Version classiqueVersion mobile

Da produção à preservação informacional: desafios e oportunidades

 | 
Nelson Vaquinhas
, 
Marisa Caixas
, 
Helena Vinagre

Parte II - Gestão da Informação no século XXI

Gestão da informação: o contributo dos dispositivos móveis

Andreia Manuela Vieira Magalhães et Maria Manuela Pinto

Résumé

Neste trabalho apresenta-se uma abordagem ao estado da arte no âmbito das soluções de software de Gestão de Informação (GI) suportadas pela tecnologia móvel e uma proposta de especificação de requisitos para a sua operacionalização. Na sua base encontra-se o projeto de dissertação em Ciência da Informação, desenvolvido em meio empresarial na área de estudos da GI e convocando áreas como a Engenharia de Requisitos e a Gestão de Conteúdos Empresariais. Foca-se a relação da GI com a Tecnologia e parte-se da análise das soluções de Gestão Documental (GD) e Workflow para a exploração, em termos teóricos e aplicados, do processo de identificação, especificação e documentação de requisitos para o desenvolvimento de software, envolvendo a adaptação ou a criação de novas funcionalidades suportadas pela tecnologia mobile na área da advocacia e da solicitadoria. Num enquadramento organizacional que confere mobilidade ao “escritório” e ultrapassa o ainda desafiante estádio de “escritório eletrónico”, constata-se que, respondida a necessidade de acesso à informação em contexto mobile, emerge, agora, a necessidade de produzir e gerir a informação nesse mesmo contexto, o que reforça a exigência de um efetivo compromisso organizacional com a GI

Texte intégral

Introdução1

  • 1 O presente trabalho apresenta o estudo e algumas das propostas que integram a dissertação defendida (...)

1Atualmente, são inúmeras as soluções tecnológicas disponíveis no mercado e que visam o suporte às atividades organizacionais e colaborativas, nomeadamente ao nível da Gestão Documental (GD), da Gestão de Conteúdos (GC) ou mesmo da Gestão de Arquivos (GA).

2Porém, se até há bem pouco tempo estes sistemas eram essencialmente “alimentados” e geridos no “escritório”, ou seja, em locais fixos, hoje em dia a evolução tecnológica permite desenvolver soluções que conferem “mobilidade” a essas tarefas, tendo a utilização de dispositivos móveis, despertando o interesse de diversas áreas, constituindo, nos últimos anos, uma das mais relevantes vias de inovação tecnológica.

3Em julho de 2014 deu-se por concluído um projeto de dissertação em Ciência da Informação (CI) em que se abordou precisamente o desenvolvimento de software de Gestão Documental (GD) suportado pela tecnologia mobile e a complexificação dos desafios que, a par das oportunidades, a evolução tecnológica coloca às Organizações e à Gestão da Informação (GI).

4Num contexto empresarial, procurou-se perceber a necessidade e impacto da utilização de dispositivos móveis na GI, bem como identificar e especificar os requisitos para o desenvolvimento de uma componente de software suportado pela referida tecnologia a integrar num produto de Gestão Documental e Workflow – o MediaDoc.

5A componente operacional do projeto partiu da análise da produção científica e técnica explorando-se, simultaneamente, o software MediaDoc e soluções tecnológicas semelhantes, assim como se identificaram as necessidades informacionais, desafios e oportunidades de empresas e clientes, potenciais utilizadores da aplicação mobile, de modo a sustentar a especificação de requisitos para um novo módulo/produto.

6No segmento de produtos dirigidos aos Electronic Document Management System (EDMS)/Gestão Documental, ao Enterprise Content Mananagement (ECM)/Gestão de Conteúdos Empresariais (ECM), ao Electronic Records Management System (ERMS) ou ao Electronic Document and Records Management System (EDRMS), procurou-se identificar quais os sistemas tecnológicos que já possuíam um módulo para dispositivos móveis (app mobile) analisando, posteriormente, as caraterísticas, funcionalidades e vantagens que oferecem no âmbito da GI organizacional.

7Seguiu-se a análise e a identificação de requisitos, por sua vez sistematizados e documentados num Documento de Especificação de Requisitos que teve como contexto de referência a área específica da solicitadoria e da advocacia, um dos setores de atividade a que se dirige a empresa CIMSOFT, entidade acolhedora do projeto.

8Revelando este projeto um evidente interesse teórico e operacional, procurou-se, ainda, compreender o impacto desta nova opção tecnológica ao nível da GI, numa perspetiva de acesso continuado a longo prazo e, assim, contribuir para a reflexão acerca do papel dos dispositivos móveis na GI, numa época em que as organizações são cada vez mais exigentes no que respeita ao ativo e recurso estratégico Informação e esta se afirma como objeto de trabalho e investigação.

