uma Gestão da Informação que visa garantir a preservação e o acesso continuado no longo prazo, impõe-se uma breve análise diacrónica que permita enquadrar as mais recentes mudanças ao nível da evolução dos suportes e das técnicas de registo da informação que, de um sistema de representação baseado num conjunto de fonogramas simples, característicos da escrita alfabética2, inscritos em suportes físicos passíveis de acesso direto pelo sujeito humano, colocam, agora, este mesmo sujeito perante o novo “meio digital” e novos “códigos” intelegíveis pela máquina, não pelo humano, gerando uma completa dependência deste face à omnipresente mediação tecnológica, seja ao nível do hardware, seja do software.

9Uma evolução que é possível situar no período do pós 2ª Guerra Mundial, com um especial enfoque nos anos 60 a 90 do século XX, mas que radica aos finais do século XIX, nomeadamente à utilização de cartões perfurados nos projetos de máquinas programáveis e, já no século XX, com a utilização da eletricidade em máquinas de cálculo e de ordenação com base em cartões perfurados (assim introduzidos na computação científica), ou nos chamados “computadores analógicos”.

10O desenvolvimento técnico e científico e o crescimento exponencial da produção e uso de informação que se segue ao final da 2ª Guerra Mundial impulsionaram decisivamente a progressiva afirmação dos chamados sistemas electrónicos digitais direcionados à receção/produção, processamento, armazenamento, análise, apresentação e disseminação de informação.

  • 3 Cf. TURBAN, Efrain [et al.] – Administração de tecnologia de Informação : teoria e prática. Trad. D (...)

11A década de 40 do século XX vê surgir a 1ª Geração de computadores3 (ca. 1945-1956) com a utilização de válvulas a vácuo. Caracteriza-se esta geração pela existência de uma ainda limitada memória e capacidade de processamento, envolvendo a utilização da “linguagem máquina” como linguagem de programação (de baixo nível) e o armazenamento de dados através de cartões perfurados, embora se inicie a utilização de fitas magnéticas (1951) e surjam as primeiras linguagens de programação (de alto nível) como o FORTRAN, em 1954.

  • 4 Também conhecido como a arquitectura de von Neumann.
  • 5 Só nos finais da década de 60 é que este computador deixará de ser utilizado.

12Uma evolução onde não pode deixar de ser mencionado o primeiro computador eletromecânico - Mark I -, construído em 1944 pela Universidade de Harvard e a IBM. Em 1945 é anunciado o primeiro computador eletrónico – ENIAC (Electronic Numerical Integrator And Computer) -, bem como o Modelo de John von Neumann4, ainda seguido hoje em dia e que propôs o armazenamento das instruções na memória do computador, em vez de a colocar nos cartões perfurados, e a sua execução sequencial, uma a uma. Nesse mesmo ano, John von Neumann inicia a sua participação no projeto de criação do primeiro computador com programa armazenado na memória, o EDVAC (Eletronic Discrete Variable Automatic Computer)5, um projeto que ficará concluído em 1955 sendo de registar que só nos finais da década de 60 é que este computador deixará de ser utilizado. Na sequência do ENIAC surge, em 1951, o UNIVAC I, o computador que utiliza as primeiras fitas magnéticas.

13Segue-se a 2ª Geração de computadores (1957-1963) na qual são utilizados transístores, que os tornam mais baratos, estáveis e confiáveis. O seu tamanho diminui e possuem uma maior capacidade de processamento e armazenamento, começando a ser mais utilizados para fins científicos e comerciais, para além do militar. Em 1957 surge o disco rígido para armazenamento. São criadas linguagens de programação (de alto nível) como o COBOL, em 1959, e o BASIC, em 1963 (apesar da sua disseminação ocorrer apenas a partir de 1975).

14Na 3ª Geração de computadores (1964-1979) o armazenamento e processamento da informação passam a usar os circuitos integrados, criados pela impressão direta de diversos pequenos transístores em chips de silício (os chamados semicondutores). Acresce o lançamento, em 1971, do microprocessador da INTEL (para calculadoras). Aumenta ainda mais a velocidade de processamento, o tamanho dos computadores reduz-se muito (define-se a tendência para a coabitação de diversos tamanhos de computadores) e com a introdução da tecnologia de registo magnético, nos anos 60, começam-se a utilizar as disquetes de 8” (1971) e de 5¼” (1976) no armazenamento da informação.

15Em 1964 é apresentado pela IBM o System/360 que marca a história dos mainframe, ou computadores de grande porte, direcionados ao processamento de um grande volume de informação (enunciados em 1946), seguindo-se outras empresas.

16O advento da micro-informática (os designados computadores pessoais a partir do IBM/PC) ocorre na década de 70 e nela se inclui o lançamento do Micro-computador MICRAL (1973), o Micro-computador ALTAIR 8800 em kit para uso doméstico (1974) e o Micro-computador APPLE (1977).

17Verifica-se uma grande evolução nos sistemas operativos, surge a multi-programação, em tempo real e de modo interativo. Nos sistemas operativos surge o CTSS, criado no MIT entre 1961-1963, e o UNIX (inícios dos anos 70). Nas linguagens de programação de alto-nível surge o PASCAL (1970) e o C (década 70). É introduzida a utilização de software que poderia ser usado por pessoal não técnico, impulsionando e ampliando a utilização dos computadores nas organizações. Em 1968 surge um sistema de edição de texto – o Augment - desenvolvido sob a direcção de Engelbart e que implementava links entre diferentes ficheiros, filtros e múltiplas janelas controladas pelo utilizador, para além da utilização do rato. Dez anos mais tarde, 1978, surge o WordStar, processador de texto que ficará associado ao DOS, e, no ano seguinte, é apresentada a primeira folha de cálculo - o VisiCalc –(1979).

18No âmbito da estruturação de dados, aos sistemas de gestão de ficheiros (usados por exemplo com o COBOL) sucede-se a 1ª Geração de Modelos de Dados, através dos quais é possível definir o modo como os dados estão conceptualmente estruturados no Sistema de Gestão de Bases de Dados (SGBD) divulgando-se o “Modelo hierárquico e de rede” (nos anos 60 em mainframes) e surgindo SGBD’s como o ORACLE, em finais dos anos 70, e o DB2, também em finais dos anos 70 e início dos 80, agora no âmbito dos “Modelos relacionais” – 2ª geração de Modelos de dados.

19Pelas suas consequências, refiram-se três acontecimentos marcantes que vão alterar ainda mais este “ambiente”/meio em vertiginosa construção e ampliação: o desenvolvimento de redes telefónicas, e posteriormente de dados, nos EUA (1960); a ativação, em 1962, do primeiro satélite ativo de telecomunicações civil (o Telstar); e o desenvolvimento pela DARPA, no Departamento de Defesa dos Estados Unidos, da Advanced Research Projects Agency Network (ARPANet), percursora da INTERNET, o que ocorre em 1969.

20Já no que concerne à 4ª Geração de computadores (1980-1995), estes usam circuitos Very-Large-Scale-Integration (VLSI), e depois Ultra-Large-Scale-Integration (ULSI), para armazenar e processar informação, adquirindo uma altíssima velocidade de processamento e alto grau de interactividade. Sendo relativamente pouco dispendiosos, são muito usados nas organizações e na vida quotidiana verificando-se a crescente tendência para o trabalho “em rede”.

21Sem pretensões de exaustividade, dada a intensa proliferação do desenvolvimento de hardware, software e tecnologias de comunicações, poderemos aqui referenciar o lançamento, em 1981, do IBM-PC para uso profissional, introduzindo decisivamente a micro-informática nas organizações, bem como, no mesmo ano, do portátil OSBORNE 1, ou do portátil COMPAQ em 1983 (IBM PC compatível), ou, ainda, o primeiro ecrã táctil da Zénith, em 1985.

22Seguir-se-á um imenso desenvolvimento tecnológico que nos trará até às atuais tecnologias móveis: Tablet PC, Pocket PC, Ultra Mobile PC, PDA’s, Smartphone, etc.

23Não poderemos deixar de referenciar a tecnologia ótica que surge em 1982 e a vaga de suportes óticos com ela relacionados (ex.: CD’s a partir de 1982, DVD’s, após 1996 e BLU-ray Disc ou HD-DVD’s em 2007).

24No que respeita aos sistemas operativos podemos lembrar o DOS em 1981, o WINDOWS em 1985, o LINUX em 1991 (um dos mais destacados exemplos de software livre e de software aberto - open source -) e o Mac OS X em 2001.

25Às linguagens de programação é acrescido o C++ em 1983 (embora a sua expansão se verifique sobretudo na década 90), o PERL em 1987 e o JAVA em 1995 (da Sun Microsystems, quase todas as suas tecnologias são disponibilizadas como software livre em 2007, sob o GNU General Public License) tendo sido a plataforma Java uma das mais rapidamente adoptadas na história dos computadores e estando presente na Internet, mainframes, PDA’s, etc.

26Também os processadores de texto têm uma evolução e proliferação vertiginosa: Word/DOS (1983), Word/Apple Macintosh (1985), Word/Windows (1989), Word/Linux, WordPerfect, etc. O mesmo se passa com as folhas de cálculo: Lótus 123 (finais anos 80 e início 90), Excel/Mac (1985), Excel/MS (1987).

