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Da produção à preservação informacional: desafios e oportunidades

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Nelson Vaquinhas
, 
Marisa Caixas
, 
Helena Vinagre

Parte II - Gestão da Informação no século XXI

A redefinição da Gestão Documental

Uma perspetiva em Ciência da Informação

Ana Sofia Gavina et Maria Manuela Pinto

Résumé

Entre as necessidades que, atualmente, emergem em contextos informacionais tendencialmente híbridos encontra-se a da qualidade do Sistema de Gestão de Informação, à semelhança das práticas já existentes para outros sistemas de gestão organizacional.
Este desafio constituiu o ponto de partida para a dissertação em Ciência da Informação (CI), realizada numa empresa de desenvolvimento de software de Gestão Documental (GD) e direcionada à realização de uma análise de domínio que sustentasse a adequação da tecnologia, a estruturação dos processos e o papel a desempenhar pelos diferentes atores. Para o efeito, partiu-se de numa abordagem teórico-metodológica direcionada à construção do Sistema de Informação Ativa e Permanente (SIAP), acrescendo-lhe o mais relevante quadro normativo de suporte à operacionalização, nomeadamente a ISO 30300, a ISO 30301, a ISO 16175 1/2/3 e a especificação MoReq2010, por forma a sustentar e alinhar a perspetiva e as necessidades do desenvolvedor de software com as do seu cliente.

Texte intégral

Introdução

1O presente texto decorre do projeto de dissertação realizado numa empresa direcionada ao desenvolvimento de software de Gestão Documental e partiu da necessidade de responder aos desafios que se colocam no domínio da Gestão da Informação (GI) e da sua afirmação ao nível dos sistemas de gestão organizacionais.

2Estes desafios exigem, entre outros aspetos, um claro apetrechamento tecnológico das organizações, a fim de que possam fazer face a contextos cada vez mais competitivos e que exigem inovação. A informação é, de facto, um elemento cada vez mais importante nas organizações, qualquer que seja a sua dimensão ou setor de atividade. A preocupação em geri-la de forma eficiente e eficaz é uma constante, aumentando a necessidade de não só utilizar soluções informáticas que suportem a sua gestão, mas também de garantir que estas acompanham o desenvolvimento organizacional e as novas necessidades internas e externas, assim como incorporam o novo conhecimento e boas práticas.

  • 1 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo; SILVA, Armando Malheiro da - Um modelo sistémico e integral (...)
  • 2 ANYA, Obinna; TAWFIK, Hissam; NAGAR, Atulya - A conceptual design of an adaptative and collaborativ (...)

3Nesse sentido, e numa perspetiva holística e integrada, é, no entanto, crucial que as organizações a par da tecnologia, e para o seu uso eficiente e eficaz, não esqueçam o reequacionamento da estrutura organizacional, dos modelos e sistemas de gestão, dos processos organizacionais, dos recursos utilizados e, como não poderia deixar de ser, da própria cultura organizacional1, num contexto em que emerge a necessidade de assumir um “ambiente de e-work” cuja modelação constitui, também, uma tarefa repleta de desafios2, nomeadamente:

  • conhecer a natureza do trabalho baseado na informação/conhecimento;

  • as rápidas mudanças nos contextos de trabalho e a estrutura dos processos de e-work que, por sua vez, tornam difícil uma eficaz colaboração;

  • a crescente descentralização e globalização do local de trabalho, bem como a criação de equipas de trabalho em ambientes distribuídos e que lidam com constantes alterações na informação;

  • a existência de grandes volumes de informação não estruturada;

  • a utilização de espaços de trabalho virtuais, baseados na tecnologia;

  • acesso ao trabalho a qualquer hora, em qualquer lugar e a ágil auto-organização dos colaboradores;

  • a espontaneidade, partilha e reutilização do conhecimento entre as equipas e a organização.

4Qualquer que seja a organização ou instituição, a GI terá que envolver a análise da organização, da respetiva estrutura e dos contextos de produção de informação, dos fluxos e uso dos recursos informacionais, dos meios de produção, armazenamento e acesso, dos instrumentos de controlo existentes e do próprio processo de informatização para, assim, viabilizar o objetivo básico de efetivação de uma gestão integrada do ciclo de vida da informação.

5Esta análise é fundamental não só para o conhecimento interno e inerente fixação de políticas, estratégias e planos, como também para a especificação de requisitos de aquisição ou desenvolvimento de aplicações informáticas de Gestão Documental e de Gestão de Workflow, e demais variantes, assim como para a decorrente desmaterialização sustentada dos processos organizacionais concretizando aspetos cruciais que decorrem do:

  1. “planear estrategicamente a tecnologia, a sua capacidade, performance, longevidade, compatibilidade, standards ...;

  2. planear estrategicamente a produção de informação, incluindo os standards de formatos de dados, as metodologias de exportação/importação bem como de acesso e preservação da informação a longo termo, ...;

  3. planear a administração do sistema, os sistemas de segurança, o acesso multinível e através de diferentes meios (local, distribuído, VPN - Virtual Network Access, Internet) e suportes, o controle e avaliação de tempos de acesso e recuperação da informação;

    • 3 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - Uma era, uma visão, um paradigma: da teoria à prática. Revi (...)

    conhecer, avaliar e planear a estrutura produtora de informação / actores, os processos de negócio / produção de informação, os consumidores / clientes, o ambiente interno e externo da organização”3.

6A Administração Pública (AP) e os seus “fornecedores” não podem, pois, ficar alheios a este contexto na medida em que a informação que a AP produz e retém é não só vital para a governação e para os cidadãos, mas também um imprescindível ativo organizacional e um valioso recurso nacional, parte integrante da memória coletiva.

7Uma abordagem que mobiliza as próprias instituições “tradicionais” que, por sua vez, se procuram situar sob um novo “paradigma” e, assim, alavancar o processo de mudança.

  • 4 País e entidade que desde finais da década de 90 do séc. XX estão na vanguarda da reflexão e do des (...)

8A nível internacional é de referir o caso dos Arquivos Nacionais da Austrália4 ao defender que, para obter o máximo partido da informação de cada organismo da Administração Pública, esta deve ser gerida o mais eficiente e eficazmente possível. Como qualquer recurso valioso, a informação precisa de ser gerida para garantir que permanece em condições de cumprir a finalidade inerente à sua produção e proporcionar os melhores benefícios ao longo do seu ciclo de vida. Acrescem, ainda, que atualmente quase toda a informação é criada em formato digital e, nesse sentido, é um desperdício que algumas organizações, nomeadamente de cariz público, persistam com as práticas de armazenamento e gestão em suporte de papel num mundo cada vez mais digital. Para além de o considerarem dispendioso, apontam o facto de impedirem claramente a inovação organizacional. Toda a informação criada ou capturada em qualquer processo da organização deve ser gerida como um “registo” (record) e isso significa incluir e-mail, redes sociais, base de dados, websites, conteúdos em dispositivos móveis ou outras tecnologias digitais.

9Para esta instituição, a GI em meio digital garante a integridade e confiabilidade da informação e melhora a capacidade de pesquisa e de acessibilidade, garantindo controlos apropriados. Ela pode melhorar a qualidade e melhorar a autenticidade da informação, garantir que os imperativos de conformidade sejam atendidos e reduzir os riscos para a entidade em causa, que, por sua vez, pode resultar num melhor uso da informação e melhores resultados organizacionais.

10Em Portugal, não é possível deixar de considerar nas políticas dirigidas à Administração Pública, o “Plano global estratégico de racionalização e redução de custos nas TIC, na Administração Pública: Horizonte 2012-2016”. Este plano propõe vinte e cinco medidas de racionalização, com vista a alcançar um serviço público de qualidade que comporte custos mais reduzidos para os cidadãos e empresas e que reduza, também, a despesa pública, especialmente no âmbito das TIC. As medidas propostas baseiam-se nos seguintes eixos de atuação:

  • melhoria dos mecanismos de governance;

  • redução de custos;

  • implementação de soluções TIC comuns;

  • utilização das TIC para potenciar a mudança e a modernização administrativa;

  • estímulo ao crescimento económico.

11No estudo desenvolvido, as medidas consideradas mais relevantes enquadram-se no eixos “melhoria dos mecanismos de governance”, “utilização das TIC para potenciar a mudança e a modernização administrativa” e “estímulo ao crescimento económico”.

12Assim, e relativamente à “melhoria dos mecanismos de governance”, são propostas cinco medidas que abrangem o estudo e implementação de um modelo que permita gerir de forma holística as TIC, acabando com a atual pulverização da função informática e reforçando a sua maturidade, através da consolidação de uma estratégia nacional para a segurança da informação. Especificamente, as cinco medidas são:

  • Definição e implementação da governance das TIC na Administração Pública;

  • Racionalização, organização e gestão da função informática;

  • Arquitetura, normas e guidelines de tecnologias e sistemas de informação;

  • Definição e implementação de uma estratégia nacional de segurança da informação;

  • Definição e implementação de planos de ação setoriais de racionalização das TIC.

13No que se refere à “utilização das TIC” para potenciar a mudança e a modernização administrativa, esta compreende o incremento da interoperabilidade organizacional, semântica e técnica da Administração Pública e o seu alinhamento com a “meta framework” (EIF - European Interoperability Framework), a utilização de canais alternativos para a prestação de serviços públicos e uma maior eficiência na gestão de cada organismo público. Neste eixo de atuação, as medidas específicas a levar cabo são:

  • Interoperabilidade na Administração Pública;

  • Autenticação e assinatura eletrónicas na Administração Pública;

  • Racionalização da prestação de serviços públicos por meios eletrónicos;

  • Racionalização das TIC e modernização administrativa dentro dos organismos públicos;

  • Central eletrónica de arquivo do Estado.

14No que diz respeito ao eixo do “estímulo ao crescimento económico”, este envolve a adoção de software aberto nos sistemas do Estado e, no âmbito da estratégia de Administração Aberta, a ampla disponibilização de informação do setor público em formatos reutilizáveis, com valor acrescentado para o Estado e para a economia. De entre as medidas que constituem este eixo de atuação, a mais relevante para o estudo realizado foi a relativa à adoção de software aberto pelo Estado, envolvendo este diversas tipologias: software de produtividade (processador de texto, folhas de cálculo), clientes de email, gestão documental e software de monitorização.

  • 5 Cf. por exemplo as “Orientações para a Gestão de Documentos de Arquivo” (DGARQ, 2012) ou as várias (...)

15Neste contexto fica visível a importância da Gestão Documental no quadro da Administração Pública portuguesa, tendo sido possível identificar no âmbito do projeto realizado a existência de documentos orientadores que, para além do suporte técnico à tradicional abordagem da Gestão de Documentos, direcionada sobretudo à avaliação, seleção e determinação do destino final dos documentos5, têm como objetivo constituir um guia para orientar as diferentes entidades na elaboração de uma componente técnica, sob a forma de caderno de encargos, destinada à aquisição de soluções informáticas e ao desenho da arquitetura dos “Sistemas de Gestão de Documentos Eletrónicos” ou dos, por vezes, designados “Sistemas Eletrónicos de Gestão de Arquivo”.