Enquadramento teórico e metodológico

9O estudo desenvolvido situa-se no âmbito dos habitualmente designados Sistemas de Gestão Documental e Workflow, no contexto da conceção e desenvolvimento de uma aplicação para dispositivos móveis, permitindo a interligação da formação académica com o contexto real de trabalho e proporcionando o desenvolvimento do projeto num contexto de investigação-ação.

  • 2 RIBEIRO, Fernanda - Organizar e representar informação: apenas um meio para viabilizar o acesso?. I (...)

10O método adotado para enquadrar e orientar este estudo de GI em CI e o trabalho empírico realizado foi o Método Quadripolar, desenvolvido para as Ciências Sociais por De Bruyne et al. Através da interatuação dos seus quatro pólos este método permitiu obter uma visão holística e dinâmica da investigação no âmbito de um trabalho de operacionalização em permanente avaliação e aperfeiçoamento2.

  • 3 RIBEIRO, Pedro - Metodologia para Equipas de Desenvolvimento de Requisitos de Sistemas de Informaçã (...)

11A análise e especificação de requisitos basearam-se no processo de Engenharia de Requisitos, envolvendo a análise do problema e a especificação, de que resultou um modelo da aplicação informática a ser desenvolvida com base no documento de requisitos que descreve o comportamento desejado, desde a identificação dos objetivos do sistema à descrição das propriedades associadas e a restrições ou condicionantes ao seu desenvolvimento3.

A Gestão da Informação e a Tecnologia

  • 4 Cf. Verbete: “Gestão da Informação”. in DELTCI – Dicionário Eletrónico de Terminologia em Ciência d (...)

12A GI envolve o "lidar, administrar, encontrar soluções práticas desde a génese até ao efeito multiplicador do fluxo da informação e compreende um conjunto diversificado de atividades, a saber: produção, tratamento, registo e guarda, comunicação e uso da informação"4. A informação é, pois, um recurso vital para as Organizações e que merece e necessita ser gerido e preservado em função das necessidades organizacionais.

  • 5 WILSON, T. D. - Towards an information management curriculum. Journal of Information Science. Vol. (...)

13A GI é "entendida como a gestão eficaz de todos os recursos de informação relevantes para a organização, tanto de recursos gerados internamente como os produzidos externamente e fazendo apelo, sempre que necessário, à tecnologia de informação"5. A GI é, assim, imprescindível para todas as organizações que dependem do conhecimento e torna-se indissociável da evolução das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC).

14De facto, a constante produção de informação, intrínseca ao funcionamento organizacional, conduziu à necessidade de criar formas de a estruturar, organizar, descrever, gerir, usar e disseminar. Nesse sentido, e recorrendo às oportunidades e vantagens que a tecnologia oferece, foram desenvolvidas metodologias e soluções tecnológicas (hardware e software) que permitem o acesso e a GI, de forma cada vez mais eficiente e eficaz.

15A abordagem da Informação é assumida por perspetivas que focam ora os documentos, ora os conteúdos não estruturados, ou conteúdos web, ou ambos, e que do foco nas massas acumuladas de informação registada em suporte papel vão incorporando progressivamente a tecnologia e a noção de desmaterialização dos processos de negócio.

  • 6 FERNANDES, Lia - Sistemas de gestão documental e workflow no contexto da gestão da qualidade. Porto (...)

16Neste contexto emerge a Gestão Documental considerada como o conjunto de procedimentos que envolve a produção, classificação, conservação e disseminação dos documentos, visando garantir a sua disponibilidade quando necessário e o seu armazenamento permanente ou a prazo, ou seja, gerir o ciclo de vida dos documentos, desde a sua criação ao seu armazenamento definitivo6.

  • 7 SPRAGUE, Ralph - Electronic Document Management: Challenges and Opportunities for Information Syste (...)

17Em meio digital, a Gestão de Documentos Eletrónicos (GDE), também conhecida por Electronic Document Management (EDM), resulta da incorporação da evolução tecnológica constituindo, de uma forma muito simples, a aplicação da tecnologia para reduzir o consumo de papel, aumentar a rapidez nas comunicações e promover a produtividade dos processos de negócio7.

  • 8 SVÄRD, Proscovia - Enterprise Content Management and the Records Continuum Model as strategies for (...)