27Nos modelos de sistemas de bases de dados aparecem a 2ª Geração com o Modelo Relacional (em 1969, com difusão a partir do início dos anos 80) e a 3ª Geração com o Modelo object - oriented, sendo ainda introduzida a XML database. Quanto aos sistemas de gestão de bases de dados surgem: o FileMaker (1985), o Microsoft Access (1992), o Microsoft SQL Server (1993?), o PostgreSQL (1997), o MySQL (1998), etc.

28Nas comunicações, surge em 1980 a fibra óptica e, mais recentemente, a comunicação wireless (CDMA/TDMA, GSM, GPRS, UMTS, WI-FI, Bluetooth). Contudo, e na verdade, é neste período que surge o “ambiente” indissociável do nosso quotidiano e da Sociedade da Informação: a INTERNET.

  • 6 Esta afirma-se como o meio hipertextual por excelência.

29Confrontamo-nos com a “rede das redes de computadores” que, afirmando-se nos anos 70 e 80, ganha visibilidade pública com o projecto World Wide Web (WWW ou web) iniciado em 1991 pela European Organization for Nuclear Research (CERN), dois anos depois do início da criação da Hypertext Markup Language (HTML), a linguagem de marcação com origem na Standard Generalized Markup Language (SGML) – esta lançada em 1986 -, predominante nas páginas web que constituem o sistema de documentos hipertextuais interligados e acessíveis via Internet que é a WWW6. Com ela vêm os navegadores Mosaic (1993), Netscape (1995), Internet Explorer (1995), Mozilla Firefox (2004) e, naturalmente, o desenvolvimento das linguagens hipertexto que se sucedem: XHTML, em 1999, e Extensible Markup Language (XML), em 2000.

30Paralelamente aos computadores da 4ª Geração desenvolvem-se os de 5ª Geração (1995-) cuja característica principal consiste no abandono da arquitectura de Von Neumann (processamento sequencial de informação, uma instrução de cada vez) que dá lugar ao processamento paralelo massivo com o qual, e sobre redes conectadas de forma flexível, são processadas paralelamente várias instruções (aplicado por ex. no data mining de grandes bases de dados), o que permite alcançar grandes velocidades de processamento de grandes volumes de informação.

31Esta brevíssima síntese permite introduzir a questão do “meio digital”, parte integrante do nosso quotidiano, criado e ampliado em torno do dispositivo designado por computador, um dispositivo que basicamente compreende um microprocessador (unidade de processamento central ou CPU), memória e tecnologias/dispositivos de entrada e saída e barramento (bus) de comunicação. As tecnologias/dispositivos de entrada aceitam informação e instruções e convertem-nos para uma forma de representação que o computador possa entender, podendo ser do tipo “entrada de dados humana” (ex: utilizando teclado, rato, caneta electrónica, reconhecimento de voz) ou “entrada de dados automatizada” (por exemplo: utilizando OCR, scanners de código barras, etc.). Quanto às tecnologias/dispositivos de saída estes apresentam a informação em formato compreensível pelo sujeito humano (por exemplo: monitores, impressoras, saída de voz, etc.).

32Afirmam-se os sistemas digitais (isto é, que executam operações aritméticas e lógicas com dados que estão representados sob a forma de dígitos binários discretos) com tecnologia micro-eletrónica, capaz de receber e processar os dados/informação a partir de um grupo de instruções designadas por programas, envolvendo, desta forma, duas componentes essenciais, o hardware, ou equipamento, referente aos componentes físicos (computador, periféricos, cabos ligação) e o software, ou suporte lógico, referente à totalidade ou parte dos programas, dos procedimentos, das regras e da documentação associada ao sistema de processamento da informação (é uma criação intelectual independente do suporte físico em que está registado).

33Com a evolução tecnológica, o computador passa a envolver dois tipos de memória: a de armazenamento primário ou memória principal (interno à CPU) e a de armazenamento secundário (externo à CPU). A memória principal armazena temporariamente dados e instruções do programa durante o processamento (convertidos em código binário, são armazenados em chips montados na mother-board) sendo exemplos deste tipo de memória a memória de acesso aleatório (RAM), a memória cache (de alta velocidade) e a memória somente-de-leitura (ROM) sendo esta uma memória não volátil e que retém as instruções armazenadas em caso de falha de energia. Quanto ao armazenamento secundário (externo à CPU) este é projectado para armazenamento de grandes volumes de dados e programas por períodos de tempo prolongados (uso futuro), sendo exemplo deste tipo de armazenamento:

  1. nos suportes magnéticos - a fita magnética, os discos magnéticos (também chamados discos rígidos ou unidades de disco fixo) e disquetes;

  2. nos suportes ópticos - o Compact Disc (CD), Digital Video Disc / Digital Versatile Disc (DVD), ambos com diversas variantes, os cartões de memória, entre outros.

34Contudo o tipo de suporte físico a utilizar vai ditar o domínio e o conjunto de símbolos nele inscritos, cuja interpretação ficará a cargo do hardware (por exemplo: no disco rígido são utilizados padrões magnéticos sobre um prato metálico enquanto que no CD-ROM são usados pequenos orifícios reflectores dispostos em espiral sobre uma base de policarbonato).

  • 7 Termo normalmente associado ao formato e que será objeto de análise posterior.
  • 8 A título de exemplo o JPEG foi desenhado para armazenar imagens fotográficas estáticas, enquanto o (...)
  • 9 O sistema de identificação de formatos mais utilizado hoje em dia é o MIME Media Types.

35Como um computador só pode armazenar bits, a informação a armazenar é objeto de codificação na entrada (e de descodificação na saída), isto é, é submetida a uma representação em formatos lógicos, ou formatos de ficheiros, os quais, por sua vez, dependem da “lógica” do software utilizado para a produção do ficheiro7 (o software estabelece as regras de dados), constituindo o formato a estrutura pela qual a informação se encontra organizada. O formato de ficheiro é, assim, uma forma específica de codificar a informação a armazenar num ficheiro de um computador, sendo desenhados formatos para armazenar tipos muito específicos de informação8. A forma mais prática em uso nos diferentes sistemas operativos é a sua identificação através da extensão existente no nome do ficheiro: .exe, .doc, .xls, .ppt, .pdf, .htm, .tiff, .jpeg, .gif, etc. A grande diversidade de formatos e a sua rápida desatualização reflectem a rapidez e a proliferação que ocorreu no próprio processo evolutivo dos sistemas computacionais9.

  • 10 ASSOCIAÇÃO PARA A PROMOÇÃO E DESENVOLVIMENTO DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO - Glossário da Sociedade da (...)

36Associada à crescente capacidade de armazenamento e à necessidade de estruturação e processamento de cada vez maiores volumes de informação, passa-se do sistema de gestão de ficheiros às bases de dados, enquanto “colecção de dados organizada de acordo com uma estrutura conceptual que descreve as características desses dados, bem como as relações entre as entidades correspondentes, e destinada a um ou vários domínios de aplicação10”, incluindo os respectivos Sistemas de Gestão de Base de Dados (SGBD).

  • 11 Cf. ASSOCIAÇÃO PARA A PROMOÇÃO E DESENVOLVIMENTO DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO - Glossário da ... (op. (...)

37Corporiza-se, assim, o comummente designado sistema informático (computer system)11 que executa o processamento de informação, sendo constituído por um conjunto que integra um ou mais computadores, periféricos e software.

38Segue-se a constituição de uma rede de computadores (ou rede informática) a qual é formada por um conjunto de computadores, e respectivos periféricos, interconectados (com ou sem fios) por forma a permitir a partilha de recursos e de informação e envolvendo equipamentos de comunicação de dados, bem como ligações de dados. Desta forma, o sistema informático, passa, progressivamente, a incluir tecnologias de comunicação que suportam o fluxo informacional no seio da(s) rede(s) de computador interna(s) e entre esta(s) e as redes de computadores externas (ex. Intranet e Internet).

39Chegamos, pois, à criação de infra-estruturas de informação e comunicação constituídas por hardware, software, dados, redes e serviços que oferecem a base para a organização e comunicação de dados entre dois ou mais “sistemas informáticos”, alicerce do funcionamento das organizações dos nossos dias.

  • 12 Adaptado de TURBAN, Efrain [et al.] – Administração de ... (op. cit.). p. 40.

Fig. 2 - Exemplo da arquitetura tecnológica de uma Organização12

Fig. 2 - Exemplo da arquitetura tecnológica de uma Organização12
  • 13 Foi concebida pela Advanced Research Projects Agency (ARPA) do governo norte Americano em 1969, sen (...)
  • 14 Protocolo é o conjunto de regras que formam uma linguagem utilizada pelos computadores para interco (...)

40Neste contexto, a INTERNET13 vai constituir uma rede alargada, um sistema mundial de redes de computadores interligados pelo protocolo14 da Internet (designado por TCP/IP - Transmission Control Protocol/Internet Protocol), permitindo o acesso a sítios Web, correio eletrónico, bases de dados, grupos de discussão, etc. e a transferência de todo o tipo de informação. O protocolo TCP/IP, quando aplicado a redes corporativas com restrições de acesso, designa-se por INTRANET a qual está normalmente protegida por firewalls.

  • 15 A Web foi inventada por Tim Berners-Lee e Robert Cailliau para o CERN (Centro Europeu de Pesquisa N (...)
  • 16 O protocolo HTTP é o utilizado para transferência de páginas Web de hipertexto: é o protocolo de co (...)
  • 17 Cf. ASSOCIAÇÃO PARA A PROMOÇÃO E DESENVOLVIMENTO DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO - Glossário da ... (op. (...)
  • 18 Um portal é “um sítio Web que reúne produtos e serviços de informação de determinada área de intere (...)
  • 19 O programa de navegação pode também ser usado no sentido do “programa informático que permite a vis (...)