  • 6 INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO. (2006). - Guia para a elaboração de cadernos de en (...)

16Destaca-se nos documentos orientadores o que é especificamente direcionado à aquisição, implementação e adequação de Sistemas de Gestão de Documentos - o “Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas eletrónicos de gestão de arquivo”6 -, desenvolvido pelo então Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT), atual Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e Bibliotecas (DGLAB).

17No entanto, já no ano de 2002 o IAN/TT, tinha promovido a tradução e publicação da primeira versão do MoReq, o Modelo de Especificação de Requisitos elaborado para a Comissão Europeia pelo DLM Forum, que se afirmou como uma referência ao nível do desenvolvimento ou aquisição de aplicações informáticas para a “Gestão de Documentos Eletrónicos”.

18Nele é chamada a atenção para o facto de que um sistema de Gestão Documental tem de conter as funcionalidades que assegurem o cumprimento das valências necessárias para gerir documentos e nem sempre essas funcionalidades são do conhecimento das organizações e dos fornecedores de soluções informáticas. Uma situação que pode gerar desarticulação entre o produto vendido e as necessidades reais da organização, pois as possibilidades oferecidas por um determinado produto podem não corresponder no todo, ou em parte, às necessidades da organização. De facto, a aquisição de um sistema de gestão de documentos pode passar por vários cenários cuja escolha compete exclusivamente à organização tendo como base o seu estatuto, a especificação da aquisição e a lei vigente. Os principais aspetos que são destacados no processo de aquisição são: a constituição de equipa, a elaboração de requisitos, a análise de mercado e o desenvolvimento de ferramentas de suporte.

  • 7 INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO. (2006). - Guia para a elaboração de cadernos de en (...)

19Atualmente já existem documentos normativos que, a par do MoReq, consubstanciam dezenas de anos de experiência prática e investigação teórica na área da arquivística e da gestão documental e que constituem fontes de autoridade que não devem ou podem ser ignoradas. Estes documentos são cada vez mais adotados, por parte das empresas de software que desenvolvem estes sistemas, como base fundamental para os seus produtos7.

20O estudo desenvolvido em 2013/2014 não pôde, pois, deixar de considerar como principais documentos normativos a ISO 30300, a ISO 30301 e a ISO 15489 (ao nível organizacional e do sistema de gestão) e a MoReq2010 e a ISO 16175 (ao nível do desenvolvimento do software).

21No entanto, e, como será exposto, os fundamentos do processo de operacionalização e informatização exigiam e tiveram que ser enquadrados por um modelo teórico, sistemicamente alicerçado e direcionado à estruturação do Sistema de Informação Organizacional (SIO) partindo daí para o Sistema de Gestão da Informação, o Sistema de Gestão de Informação Ativa e Permanente (SGIAP).

1. Gestão de Documentos e Sistemas de Gestão Documental

22No quotidiano das organizações, quer privadas quer públicas, é um facto que a GI convive com “áreas” e “sistemas de gestão” designados, entre outros, como de Gestão Documental, Gestão de Arquivos ou Gestão de Conteúdos, podendo configurar modelos ou aplicações informáticas que, no contexto organizacional, integram com o restante software aplicacional.

  • 8 JOHNSTON, Gary P., BOWEN, David V. - The benefits of Electronic Record Management Systems: A genera (...)

23Na norma ISO 15489-1 (2001), elaborada no âmbito dos chamados Records Management, expressão traduzida correntemente como Gestão de Documentos GD/DM, documento é definido como a “informação ou objeto gravado, que pode ser tratado como uma unidade”. Para além do conceito de documento [document], é também relevante o de record, por vezes traduzido como “registo” outras como “documento de arquivo”, sendo inúmeras vezes as situações em que é imprecisa a sua utilização, verificando-se o uso de ambos, quer nas práticas, quer na designação do âmbito, quer dos próprios sistemas tecnológicos de gestão, apontando para a existência, ou não, de características em que os documentos podem ser de “cariz informacional” sendo os records “apenas registos ou evidências”8.

24A Gestão Documental (Records Management) tem as suas raízes nos finais do século XIX com uma aproximação ao contexto administrativo de produção da informação, visando, sobretudo, o processo de gestão de documentos em ambiente físico e tendo como objetivo final o armazenamento num arquivo físico, institucionalmente assumido como arquivo histórico (Archive), configurando duas áreas (Records Management e Archives), dois atores (Records Manager e Archivist) e duas áreas de influência ao nível das práticas (anglo-saxónica e francesa).

  • 9 VELOSO, Catarina - Sistemas de Gestão Documental e Gestão da Qualidade: relevância e modelo de impl (...)

25No entanto, o termo foi-se tornando cada vez mais utilizado nas organizações e progressivamente associado à “desmaterialização dos documentos em papel”9.

26A norma ISO 15489-1:2001 define Records Management como a área de gestão responsável pelo controlo eficiente e sistemático da criação, receção, manutenção, utilização e eliminação de documentos ou records.

  • 10 INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO. (2006). - Guia para a elaboração de cadernos de en (...)

27A DGARQ apresenta a Gestão Documental como “o campo da gestão responsável por um controlo eficiente e sistemático da produção, recepção, manutenção, utilização e destino dos documentos de arquivo, incluindo os processos para constituir e manter prova e informação sobre actividades e transacções. A perspetiva adoptada é a do ciclo de vida continuada do documento (records continuum), em que se assume ser um documento o mesmo objecto qualquer que seja o período de vida em que se encontra, havendo solicitações diferenciadas dos utilizadores às quais correspondem processos específicos de gestão”10.

  • 11 Cf. PEREIRA, Adriana - Estruturação de um Sistema de Informação Ativo e Permanente: o impacto do si (...)

28Por sua vez, em 2009 Clare Want define Gestão de Documentos como a “gestão informatizada de documentos eletrónicos e em papel, formando uma solução de workflow que tem a capacidade de capturar documentos em papel através da digitalização, um sistema de base de dados para organizar documentos armazenados, e que possibilita o arquivo e a pesquisa”11.

  • 12 SHIPMAN, David - EDM Systems Ease Document Overload. Document Management [Em linha]. (1999).

29Uma definição que acentua a informatização e a progressiva afirmação do Sistema de Gestão de Documentos (SGD/DMS), sendo este definido como um “sistema que controla a criação/captura e o armazenamento dos documentos, a sua distribuição, a entrega às pessoas que precisam de os usar e o processo através do qual os documentos são atualizados. Isto inclui controlar a entrada, a revisão e a saída”12.

  • 13 SPRAGUE, Ralph H. Jr. - Electronic Document Management: Challenges and Opportunities for Informatio (...)
  • 14 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - “Gestão de Documentos e meio digital: um posicionamento urg (...)

30A evolução tecnológica acaba, pois, por tocar a área da Gestão de Documentos emergindo o conceito de “documento eletrónico”, uma componente que utiliza uma variedade de símbolos e meios de comunicação a fim de representar um conjunto de ideias e conceitos13, bem como a área da “Gestão de Documentos Eletrónicos” (GDE/EDM), que abarca as tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada (não está armazenada em bases de dados, por exemplo o e-mail, ficheiros de texto, imagem ou som, folhas de cálculo, etc.) de um órgão ou entidade14.

  • 15 ZANDOUT, Hind. and Farhi Marir - Document management systems from current capabilities towards inte (...)

31É, assim, natural a emergência dos “Sistemas de Gestão de Documentos Eletrónicos” que, na perspetiva de Zantout e Marir15, têm sido objeto de uma grande evolução tecnológica para que as suas implementações incluam a cada vez maior variedade de recursos informacionais.

32A tecnologia permite substituir com relativa facilidade um “Sistema de Gestão de Documentos” direcionado à produção em papel por um sistema automatizado que envolve a captura, fluxo e apresentação de vários tipos de informação e consequente recuperação, mesmo quando se trata de documentos multimédia com unidades de informação que integram vários ficheiros (“objetos digitais”).

33Perante esta evolução, perfeitamente visível nos dias de hoje, os Sistemas de Gestão de Documentos (SGD/EDM) atuais têm como principais funções:

  • manusear diretamente os documentos;

  • indexar e armazenar os documentos para posterior recuperação;

  • modelar e automatizar o fluxo dos documentos;

  • comunicar através do fluxo e troca de documentos;

  • colaborar em torno de documentos.

34O âmbito tecnológico delimita tipificações como a do documento estruturado, semiestruturado ou não estruturado, remetendo para a Gestão Documental a componente “estruturada” e fazendo emergir a mais recente “Gestão de Conteúdos” que se afirma no seio das organizações, e no meio empresarial em particular, verificando-se o refinamento da própria designação e a afirmação da denominação de “Gestão de Conteúdos Empresariais” ou Enterprise Content Management (ECM).

35De acordo com a Association for Information and Image Management (AIIM), a Gestão de Conteúdos Empresariais corresponde às “estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerir, armazenar, preservar e distribuir conteúdos e documentos relacionados com os processos organizacionais”. As ferramentas e estratégias que a ECM contempla permitem a “gestão da informação não-estruturada de uma organização, onde quer que a informação exista”.

  • 16 IVERSON, J., BURKART, P. - Managing Electronic Documents and Work Flows: Enterprise Content Managem (...)

36Nesta perspetiva a ECM visa reestruturar a pesquisa de informação em documentos, assim como reestruturar as práticas de recuperação de informação nas organizações, criando espaços de trabalho colaborativos ligados por workflows ou fluxos de trabalho16.

  • 17 PäIVäRINTA, Tero and BjøRN, Erik Munkvold - ECM: An Integrated Perspective on Information Managemen (...)

37Autores como Paivarinta e Munkvolt, salientam que o conceito de ECM não trata apenas de soluções tecnológicas mas envolve as competências, estratégias, ferramentas e processos que uma organização necessita para gerir os seus ativos de informação (information assets), no seu ciclo de vida. A ECM deve apoiar os objetivos organizacionais, bem como o modelo empresarial desejado, sendo que o mesmo é realizado através da conceção e implementação do modelo de conteúdos, que inclui todo o conteúdo informacional considerado relevante do ponto de vista do modelo empresarial. A implementação de um ECM é suportada pela infraestrutura tecnológica e pelos recursos e práticas administrativas17.

38Estes autores referem, ainda, que deve ser implementada a gestão da mudança com o intuito de ser possível existir um ajuste otimizado entre a empresa e o seu modelo de conteúdos, de infraestrutura e de administração, ao longo do tempo.