18É de considerar, também, a Gestão de Conteúdos Empresariais, ou ECM, definida como "as tecnologias utilizadas para capturar, gerir, armazenar, preservar e distribuir conteúdos e documentos relacionados com os processos organizacionais. Na ECM são enfatizadas as ferramentas e estratégias que permitem gerir a informação “não-estruturada” de uma organização, o que engloba documentos, páginas web, relatórios, ficheiros de áudio e vídeo, informação em discos externos, entre outros”8.

19As práticas organizacionais e fornecedores de produtos e serviços apresentam inúmeras vezes como sinónimos o EDM e o Enterprise Content Mananagement (ECM), em outros casos incluem o EDM no contexto do ECM, verificando-se que também tem sido utilizado ao longo da última década pelos próprios profissionais de informação.

20Em torno dos documentos e conteúdos – isto é da Informação – ganham importância os procedimentos, as estratégias e as tecnologias que os implementam e concretizam.

21A evolução tecnológica tem, pois, sustentado o desenvolvimento de aplicações de suporte à GI, nomeadamente através de soluções informáticas (os Sistemas Tecnológicos de Informação) que implementam os conceitos apresentados - caso dos EDMS, dos ERMS e dos EDRMS que surgem na década de 1990.

22Um passo decisivo nesta área foi a garantia de interoperabilidade destes sistemas com o ambiente e conteúdos web, estando na base do aparecimento do conceito de “conteúdo” (a par do conceito de “documento” e “record”) e de uma Gestão do Conhecimento que visa a possibilidade de integrar todas estas aplicações e a própria GI.

23Acresce que, desde a década de noventa se verifica uma grande evolução no desenvolvimento de tecnologias para comunicação e computação móvel ou sem fios, propiciando a sua disseminação generalizada a criação de novas oportunidades, facilidades, aplicações e serviços para os utilizadores.

24Desenha-se aqui uma oportunidade que decorre da evolução da tecnologia e das consequentes necessidades organizacionais, para, na perspetiva do fornecedor de soluções de software e na perspetiva do cliente utilizador desse software, incorporar esta inovação na área de uma GD muito presente no universo empresarial e, com ela, criar uma janela de oportunidade para refletir e promover a sua sustentação teórico-conceptual no contexto da Gestão da Informação organizacional.

A Gestão da Informação mediada por dispositivos móveis

25O estudo que se desenvolveu teve como objetivo principal proceder a uma abordagem teórica e aplicada da GI mediada por dispositivos móveis, procurando desenvolver uma visão holística do fenómeno infocomunicacional que, do contexto mais corrente da Gestão Documental e dos Sistemas de Gestão Documental, se procurou alicerçar com um estudo em GI que, transversalmente, convocou de especial forma as áreas de estudos relacionados da Produção da Informação e do Comportamento Informacional.

26Partiu-se, assim, para um projeto que desde a fase da conceção de um software que iria suportar a GI, se procurou situar face aos seus concorrentes, a modelos teóricos e de especificação que permitiram criar as bases para um processo de desenvolvimento de software mais sustentado e robusto e que foi enriquecido pelos resultados de um estudo exploratório que envolveu a “disseção” dos principais conceitos e necessidades informacionais dos potenciais clientes da aplicação.

27Perspetivou-se, assim, a Gestão Documental como uma fase da gestão do ciclo vida da informação, por sua vez comumente identificada ora como documento, ora como “record” ou mesmo conteúdo não estruturado, dependendo da determinação da fase/destino, assumindo, ainda, a sua forte ligação ao meio digital, consequência da intensa utilização das tecnologias, o que evidencia a ligação, em termos científicos, da Ciência da Informação à área intercientífica dos Sistemas [Tecnológicos] de Informação.

  • 9 PINTO, Maria Manuela - Da Preservação de Documentos à Preservação da Informação. In DUARTE, Zeny - (...)

Fig. 1 Um único ciclo de gestão9

Fig. 1 – Um único ciclo de gestão9

28Para o desenvolvimento do projeto tornou-se, pois, prioritário identificar, no segmento de produtos dirigidos ao EDMS/ERMS/EDRMS, quais os produtos que já possuíam um módulo para dispositivos móveis e analisar as suas caraterísticas e funcionalidades.

29O principal objetivo consistiu em perceber como poderia o MediaDoc adequar-se à evolução teórico-conceptual e incorporar a inovação tecnológica, traduzida na introdução da “mobilidade” no software já existente, o que passaria pela análise, identificação e especificação dos requisitos para o desenvolvimento de um módulo mobile do MediaDoc.