41É de referir que a World Wide Web15 (WWW ou web) não é sinónimo de INTERNET, mas faz parte dela, sendo um “sistema baseado na utilização do hipertexto, que permite a pesquisa de informação na Internet, o acesso a essa informação e a sua visualização. Utiliza a linguagem HTML e o HyperText Transfer Protocol (protocolo HTTP)16 para apresentar e transmitir texto, gráficos, som e vídeo, e incorpora também outros protocolos Internet” (Gopher, FTP, WAIS e Telnet)17. O hipertexto sendo o princípio básico da WWW consiste, assim, num “documento que, além da informação que veicula, contém hiperligações, isto é, referência de algum ponto de um hipertexto para um ponto do mesmo ou de um outro, normalmente através de palavras sublinhadas. O conjunto de hipertextos organizados por uma determinada pessoa ou organização, armazenados e disponibilizados na WWW é, por sua vez, designado por sítio Web (ou página Web)18. Esta tessitura de ligações informacionais é potenciada pela facilidade de navegação (browsing), isto é, de utilizar a Internet para a procura de informação, deslocando-se entre várias páginas do mesmo sítio ou de sítios diferentes (recorrendo às hiperligações), utilizando para o efeito um programa de navegação (aplicação informática para visualização de páginas Web e navegação no espaço Internet)19.

42Como podemos constatar no Quadro 1, este foi um processo gradual, se bem que muito rápido, em que se passou de um “meio” relativamente “estático” ligado ao acesso, uso e transmissão de informação (dentro da dinâmica implícita à Internet e à Web) a um “meio” totalmente dinâmico, interativo, integrador, diversificado, prestador de serviços e com capacidade para suportar as mais diversas atividades humanas, desde a governação pública até às transações empresariais, ensino e investigação, cultura ou lazer.

43Em suma, do computador chegamos ao sistema informático, deste às redes de computadores organizacionais, depois às redes de computadores interorganizacionais, seguindo-se a Internet – a rede das redes – com a Web e a consolidação do meio digital à escala global, uma base tecnológica e informacional que sustenta uma tessitura política, económica, social e cultural de âmbito mundial, envolvendo organizações, comunidades e indivíduos.

  • 20 Retirado de TURBAN, Efrain [et al.] – Administração de ... (op. cit.). p. 119.

Quadro 1 - Evolução da Internet ao longo do tempo 20

  • 21 B2B (Business-to-Business); C2C (Consumer-to-Consumer), C2B (Consumer-to-Business), G2C (Government (...)

Ênfase

Presença

E-Commerce

Colaboração e interacção

Integração e serviços

Olhos

(revisão humana)

Revisão e expansão

Lucro

Capacidades, serviços

Tipo de transação

Nenhuma transação

B2B C2C, C2B, G2C, e-CRM21,

B2B, B2E, cadeia de fornecimento, e-commerce, G2B

Portais, e-learning, m-commerce,

l-commerce

Natureza

Publicar informações

Processar transação

Colaborar

Integrar, oferecer serviços

Destino

Páginas

Processar transação

Sistemas digitais

Ambientes digitais

Concentra-se em

Web sites

Sistemas existentes preparados para web, ponto-coms

Consolidação de transformação de negócios

Integração interna e externa

1993-1994

1995-1999

2000-2001

2001-2006 …

44No domínio da chamada Gestão Documental e das tecnologias designadas por Electronic Document Management Systems (EDMS) desenvolvem-se “soluções” que incorporam progressivamente a digitalização de documentos, os softwares direcionados à gestão de documentos nado-digitais e digitalizados, ao processamento de formulários, à captura e extração automática de dados, incluindo ferramentas de OCR e ICR, softwares de Business Process Management (BPM) e gestão de Workflow e a integração com softwares de Gestão como os Sistema Integrados de Gestão Empresarial (Enterprise Resource Planning - ERP), os sistemas de Gestão de Relacionamento com o Cliente (Customer Relationship Management – CRM) até aos softwares de Gestão de Conteúdos (Enterprise Content Management - ECM) e de Gestão de Arquivo Eletrónico (Electronic Records Management - ERM).

45Uma evolução que está longe de ser simples ou linear como se constatará de seguida.

  • 22 Adaptado de TURBAN, Efrain [et al.] – Administração de ... (op. cit.). p. 41.

Fig. 3 – Exemplo da aplicação das tecnologias de informação na Organização22

Fig. 3 – Exemplo da aplicação das tecnologias de informação na Organização22

Da pressão tecnológica à necessidade de gerir a informação

  • 23 MCGRATH, Adrian - The Information Management Pulse. [Em linha]. [Consult. 18 Ago. 2013]. Disponível (...)

Many organisations spend a disproportionate amount of time on the short-term evaluation and selection of an ECM product versus the time spent planning and focusing on the details of the longer-term business problems that need to be solved. […] I believe that many of the distinctions between the different disciplines will become increasingly blurred, morphing into more of a collection of information management services, and over time, terms like “document management” and “web content management” as distinct disciplines will fade as relevant marketing terms […] I believe that over the next five years, ECM vendors are likely to start re-positioning themselves, aligning more to Information Management […]. (McGrath, 2011)”23

46De facto, o posicionamento que assumirmos ao perspetivar a Gestão da Informação na sua relação com a Preservação da Informação é, na nossa perspetiva, decisivo em termos de resposta à dinâmica de mudança e complexidade dos desafios da sociedade contemporânea.

47Se atentarmos na realidade que nos cerca, entre as instituições direcionadas à preservação da memória e as empresas que colocam a informação entre os seus recursos estratégicos, é possível identificar o objetivo comum de a gerir, preservar, aceder e usar. Gerir “documentos de arquivo”, organizar, avaliar, selecionar, reter, eliminar e preservar coabitam, nestes universos, com a necessidade de informatizar processos, “desmaterializar” a produção informacional, “gerir documentos” e “gerir conteúdos”, convocando crescentemente as Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) a que também não são alheias as referidas instituições.

48Em 2008, Gantz destacava três imperativos que as organizações que usam as TIC teriam que enfrentar:

  1. a necessidade de transformar as relações existentes com as diversas unidades de negócios, o que significava que seria necessário congregar as diferentes competências existentes numa organização para lidar com o novo meio em que se produz, armazena, gere, protege, retém e elimina informação numa empresa ou instituição. Enfrentar o universo digital não era só um problema técnico nem se poderia enfrentar sozinho;

  2. a necessidade de liderar o desenvolvimento de políticas organizacionais no âmbito da gestão da informação: segurança, retenção, acesso e conformidade;

  3. a necessidade de implementar na organização, e o mais rapidamente possível, as novas ferramentas e normas, desde a otimização do armazenamento até à pesquisa de dados não estruturados, à análise de bancos de dados para estruturação de recursos (virtualização), à gestão e às ferramentas de segurança. Todos os contributos seriam necessários para tornar a infra-estrutura informacional tão flexível, adaptável e escalável quanto possível.

49Estas observações de Gantz dirigem-se particularmente às organizações e aos profissionais ligados às TIC, sendo, no entanto, extensivas às organizações que cada vez mais as incorporavam no seu funcionamento, mas parecendo ignorar o grupo dos “profissionais da informação” indiciando uma “ainda incompleta” ou “não totalmente reconhecida” mudança de posicionamento destes profissionais face aos desafios colocados pela Era da Informação. Uma mudança que decorre de um novo paradigma que se vem anunciando desde os finais do séc. XIX, intensificando-se no pós-guerra e atingindo o seu ponto de viragem nos anos 80 e 90 do séc. XX, com a progressiva afirmação da Ciência da Informação.

50Atividades profundamente enraizadas nas práticas milenares associadas à informação sofrem o impacto da emergência de uma nova Era e são convocadas para enfrentar um desafio que não é, de facto, reduto exclusivo das TIC e dos seus profissionais.

51O mesmo se poderá dizer dos perfis profissionais que com elas emergiram e se institucionalizaram (arquivistas, bibliotecários e documentalistas) e que, desde a década de 50 do séc. XX, vinham acompanhando o processo de informatização das tarefas de descrição e acesso aos respetivos acervos, a par da emergência de novos perfis profissionais relacionados com a informação, a sua gestão e as tecnologias associadas, nomeadamente o de records manager/gestor de documentos e o de information manager/gestor de informação, a par do mais técnico/especializado informático.

52Um quadro que requer que remontemos, segundo alguns autores, ao séc. XIX, segundo outros, ao início do séc. XX, e ao desenvolvimento paralelo da área dos Archives (Arquivos) e da área dos Records Management” (RM), communmente traduzida por Gestão de Documentos (GD) e consensualmente associada ao “boom” de produção informacional em contexto organizacional, bem como à rápida disseminação das TIC que propiciaram a sua afirmação e domínio no universo anglo-saxónico como uma corrente próxima da administração e dos produtores de “documentos”, paralela à dos arquivos históricos, dominante no universo de influência francesa (Europa do sul e Ibero-América) e que se vinha construindo desde finais do século XVIII.

  • 24 Cf. WEBSTER, Berenika M. - Records management : from profession to scholarly discipline. Informatio (...)

53Uma área de GD/RM em que Webster identifica como objetivo controlar a produção, armazenamento e avaliação/seleção dos “records”, entendidos estes como os documentos produzidos e recebidos por uma organização, pública ou privada, no decurso da sua atividade/negócio e por ela retidos/conservados como evidência das referidas atividades, bem como dos seus processos e transações24.