  • 18 SHEGDA, Karen and Mark Gilbert - Key issues for enterprise content management initiatives. Gartner, (...)

39Shegda18 afirma que a ECM representa por um lado uma estratégia para lidar com todos os tipos de conteúdos, por outro lado um conjunto de produtos de software para a gestão de todo o ciclo de vida dos conteúdos.

  • 19 PäIVäRINTA, Tero and BjøRN, Erik Munkvold - ECM: An Integrated Perspective on Information Managemen (...)

40Somos assim confrontados com uma ECM que combina a Gestão de Documentos, a Gestão de Records, a Gestão de Conteúdos web, a gestão de workflow e uma colaboração centrada no documento, ficando patente que a ECM, procurando ir ao encontro dos novos desafios da GI, persegue a “gestão do ciclo de vida integral dos conteúdos” (content lifecycle management), a fim de integrar soluções para a produção, captura, armazenamento, controlo de versões, distribuição, publicação, recuperação e conservação de conteúdos19.

41Em suma, da Gestão Documental à Gestão de Conteúdos é possível identificar duas perspetivas: uma de pendor “arquivística” e outra de pendor “tecnológico”.

42Neste sentido, pode enquadrar-se a perspetiva arquivística/records management numa visão pré-impacto da Sociedade da Informação e a perspetiva informática numa visão que decorre do desenvolvimento tecnológico inerente à afirmação da Sociedade da Informação, sendo que há uma adequação da definição do conceito em si, conforme as perspetivas.

43Atentando nas características apontadas ressaltam os muitos elementos comuns entre Gestão Documental e a mais abrangente Gestão de Informação, pois ambas visam a informação, recurso essencial para o funcionamento eficaz e eficiente de uma organização. A questão que se coloca centra-se ao nível da base teórica de que partem, ou não partem, e da origem operacional que está subjacente à formulação dos conceitos. No estudo realizado colocou-se o foco numa perspetiva integrada teoricamente sustentada, no âmbito da qual quer a Gestão Documental/Records Management, quer a Gestão de Conteúdos/Enterprise Content Management, são naturalmente consideradas como parte integrante da própria Gestão da Informação, a qual é inseparável do suporte dado pelas Tecnologias de Informação e Comunicação, com vista a responder eficazmente à crescente necessidade de produzir, organizar, armazenar, preservar, aceder e usar eficaz e eficientemente a informação produzida em meio digital ou registada em suportes tradicionais.

2. Sistemas de Gestão e Informatização

44Ao abordar os “Sistemas de Gestão” reportamo-nos aos modelos direcionados à gestão e melhoria contínua de políticas, procedimentos e processos de uma organização que, quando comprovados, são transpostos para normas que visam orientar a sua implementação.

45Numa perspetiva sistémica da GI no contexto organizacional, é hoje cada vez mais necessário para as organizações conceber, implementar e certificar o seu “Sistema de Gestão da Informação”, tal como nas últimas décadas foram concebidos, implementados e certificados os Sistemas de Gestão da Qualidade, constituindo, a par de outros, componentes operacionais fundamentais para o seu sucesso.

  • 20 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo; SILVA, Armando Malheiro da - Um modelo sistémico e integral (...)

46Acresce que, no seio das organizações as atenções centram-se na informação e, consequentemente, nas plataformas tecnológicas que sustentam a sua produção, armazenamento e comunicação, a par das profundas mudanças exigidas às diversas entidades que desenvolvem a sua atividade neste preciso contexto, sejam elas singulares ou coletivas, públicas ou privadas20.

  • 21 VIEIRA, R., et al. - A Reference Architecture for Records Management. The Proceedings of the 12th A (...)

47Relacionando a informatização com os “Sistemas de Gestão” constatamos que impera a diversidade sendo certo que, hoje em dia, os sistemas tecnológicos que suportam negócios e informação são desenvolvidos com o intuito primordial de agilizar e automatizar os processos, permitindo que as organizações colaborem, integrem e compartilhem informação de forma mais imediata. No setor público são destacados os esforços de cooperação com outros departamentos inerentes a esses processos, acrescendo aqui a importância de proporcionar uma linguagem comum, bem como a interoperabilidade entre os seus sistemas funcionais21.

  • 22 AIIM - What is ERM. [Em linha]. 2009. [Consult. 20 de nov. 2013]. Disponível em WWW: <url: http://www.aiim.org/What-is-ERM-Electronic-Records-Management>.
  • 23 ECM Corporation - Enterprise Records Management and Regulatory Compliance in EMEA: Applied Techonol (...)

48Da diversidade referida ressaltam os chamados Electronic Records Management System (ERMS) que visam fornecer uma estrutura, consistência, segurança e controlo sobre todos os records22. Atendendo ao que é referido pela ECM Corporation23, um sistema de ERM (Electronic Records Management) tem como finalidade identificar a informação que deve ser mantida, retê-la durante o tempo que for necessário e dispô-la sempre que for o caso e de forma auditada. Enquanto uma organização avalia e analisa a sua atuação conforme o seu ambiente regulamentar, deve também avaliar o esforço ao nível das Tecnologias de Informação necessárias para suportar a gestão de records no seu meio ambiente, sendo que essa avaliação começa com a resposta a três questões centrais:

  • Quanta informação deve ser gerida?

  • Que tipo de informação é que esse “volume” inclui?

  • Onde está localizada a informação?

49No que concerne ao Electronic Documents Management System (EDMS) este é apresentado como um sistema automatizado utilizado para apoiar a criação, utilização e manutenção de documentos criados eletronicamente a fim de melhorar o fluxo de trabalho de uma organização.

  • 24 JOHNSTON, Gary P., BOWEN, David V. - The benefits of Electronic Record Management Systems: A genera (...)

50Comparando EDMS e ERMS Johnston e Bowen referem que o EDMS não incorpora necessariamente a funcionalidade de manutenção de records, por isso, e como referido, os documentos podem ser de cariz informacional e não apenas registos ou evidências24, salientando a possibilidade de não inclusão da função de gestão de arquivo em soluções de gestão documental.

  • 25 NGUYEN, Linh Swatman Thuy, Paula M.C. and Bardo Fraunholz - EDMS, ERMS, ECMS or EDRMS: fighting thr (...)
  • 26 JIMÉNEZ, Joan Antoni - Arxivers-gestors de documents, uns professionals per les ISO 30300 i 30301. (...)

51Já Nguyen et al. consideram que quer o EDMS, quer o ERMS constituem, na sua essência, um conjunto de produtos e serviços cuja principal finalidade é controlar e armazenar informação, apresentando-se como sistemas especializados e associados a processos de desmaterialização, gestão documental e gestão de arquivo25. Jeménez26 acresce que a integração destes sistemas de gestão proporciona a produção e captura de documentos e da sua metainformação, o controlo das versões dos documentos, a localização e posterior recuperação dos documentos dentro do sistema e a gestão de permissões para cada utilizador.

  • 27 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - “Gestão de Documentos e meio digital: um posicionamento urg (...)

52Pinto chama a atenção para o facto de, nas organizações, a denominada Gestão Documental Digital tender a englobar quer o âmbito do EDM (Electronic Document Management) quer o do ERM (Electronic Records Management) no sentido de proporcionar o desenvolvimento de políticas de normalização/regulamentação, de estratégias, de procedimentos, de processos e tecnologias/soluções informáticas, bem como a sua operacionalização para a efetiva gestão dos “documentos digitais / eletrónicos”27.

53Confrontamo-nos, assim, com o aparecimento do mais recente EDRMS (Electronic Document and Records Management System) que consiste numa solução integrada de gestão documental, no sentido em que combina e integra as funcionalidades de EDM e de ERM e gere vários tipos de informação/conteúdo digital, tais como: documentos de processamento de texto, folhas de cálculo, e-mails, imagens e documentos digitalizados.

  • 28 NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA - Implementing an EDRMS : Key Considerations. [Em linha]. Canberra: (...)

54Um EDRMS apresenta como principais funcionalidades a criação, captura, descrição, proteção, recuperação, acesso, uso, manutenção, destruição ou transferência de documentos digitais28.

  • 29 IDEM, ibidem..

55Um sistema como o EDRMS visa proporcionar às organizações inúmeros benefícios que advêm da melhoria da gestão de informação digital que este proporciona, nomeadamente: aumentar a eficiência de negócio, proporcionar uma maior responsabilidade e reduzir os riscos do negócio29.

  • 30 MAGUIRE, Rachael - Lessons learned from implementing an electronic records management system. Recor (...)

56Maguire30 ressalva que a implementação de um EDRMS deve ser dividida em duas partes. A primeira está relacionada com a criação do próprio sistema e a segunda com as regras de negócio necessárias para suportar o sistema e tornar a sua utilização mais fácil. As decisões tomadas na implementação deste sistema revelam-se importantes para garantir a aceitação do mesmo. A criação de um EDRMS requer o seguimento de normas e padrões específicos que, por sua vez, suportam e guiam todo o processo.

  • 31 É de assinalar o uso da preposição “para” (for).

57No âmbito empresarial desenvolve-se a par do EDRM, e respetivo sistema tecnológico de suporte (EDRMS), a perspetiva que aponta para a Records and Information Management (RIM) e o respetivo foco na gestão de todos os “registos” de negócios através do seu ciclo de vida, emergindo, no domínio normativo direcionado aos sistemas de gestão organizacionais, orientações para a construção do Management System for31 Records (MRS).

3. O Management System for Records e o Sistema de Gestão da Informação

58O sucesso de uma organização depende, em grande parte, da implementação e manutenção de um sistema de gestão projetado para a melhoria contínua do seu desempenho e para atender as necessidades de todos os stakeholders.

59Como referido, a produção e a gestão de informação constitui uma parte integrante das atividades, processos e sistemas de qualquer organização. A informação permite a eficiência do negócio, a prestação de contas, a gestão de riscos, bem como a continuidade do negócio e a memória destes e da organização que os desenvolve.

60Neste contexto, emerge o Management System for Records (MSR) - ISO 30300: 2011 - que visa garantir a transparência e a rastreabilidade das decisões tomadas pela gestão de topo e o reconhecimento da responsabilidade.

  • 32 WEISE, Carl - Best Practices for Electronic Records Management. Infonomics, march-april (2009), p. (...)

61Weise32 acentua que o termo records management é, muitas vezes, ignorado pela própria gestão que, por sua vez, opta por denominar esta área como “conformidade e informação” ou “gestão do conhecimento”. Uma posição da gestão de topo que considera errada, defendendo que Records Management é um termo preciso e transparente e que desempenha uma função cada vez mais crucial nas organizações.

  • 33 IDEM, ibidem.

62Neste quadro, os Records Management requerem para a sua efetivação a utilização eficaz do recurso informação e de um software ERMS (Electronic Records Management System) que, por si só, deve incluir as funcionalidades de: gestão de captura e de digitalização, gestão de planos de classificação/ficheiros, gestão de retenção e eliminação, gestão de acessos, gestão do armazenamento e gestão de e-mail e de outros meios de comunicação33.