30Numa primeira fase foi necessário definir o domínio de aplicação para que, posteriormente, se pudesse analisar detalhadamente as necessidades do futuro utilizador do módulo e, assim, definir corretamente os requisitos do mesmo. Após um levantamento da carteira de clientes da empresa que desenvolve e comercializa o produto de GD em foco, elegeram-se como foco de estudo os setores da advocacia e solicitadoria, refletindo essa amostra a maioria dos clientes do MediaDoc. Optou-se por tornar o estudo mais específico de forma a aumentar o rigor e a qualidade do trabalho desenvolvido.

31Atualmente, os smartphones e os tablets dominam o quotidiano e são cada vez mais utilizados pelos profissionais da Justiça, permitindo um mais rápido e eficaz acesso à informação e contribuindo para a sua produtividade. Contudo, a GI nesta área é particularmente sensível e exigente, uma vez que incide sobre informação confidencial e que requer uma gestão e controlo rigoroso.

32As organizações deste setor procuram, assim, implementar sistemas de GI estáveis, robustos e seguros, o que implica a definição de requisitos adequados às suas necessidades. Como apresentado no processo de identificação e especificação de requisitos (figura 2), para o caso em estudo utilizaram-se várias técnicas de recolha de dados, com o intuito de apurar as necessidades informacionais dos potenciais utilizadores do novo módulo e, assim, avançar para a definição de um modelo de desenvolvimento que responda aos desafios decorrentes da adoção massificada de dispositivos móveis para a GI e potencie as vantagens que estão associadas à sua utilização.

  • 10 HECKMAN, John - TechnoLawyer Buyer's Guide to Document Management Systems for Law Firms. 2ª ed. Nov (...)
  • 11 HECKMAN, John - TechnoLawyer Buyer's Guide to Document Management Systems for Law Firms. 2ª ed. Nov (...)

33Também se considerou imprescindível fazer um levantamento dos requisitos presentes em várias publicações e considerados essenciais, no que concerne à adoção de ferramentas de TI por parte de empresas afetas ao setor judicial. Nesse sentido, foi examinado um manual/guia10 elaborado por John Heckman, consultor em tecnologia e GD, de apoio à compra e implementação de SGD’s para empresas do setor da Justiça, editado e divulgado pela TechnoLawyer11. Este manual aborda as principais características de um SGD para o setor judicial e constituiu uma fonte de informação pertinente para a compreensão deste tema e, consequentemente, para a realização deste projeto.

  • 12 RIBEIRO, Pedro - Metodologia para Equipas de Desenvolvimento de Requisitos de Sistemas de Informaçã (...)

Fig. 2 - Aplicação de técnicas de identificação de requisitos12

Fig. 2 - Aplicação de técnicas de identificação de requisitos12

34No decorrer do estudo exploratório foram, ainda, percecionadas várias necessidades associadas à atribuição de mobilidade a softwares de apoio à GI que, após serem satisfeitas e como listado na Tabela 1, se traduzem em vantagens competitivas.

35Note-se que algumas necessidades podem não ser ainda percecionadas pelos atuais utilizadores do sistema, o que é natural e habitual quando se trata do desenvolvimento de novos produtos de software. Contudo, quando confrontados com a aplicação e a possibilidade da sua exploração mais facilmente perceberão a importância e as vantagens inerentes à utilização de dispositivos móveis para a GI empresarial. Nesse momento, as necessidades tornar-se-ão vantagens e surgirão novas necessidades à medida que se familiarizarem com o novo módulo através da utilização rotineira de dispositivos móveis como ferramentas de suporte às atividades organizacionais.

Tabela 1 - Conjunto de necessidades percecionadas (futuras vantagens competitivas) no contexto mobile

Necessidades/Vantagens

Acesso e gestão da informação em qualquer lugar e a qualquer momento 24/dia, 7dias/semana (no caso dos advogados e agentes de execução, permite ter acesso permanente aos processos e documentos dos processos, como por exemplo no momento de uma audiência ou julgamento; aceder aos emails sempre que necessitar; agendar tarefas assim que tiver conhecimento das mesmas; fazer o upload ou download de documentos no momento em que necessita deles; aceder, alterar ou gravar contactos a qualquer momento e em qualquer lugar, entre outros)

Maior rapidez no acesso à informação necessária – que se traduz em maior produtividade, mais eficácia e maior desempenho

Satisfação dos clientes - melhorar o serviço ao cliente e a capacidade de resposta (no caso dos advogados e agentes de execução, permite dar respostas rápidas aos clientes, a nível processual e financeiro; ter acesso rápido aos contactos dos clientes, parceiros ou outras entidades)

Poupar tempo e reduzir custos operacionais (não é necessário estar no escritório para aceder à informação nem deslocar-se a um local com computador e internet para ter acesso à informação necessária)