54Uma afirmação não isenta de dicotomias que suscitam reflexão e entre as quais destacamos:

  1. ao nível do tipo de documento: o confronto entre “documento administrativo vs documento de arquivo”;

  2. ao nível da gestão: o records management vs archives management ou gestão de documentos administrativos vs gestão de documentos de arquivo;

  3. ao nível do perfil profissional: o “records manager vs archivist” ou “gestor de documentos vs arquivista”;

    • 25 Sustentado pela pretensa teoria das três idades: “corrente, intermédia e permanente”, com a variant (...)

    ao nível do comumente designado ciclo de vida documental: “idade corrente vs idade permanente” ou na variante “fase ativa vs fase inativa”25;

  4. e mesmo ao nível da tipologia de arquivo: o “arquivo administrativo/corrente vs arquivo histórico”.

55O percurso desenvolvido é visível, por exemplo, no movimento associativo que está subjacente à GD/RM e que contribuiu para a sua afirmação como profissão, bem como para a sua implantação no ensino universitário, a par da crescente produção bibliográfica em torno dos records management, acabando por se afirmar como uma disciplina académica, sendo possível destacar:

  • a ARMA International (Association of Records Managers and Administrators, que surge em 1955 nos US, por fusão da ARMA - American Records Management Association com a AREA - Association of Records Executives and Administrators);

  • a RMAA (Records Management Association of Australia) que, por sua vez, integra a RIM (Records and Information Management Professionals Australasia) e esta a ACARM (Association of Commonwealth Archivists and Records Managers);

  • a própria ASLIB - The Association of Information Management, com raízes na Association of Special Libraries and Information Bureaux, 1924-UK), área da Documentação, que progressivamente foi aliando as bibliotecas especializadas à gestão da informação;

  • a IRMS (Information and Records Management Society que surge em 1983 no UK);

  • a AIIM (Association for Information and Image Management, criada em 1982 nos US, com raízes na National Microfilm Association, de 1943) ;

  • ou a PRISM International (Professional Records & Information Services Management, US) que agrega os “records and information management services” e a vertente tecnológica, estando ligada à “comercial information management industry”.

  • 26 Com raízes em finais do séc. XIX e em Paul Otlet afirmando-se com a valorização da informação cient (...)

56Espelha-se, assim, uma evolução que não só confronta (e depois associa) os Records Management face aos Archives, mas que os alia à área da Documentação26, sobretudo após a II Guerra Mundial, e, progressivamente, à emergente área da Gestão da Informação seguindo-se a da Gestão do Conhecimento (GC) e do Knowledge Discovery, atingindo uma atividade mais intensa nas décadas de 80 e 90 do séc. XX, consequência do impulso decisivo que a tecnologia e a emergência dos “electronic records” lhe vêm dar.

57Esboça-se um novo campo teórico passível de gerar conhecimento e de se apresentar como objeto de investigação, a par de uma valorização estratégica por parte da indústria dos “records and information management” (ou “recorded information management”), centrada nos “records as corporate assets and as evidence of business activities”, no âmbito da informatização das organizações e, concretamente, dos processos organizacionais e da consequente “desmaterialização” dos documentos a gerir, num universo em que a informação nado-digital cresce de forma exponencial.

  • 27 Cf. PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - A Formação em informação e documentação: Portugal na co (...)
  • 28 RM-Records Management, RIM-Recorded Information Management, DM–Document Management, ERM–Electronic (...)
  • 29 Veja-se o exemplo do e-ARQ Brasil no qual se considera importante estabelecer a diferença entre (1)
  • 30 Refira-se a propósito que as tecnologias que compõem o ECM, termo que surge em 2000, sucedem aos si (...)
  • 31 Enterprise 1.0 (atual 2.0), é um termo que surge em 2001 e que pretende abarcar o “conhecimento” (o (...)

58Foi precisamente a criação, em 1934, dos National Archives of the United States, depois NARA (National Archives and Records Administration) e a formulação do conceito de “ciclo de vida” (life cycle), a par da afirmação da referida base associativa de cariz profissional, que projetaram os Records Management do campo profissional para o académico27. Abre-se aqui o debate da sua existência como disciplina académica, a par da progressiva evidenciação da sua ligação aos “Sistemas”, isto é, às Tecnologias da Informação (TI) que cada vez mais se impunham no funcionamento das organizações e que estão patentes nos acrónimos que se vão vulgarizando e que associam o âmbito a gerir e o respetivo sistema tecnológico de gestão (System) - RM/RMS, RIM/RIMS, DM/DMS28 –, incorporando rapidamente a nova variante informacional, o “documento eletrónico”, isto é, a informação produzida em meio digital (digitalizada ou nado-digital)29 visível nas novas variantes do ERM/ERMS, EDM/EDMS, ECM30/ECMS ou dos mais recentes ERP, MR/MSR e WCM/WCMS ou o Enterprise 1.0/2.031, considerado por alguns autores como “uma nova moda”, que parece enunciar um debate idêntico ao que rodeou a emergência da Gestão do Conhecimento vs Gestão da Informação.

  • 32 Ver Anexo 1 e cf. ISO. International Organization for Standardization - ISO 15489-1: 2001. Informat (...)
  • 33 Cf. Anexo 1.

59Este é um percurso que salienta o interesse e incorpora obrigatoriamente a componente tecnológica, sendo esta indissociável da ação normalizadora que vem em crescendo desde a publicação da Norma ISO 1548932, em 2001, e que espelha os caminhos ora paralelos ora cruzados da gestão de documentos vs gestão da informação vs gestão de conteúdos vs gestão do conhecimento vs tecnologia33.

  • 34 ([Electronic] Document Management + System / [Eletronic] Records Management + System)
  • 35 (Sistema de Gestão de Documentos Eletrónicos / Sistema de Gestão de Documentos “de Arquivo” Eletrón (...)

60Hoje, confrontamo-nos com a necessidade de ultrapassar os caminhos paralelos percorridos desde logo por uma Arquivística/Arquivologia tendencialmente técnica e custodial, bem como por uma Gestão de Documentos que redutoramente se isola e se pretende distanciar daquela, configurando-se numa subdivisão que abarca o DM-EDM(S) / RM-ERM(S)34 ou, em português, a GD-(S)GDE / GA-(S)GAE35 como fica refletido na distinção entre SGDE e SGAE patente nas primeiras versões de um modelo de especificação como o MoReq.

  • 36 EUROPEAN COMMISSION - MOREQ2: Model Requirements for the Management of Electronic Records, 2008. De (...)

Quadro 2 - Distinção entre o SGDE e o SGAE36

Quadro 2 - Distinção entre o SGDE e o SGAE36

61Uma delimitação de fronteiras que se vai esbater com a emergência de uma Gestão de Informação que, iniciando-se com um pendor aplicado e sustentada nas tecnologias, se começa a impor nas organizações, sem, no entanto, conseguir ela própria suster a afirmação de uma ainda mais recente Gestão de Conteúdos que, nas práticas organizacionais, se transforma numa espécie de termo “guarda-chuva”, que sucede à Gestão de Documentos dominante nos anos 80/90:

…covering document management, web content management, search, collaboration, records management, digital asset management (DAM), work-flow management, capture and scanning. ECM is primarily aimed at managing the life-cycle of information from initial publication or creation all the way through archival and eventually disposal. ECM applications are delivered in three ways: on-premise software (installed on the organization’s own network), software as a service (SaaS) (web access to information that is stored on the software manufacturer’s system), or a hybrid solution composed of both on-premise and SaaS components”37.

A system utilizing and/or integrating one or more of the core underlying technologies including document imaging, document/library services, workflow, Enterprise Report Management, forms management, and Optical Character Recognition technologies. (ISO 12651-1)38.

  • 39 Fonte: McGrath, Adrian - The Information Management Pulse. In (IT Industry). [Em linha]. [Consult. (...)

Fig. 4 – Configuração geral de um ECM - Enterprise Content Management39

Fig. 4 – Configuração geral de um ECM - Enterprise Content Management39

62Um posicionamento que terá que fazer face à ainda mais dominadora Gestão do Conhecimento que, impulsionada pela área da Gestão e vital para a Economia do Conhecimento, se pretende organizacionalmente fundamentada, englobando ou recebendo fortes contributos de todas as anteriormente mencionadas.

63Ao nível organizacional afirma-se a tendência para que as atenções se centrem em aspetos/setores muito específicos, seja a nível informacional, tecnológico, de recursos humanos ou mesmo estratégico, não se potenciando nem desenvolvendo “ativos/recursos” que só ganhariam se perspetivados de forma holística, sistémica e em função dos objetivos e missão da organização.

64De uma forma geral, nas organizações a área da Gestão Documental Digital abrange quer o âmbito do EDM (Electronic Document Management) quer o do ERM (Electronic Records Management) no sentido de prover ao desenvolvimento de políticas, de normalização/regulamentação, de estratégias, de procedimentos, de processos e tecnologias/soluções informáticas, bem como a sua operacionalização para a efetiva gestão dos chamados “documentos digitais / eletrónicos”.