63A operacionalização desta função de gestão é alcançada através do suporte dado pelo ERMS que, por si só, deve incluir as funcionalidades de:

  • gestão de captura e de digitalização;

  • gestão de planos de classificação/ficheiros;

  • gestão de retenção e eliminação;

  • gestão de acesso e de biblioteca;

  • gestão do armazenamento;

    • 34 IDEM, ibidem.

    gestão de e-mail e de outros meios de comunicação34.

64A norma ISO 30300: 2011 aponta para o MSR estabelecendo uma framework de políticas, objetivos e diretivas que visam controlar os records da organização em “sistemas de records” e assim garantir que esses sistemas estejam em conformidade com os requisitos da organização.

  • 35 JIMÉNEZ, Joan Antoni - Arxivers-gestors de documents, uns professionals per les ISO 30300 i 30301. (...)

65Para Jiménez35 um MSR tem como principais características a sua fiabilidade; integridade; conformidade, exaustividade e o seu caráter sistemático.

  • 36 BUSTELO, Carlota - Beneficios de la implantación de la UNE ISO 30300. Jornada Técnica La norma UNE (...)

66De acordo com Bustelo36, o MSR proporciona às organizações uma melhoria substancial na gestão dos seus records, no sentido em que controla a informação de todas as suas atividades durante o tempo que for necessário para qualquer finalidade. Neste sentido, o MSR proporciona melhorias em áreas fundamentais de uma organização, sendo que essas melhorias passam por:

  • integração da gestão dos documentos nos processos de trabalho;

  • determinação de forma sistemática dos documentos que devem ser criados e quanto tempo devem ser conservados;

  • estabelecimento dos processos e controlos que podem ser automatizados;

  • racionalização dos planos de contingência e continuidade do negócio mediante a identificação da informação essencial;

  • preservação da memória coletiva ao longo do tempo;

  • eliminação de informação redundante e duplicada;

  • racionalização da informação partilhada;

  • complementaridade dos sistemas de segurança da informação e da gestão de riscos.

67Para a boa implementação de um Sistema de Gestão Documental é fundamental:

  • integrar os objetivos documentais nos objetivos estratégicos da organização;

  • ligar o sistema de gestão com a infraestrutura operativa da gestão de documentos;

  • implementar um quadro sistemático de melhoria contínua;

    • 37 IDEM, ibidem.

    comprometer a gestão de topo e proporcionar o apoio e os recursos necessários para a sua implementação37.

  • 38 JIMÉNEZ, Joan Antoni - Arxivers-gestors de documents, uns professionals per les ISO 30300 i 30301. (...)

68De acordo com Jiménez38, no processo de implementação de um Sistema de Gestão Documental, o gestor de informação tem um papel importante, pois é o profissional com o conhecimento adequado para auxiliar todo o processo. Desta forma tem como principais funções:

  • selecionar os documentos a capturar;

  • determinar como será feita a captura;

  • identificar como serão registados os documentos;

  • determinar como serão classificados e armazenados;

  • determinar quanto tempo terão de retenção;

  • determinar quem e como terá acesso aos documentos.

69A ISO 30301:2011 recomenda que numa implementação de um sistema de records, a organização em causa deve:

  • implementar os processos dos records em sistemas de records a fim de cumprir os objetivos dos records;

  • estabelecer um acompanhamento regular do desempenho dos sistemas de records relativamente aos requisitos de negócio e aos objetivos dos records;

  • gerir o funcionamento dos records.

70Independentemente do avanço que aqui transparece reconhecem-se imprecisões conceptuais operatórias e insuficiências na abordagem e atribuição de responsabilidades de gestão que decorrem da ausência de uma efetiva sustentação teórica da prática operacional.

  • 39 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo; SILVA, Armando Malheiro da - Um modelo sistémico e integral (...)

71De facto, o desenvolvimento e inclusão na Sociedade da Informação teve um início caracterizado pelo indiscutível papel central das TIC (Tecnologias de Informação e Comunicação), ficando visíveis as claras necessidades de apetrechamento tecnológico e disponibilização de recursos para fazer face a essa mudança, no entanto a “[…] Organização precisa de uma abordagem que congregue, desde a fase de concepção da plataforma tecnológica (hardware e software), até à produção, circulação, avaliação, armazenamento, disponibilização e preservação da informação, toda a Organização e os seus processos de negócio, [...] definindo e optimizando as regras e o fluxo […]”39.

72A base teórica é, pois, essencial para compreender contextos cada vez mais complexos e que mudam rapidamente não residindo na constatação de mudanças de “paradigma de produção documental”, ou passando pela mera aplicação de “modelos”, empíricos e não teóricos, como o do “ciclo de vida dos documentos de arquivo” (perspetiva arquivística tradicional) ou do records continuum (moderna perspetiva arquivística), associados, ou não, à pretensa “teoria das três idades”, com base nos quais se tem abordado a Gestão Documental ou mesmo procurado interpretar especificações de requisitos como o MoReq, separando, ou não, “Gestão de Documentos” (e o seu SGDE) de “Gestão de Documentos de Arquivo” (e o seu SGAE) ou enveredando por tipificações como as de “gestão documental contemporânea”, “gestão documental regulatória” e “gestão documental histórica”.

73No que respeita à Gestão da Informação, área de estudos indissociável da Produção da Informação, da Organização e Representação da Informação e do Comportamento Informacional, importa salientar como ponto de partida a definição de “informação”, conceito que orientou e situou o projeto desenvolvido no campo da Ciência da Informação (CI), a fim de melhor compreender o conceito relacionado de “GI”, sem esquecer as diversas perspetivas que se desenvolveram em torno do conceito.

  • 40 SILVA, Armando Malheiro da - A Informação: da compreensão do fenómeno e construção do objecto cient (...)

74De acordo com Silva, informação é o “conjunto estruturado de representações mentais e emocionais codificadas (signos e símbolos) e modeladas com/pela interacção social, passíveis de serem registadas num qualquer suporte material (papel, filme, banda magnética, disco compacto, etc.), e, portanto, comunicadas de forma assíncrona e multidireccionada”40.

75A informação é, sem dúvida alguma, um importante recurso estratégico em qualquer organização e, tal como outros recursos nela existentes (pessoas, capital, etc.), precisa ser gerido eficazmente.

  • 41 AIIM - What is Information Management. [Em linha]. 2009. [Consult. 20 de nov. 2013]. Disponível em (...)

76Na perspetiva da AIIM, a Gestão da Informação (GI), como a conhecemos atualmente, diz respeito à capacidade das organizações em capturar, gerir, preservar, armazenar e entregar a informação certa às pessoas certas, no momento certo41.

  • 42 PEREIRA, Adriana - Estruturação de um Sistema de Informação Ativo e Permanente: o impacto do sistem (...)

77No entanto, e numa organização, a GI é muito ativa em termos económicos e tenta responder à globalização, em termos de mercado e internacionalização. Assim, a informação adquire um caráter estratégico ao apoiar a tomada de decisão e ao regular o funcionamento das atividades desenvolvidas pela organização, ou seja, o fluxo de informação42.

  • 43 DETLOR, Brian – “Information Management”. International Journal of Information Management. [Em linh (...)

78De acordo com Detlor43, a GI consiste na “gestão de processos e sistemas que criam, adquirem, organizam, armazenam, distribuem e utilizam informação”. Desta forma, a GI tem como objetivo ajudar as pessoas e as organizações no acesso, processamento e uso da informação de forma eficiente e eficaz, o que proporcionará às organizações a possibilidade de operar de um modo mais competitivo e estratégico, auxiliando as pessoas a realizar melhor as suas tarefas. A GI reporta-se, assim, à gestão e controlo do ciclo de vida completo dos processos informacionais, que vão desde a sua criação à sua utilização para a melhoria da própria organização.

  • 44 DETLOR, Brian – “Information Management”. International Journal of Information Management. [Em linh (...)

79Detlor acentua a perspetiva da área da Gestão quando assinala que a gestão dos processos de informação é vista como uma vantagem estratégica que, por sua vez, oferece os seguintes benefícios a uma organização: redução de custos; redução dos riscos; valor adicionado aos seus serviços e produtos; criação de novo valor, através da introdução de novos serviços e produtos baseados na informação44.

  • 45 WILSON, Tom – “Information Management”. International Encyclopedia of Information and Library Scien (...)

80Com uma visão de pendor informacional, no DELTCI (Dicionário Eletrónico de Terminologia em Ciência da Informação) o verbete Gestão de Informação define-a como o ato de “lidar, administrar, encontrar soluções práticas desde a génese até ao efeito multiplicador do fluxo da informação e compreende um conjunto diversificado de actividades, a saber: produção, tratamento, registo e guarda, comunicação e uso da informação”. Da mesma forma, Wilson45 define a GI como “a aplicação dos princípios de gestão para a aquisição, organização, controlo, disseminação e uso de informação relevante para o funcionamento eficaz das organizações de todos os tipos”.

  • 46 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo; SILVA, Armando Malheiro da - Um modelo sistémico e integral (...)

81A GI “envolve toda a organização e os seus colaboradores, acompanha o dia-a-dia da organização e abarca todo o ciclo de vida da informação desde o planeamento, à criação, fluxo, avaliação, classificação, até ao armazenamento, preservação e disponibilização”. A mesma está cada vez mais relacionada com a Gestão da Qualidade, com o planeamento estratégico das organizações, com os processos organizacionais, sejam eles de gestão, de produção ou de implementação de tecnologias46.

  • 47 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - “Gestão de Documentos e meio digital: um posicionamento urg (...)

82Pinto47 acresce, ainda, que, na dimensão aplicada, a agregadora GI deve ser assumida em duas perspetivas, não preterindo nem secundarizando o foco no fenómeno e processo infocomunicacional:

  1. a informacional, sendo que é vista como uma área chave na organização, integrando o ciclo de gestão;

  2. a organizacional, tendo como base os principais vetores da organização: processos, pessoas e tecnologia.

  • 48 SILVA, Armando Malheiro da - A Informação: da compreensão do fenómeno e construção do objecto cient (...)

83Atentando no que refere Silva48, ao promover a articulação da tecnologia, dos processos, das pessoas e a GI nos processos de inovação organizacional, com um Sistema de Informação bem estruturado, uma organização pode ser considerada como uma organização forte e, nesse sentido pode encontrar na utilização de redes internas e externas, uma plataforma que permita responder aos desafios.

  • 49 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - Uma era, uma visão, um paradigma: da teoria à prática. Revi (...)
  • 50 Cf. PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo; SILVA, Armando Malheiro da - Um modelo sistémico e integ (...)