Otimizar o trabalho no exterior (captura de conteúdo multimédia (imagem, vídeo, som), com referenciação GPS e anexação automática ao processo; otimização de rotas através de GPS e georeferenciação; e controlo sobre funcionários)

36Com base no estudo exploratório procedeu-se à seleção das funcionalidades que os profissionais mais necessitavam fora do escritório, consideradas, por isso, imprescindíveis, e atribuiu-se a cada uma delas os requisitos específicos e, como complemento, foram desenhados os diagramas de caso de uso em UML. Definiram-se, também os requisitos não-funcionais do sistema e foram criadas sugestões de visualização tendo todas estas etapas sido documentadas no Documento de Especificação de Requisitos para o MediaDoc Mobile, negociado e validado pelas partes interessadas no projeto.

Uma proposta de adequação da Tecnologia mobile

37A componente operacional do projeto sustentou-se metodologicamente no processo de Engenharia de Requisitos (ER) que sinteticamente se representa através de uma sequência de quatro atividades (figura 2), adaptadas às necessidades específicas do caso estudado.

  • 13 RIBEIRO, Pedro - Metodologia para Equipas de Desenvolvimento de Requisitos de Sistemas de Informaçã (...)

Fig. 3 - Modelo em cascata do processo de ER13

Fig. 3 - Modelo em cascata do processo de ER13
  • 14 GASPAR, João - Análise de Problemas em Especificações de Requisitos de Referência. Lisboa: Institut (...)

38As atividades inerentes ao processo de ER são, por sua vez, suportadas por um conjunto de técnicas e ferramentas, tal como sistematizado por Gaspar14 na tabela abaixo.

39A definição de requisitos é de extrema importância no processo de desenvolvimento de software na medida em que são eles que definem toda a informação sobre o sistema e o comportamento que dele é esperado antes de ser construído.

40Um requisito consiste na especificação de uma determinada ação ou condição que o sistema deverá satisfazer e, neste projeto, decidiu-se agrupar os requisitos especificados em funcionais e não-funcionais. Os requisitos funcionais descrevem uma determinada função que o sistema deve satisfazer. Os requisitos não-funcionais descrevem aspetos gerais que o sistema deve satisfazer, relacionados com, por exemplo, o desempenho, a fiabilidade, a segurança e a robustez do sistema.

41A identificação e especificação de requisitos para o módulo mobile do MediaDoc iniciou-se com a determinação das funcionalidades a integrar, tendo em conta que a aplicação deveria ser simples e intuitiva e, por isso, seriam apenas incluídas as funcionalidades mais relevantes para o desempenho das atividades inerentes à área da Justiça, de modo a satisfazer as principais necessidades informacionais dos potenciais utilizadores.

  • 15 GASPAR, João - Análise de Problemas em Especificações de Requisitos de Referência. Lisboa: Institut (...)

Tabela 2 - Atividades da ER15

Tabela 2 - Atividades da ER15

42Concluída a sua definição e classificação, os requisitos foram descritos e organizados num Documento de Especificação de Requisitos (DER), que apoiará todo ciclo de desenvolvimento de software, exigindo, por isso, um grau elevado de qualidade, detalhe e legibilidade.

  • 16 Uma vez que a descrição dos requisitos propostos é bastante longa, optou-se por não a apresentar aq (...)

43De acordo com a recolha de dados efetuada, nomeadamente através de inquéritos por questionário e por entrevista, foram, identificadas as funcionalidades consideradas essenciais (figura 4) e, por isso, a incorporar no módulo mobile, tendo sido definidos requisitos específicos para todas as funcionalidades selecionadas16.

Fig. 4 - Funcionalidades a incorporar no módulo mobile

Fig. 4 - Funcionalidades a incorporar no módulo mobile

44A estrutura utilizada para a elaboração do Documento de Especificação Requisitos (DER) do MediaDoc Mobile foi a que se apresenta na Tabela 3.

45Para documentar os requisitos, optou-se por utilizar o modelo proposto na norma IEEE 830-1998 “Recommended Practice for Software Requirements Specifications". Esta norma apresenta uma série de recomendações e boas práticas para a especificação de produtos de software e sugere algumas configurações da estrutura a adotar em documentos de especificação de requisitos (orientados, por exemplo, a funcionalidades, objetos ou classes), tendo em conta que diferentes sistemas requerem diferentes modos de organização de requisitos.

46Apesar de ter sido seguida a estrutura base recomendada na norma, foram feitas algumas alterações de acordo com as necessidades específicas deste projeto. O DER para o MediaDoc Mobile foi discutido e negociado com a empresa e com clientes e, por fim, validado na sua quarta versão.