65As atividades e tarefas a desenvolver incorporam progressivamente a evolução tecnológica e tocam aspetos como:

  • o enquadramento normativo e legal (proteção de dados; comércio eletrónico…);

  • a utilização de meios de autenticação eletrónica (certificação eletrónica e assinatura eletrónica);

  • a gestão de processos de produção/captura, digitalização e extração automática de informação;

  • a gestão de processos, ferramentas de workflow e BPM (Business Process Management);

  • a gestão de documentos (recebidos e expedidos);

  • a gestão de e-mails, gestão de conteúdos e gestão de “records”, fazendo a ligação com a gestão de arquivo (ou gestão de “documentos de arquivo”);

  • o armazenamento da informação (centralizado, distribuído, em sistemas de “storage”, na nuvem, etc.);

  • a gestão da preservação (políticas de formatos, estratégias de preservação …);

  • a gestão do risco, segurança da informação e recuperação de dados/desastres;

  • a implementação de sistemas de gestão da qualidade, auditoria e certificação (de sistemas e repositórios);

  • o desenvolvimento e certificação do MSR-Management System for Records...

Fig. 5 – Um exemplo de arquitetura40

Fig. 5 – Um exemplo de arquitetura40

66Com ela desenvolvem-se, naturalmente, as empresas da “indústria da Gestão Documental/Documentação” que desenvolvem as tecnologias/soluções informáticas bem como disponibilizam consultoria técnica e formação para a respetiva implementação e utilização.

67Analisando o percurso da genericamente designada por “Gestão de Documentos”, identificamos dois planos em confronto: 1) o que decorre da dualidade da vertente académica/teórica vs vertente empresarial/aplicada; 2) e o que decorre da dualidade da dimensão informacional vs dimensão tecnológica.

68Na origem deste confronto colocamos a ausência de uma base teórico-metodológica que sustente a abordagem do fenómeno e processo info-comunicacional, no contexto da dinâmica de rápidas mudanças que ocorre quer ao nível organizacional, quer ao nível tecnológico, e é intrínseco a uma efetiva Gestão da Informação.

69Com o digital, e na dimensão aplicada/operacional, a agregadora Gestão da Informação deverá ser assumida em duas perspetivas:

  1. a informacional, isto, é como uma área chave na Organização/Instituição abarcando e integrando no ciclo de gestão todo o ciclo de vida da informação;

  2. a organizacional, tendo como referente os três principais vetores da Organização: os processos, as pessoas e a tecnologia.

A Preservação como variável da GI

70A dinâmica de mudança acentua-se nas últimas décadas do séc. XX por força do impacto dos avanços tecnológicos que se vinham desenhando desde o séc. XIX e da sua rápida adoção pelas mais diversas organizações.

71O domínio da escrita e dos suportes que lhe estão associados, bem como as diversas formas/códigos de materialização e comunicação da informação, veêm-se confrontados com uma “nova realidade” - o meio digital.

72Aos suportes materiais ditos analógicos, sucede-se um meio dinâmico e complexo que obriga a equacionar:

  • contexto tecnológico, isto é, a “arquitetura computacional” adotada pela organização (interligação entre hardware, software, periféricos, comunicações, até à própria informação que contém - sua estruturação, relações, formatos, etc.);

  • contexto interno da própria organização;

  • contexto externo em que esta se insere;

  • bem como todo o ambiente inerente à Era da Informação.

73Torna-se cada vez mais incontornável a convocação de uma abordagem sistémica deste desafio plurifacético que é o “digital”, seja qual for o ângulo a partir do qual o façamos (informacional, tecnológico, organizacional etc.).

74Um novo meio que à tradicional dimensão física dos acervos vinca a associação de uma dimensão lógica que condiciona e envolve os contextos e situações comportamentais relativos à produção, fluxo, armazenamento, gestão, transmissão e uso/reprodução de informação em todo o seu ciclo de vida, em qualquer contexto organizacional/humano e sem limitações físicas ou espaciais.

75Estrutura-se, desta forma, um modelo de comportamento de produção informacional que reflete um novo ambiente político, económico, social, cultural e tecnológico com raízes diretas no período do pós 2ª Guerra Mundial.

76No entanto, é sobretudo a partir dos anos 80 do séc. XX que a existência do Homem, ser social, as suas atividades e a sua necessidade de comunicar e de transmitir ideias e sentimentos, sofre a sistemática e agora “natural” modelação com/pela interação com este novo “meio digital”, responsável pela emergência de um novo modelo de Sociedade – a Sociedade da Informação – e de novos comportamentos, incluindo os informacionais, verificando-se um incontornável impacto na forma de materialização decorrente do processo infocomunicacional, até aí dominada pelo registo escrito num qualquer suporte material.

77Esta materialização, que, como referido, é necessária à comunicação assíncrona e multidirecionada da informação em tempos e espaços diferentes, é agora feita neste e através deste meio digital, já não sob a forma de registo escrito (manuscrito ou impresso), mas recorrendo a dispositivos/plataformas que constituem o(s) Sistema(s) Tecnológico(s) de Informação (STI) – meio físico e lógico - que hoje suportam as atividades quotidianas de indivíduos, comunidades e Estados e alojam uma parte considerável do(s) Sistema(s) de Informação (SI) por eles produzido(s), implicando cada vez menos, dado que continua possível, o output escrito consagrado pela Revolução da Escrita, ampliado pela Revolução da Imprensa e temos que o reconhecer, exponenciado pela utilização das novas tecnologias.

  • 41 Cf. SILVA, Armando Malheiro da (2006) - A Informação : da compreensão do fenômeno e construção do o (...)

78À luz do pensamento sistémico, apresentam-se como conceitos operatórios fundamentais, distintos mas indissociáveis, o SI e o STI: o Sistema de Informação (SI) é constituído pelos diferentes tipos de informação registada ou não externamente ao sujeito (o que cada pessoa possui em sua memória é informação do sistema), não importa qual o suporte (material e tecnológico), de acordo com uma estrutura (entidade produtora/receptora) prolongada pela acção na linha do tempo; o Sistema Tecnológico de Informação (STI) é assumido como a plataforma tecnológica - ambiente ou meio físico e lógico - que sustenta a produção, processamento, circulação, armazenamento, transmissão e acesso à informação que constitui o SI propriamente dito41.

Quadro 3 - Principais pontos de viragem

Quadro 3 - Principais pontos de viragem

79A produção, armazenamento e acesso à informação dependem da mediação tecnológica corporizada no STI e através do componente hardware, suporte físico, e do componente software, ou suporte lógico (criação intelectual independente do suporte físico em que está registado e referente à totalidade ou parte dos programas), dos procedimentos, das regras e da documentação associada ao sistema de processamento da informação.

80A informação é, pois, crescentemente produzida em meio digital (nado-digital) e, quando tal não se verifica, procede-se à chamada “desmaterialização” (entenda-se: substituição da tramitação física pela tramitação digital) promovendo a sua digitalização. Desta forma, o sujeito humano deixa de poder aceder diretamente à informação, envolvendo, agora, novas formas de estruturação e codificação das representações mentais - ou mentefactos - e da sua fixação para utilização futura.

81Com o hipertexto e o multimédia as unidades informacionais e de sentido criadas/produzidas mimetizam, de certa forma, a capacidade da mente humana para associar e organizar informação multissensorial, fazendo-nos invocar o retorno indireto à primazia do mentefacto, agora retido na(s) memória(s) do meio digital (tendencialmente distribuído) e propiciando uma permanente/potencial reconstrução de sentido em pleno ciberespaço.

82Decididamente, o pleno uso dos recursos computacionais abre uma nova era para a “materialização de ideias e emoções”, para os “códigos” utilizados e, naturalmente, para o autor/produtor-leitor/utilizador/personagem, sendo possível falar da Revolução do Computador, à semelhança do ocorrido com a Linguagem, com a Escrita e com a Imprensa.

  • 42 Cf. THIBODEAU, Kenneth (2002) - Overview of technological approaches to digital preservation and ch (...)

Fig. 6 - Pluridimensionalidade a preservar42

Fig. 6 - Pluridimensionalidade a preservar42

83Neste novo “meio digital” a informação é registada através da mediação tecnológica (a nível físico e lógico) e envolve conjuntos de signos perceptíveis pela “máquina” e pelo sujeito (código binário e código humano). A escrita é dinâmica e não linear, não constituindo informação e suporte uma unidade (não é mais uma relação de um para um). A informação é passível de registo em diferentes formatos e suportes materiais. Contudo, esse registo não segue a linearidade do manuscrito ou do impresso (quer no discurso, quer na estrutura, quer no próprio suporte físico), assumindo o contexto/meio tecnológico em que este ocorre (hardware e software) uma importância decisiva. Some-se a este quadro a possibilidade da informação ser comunicada de forma assíncrona e multidirecionada e exponencialmente potencializada, não sendo, contudo, possível acedê-la diretamente.

Quadro 4 - Referentes conceptuais

Quadro 4 - Referentes conceptuais

84Para a concretização e desenvolvimento da GI reforça-se naturalmente a dimensão científica/teórica, isto é, o seu posicionamento como campo de estudos da Ciência da Informação, com implicações quer na Produção Informacional, quer na Organização e Representação da Informação, quer no próprio Comportamento Informacional, apelando ao estudo e à intervenção ativa e proativa, quer de investigadores, quer de profissionais e, como refere Armando Malheiro da Silva, ligando-se “... a outros tópicos fundamentais como a Memória orgânica, a Organicidade e o Sistema de Informação...”, não deixando de convocar para a sua plena efetivação contributos interdisciplinares vários.