84Pinto49 salienta que a GI plena ou integral consubstancia-se, essencialmente, no modelo sistémico e interativo designado por SI-AP (Sistema de Informação Ativa e Permanente). Este modelo, desenvolvido com Silva, inspira-se na Teoria Sistémica e integra vários Módulos, que correspondem a duas fases distintas: a do diagnóstico/análise e a da explicação50.

Fig. 1 - Modelo SIAP

Fig. 1 - Modelo SIAP

85Para Pinto e Silva a GI, que integra decisivamente a Gestão de Documentos (seja o document ou o record), a Gestão de Conteúdos e a Gestão de Arquivos, abarca todo o ciclo de vida e de gestão da informação, toda a organização, os seus colaboradores e processos de negócio, sendo a sua cultura organizacional o sinal de caráter único e particular de cada organização e que se projeta no seu SIAP (Sistema de Informação Ativa e Permanente), isto é, no todo informacional constituído pela informação produzida, recebida, acumulada e usada pela Organização, resultado, reflexo e suporte para as suas atividades, tomadas de decisão e memória organizacional (cf. Fig. 1).

86Em alinhamento com este modelo que parte do conceito dinâmico de informação e da gestão integral do fenómeno e processo infocomunicacional, é inevitável associá-lo aos conceitos fundamentais para a temática em estudo, o de Sistema de Informação (SI) e o Sistema Tecnológico de Informação (STI) sendo de ressaltar a diversidade de aceções assumidas na literatura especializada.

  • 51 DIREÇÃO GERAL DE ARQUIVOS. - Orientações para a Gestão de Documentos de Arquivo. [Em linha]. Lisboa (...)

87Se atendermos ao que refere a DGARQ51, o sistema de informação consiste numa estrutura aplicacional especializada que contém e gere informação que pode ser processada e combinada de modo a obter diferentes produtos informacionais. Neste caso em concreto, quando os sistemas de informação associam “documentos eletrónicos de arquivo” [termo usado], estamos perante um sistema híbrido de informação, no sentido em que agrega módulos de gestão de documentos de arquivo, estabelecidos de acordo com requisitos imprescindíveis que, por sua vez, permitem garantir a sua autenticidade, integridade e fidedignidade.

  • 52 CARVALHO, J., AMARAL, L. - Matriz de Actividades: Um enquadramento conceptual para as Actividades d (...)

88Carvalho e Amaral52 entendem que a função do Sistema de Informação tem como preocupação gerir o recurso informação e o modo como essa informação é recolhida, armazenada, processada e distribuída na organização.

  • 53 DELTCI - Dicionário Eletrónico de Terminologia em Ciência da Informação. [Em linha]. [Consult. 3 de (...)

89Por sua vez, e colocando o foco na informação, no DELTCI, no verbete Sistema de Informação esta é definida como “uma totalidade formada pela interacção dinâmica das partes, ou seja, possui uma estrutura duradoura com um fluxo de estados no tempo. Assim sendo, um Sistema da Informação é constituído pelos diferentes tipos de informação registada, ou não, externamente ao sujeito (o que cada pessoa possui em sua memória é informação do sistema), não importa qual o suporte (material e tecnológico), de acordo com uma estrutura (entidade produtora/receptora) prolongada pela acção na linha do tempo”53.

  • 54 DELTCI - Dicionário Eletrónico de Terminologia em Ciência da Informação. [Em linha]. [Consult. 3 de (...)

90No que respeita à definição de Sistema Tecnológico de Informação é referenciado que consiste numa “infraestrutura tecnológica muito versátil e poderosa que também está a revolucionar as atitudes e as tarefas relacionadas com o fluxo informacional humano e social. Em CI ganha o qualificativo de suporte tecnológico especial, cuja informação processada, recolhida, acumulada e transmissível constitui parte integrante e dinâmica do Sistema de Informação propriamente dito”54.

  • 55 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - Preservmap : um roteiro da preservação na era digital. Port (...)

91Pinto destaca a importância desta diferenciação, nomeadamente quando assume a Preservação como variável da Gestão da informação, referindo que o Sistema Tecnológico de Informação “é assumido como a plataforma tecnológica - meio físico/lógico de suporte à produção, transmissão, armazenamento e acesso à informação que constitui o SI propriamente dito”55 tendo que ser considerado na sua complexidade mas também fragilidade.

92SI e STI são, pois, fundamentais e diferentes mas indissociáveis.

93RIM e MRS mais não são do que decorrências de uma evolução operacional iniciada com a EDM e a ERM, e respetivos sistemas de gestão, que, depois de um percurso sinuoso, tende a confluir para o foco em todo do ciclo de vida da informação a gerir no âmbito da fundamental área transversal que é a Gestão da Informação. A GI exige o compromisso inerente à criação de um efetivo “Sistema de Gestão da Informação” mas, mais uma vez, o campo da operacionalização de base normativa revela carências de bases teóricas que patenteiem inequivocamente este ponto de chegada.

94De seguida, descreve-se o olhar sistémico e a plena integração que deverá conduzir à estruturação do SGIAP.

4. Um projeto que visa o “Sistema de Gestão de Informação Ativa e Permanente”

4.1. Normas, modelos e ferramentas

95Enquadrando a diversidade de perspetivas e de soluções tecnológicas em torno da “Gestão de Registos Eletrónicos”, da “Gestão de Conteúdos Empresariais” e da “Gestão da Informação”, existe uma também diversificada produção normativa que visa orientar, ao nível operacional, a conceção e implementação destas ferramentas a fim de que as organizações possam usufruir legal e eficazmente das capacidades/funcionalidades que pretendem oferecer.

96De facto, é natural que se atente em instrumentos como as normas e modelos que nelas são indicados, considerando, por um lado, o desenvolvimento desde a segunda metade do século XX de áreas como a da Qualidade no seio das organizações, e, por outro lado, que é imprescindível para as mesmas garantir uma eficiente e eficaz gestão da informação que possuem e necessitam, assim como o acesso a informação confiável e na hora certa para a tomada de decisão.

  • 56 ELLIS, Judith - Compliance to Recordkeeping Standards – An Overview. Transformation of Records Mana (...)

97A utilização de normas neste âmbito visa permitir que uma organização tenha conformidade legal e de proteção; atenda às exigências normativas e de prestação de contas; garanta a gestão dos riscos; avalie áreas específicas da organização em termos de qualidade e certificação, nomeadamente analisar comparativamente outras organizações; defina e avalie medidas de desempenho; identifique áreas para ação corretiva; desenvolva estratégias alargadas para a manutenção dos “registos”56.

98Como referido, a ISO 15489 constituiu um primeiro passo que ocorre num momento em que as mais conhecidas eram as normas da família ISO 9000, especialmente a ISO 9001. A ISO 15489 prevê a integração com outros processos de negócio e consequentemente com sistemas de gestão que, ao abrigo de outras normas, se vinham a implementar nas organizações, nomeadamente o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). No entanto, não entrava na ideia de “melhoria contínua” que se afirmava, envolvendo ações preventivas ou de melhoria e ações corretivas, não sendo também certificável, e, por isso, não conquistando a imprescindível atenção dos gestores de topo.

99A família ISO 30300-30301, publicadas no final de 2011, vêm alterar esta situação procurando mobilizar, quer consultores, quer empresas de desenvolvimento de software verificando-se que empresas certificadas pela ISO 9001 já demonstraram interesse em integrar a área da Gestão Documental/Arquivo no respetivo Sistema de Gestão da Qualidade, inserindo os processos de gestão de documentos na dinâmica de monitorização e desenvolvimento dos restantes processos.

100Esta mudança de atitude poderá arrastar consigo a utilização de todo um manancial normativo que tem vindo a ser desenvolvido e publicado na última década e que fica patente na figura do ciclo de gestão apresentado abaixo e desenvolvido por Pinto, no qual se demonstra que a par da convocação do conhecimento teórico este implicará o uso adequado de instrumentos, ferramentas e técnicas de operacionalização passíveis de aplicação ao longo do ciclo de vida da informação, não sendo de forma alguma exaustivo mas uma mera exemplificação do que está, de facto, envolvido numa efetiva GI que acompanhe todo o ciclo de vida da informação (cf. Figura. 2).

101Na abordagem a efetuar à GI é importante realçar três importantes vetores, aos quais estão associados normas que orientam o seu desenvolvimento:

  • a estratégia, vetor que está associado à norma ISO 30300;

  • das operações, que está associado à norma ISO 15489;

    • 57 IDEM, ibidem..

    e o dos sistemas, que está associado à norma ISO 1617557.

  • 58 Versão publicada em PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - “Gestão de Documentos e meio digital: u (...)

Fig. 2 – Um único ciclo de gestão58

Fig. 2 – Um único ciclo de gestão58
  • 59 IDEM, ibidem..

102A temática abordada no projeto englobou obrigatoriamente uma componente tecnológica que, por sua vez, era indissociável da vertente normativa, que subjaz à certificação pretendida, e que se vem expandindo desde a publicação da Norma ISO 15489, em 2001, mostrando os caminhos, quer paralelos, quer cruzados, da Gestão de Documentos vs Gestão da Informação vs Gestão de Conteúdos vs Gestão do Conhecimento vs Tecnologia59.

103Neste contexto, e considerando a importância dos sistemas tecnológicos, teremos ainda que acrescer à base normativa o MoReq, Modular Requirements for Records Systems, um modelo de especificação que incide nos requisitos funcionais e não funcionais para Sistemas de Gestão de Arquivos Eletrónicos.

104O MoReq foi publicado pelo DLM Forum em 2001 e, desde logo, se reconheceu o valor da utilização deste modelo como base para a aquisição ou desenvolvimento de EDMS e ERMS.

105Para fazer face às mudanças tecnológicas que foram ocorrendo ao longo da última década, os processos de criação, captura e gestão de documentos eletrónicos foram, em certa medida, afetados e nesse sentido foi fulcral ocorrer uma revisão do MoReq, sendo lançado em 2008 o MoReq2. Nesta nova versão foi introduzido um programa de testes e certificação dos sistemas, o que proporcionou um avanço significativo, pois pela primeira vez os sistemas documentais poderiam ser certificados, em conformidade com o MoReq.

  • 60 DLM FORUM - Information Governance across Europe: Press Release. DLM Forum Foundation. [Em linha]. (...)

106Atualmente, o MoReq faz por acompanhar as necessidades tecnológicas existentes tendo sido lançado o MoReq2010 que, por sua vez, tem como principal novidade a inclusão de duas características importantes: a “modularidade” e a “interoperabilidade”. A modularidade é conseguida através da especificação de um conjunto de serviços básicos comuns a todos os records systems. A interoperabilidade passa pelo facto do MoReq2010 poder ser ampliado e modificado com vista a atender às necessidades específicas de organizações de diferentes setores60.