47Foi, ainda, necessário decidir qual a ferramenta e/ou plataforma de desenvolvimento mais adequada às necessidades concretas do estudo em curso.

48A escolha recaiu sobre a plataforma Xamarin, que permite criar aplicações nativas para sistemas operativos iOS, Windows e Android.

Tabela 3 - Estrutura do Documento de Especificação de Requisitos para o MediaDoc Mobile

Estrutura

Descrição

Parte 1 - Introdução

Objetivo

Define os objetivos do documento e os stakeholders do projeto.

Âmbito

Refere o contexto em que o projeto foi realizado.

Definições

Apresenta algumas definições importantes relacionadas com o âmbito do projeto.

Referências

Enumera os documentos utilizados ou consultados para a elaboração do documento de requisitos.

Organização

Apresenta, de uma forma geral, a estrutura e os conteúdos do documento.

Parte 2 – Descrição Geral

Perspetiva do produto

Apresenta os objetivos gerais do produto e a arquitetura do sistema.

Funcionalidades do produto

Enumera as funcionalidades a incorporar no módulo mobile.

Características do utilizador

Descreve as características dos potenciais utilizadores do software.

Restrições

Aponta possíveis restrições ao desenvolvimento da aplicação.

Assunções e dependências

Enumera possíveis dependências que possam existir.

Parte 3 – Requisitos específicos

Interfaces externas

Apresenta a lista das interfaces do utilizador e menciona as interfaces de hardware e software.

Requisitos funcionais

Enumera todos os requisitos funcionais, organizados por funções.

Requisitos de segurança

Descreve os requisitos de segurança.

Requisitos de desempenho

Descreve os requisitos de desempenho.

Requisitos de restrição

Descreve as restrições associadas à utilização do software.

Atributos do sistema

Refere os atributos desejáveis do sistema.

49Esta decisão foi tomada com base em várias recomendações encontradas em artigos e em grupos de desenvolvedores de software. A opção de criar uma app nativa deve-se ao facto de, assim, ser possível tirar partido das funcionalidades do próprio dispositivo móvel, como a câmara fotográfica e o GPS, o que é imprescindível para a funcionalidade de "Registo de conteúdo multimédia".

Fig. 5 - Arquitetura do sistema

Fig. 5 - Arquitetura do sistema
  • 17 CACHORREIRO, Rui - Desenvolvimento de um Sistema de Gestão de Conteúdos. Porto: FEUP, 2008. Dissert (...)

50Quanto à arquitetura do sistema, optou-se por desenvolver a aplicação segundo o modelo de três camadas. Este modelo é composto por três camadas separadas sendo a camada intermédia, intitulada camada de negócio, que agrega todas as funções e regras do negócio, por exemplo os workflows, e processa as ações dos utilizadores17, como se pode verificar no esquema (figura 5).

51Quando falamos em dispositivos móveis estão indissociadas as questões relativas à segurança da informação e, apesar de este aspeto não ter sido destacado no projeto, não poderemos deixar de o salientar para desenvolvimento futuro, tendo-se procurado perceber qual a opinião dos clientes acerca do mesmo e se existiam receios no que diz respeito a esta matéria.

52Verificou-se, assim, que existe uma tendência para delegar a responsabilidade de garantir a segurança da aplicação e da informação empresarial ao fornecedor do software, acreditando que existiriam e/ou seriam desenvolvidos mecanismos que ajudariam a proteger o sistema.

53Por sua vez, a empresa desenvolvedora do software garante que, apesar de todos os riscos associados aos dispositivos móveis, é possível criar uma aplicação fiável e segura, recorrendo à encriptação de dados, entre outras técnicas.

54Concordamos que a evolução das plataformas móveis estará sempre associada à evolução de ferramentas e métodos que permitam combater os riscos ao nível da segurança da informação e impedir possíveis extrapolamentos ao normal funcionamento do sistema. Não obstante, há que identificá-los, especificá-los e proceder à sua implementação, o que certamente reforçará o peso da GI nas organizações e incentivará o desenvolvimento do conhecimento científico na área.

55Acresce que, e apesar de nesta primeira versão do MediaDoc Mobile ter sido considerado sobretudo o acesso à informação com a edição de alguns dados, verificou-se ser de todo o interesse para a empresa que o desenvolve e comercializa avançar, futuramente, para a inclusão de funcionalidades de suporte à produção de informação de modo a satisfazer na íntegra as necessidades informacionais dos clientes e a acompanhar as tendências e exigências do mercado, sendo esta uma outra vertente que, do uso dos dispositivos móveis, projetará decisivamente a importância da GI.