Fig. 7 - Perspetiva informacional e científica

Fig. 7 - Perspetiva informacional e científica

85De facto, são o Sistema de Informação Organizacional (SIO) e a missão/necessidades da Organização (que produz, acumula e usa o SIO) que norteiam a Gestão da Informação, bem como funções como a cada vez mais importante Preservação que se redefinem face à nova realidade a gerir, isto é, acervos híbridos nos quais convivem analógico e digital. Acresce, ainda, o papel a desempenhar pelos profissionais da informação, não estando a sua existência/configuração condicionada, por exemplo, por uma determinada tipologia de documento/informação ou serviço/instituição responsável pela sua gestão/custódia.

  • 43 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo (2009) – PRESERVMAP ... (op.cit).

86Uma afirmação que resulta do estudo que desenvolvemos no âmbito da preservação em meio digital e sistematizada no PRESERVMAP43, uma espécie de roteiro que nos conduz ao longo do tempo até à que designamos como “Preservação Sistémica”, identificando aquele que foi o “objeto em análise” e o mapeamento das principais “rotas/linhas” de atuação (“analógica” e digital confluindo atualmente para uma perspetiva integrada da Preservação, em termos estratégicos e operacionais).

  • 44 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo (2009) – PRESERVMAP... (op.cit). publicação que resulta de PI (...)

Fig. 8 - O PRESERVMAP44

Fig. 8 - O PRESERVMAP44

87Uma representação corporizada na Figura 8 e que nos ajuda a sistematizar e compreender todo um percurso e a crucial fase de transição em que nos encontramos, estando-lhe subjacente uma visão holística e sistémica da Gestão do Sistema de Informação, para a qual são cada vez mais relevantes as políticas e planos de preservação, mas enquadrados numa intervenção sistemática e estruturada que integra, nas funções de Gestão da Informação, a variável Preservação, com vista ao acesso continuado no longo prazo.

88Este requisito é cada vez mais indissociável do momento de produção informacional, abarcando a fase da própria concepção da plataforma tecnológica de suporte e estendendo-se ao longo de todo o ciclo de vida da informação e dimensões informacionais, nomeadamente no que respeita às unidades de informação em meio digital, por natureza “pluridimensionais”. Uma mudança que exige a reformulação do objeto a gerir/preservar e a adequação a novos modelos de atuação, cientificamente fundamentados, ultrapassando-se através da GI uma intervenção centrada no “hoje” característica da “Gestão de Documentos”.

89Do nosso ponto de vista, quando falamos em Preservação, que assumimos como variável da GI, entramos no âmbito da definição da estratégia (seja a nível institucional, seja a nível intermédio) devendo ser pensada no longo prazo e em termos de políticas, planos e programas, recursos e estrutura orgânica/funcional e tecnológica que os suporte, tendo, consequentemente, implicações quer na fixação da Missão da Organização (qualquer que seja), quer nos objetivos (estratégicos e operacionais), quer nas metas fixadas, quer, ainda, nas ações/atividades e projetos planeados para os efetivar. O que aqui está implícito é o efetivo alinhamento da estratégia da Gestão da Informação (incluindo os requisitos da função Preservação) com a estratégia global da Instituição/Organização e da sua gestão, e, ainda, com os contextos e ambiente externo em que se insere.

  • 45 SOUSA, Paula Maciel Carvalho de (2013) – Segurança e preservação da informação: um modelo para os M (...)
  • 46 OLIVEIRA, Hugo Azevedo (2014) – A Preservação da Informação: um contributo para a implementação de (...)

90A Gestão da Informação com vista à sua preservação e acesso continuado no longo termo é intrínseca à função de Gestão, projetando-se ao nível da Gestão da Organização, da gestão do serviço de informação e da gestão do sistema de informação, isto é, da gestão do sistema de informação organizacional, visto de forma integrada e que se quer ativo e permanente (SIAP), como desenvolvido nos estudos de Paula Sousa45 e Hugo Oliveira46 que definem as bases para um trabalho transversal e colaborativo em GI e TI à escala organizacional e que, dessa forma, conduzirá naturalmente a um Plano de Preservação e Segurança de Informação alinhado, desde logo, com as Políticas e Estratégias de GI e TI, por sua vez alinhadas com as Políticas e Estratégias da instituição Câmara Muncipal do Porto (CMP).

  • 47 Cf. PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo (2009) – PRESERVMAP... (op.cit); PINTO, Maria Manuela Gom (...)

Fig. 9 - Modelo de Preservação e Segurança da Informação da CMP (MP&SInf)47

Fig. 9 - Modelo de Preservação e Segurança da Informação da CMP (MP&SInf)47

91Alia-se, assim, a componente estratégica já referida à componente operacional que convoca a conservação e a aplicação dos procedimentos, medidas e técnicas e o desenvolvimento de ações de proteção da informação/documento, que, cada vez mais, se desenvolverão em pleno contexto de produção do SI e cujo início será indissociável da própria conceção e utilização do STI que a antecede e suporta.

92Se a rota azul (“suportes “analógicos”/tradicionais) nos parece familiar e em muitos casos “já controlada”, temos uma rota vermelha que se vai estruturando em torno da emergente realidade digital, encontrando-se em curso a progressiva conscientização da complexidade de unidades informacionais cuja pluridimensionalidade tem que ser efetivamente considerada nas abordagens e estratégias de preservação em desenvolvimento e indissociáveis da assunção de novos enfoques, bem como da inclusão de uma diversidade de atores diretamente proporcional ao impacto gerado pela imperativa necessidade de intervenção ao longo de todo o ciclo de vida da informação digital.

93Um desafio que apela à cooperação e a uma conjugação de esforços que ultrapassa a área de domínio dos tradicionais serviços de informação e que também não pode ignorar a efetiva constituição de sistemas de informação que corporizam realidades híbridas, em que analógico e digital tendem a conviver, apelando a uma também cada vez maior necessidade de que a dimensão sistémica por muitos invocada para a abordagem do digital (integrando a unidade informacional no sistema de informação, este no sistema organizacional e este, por sua vez, nos contextos e ambiente externo com o qual interage) se expanda à própria função de Preservação perspetivada sistemicamente no todo informacional e organizacional (“Preservação Sistémica”).

Fig. 10 - Um único ciclo de Gestão de Informação que integra a Preservação

Fig. 10 - Um único ciclo de Gestão de Informação que integra a Preservação

94Encontramo-nos, assim, perante a necessidade de fazer confluir estas duas rotas (preterindo o termo Preservação Digital indiciador de um novo caminho paralelo, ao “analógico”) cuja longevidade, sendo muito diferente e revelando velocidades de ciclos de inovação, mas também de obsolescência tecnológica, jamais sentidas na realidade analógica, nos proporcionaram um acumular de experiência e conhecimento que devidamente enquadrados por uma base epistemológica e teórica, corporizada na Ciência da Informação, nos conferirão as competências e aptidões necessárias ao exercício de uma função vital para a gestão dos sistemas de informação organizacionais que é o da sua preservação a longo termo, configurando uma única e nova rota - a rota verde - da Preservação Sistémica, assumida esta como uma variável da Gestão da Informação que deverá ser perspetivada de forma sistémica, sistemática e ativa integrando num único ciclo [ativo e contínuo] de gestão todo o ciclo de vida da informação.

95Significa, pois, que a Preservação, variável da GI, começa desde logo na concepção e implementação da plataforma tecnológica na qual será produzida, organizada, armazenada e difundida a informação, nomeadamente no software utilizado, nos formatos adotados, na recolha, na fase e momento próprio, da meta-informação administrativa, técnica, estrutural, descritiva ou de preservação que permita a sua futura referenciação e o desencadear das diferentes estratégias de preservação que agirão sobre as diferentes dimensões, seja a bidimensionalidade do documento analógico, seja a pluridimensionalidade do “objeto” digital. Um papel que não poderá ser imputado a “informáticos”, mas que convoca permanentemente parcerias entre o gestor da informação e os diferentes atores, informáticos incluidos.

96Competirá ao gestor da informação a análise das atividades informacionais, dos seus fluxos e atores, da entidade em que se inserem e do dinâmico contexto sistémico e ambiente em que esta atua, para além da própria informação produzida.

97A ação e os contextos em que esta se desenrola valem, sobretudo, pelo que representam em termos de fatores internos e externos de modelação da informação produzida, pelo que revelam da sua integração sociocultural e da intencionalidade/evidência que lhe está subjacente, patente quer no conteúdo, quer na estrutura atribuída, ou mesmo no próprio fluxo informacional.

98Uma ação modeladora e estruturante (1), não só no ato de produzir, mas em todo o comportamento informacional, do qual é indissociável a propriedade da pertinência da informação (2), potenciada pela pregnância da ação (3), isto é, da intencionalidade, ou sentido, que poderá ser maior ou menor, dependendo da sua complexidade, e respetivas correlações com as necessidades informacionais dos utilizadores/consumidores e o uso/comunicação da informação produzida.

99É intrínseco a este processo o garantir que a informação produzida é autêntica, fidedigna, íntegra, inteligível/utilizável e preservável. Uma autenticidade que assegura que a informação é aquilo que pretende ser, que foi produzida ou enviada pelo alegado produtor/remetente e no alegado momento de produção/envio. Uma fidedignidade que garante que a informação é aquela que é digna de crédito enquanto representação completa e fiel das transações, atividades ou factos que atesta, podendo dela depender posteriores transações ou atividades. Uma integridade que evidencia que permanece completa e inalterada. Uma inteligibilidade/“usabilidade” que permite que possa ser localizada, recuperada, apresentada e interpretada no longo prazo, desde que efetivamente preservada.