  • 61 VIEIRA, R., BORBINHA, J. (2011) - MoReq2010 : Uma Apresentação. 10º Encontro Nacional de Arquivos M (...)

107O MoReq2010, considerado a nova geração de especificação de requisitos para a Gestão de Documentos, foi criado para tentar suprir as atuais necessidades das organizações na gestão de registos e documentos eletrónicos. Vieira e Borbinha61 acrescem que, em relação aos seus antecessores, o MoReq2010 apresenta várias alterações: novos requisitos, nova estrutura, novos conceitos, uma diferente organização, uma completa nova visão da gestão de documentos de arquivo. A especificação está agora organizada por módulos de funcionalidades que podem integrar um conjunto de requisitos base.

  • 62 DLM FORUM - Information Governance across Europe: Press Release. DLM Forum Foundation. [Em linha]. (...)

108Dadas as suas características e capacidades, a certificação de sistemas pelo MoReq2010 torna todos os Sistemas de Gestão de Documentos criados, até então, obsoletos. Recentemente, o software Microsoft SharePoint tornou-se no primeiro sistema de uma nova geração de sistemas de gestão documental interoperáveis e certificados e teve como base o MoReq201062.

  • 63 ALSUP, Mike - SharePoint2010 for Records Management : Add-On Requirements and Capabilities that tak (...)
  • 64 IDEM, ibidem..

109Atentando ao que é referido por Alsup63, e tomando como caso de referência a solução SharePoint, é importante ter em consideração que para concentrar a gestão de conteúdos e a gestão de documentos de toda a organização neste sistema é fundamental adicionar dois recursos fundamentais: requisitos de conformidade e requisitos de gestão. Os requisitos de conformidade têm como objetivo alargar e promover as capacidades de gestão documental do SharePoint, a fim de este desempenhar as funções de gestão de documentos tradicional, necessários para a certificação do MoReq2010 ou para a norma americana DoD 5015.2 que, por sua vez, indicam os recursos necessários para a gestão documental nas organizações. Já os requisitos de gestão englobam a política, os processos e a automação para garantir que todos os sites do SharePoint, numa organização, suportem consistentemente os requisitos de conformidade. Da mesma forma, os recursos de gestão reforçam a consistência e impulsionam a adoção do utilizador do SharePoint, através de um ciclo de vida e gestão da informação transparente64.

110A adaptação de soluções como o SharePoint, levanta algumas questões, nomeadamente relacionadas com a “gestão do ciclo de vida da informação”, visto ser esta a principal finalidade de soluções deste tipo.

  • 65 LUEDERS, Don - Records Management, SharePoint and Integrated Information Lifecycle Management. [Em (...)

111No ponto de vista de Lueders65, a expressão “solução de gestão de “registos” (records management solutions) não tem, atualmente, muita relevância, no sentido em que é importante que as “soluções de gestão de informação” (information management solutions) abordem todas as fases do ciclo de vida da informação, incluindo todas as funções tradicionais de “gestão de “registos” (Records Management) mas também, muitas competências que em tempos foram consideradas fora das responsabilidades padrão dos Records Management.

112O autor denomina esta solução de modelo de “Gestão Integrada do Ciclo de Vida da Informação” (Integrated Information Lifecycle Management) e é desta forma que encara uma ferramenta como SharePoint.

113A par da MoReq, e debruçando-se sobre os sistemas de gestão informatizados, a norma ISO 16175 (1,2 e 3) identifica e descreve os requisitos funcionais para a implementação do que designa por Digital Records Management System em “ambientes de escritório eletrónico”.

114Esta norma estrutura-se em três partes: a parte 1 diz respeito à apresentação da visão geral e à declaração de princípios, a parte 2 corresponde à apresentação das diretrizes e requisitos funcionais para sistemas de gestão de “registos” digitais e a parte 3 diz respeito à apresentação das diretrizes e requisitos funcionais para “registos” em sistemas de negócio.

115Em termos gerais a ISO 16175 vem suportar a construção de sistemas de gestão digitais considerados fundamentais para a manutenção eficiente e eficaz dos principais ativos de uma organização.

116Na parte 2, a ISO 16175-2, apresenta os requisitos funcionais estruturados em quatro grupos: criar, manter, disseminar e administrar, sendo que dentro de cada um destes grupos estão associadas funcionalidades específicas do sistema.

117No ponto criar, os requisitos concentram-se na funcionalidade de captura do conteúdo, estrutura, contexto e no formato dos records a fim de garantir que estes representem confiável e autenticamente as atividades de negócio para as quais foram criados. Tal inclui requisitos para identificação, classificação e agregação de records.

118Os requisitos do ponto manter concentram-se na funcionalidade de manter a autenticidade e confiabilidade dos registos que, por sua vez, inclui o acesso e segurança, a conservação e eliminação mantendo a meta-informação, a gestão de registos híbridos e o apoio à migração, exportação e destruição.

119No ponto disseminar, os requisitos focam-se na funcionalidade de pesquisa, recuperação e exibição de informação, visto que os ERMS precisam de reproduzir conteúdo que seja de fácil leitura e que possa ser acedido em tempo útil.

120Os requisitos do ponto administrar focam-se na funcionalidade direcionada para os administradores do sistema, que permite gerir os parâmetros do sistema, backup e restore de informação e gerar relatórios do sistema. Tal inclui requisitos para a criação, inclusão, exclusão ou alteração dos elementos de meta-informação (ISO 16175-2:2011).

121Os requisitos funcionais focam os resultados necessários para garantir que os records são geridos de forma adequada, independentemente do tipo de sistema de gestão de records implementado. Uma vez que os requisitos funcionais fornecem uma descrição de alto nível da funcionalidade da gestão de records em vez de especificações detalhadas, reconhece-se que as técnicas e estratégias para alcançar os resultados dependerão do tipo de sistema que está a ser usado. Desta forma, cada organização deve adaptar os requisitos funcionais de acordo com as suas necessidades de negócio (ISO 16175-2:2011).

122Relativamente à parte 3 da ISO 16175, esta apresenta os requisitos funcionais para os records num sistema de negócio que, por sua vez, consiste num sistema automatizado que cria, gere ou armazena informação sobre as atividades da organização. Estes sistemas diferem do ERMS e do EDRMS, pois incluem nas suas funcionalidades a gestão de processos, gestão de conteúdos, gestão de recursos humanos e sistemas de gestão financeira. Os requisitos funcionais são apresentados em quatro categorias, sendo que cada uma representa um diferente conceito de gestão de records: 1) criação de “registos” no contexto; 2) gestão e manutenção de “registos”; 3) apoiar a importação, exportação e interoperabilidade; 4) retenção e eliminação de records.

123Estamos, pois, perante dois modelos de requisitos que se complementam e que, dessa forma, foram assumidos no trabalho desenvolvido.

4.2. O (re) desenho de processos e sistemas de gestão

124Ao sucesso de uma organização é associado, assim, o contributo da implementação e manutenção de um “sistema de gestão” projetado para a melhoria contínua do seu desempenho e para atender as necessidades de todos os stakeholders, afirmando-se especificamente o caso relativo ao MSR, ou, na nossa proposta ao “Sistema de Gestão da Informação Ativa e Permanente” (SGIAP).

125Como exposto, a GI é parte integrante das atividades, processos e sistemas de qualquer organização e, aos designados records são apontadas características como: a possibilidade de permitirem a eficiência do negócio, a prestação de contas, a gestão de riscos, bem como a continuidade do negócio e a sua memória no longo prazo.

126No posicionamento assumido entendemos por records toda a informação que integrará o SIAP, isto é, a informação produzida, recebida ou capturada que evidencia a ação que esteve na sua origem, bem como a pertinência, densidade e necessidade de uso que determinaram a sua não eliminação mas seleção para integrar o conjunto informacional destinado a preservação no longo termo, isto é, a informação que constitui o “Sistema de Informação Organizacional”.

127O desenvolvimento já referenciado em torno dos EDMS, ERMS e ECM, permitiu chegar ao foco no MSR - um Management System for Records (Sistema de Gestão para Records) – que interpretamos como um Sistema de Gestão de Informação.

128Situamo-nos, assim, ao nível das práticas que conduziram à elaboração da já referida norma ISO 30300:2011, segundo a qual o Management System for Records (MSR) estabelece uma framework de políticas, objetivos e diretivas que controla a informação da organização através de “Sistemas de Gestão para Records” e garante que esses sistemas estejam em conformidade com os requisitos da organização. Indicando, ainda que a implementação de um MSR numa organização ajuda, também, a garantir a transparência e a rastreabilidade das decisões tomadas pela gestão de topo e o reconhecimento da responsabilidade.

129Tendo presente o pensamento sistémico, pode-se interpretar esta mudança como mais um passo no sentido da formulação teórica de uma GI integradora e direcionada à constituição de um SIAP, com o suporte conferido pela existência de um “Sistema de Gestão de Informação”.

130Não se deixa, contudo, de registar o facto de ainda se centrar demasiado na componente operacional, não passando a norma de um mero instrumento orientador passível de ser usado, mas que se vai confrontar com organizações sem as competências teóricas e técnicas em gestão da informação que possam enquadrar devidamente estas ferramentas de operacionalização na implementação do tão necessário Sistema de Gestão da Informação e, se for o caso, caminhar solidamente para a obtenção da “certificação” tão desejada quer por organizações, quer por fornecedores de software.

131A imagem abaixo ilustra uma proposta de visão geral do enquadramento dos instrumentos normativos e do conceito de MSR, proposto pelos mesmos, acrescido da base teórica essencial para todo o processo de operacionalização, o modelo SIAP.

132Esta proposta de configuração global constitui o que se designou por SGIAP, o Sistema de Gestão de Informação Ativa e Permanente, não só para os “documentos”, para os records ou para os conteúdos, mas direcionado a todo o SIO (Sistema de Informação Organizacional), numa base holística e sistémica.

  • 66 Adapt. de PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo; SILVA, Armando Malheiro da - Um modelo sistémico e (...)

Fig. 3 - Configuração global do SGIAP66

Fig. 3 - Configuração global do SGIAP66

133No contexto apresentado, o posicionamento sistémico de partida permitiu não só equacionar a perspetiva organizacional mas também a perspetiva tecnológica fortemente dependente dos modelos de especificação de requisitos.

134No caso vertente teve um papel fundamental a visão orientada a Serviços proposta pelo MoReq, que, sustentado nas principais fases do ciclo de vida da informação, configura uma Estrutura de Serviços que consideramos de GI, isto é, serviços a prestar no âmbito da Gestão da Informação, com o suporte de um, ou mais, produtos de software, de acordo com a representação abaixo.