Conclusões

56Fica patente que a incessante e veloz evolução da tecnologia suscita novas necessidades e novos desafios às organizações com repercussões no campo interdisciplinar da CI cujo objeto, o fenómeno e processo info-comunicacional, é indissociável do papel crucial desempenhado pelas ferramentas tecnológicas.

57Esta mediação tem impacto direto nas práticas relacionadas com a GI, constatando-se a indispensabilidade de acompanhar essas tendências, através da aplicação de modelos, metodologias, ferramentas e técnicas que promovam o desenvolvimento de Sistemas de Gestão da Informação adequados às necessidades dos indivíduos e das organizações, confirmando progressivamente o âmbito redutor da tradicional “Gestão Documental”.

58De facto, a tecnologia não sendo a solução é uma importante e valiosa aliada, que permite, entre outras coisas, automatizar os processos de negócio e fluxos de trabalho, contribuir para eficácia e eficiência das empresas, reduzir a utilização de papel, melhorar a interação entre colaboradores e gerir a informação desde o início do seu ciclo de vida.

59Face ao exponencial crescimento da adoção de dispositivos móveis, principalmente de smartphones e tablets, são inegáveis os benefícios que a sua utilização pode proporcionar em termos de acesso e gestão do Sistema de Informação organizacional, sobretudo na sua componente digital e, consequentemente, à melhoria do funcionamento e produtividade das organizações, tornando-se inevitável a criação de respostas como foi o caso do projeto que teve como principal objetivo a especificação de requisitos para o desenvolvimento do módulo mobile do MediaDoc.

60Por motivos relacionados com outras exigências de mercado e intervenções prioritárias junto de clientes, por parte da empresa acolhedora, não foi possível até ao término da dissertação e do presente trabalho dar início à construção do protótipo, inviabilizando o acompanhamento operacional inicialmente previsto, bem como o respetivo teste e avaliação.

61No entanto, a abordagem efetuada e o trabalho produzido garantem uma base sólida e um guia detalhado para o desenvolvimento do MediaDoc Mobile, uma vez que a GI associada à computação móvel é recente, não existindo ainda modelos, metodologias ou orientações técnicas especificamente definidas e universalmente aceites que pudessem guiar o desenvolvimento de um projeto desta natureza. Nesse sentido, afirmou-se como fundamental a orientação pelo método quadripolar, enriquecido pelo contributo metodológico da investigação-ação, sustentada numa carga operacional e prática muito elevada e envolvendo diretamente os utilizadores.

62À constatação inicial da evolução inerente aos dispositivos móveis, juntou-se a da afirmação da tendência para um cada vez maior crescimento da adoção dos dispositivos móveis por parte das organizações e do uso de aplicações que contribuam para a sua produtividade, numa perspetiva que tende a abarcar todo o ciclo de vida da informação e a crucial e muito sensível fase de produção.

63Conscientes de que os desafios para a GI decorrentes da evolução tecnológica merecem um acompanhamento constante, os requisitos propostos só farão sentido se forem implementados e avaliados à medida das necessidades informacionais dos clientes.

64Em suma, procurou-se conceber uma solução inovadora, atual, funcional, intuitiva, segura e que facilite o quotidiano das organizações num contexto tecnológico que exige e valoriza crescentemente o papel da GI, da investigação e dos profissionais.

Bibliographie

CACHORREIRO, Rui - Desenvolvimento de um Sistema de Gestão de Conteúdos. Porto: FEUP, 2008. Dissertação de Mestrado.

DE BRUYNE, et al. - Dinâmica para a pesquisa em ciências sociais. Rio de Janeiro: Francisco Alves Ed., 1991.

FERNANDES, Lia - Sistemas de gestão documental e workflow no contexto da gestão da qualidade. Porto: FEUP, 2012. Dissertação de Mestrado.

FERNANDES, Vitor - Transposição de aplicações Desktop para plataformas móveis. Braga: Universidade do Minho, 2010. Dissertação de Mestrado.

GASPAR, João - Análise de Problemas em Especificações de Requisitos de Referência. Lisboa: Instituto Superior Técnico da Universidade Técnica de Lisboa, 2012.

Gestão da informação [em linha] - Portugal-Brasil: DELTCI - Dicionário Eletrónico de Terminologia em Ciência da Informação., 2007-2008. [Consult. 12 Dez. 2013]. Disponível na Internet: <URL: http://www.ccje.ufes.br/arquivologia/deltci/def.asp?cod=41>.