100Este quadro de garantias constrói-se ao longo do ciclo de vida da informação e da manifestação do processo infocomunicacional, competindo ao gestor da informação reunir as condições para a sua explicitação e garantir que esta permaneça indissociável do fenómeno e processo que identifica e evidencia, potenciando as tecnologias e referenciais a aplicar.

101Um quadro que condicionará formas de tratamento físico e intelectual, isto é, operações fundamentais como a produção, a avaliação, a organização, a representação e a descrição da informação e consequente preservação, sustentadas num enquadramento teórico-metodológico com abordagens simultaneamente qualitativas e quantitativas, para as quais concorre a aferição da quantificação (4), propriedade da informação que, associada à pregnância da ação, nos conduz à da reprodutividade (5), que poderemos caracterizar como ilimitada, sempre em contexto humano e social e cada vez mais potenciadora do vetor fundamental da informação que é a criação de Memória, sendo o uso e a comunicação informacional totalmente dependentes dessa outra propriedade informacional que é a transmissibilidade (6).

102A permanente interação dos fatores natureza orgânica, ligada à estrutura produtora, e natureza funcional, associada ao serviço/uso, é um aspeto fundamental e, como tal, deve ser apreendido e compreendido, nunca esquecendo que a informação que flui no SIO contém a funcionalidade (existe para ser recuperada) e é moldada pela estrutura que a produz, convocando um efetivo equilíbrio entre a valorização dos contextos de ação e de produção informacional e o seu uso e comunicação, nas suas diversas manifestações.

103Este é um decisivo centrar de atenções na informação e nas suas propriedades, que, sob uma GI que defendemos como campo de estudos e de intervenção operacional transversal, permitirá sustentar a compreensão/análise que conduzirá à determinação dos elementos essenciais a reter nas estruturas de meta-informação (administrativa, técnica, de preservação …) e ao desencadear dos processos que permitirão a concretização do objetivo fundamental: garantir a eficiente e eficaz produção, preservação e acesso continuado à informação gerada ou mantida em meio digital, ou qualquer outro, garantindo, também, os requisitos que consolidarão o SIO como um SIAP, isto é, evidência, ativo, recurso estratégico de gestão e memória da ação humana e social.

Conclusão

104Gerir para preservar e aceder resulta, na nossa perspetiva, da confluência de três planos fundamentais e interligados: o plano epistemológico e teórico, o plano físico e o plano da operacionalização.

105Evidencia um posicionamento que coloca a função Preservação como uma variável da GI, presente em todo o ciclo de vida e de gestão da Informação.

106Congrega a visão estratégica, a definição tática e a ação operacional desenvolvida em torno do SIO e do distinto mas indissociável STI.

107Parte de modelos teóricos que orientam a implementação de modelos de operacionalização e de boas práticas criando um quadro de referência que é fundamental para a adequação e aplicação de instrumentos normativos e regulamentadores.

  • 48 Cf. GAVINA, Ana Sofia Pereira – Da Gestão... (op.cit).

108Consagra o respeito pela especificidade organizacional48 e requisitos definidos em função das necessidades organizacionais, informacionais e tecnológicas.

109Garante a possibilidade de, com esta base, alavancar processos decisivos como o de reequacionar a componente tecnológica de suporte à GI sob o conceito de “Serviços” a aplicar em todo o ciclo de vida da informação, o da certificação do repositório confiável/seguro ou o da mais abrangente implementação de um Sistema de Gestão da Informação (SGIAP), evidência do compromisso organizacional em GI.

110Gerir para preservar e aceder convoca, assim, um novo paradigma, mais conhecimento científico, novas práticas e compromissos que, na perspetiva CI, apontam para uma GI que abarca a gestão integrada de todo o ciclo de vida da informação, incluindo a identificação, compreensão, representação lógica e redesenho dos processos organizacionais e configurações físicas e/ou meios tecnológicos que modelam a sua produção, fluxo, uso, disseminação e preservação, no contexto da ação humana e social.

Bibliographie

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Notes

1 Cf. GAVINA, Ana Sofia Pereira – Da Gestão de Documentos ao Sistema de Gestão de Informação Ativa e Permanente: o caso do iPortalDoc. Porto: Faculdade de Engenharia. Universidade do Porto. 2014. Dissertação de Mestrado (Ciência da Informação). Orientadora FEUP Maria Fernanda Martins; Coorientadora FEUP Maria Manuela Pinto.

2 MARTINEZ DE SOUSA, José – Pequeña historia del libro. 3ª ed. rev. amp. Gijón: Ediciones Trea, 1999. (Biblioteconomía y administracíon cultural). ISBN 84-95178-50-8.

3 Cf. TURBAN, Efrain [et al.] – Administração de tecnologia de Informação : teoria e prática. Trad. Daniel Vieira. 3ª ed. Rio de Janeiro : Elsevier, 2005. ISBN 85-352-1571-9. p. 478. Paralelamente foi consultada FAYET-SCRIBE, Sylvie - Chronologie des supports, des dispositifs spatiaux, des outils de repérage d línformation. 1997. [Em linha]. [Consult. 15 Ago. 2007]. Disponível em www:<url: http://biblio-fr.info.unicaen.fr/bnum/jelec/Solaris/d04/4fayet_1tab.htm>, PEREIRA, José Luís - Tecnologia de bases de dados. 3ª ed. Lisboa: FCA – Editora de Informática, 1998. (Tecnologias de informação), ISBN 972-722-143-2 e, ainda, THING, Lowell, ed. - Dicionário de tecnologia. Trad. Bazán Tecnologia e Linguística e Texto digital. São Paulo: Futura, 2003. ISBN 85-7413-138-5.

4 Também conhecido como a arquitectura de von Neumann.

5 Só nos finais da década de 60 é que este computador deixará de ser utilizado.

6 Esta afirma-se como o meio hipertextual por excelência.

7 Termo normalmente associado ao formato e que será objeto de análise posterior.

8 A título de exemplo o JPEG foi desenhado para armazenar imagens fotográficas estáticas, enquanto o GIF suporta o armazenamento quer destas, quer de animações simples.

9 O sistema de identificação de formatos mais utilizado hoje em dia é o MIME Media Types.

10 ASSOCIAÇÃO PARA A PROMOÇÃO E DESENVOLVIMENTO DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO - Glossário da Sociedade da Informação. [Em linha]. [s.l., s.n.: 2005]. [Consult. 26 jun. 2007]. Disponível em www:url:http://www.apdsi.pt/Actividades_2005/Glossario/Estudo_Lexico-SI.pdf, p. 10.

11 Cf. ASSOCIAÇÃO PARA A PROMOÇÃO E DESENVOLVIMENTO DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO - Glossário da ... (op.cit). p. 40 e 78.

12 Adaptado de TURBAN, Efrain [et al.] – Administração de ... (op. cit.). p. 40.

13 Foi concebida pela Advanced Research Projects Agency (ARPA) do governo norte Americano em 1969, sendo inicialmente conhecida como ARPANet.

14 Protocolo é o conjunto de regras que formam uma linguagem utilizada pelos computadores para intercomunicação. O protocolo TCP/IP consiste no conjunto dos protocolos de comunicação usados na Internet para gerir a circulação de dados na rede, fragmentando a informação na origem sob a forma de pacotes de dados e reunindo-a novamente no destino, assim como controlando eventuais erros de transmissão. Cf. ASSOCIAÇÃO PARA A PROMOÇÃO E DESENVOLVIMENTO DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO - Glossário da ... (op.cit). p. 63 e 65.

15 A Web foi inventada por Tim Berners-Lee e Robert Cailliau para o CERN (Centro Europeu de Pesquisa Nuclear) na Suiça.

16 O protocolo HTTP é o utilizado para transferência de páginas Web de hipertexto: é o protocolo de comunicação da WWW. Cf. ASSOCIAÇÃO PARA A PROMOÇÃO E DESENVOLVIMENTO DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO - Glossário da ... (op.cit). p. 63.

17 Cf. ASSOCIAÇÃO PARA A PROMOÇÃO E DESENVOLVIMENTO DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO - Glossário da ... (op.cit). p. 90.

18 Um portal é “um sítio Web que reúne produtos e serviços de informação de determinada área de interesse, e também de interesse geral” (normalmente oferecem, por exemplo, serviços gratuitos de correio electrónico, conversa, notícias, informações sobre o tempo, cotação de acções, assim como facilidades para procurar outros sítios). Cf. ASSOCIAÇÃO PARA A PROMOÇÃO E DESENVOLVIMENTO DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO - Glossário da ... (op.cit). p. 61.

19 O programa de navegação pode também ser usado no sentido do “programa informático que permite a visualização de objectos de dados como, por exemplo, registos de uma base de dados”. Cf. ASSOCIAÇÃO PARA A PROMOÇÃO E DESENVOLVIMENTO DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO - Glossário da ... (op.cit). p. 62.

20 Retirado de TURBAN, Efrain [et al.] – Administração de ... (op. cit.). p. 119.

21 B2B (Business-to-Business); C2C (Consumer-to-Consumer), C2B (Consumer-to-Business), G2C (Government-to-Citizens) , e-CRM (Electronic Customer Relationship Management) B2E (Business-to-Employee), G2B (Government-to-Business) m-commerce (comércio móvel, isto é comércio electrónico realizado sem fios) , l-commerce (comércio baseado em tecnologias de localização – ex. GPS).

22 Adaptado de TURBAN, Efrain [et al.] – Administração de ... (op. cit.). p. 41.

23 MCGRATH, Adrian - The Information Management Pulse. [Em linha]. [Consult. 18 Ago. 2013]. Disponível em www:<url:http://mcgratha.wordpress.com/page/2/

24 Cf. WEBSTER, Berenika M. - Records management : from profession to scholarly discipline. Information Management. vol. 33 n.º 4 (Oct 1999).