135A figura 4 permite perceber o enquadramento do software que estava sob análise - o iPortalDoc - na Estrutura de Serviços de Suporte à gestão do ciclo de vida da informação, numa ótica de serviços sustentados em processos, a definir por cada organização em função das suas necessidades, que estarão articulados com os módulos e funcionalidades do software, apoiando e orientando o ciclo de atividades e tarefas, atores envolvidos, bem como a integração com outros processos de negócio e interoperação ao nível de hardware, software e serviços.

Fig. 4– Enquadramento e Estrutura de “Serviços” de suporte à GI

Fig. 4– Enquadramento e Estrutura de “Serviços” de suporte à GI

136Uma mudança que se reflete num “novo produto” que surge, assim, de uma visão completamente reformulada do contexto e papel da Gestão Documental, enquadrado por uma nova arquitetura que será visível nas práticas mais sustentáveis que se pretendem alicerçar. Como atributos-chave do novo produto consideraram-se os seguintes:

  • Visão integrada do Sistema de Gestão de Documentos, quer com base numa única aplicação centralizada, quer por diferentes subsistemas que produzam documentos;

  • Rastreabilidade constante, através de auditorias para proporcionar condições para a captura de documentos em qualquer tipo de suporte;

  • Migração transparente entre diferentes Sistemas de Gestão de Documentos, sempre que for necessário, não descurando as políticas de preservação digital;

  • Realização de auditorias de conformidade, através de testes de certificação MoReq2010 ou de outra especificação neste âmbito.

137No que respeita à framework de processos organizacionais, os processos centrais do novo software, atendendo às suas principais características, são:

  • processo de captura, aquando da introdução de documentos;

  • processo de gestão, onde são realizadas as atividades relacionadas com a manutenção dos documentos;

  • processo de preservação, onde estão reunidas todas as configurações para a seleção, retenção e eliminação dos documentos;

  • processo de publicação onde se proporciona a disponibilização dos documentos ao utilizador do sistema.

138Neste contexto foi desenhada uma possível arquitetura para o iPortalDocMsr, ou, numa aceção de base mais teórica, iPortalSGIAP, indo ao encontro dos aspetos anteriormente referidos e do Documento de Especificação de Requisitos produzido.

139A arquitetura de serviços proposta pelo MoReq2010 constituiu um ponto de partida sustentando-se nessa arquitetura a estrutura de operacionalização do que designamos por Sistema de Gestão de Informação Ativa e Permamente (SGIAP) direcionado a uma eficiente e eficaz gestão do ciclo de vida da informação, potenciando a conformidade identificada nos módulos e funcionalidades do iPortalDoc por forma a obter uma proposta de estrutura o mais completa possível. A figura que se segue apresenta a arquitetura que se pretende alcançar ao nível do software, contemplando os processos básicos para garantir a gestão de todo o ciclo de vida da informação a ser suportada pelo sistema tecnológico de informação.

Fig. 5– iPortalDocMsr – Proposta de Arquitetura

Fig. 5– iPortalDocMsr – Proposta de Arquitetura

140Pretende-se passar de uma visão restrita do ciclo de vida, existente na anterior conceção do iPortalDoc, para uma visão completa e integrada mas que não complexifique o processo de interação com o utilizador, ponto forte da aplicação e que não pode ser perdido.

141Mantêm-se, assim, os módulos mais robustos do iPortalDoc, envolvendo concretamente o Serviço de Pesquisa, o Serviço de Exportação, o Serviço de Utilizadores e Grupos e o Serviço de Perfis. Introduzem-se melhorias nos módulos que apresentaram não conformidades, ao nível do Registo de Documentos, da Classificação e do Serviço de Meta-informação. Propõe-se, por fim, o desenvolvimento de novos módulos que suportem o Serviço de Seleção e Eliminação e o Serviço de Retenção.

Considerações finais

142Com o estudo efetuado procurou-se demonstrar como o que poderia ser apenas um projeto para a elaboração de um Documento de Especificação de Requisitos para o desenvolvimento de um software, se pode transformar numa oportunidade para discutir conceitos e abordagens teóricas, ou práticas que se pensavam ser teorias, fazendo-as refletir no produto final.

143Uma aproximação que associou uma orientação através de um modelo teórico (SIAP) a instrumentos normativos direcionados à operacionalização de boas práticas e considerou uma evolução que caminhou, pela via técnica e da prática das organizações, no sentido de assegurar a eficiente e eficaz gestão de todo o ciclo de vida da informação, garantindo os atributos essenciais da autenticidade, integridade, fidedignidade e inteligibilidade da informação e as necessidades de preservação, acesso e uso continuado no longo prazo.

144Como ponto de partida, aliaram-se os campos científicos da CI e da Engenharia de Requisitos e procurou-se compreender e situar a Gestão de Documentos, e áreas relacionadas, no âmbito da Gestão da Informação, área de estudos em CI e área funcional cada vez mais importante para a atividade das diversas entidades.

145Neste contexto, especificaram-se os requisitos para o desenvolvimento de um software que se assumiu como parte integrante de um Sistema de Gestão de Informação (o SGIAP) e direcionado a todo o Sistema de Informação Organizacional (SIO). Uma perspetiva holística e sistémica sustentada no modelo teórico SIAP e que alia a componente tecnológica a requisitos de pendor mais organizacional e de estratégia/políticas, considerando as normas ISO 30300 e ISO 30301, com um processo de operacionalização que tem como referência a Estrutura de Serviços de GI, em linha com o MoReq2010.

  • 67 DLM FORUM - Information Governance across Europe : MoReq – Modular Requirements for Records Systems(...)

146Entre os objetivos encontrava-se o de contribuir para a contínua monitorização e melhoria dos processos de GI através da possibilidade da certificação do referido software como MoReq compliant, em alinhamento com uma nova geração de “sistemas de gestão documental”, caracterizados como sendo interoperáveis e certificáveis, tendo como base o modelo europeu MoReq201067, completado com as especificações da norma ISO 16175 (partes 1, 2, e 3).

147Na atualidade, os fornecedores de software e serviços não se podem confinar à componente tecnológica de um MSR nem direcionar-se apenas “para” os documentos, ou “para” os records, mas devem caminhar para a estruturação de um efetivo SGIAP que contemple todo o ciclo de vida da informação, a pluridimensionalidade da informação a gerir em sistemas de informação híbridos, a interoperabilidade, desde logo com os sistemas de gestão internos à organização, e o direcionamento à gestão de informação de qualidade em alinhamento com a Estratégia e Política de Gestão de Informação da Organização e do contexto em que esta atua.

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Notes

1 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo; SILVA, Armando Malheiro da - Um modelo sistémico e integral de gestão da informação nas organizações. CONTECSI Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação, 2. São Paulo: TECSI/FEA/USP, 2005.

2 ANYA, Obinna; TAWFIK, Hissam; NAGAR, Atulya - A conceptual design of an adaptative and collaborative e-work environment. Proceedings of the First Asia International Conference on Modelling & Simulation (AMS'07). [Em linha]. (2007).

3 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - Uma era, uma visão, um paradigma: da teoria à prática. Revista da Faculdade de Letras: ciências e técnicas do património. Porto. ISSN 1645-4936. I Série, Vol.4, (2005), p. 101-123.

4 País e entidade que desde finais da década de 90 do séc. XX estão na vanguarda da reflexão e do desenvolvimento de instrumentos operacionais neste âmbito, muitos dos quais estão na origem de várias normas ISO. Cf. NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. [Em linha]. (2013). Disponível em WWW: <url: http://www.naa.gov.au/>.

5 Cf. por exemplo as “Orientações para a Gestão de Documentos de Arquivo” (DGARQ, 2012) ou as várias portarias de Gestão de Documentos.

6 INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO. (2006). - Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas eletrónicos de gestão de arquivos. [Em linha]. Lisboa: IAN/TT. (2006). [Consult. 26 nov. 2013]. Disponível em WWW: <url: http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/sega.pdf>

7 INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO. (2006). - Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas eletrónicos de gestão de arquivos. [Em linha]. Lisboa: IAN/TT. (2006). [Consult. 26 nov. 2013]. Disponível em WWW: <url: http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/sega.pdf>.

8 JOHNSTON, Gary P., BOWEN, David V. - The benefits of Electronic Record Management Systems: A general review of published and some unpublished cases. Record Management Journal. [Em linha] Vol. 15, nº 3 (2005), p. 131-140.

9 VELOSO, Catarina - Sistemas de Gestão Documental e Gestão da Qualidade: relevância e modelo de implementação. Porto: Universidade do Porto, 2011. Dissertação de Mestrado.

10 INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO. (2006). - Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas eletrónicos de gestão de arquivos. [Em linha]. Lisboa: IAN/TT. (2006). [Consult. 26 nov. 2013]. Disponível em WWW: <url: http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/sega.pdf>.

11 Cf. PEREIRA, Adriana - Estruturação de um Sistema de Informação Ativo e Permanente: o impacto do sistema SIGARRA. Porto: Universidade do Porto, 2013. Dissertação de Mestrado.

12 SHIPMAN, David - EDM Systems Ease Document Overload. Document Management [Em linha]. (1999).

13 SPRAGUE, Ralph H. Jr. - Electronic Document Management: Challenges and Opportunities for Information Systems Managers. MIS Quarterly, Vol. 19, Nº 1, (1995) p. 29-49.

14 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - “Gestão de Documentos e meio digital: um posicionamento urgente e estratégico”. In CIANCONI, Regina de Barros; CORDEIRO Rosa Inês de Novais; MARCONDES, Carlos Henrique, (Orgs.) - Gestão do conhecimento, da informação e de documentos em contextos informacionais. Niterói: PPGCI/UFF. (Coleção Estudos da Informação, 3), 2013. ISBN 978-85-228-1026-0.

15 ZANDOUT, Hind. and Farhi Marir - Document management systems from current capabilities towards intelligent information retrieval: an overview. International Journal of Information Management [Em linha]. Nº 19 (1999).

16 IVERSON, J., BURKART, P. - Managing Electronic Documents and Work Flows: Enterprise Content Management at Work in Nonprofit Organizations. Nonprofit Management and Leadership. [Em linha]. Vol. 17, nº 4. (2007), p. 403-419. Disponível em WWW: <url: http://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/nml.160/abstract>.

17 PäIVäRINTA, Tero and BjøRN, Erik Munkvold - ECM: An Integrated Perspective on Information Management. Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS). Big Island, 2005.

18 SHEGDA, Karen and Mark Gilbert - Key issues for enterprise content management initiatives. Gartner, Inc., 2009. Disponível em WWW: <url:http://www.gartner.com/it/content/787300/787313/key_issues_for_enterprise_cm.pdf>

19 PäIVäRINTA, Tero and BjøRN, Erik Munkvold - ECM: An Integrated Perspective on Information Management. Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS). Big Island, 2005.

20 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo; SILVA, Armando Malheiro da - Um modelo sistémico e integral de gestão da informação nas organizações. CONTECSI Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação, 2, São Paulo: TECSI/FEA/USP, 2005.