25 Sustentado pela pretensa teoria das três idades: “corrente, intermédia e permanente”, com a variante “ativa, semi-ativa e inativa” e “arquivo corrente, arquivo intermédio e arquivo histórico”.

26 Com raízes em finais do séc. XIX e em Paul Otlet afirmando-se com a valorização da informação científica e técnica, associada ao uso das tecnologias.

27 Cf. PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - A Formação em informação e documentação: Portugal na contemporaneidade. In Formación, investigación y mercado laboral en Información y Documentación en España y Portugal = Formação, investigação e mercado de trabalho em Informação e Documentação em Espanha e Portugal. Ed. José António Frías, Críspulo Travieso. Salamanca: Universidad, 2008. ISBN 84-7481-654-9. p. 91-142.

28 RM-Records Management, RIM-Recorded Information Management, DM–Document Management, ERM–Electronic Records Management, EDM–Electronic Document Management, ECM-Electronic Content Management, WCM-Web Content Management e MSR-Management System for Records.

29 Veja-se o exemplo do e-ARQ Brasil no qual se considera importante estabelecer a diferença entre (1):

1) Sistema de Informação - conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade; 2) Gestão Arquivística de Documentos - conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente; 3) Sistema de Gestão Arquivística de Documentos - conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos; 4) GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos - tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada (não está armazenada em banco de dados: mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.) de um órgão ou entidade: a) funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição; b) tecnologias: de digitalização, de automação de fluxos de trabalho (workflow), de processamento de formulários, de indexação, de gestão de documentos, de repositórios…

30 Refira-se a propósito que as tecnologias que compõem o ECM, termo que surge em 2000, sucedem aos sistemas GDE/EDMS, isto é, aos sistemas de gestão de documentos eletrónicos do final da década de 80 e década de 90 do séc. XX que incorporavam produtos independentes (stand-alone) disponibilizando funcionalidades no âmbito de uma das seguintes quatro áreas: imagem/digitalização, workflow, gestão de documentos eletrónicos ou de gestão de “records” eletrónicos.

31 Enterprise 1.0 (atual 2.0), é um termo que surge em 2001 e que pretende abarcar o “conhecimento” (ouganizacional) disponível online”, no seio de uma organização/negócio (enterprise).

32 Ver Anexo 1 e cf. ISO. International Organization for Standardization - ISO 15489-1: 2001. Information and documentation. Records management : General e ISO. International Organization for Standardization - ISO/TR 15489-2: 2001. Information and documentation. Records management. Part 2 : Guidelines. Vt. tb. MORO CABRERO, Manuela - La Gestión de documentos electrónicos en la norma ISO 15489 sobre gestión de documentos administrativos. Tabula : Revista de Archivos de Castilla y Léon. Salamanca. ISSN 1132-6506. 5 (2002) 97-129.

33 Cf. Anexo 1.

34 ([Electronic] Document Management + System / [Eletronic] Records Management + System)

35 (Sistema de Gestão de Documentos Eletrónicos / Sistema de Gestão de Documentos “de Arquivo” Eletrónicos)

36 EUROPEAN COMMISSION - MOREQ2: Model Requirements for the Management of Electronic Records, 2008. De acordo com este modelo europeu de especificação de requisitos uma organização pode estruturar a informação existente sob a forma de documentos e normalmente gerida no âmbito dos EDMS (Electronic Document Management Systems), ou SGDE, os quais integram diferentes tecnologias, a par ou integrado num ERMS (Electronic Records Mangement System) ou SGAE (Sistema de Gestão de Arquivo Electrónico) especificando no quadro apresentado as principais diferenças entre ambos.

37 Cf. AIIM: http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management e http://www.aiim.org/community/wiki/view/Index-E http://www.aiim.org/community/wiki/view/Index-E#sthash.nnqaio0K.dpuf

38 Cf. AIIM: http://www.aiim.org/community/wiki/view/Index-E e ver mais em: http://www.aiim.org/community/wiki/view/Index-E#sthash.nnqaio0K.dpuf. A norma em referância é a ISO 12651:1999 - Electronic imaging – Vocabulary.

39 Fonte: McGrath, Adrian - The Information Management Pulse. In (IT Industry). [Em linha]. [Consult. 18 Ago. 2013]. Disponível em www:<url:http://mcgratha.wordpress.com/page/2/>.

40 Fonte: [Em linha]. [Consult. 18 Ago. 2013]. Disponível em www:<url:http://it.apguitars.com/?p=54&lang=en>

41 Cf. SILVA, Armando Malheiro da (2006) - A Informação : da compreensão do fenômeno e construção do objecto científico. Porto: Edições Afrontamento, 2006. (Comunicação, Arte, Informação; 1). ISBN 972-36- 0859-6.

42 Cf. THIBODEAU, Kenneth (2002) - Overview of technological approaches to digital preservation and challenges in coming years. 2002. [Em linha]. [Consult. 15 Out 2008]. Disponível em www:<url:http://www.clir.org/PUBS/reports/pub107/thibodeau.html>.

43 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo (2009) – PRESERVMAP ... (op.cit).

44 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo (2009) – PRESERVMAP... (op.cit). publicação que resulta de PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo (2007) - PRESERVMAP : um roteiro da preservação na Era Digital. Porto : [s.n.], 2007. Trabalho de síntese apresentado em 2008 à Faculdade de Letras da Universidade do Porto como Prova de Aptidão Pedagógica e Capacidade Científica.

45 SOUSA, Paula Maciel Carvalho de (2013) – Segurança e preservação da informação: um modelo para os Municípios. Porto: Faculdade de Engenharia. Universidade do Porto, 2013. Dissertação de Mestrado (Engenharia de Serviços e Gestão). Orientador FEUP António Brito; Coorientadora FEUP Maria Manuela Pinto; Orientador CMP Alexandre Sousa.

46 OLIVEIRA, Hugo Azevedo (2014) – A Preservação da Informação: um contributo para a implementação de um Arquivo Digital Certificável no Município do Porto. Porto: Faculdade de Engenharia. Universidade do Porto, 2014. Dissertação de Mestrado (Ciência da Informação). Orientadora FEUP Maria Fernanda Martins; Coorientadora FEUP Maria Manuela Pinto.

47 Cf. PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo (2009) – PRESERVMAP... (op.cit); PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo (2013) - Gestão de Documentos e meio digital: um posicionamento urgente e estratégico. In 3º Seminário de Estudos da Informação. Gestão do Conhecimento, Gestão da Informação e Gestão de Documentos em Contextos informacionais. Rio de Janeiro: Universidade Federal Fluminense. [Em linha]. [Consult. 30 out. 2014]. Disponível em www: <url:http://repositorio-aberto.up.pt/handle/10216/70837; SOUSA, Paula Maciel Carvalho de (2013) – Segurança... (op.cit) e OLIVEIRA, Hugo Azevedo (2014) – A Preservação... (op.cit). Vt. BRANDÃO, Marta Diana Nunes (2010) – Arquitectura de Sistemas de Informação alinhada com a política de gestão de informação das unidades orgânicas na Câmara Municipal do Porto. Porto: Faculdade de Engenharia. Universidade do Porto, 2010. Dissertação de Mestrado (Engenharia de Serviços e Gestão). Orientador FEUP António Brito; CAMÂRA MUNICIPAL DO PORTO (2014) - Documento Orientador para a Criação do Arquivo Digital Certificável da CMP. Porto, 2014.

48 Cf. GAVINA, Ana Sofia Pereira – Da Gestão... (op.cit).

Table des illustrations

Titre Fig. 1 - Sistema de Gestão de Informação [Ativa e Permanente] (SGIAP)1
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2758/img-1.jpg
Fichier image/jpeg, 24k
Titre Fig. 2 - Exemplo da arquitetura tecnológica de uma Organização12
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2758/img-2.jpg
Fichier image/jpeg, 88k
Titre Fig. 3 – Exemplo da aplicação das tecnologias de informação na Organização22
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2758/img-3.jpg
Fichier image/jpeg, 96k
Titre Quadro 2 - Distinção entre o SGDE e o SGAE36
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2758/img-4.png
Fichier image/png, 49k
Titre Fig. 4 – Configuração geral de um ECM - Enterprise Content Management39
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2758/img-5.jpg
Fichier image/jpeg, 24k
Titre Fig. 5 – Um exemplo de arquitetura40
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2758/img-6.png
Fichier image/png, 612k
Titre Quadro 3 - Principais pontos de viragem
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2758/img-7.jpg
Fichier image/jpeg, 212k
Titre Fig. 6 - Pluridimensionalidade a preservar42
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2758/img-8.png
Fichier image/png, 120k
Titre Quadro 4 - Referentes conceptuais
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2758/img-9.png
Fichier image/png, 45k
Titre Fig. 7 - Perspetiva informacional e científica
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2758/img-10.png
Fichier image/png, 74k
Titre Fig. 8 - O PRESERVMAP44
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2758/img-11.jpg
Fichier image/jpeg, 96k
Titre Fig. 9 - Modelo de Preservação e Segurança da Informação da CMP (MP&SInf)47
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2758/img-12.png
Fichier image/png, 28k
Titre Fig. 10 - Um único ciclo de Gestão de Informação que integra a Preservação
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2758/img-13.png
Fichier image/png, 258k

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