21 VIEIRA, R., et al. - A Reference Architecture for Records Management. The Proceedings of the 12th Annual International Conference on Digital Government Research. (2011).

22 AIIM - What is ERM. [Em linha]. 2009. [Consult. 20 de nov. 2013]. Disponível em WWW: <url: http://www.aiim.org/What-is-ERM-Electronic-Records-Management>.

23 ECM Corporation - Enterprise Records Management and Regulatory Compliance in EMEA: Applied Techonology. [Em linha]. ECM Corporation. (2008).

24 JOHNSTON, Gary P., BOWEN, David V. - The benefits of Electronic Record Management Systems: A general review of published and some unpublished cases. Record Management Journal. [Em linha] Vol. 15, nº 3 (2005), p. 131-140.

25 NGUYEN, Linh Swatman Thuy, Paula M.C. and Bardo Fraunholz - EDMS, ERMS, ECMS or EDRMS: fighting through the acronyms towards a strategy for effective corporate records management. ACIS2007 Toowoomba 5 to 7 December 2007: proceedings of the 18th Australasian conference on information systems. [Em linha]. University of Southern Queensland, Toowoomba, Qld. (2007).

26 JIMÉNEZ, Joan Antoni - Arxivers-gestors de documents, uns professionals per les ISO 30300 i 30301. Jornada Técnica La norma UNE ISO 30300: Aplicaciones en las empresas. Barcelona: Generalitat de Catalunya Departament de Cultura. (2012).

27 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - “Gestão de Documentos e meio digital: um posicionamento urgente e estratégico”. In CIANCONI, Regina de Barros; CORDEIRO Rosa Inês de Novais; MARCONDES, Carlos Henrique, (Orgs.) - Gestão do conhecimento, da informação e de documentos em contextos informacionais. Niterói: PPGCI/UFF. (Coleção Estudos da Informação, 3), 2013. ISBN 978-85-228-1026-0.

28 NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA - Implementing an EDRMS : Key Considerations. [Em linha]. Canberra: National Archives of Australia, 2011. Disponível em WWW: <url: http://www.naa.gov.au/Images/EDRMS%20key%20considerations%20publication%20-%20April%202011_tcm16-47289.pdf>.

29 IDEM, ibidem..

30 MAGUIRE, Rachael - Lessons learned from implementing an electronic records management system. Records Management Journal. [Em linha]. Vol.15, nº 3 (2005), p. 150-157.

31 É de assinalar o uso da preposição “para” (for).

32 WEISE, Carl - Best Practices for Electronic Records Management. Infonomics, march-april (2009), p. 48-50.

33 IDEM, ibidem.

34 IDEM, ibidem.

35 JIMÉNEZ, Joan Antoni - Arxivers-gestors de documents, uns professionals per les ISO 30300 i 30301. Jornada Técnica La norma UNE ISO 30300: Aplicaciones en las empresas. Barcelona: Generalitat de Catalunya Departament de Cultura. (2012).

36 BUSTELO, Carlota - Beneficios de la implantación de la UNE ISO 30300. Jornada Técnica La norma UNE ISO 30300: Aplicaciones en las empresas. [Em linha]. (2012). Barcelona: Generalitat de Catalunya Departament de Cultura.

37 IDEM, ibidem.

38 JIMÉNEZ, Joan Antoni - Arxivers-gestors de documents, uns professionals per les ISO 30300 i 30301. Jornada Técnica La norma UNE ISO 30300: Aplicaciones en las empresas. Barcelona: Generalitat de Catalunya Departament de Cultura. (2012).

39 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo; SILVA, Armando Malheiro da - Um modelo sistémico e integral de gestão da informação nas organizações. CONTECSI Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação, 2, São Paulo: TECSI/FEA/USP, 2005.

40 SILVA, Armando Malheiro da - A Informação: da compreensão do fenómeno e construção do objecto científico. Porto: Edições Afrontamento, 2006. ISBN 972-36- 0859-6.

41 AIIM - What is Information Management. [Em linha]. 2009. [Consult. 20 de nov. 2013]. Disponível em WWW: <url: http://www.aiim.org/What-is-Information-Management>.

42 PEREIRA, Adriana - Estruturação de um Sistema de Informação Ativo e Permanente: o impacto do sistema SIGARRA. Porto: Universidade do Porto, 2013. Dissertação de Mestrado.

43 DETLOR, Brian – “Information Management”. International Journal of Information Management. [Em linha]. Vol. 30, nº 2 (2010), p. 103-108. Disponível em WWW: <url: http://dx.doi.org/10.1016/j.ijinfomgt.2009.12.001.

44 DETLOR, Brian – “Information Management”. International Journal of Information Management. [Em linha]. Vol. 30, nº 2 (2010), p. 103-108. Disponível em WWW: <url: http://dx.doi.org/10.1016/j.ijinfomgt.2009.12.001>.

45 WILSON, Tom – “Information Management”. International Encyclopedia of Information and Library Science. Ed. by John Feather & Paul Sturges. London. Routledge, 2003.

46 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo; SILVA, Armando Malheiro da - Um modelo sistémico e integral de gestão da informação nas organizações. CONTECSI Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação, 2, São Paulo: TECSI/FEA/USP, 2005.

47 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - “Gestão de Documentos e meio digital: um posicionamento urgente e estratégico”. In CIANCONI, Regina de Barros; CORDEIRO Rosa Inês de Novais; MARCONDES, Carlos Henrique, (Orgs.) - Gestão do conhecimento, da informação e de documentos em contextos informacionais. Niterói: PPGCI/UFF. (Coleção Estudos da Informação, 3), 2013. ISBN 978-85-228-1026-0.

48 SILVA, Armando Malheiro da - A Informação: da compreensão do fenómeno e construção do objecto científico. Porto: Edições Afrontamento, 2006. ISBN 972-36- 0859-6.

49 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - Uma era, uma visão, um paradigma: da teoria à prática. Revista da Faculdade de Letras: ciências e técnicas do património. Porto. ISSN 1645-4936. I Série, Vol.4, (2005), p. 101-123.

50 Cf. PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo; SILVA, Armando Malheiro da - Um modelo sistémico e integral de gestão da informação nas organizações. CONTECSI Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação, 2, São Paulo: TECSI/FEA/USP, 2005.

51 DIREÇÃO GERAL DE ARQUIVOS. - Orientações para a Gestão de Documentos de Arquivo. [Em linha]. Lisboa: DGARQ. (2012). [Consult. 26 nov. 2013]. Disponível em WWW: <url: http://dgarq.gov.pt/files/2012/01/2012-ORIENTA%C3%87%C3%95ES_ACE-v1.pdf>

52 CARVALHO, J., AMARAL, L. - Matriz de Actividades: Um enquadramento conceptual para as Actividades de Planeamento e Desenvolvimento de Sistemas de Informação. Sistemas de Informação. [Em linha]. (1993).

53 DELTCI - Dicionário Eletrónico de Terminologia em Ciência da Informação. [Em linha]. [Consult. 3 dez. 2013]. Disponível em WWW: http://www.ccje.ufes.br/arquivologia/deltci/index.htm.

54 DELTCI - Dicionário Eletrónico de Terminologia em Ciência da Informação. [Em linha]. [Consult. 3 dez. 2013]. Disponível em WWW: http://www.ccje.ufes.br/arquivologia/deltci/index.htm.

55 PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - Preservmap : um roteiro da preservação na era digital. Porto: Edições Afrontamento, 2009. ISBN 978-972-36-1070-3.

56 ELLIS, Judith - Compliance to Recordkeeping Standards – An Overview. Transformation of Records Management Environment in the Public Sector – Embracing an e-Environment Work Culture. [Em linha]. (2012).

57 IDEM, ibidem..

58 Versão publicada em PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - “Gestão de Documentos e meio digital: um posicionamento urgente e estratégico”. In CIANCONI, Regina de Barros; CORDEIRO Rosa Inês de Novais; MARCONDES, Carlos Henrique, (Orgs.) - Gestão do conhecimento, da informação e de documentos em contextos informacionais. Niterói: PPGCI/UFF. (Coleção Estudos da Informação, 3), 2013. ISBN 978-85-228-1026-0.

59 IDEM, ibidem..

60 DLM FORUM - Information Governance across Europe: Press Release. DLM Forum Foundation. [Em linha]. (2012). [Consult. 12 nov. 2013]. Disponível em WWW: <url:http://www.dlmforum.eu/press-release/4577438148>.

61 VIEIRA, R., BORBINHA, J. (2011) - MoReq2010 : Uma Apresentação. 10º Encontro Nacional de Arquivos Municipais, Leiria, 4 e 5 de Novembro de 2011. [Em linha]. (2007). Disponível em WWW: http://bad.pt/publicacoes/index.php/arquivosmunicipais/article/view/19.

62 DLM FORUM - Information Governance across Europe: Press Release. DLM Forum Foundation. [Em linha]. (2012). [Consult. 12 nov. 2013]. Disponível em WWW: <url:http://www.dlmforum.eu/press-release/4577438148>.

63 ALSUP, Mike - SharePoint2010 for Records Management : Add-On Requirements and Capabilities that take it to the Enterprise. [Em linha]. 2011. [Consult. 12 dez. 2013]. Disponível em WWW: <url:http://www.aiim.org/community/blogs/expert/sharepoint-2010-for-records-management-add-on-requirements-and-capabilities-that-take-it-to-the-enterprise>

64 IDEM, ibidem..

65 LUEDERS, Don - Records Management, SharePoint and Integrated Information Lifecycle Management. [Em linha]. (2011). [Consult. 12 dez. 2013]. Disponível em WWW: <url: http://sharepointrecordsmanagement.com/2011/12/31/records-management-sharepoint-and-integrated-information-lifecycle-management/>.

66 Adapt. de PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo; SILVA, Armando Malheiro da - Um modelo sistémico e integral de gestão da informação nas organizações. CONTECSI Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação, 2, São Paulo: TECSI/FEA/USP, 2005.

67 DLM FORUM - Information Governance across Europe : MoReq – Modular Requirements for Records Systems. [Em linha]. (2013). [Consult. 12 nov. 2013]. Disponível em WWW: <url: http://www.dlmforum.eu/moreq/4577372922>.

Table des illustrations

Titre Fig. 1 - Modelo SIAP
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Fichier image/jpeg, 28k
Titre Fig. 2 – Um único ciclo de gestão58
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Fichier image/jpeg, 76k
Titre Fig. 3 - Configuração global do SGIAP66
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2720/img-3.jpg
Fichier image/jpeg, 100k
Titre Fig. 4– Enquadramento e Estrutura de “Serviços” de suporte à GI
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2720/img-4.jpg
Fichier image/jpeg, 76k
Titre Fig. 5– iPortalDocMsr – Proposta de Arquitetura
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2720/img-5.jpg
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