HECKMAN, John - TechnoLawyer Buyer's Guide to Document Management Systems for Law Firms. 2ª ed. Nova Iorque: TechnoLawyer, 2011.

KEMMIS, S.; MCTAGGART, R. - Participatory action research. In N. Denzin & Y. Lincoln (Eds.), Handbook of qualitative research. 2ª ed. Thousand Oaks, CA: Sage (2000), 567-605.

MAGALHÃES, Andreia Manuela Vieira Gestão da Informação e dispositivos móveis: um caso de aplicação. Porto: Faculdade de Engenharia. Universidade do Porto. 2014. Dissertação de Mestrado (Ciência da Informação).

MALM, Rikard - Content management via mobile devices: accessing and modifying data and content in SharePoint. Suécia: Universidade de Gothenburg, 2013. Dissertação de Mestrado.

O'BRIEN, Rory - An Overview of the Methodological Approach of Action Research. Faculty of Information Studies, University of Toronto, 1998.

PINHEIRO, Olga - Sistema de Apoio à Decisão no Planeamento da Produção de Produtos Complexos: Identificação e Especificação de Requisitos. Porto: Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, 2003. Dissertação de Mestrado.

PINTO, Maria Manuela - Da Preservação de Documentos à Preservação da Informação. In DUARTE, Zeny - A conservação e a restauração de documentos na era pós-custodial. EDUFBA - Editora da Universidade Federal da Bahia, 2014, p.127-196. ISBN: 978-85-232-1240-7.

PINTO, Maria Manuela - Gestão de Documentos e meio digital: um posicionamento urgente e estratégico. In: Seminário de Estudos da Informação, 3º, Nitéroi. Gestão do Conhecimento, da Informação e de Documentos em Contextos Informacionais. Nitéroi: PPGCI/UFF, 2013. ISBN: 978-85-228-1026-0.

PINTO, Maria Manuela; SILVA, Armando Malheiro da - Um Modelo Sistémico e Integral de Gestão da Informação nas Organizações. In 2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação, São Paulo, Brasil, 2005. Actas de Conferência Internacional. [Consult. 6 Dez. 2013]. Disponível na Internet <URL: http://repositorio-aberto.up.pt/bitstream/10216/13461/2/modelo000071239.pdf>.

RIBEIRO, Fernanda - Organizar e representar informação: apenas um meio para viabilizar o acesso?. In: I Encontro de Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação – A informação nas organizações: o desafio da era digital. Vila do Conde: ESEIG, 2005.

RIBEIRO, Pedro - Metodologia para Equipas de Desenvolvimento de Requisitos de Sistemas de Informação. Porto: FEUP, 2008. Dissertação de Mestrado.

SPRAGUE, Ralph - Electronic Document Management: Challenges and Opportunities for Information Systems Managers. MIS Quarterly. Março (1995), p. 29-49.

SVÄRD, Proscovia - Enterprise Content Management and the Records Continuum Model as strategies for long-term preservation of digital information. Records Management Journal. Vol.23, nº3 (2013), p. 159-176.

WILSON, T. D. (1989) - Towards an information management curriculum. Journal of Information Science. Vol. 15, nº 4/5, p.203-209.

Notes

1 O presente trabalho apresenta o estudo e algumas das propostas que integram a dissertação defendida publicamente na FEUP em julho de 2014: MAGALHÃES, Andreia Manuela Vieira – Gestão da Informação e dispositivos móveis: um caso de aplicação. Porto: Faculdade de Engenharia. Universidade do Porto. 2014. Dissertação de Mestrado (Ciência da Informação). Orientador FEUP António Lucas Soares; Coorientadora FEUP Maria Manuela Pinto.

2 RIBEIRO, Fernanda - Organizar e representar informação: apenas um meio para viabilizar o acesso?. In: I Encontro de Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação – A informação nas organizações: o desafio da era digital. Vila do Conde: ESEIG, 2005.

3 RIBEIRO, Pedro - Metodologia para Equipas de Desenvolvimento de Requisitos de Sistemas de Informação. Porto: FEUP, 2008. Dissertação de Mestrado.

4 Cf. Verbete: “Gestão da Informação”. in DELTCI – Dicionário Eletrónico de Terminologia em Ciência da Informação. Em linha]. [Consult. 15 dez. 2013]. Disponível na Internet: url:http://http://www.ccje.ufes.br/arquivologia/deltci/def.asp?cod=41 >.

5 WILSON, T. D. - Towards an information management curriculum. Journal of Information Science. Vol. 15, nº 4/5, (1989) 203-209.

6 FERNANDES, Lia - Sistemas de gestão documental e workflow no contexto da gestão da qualidade. Porto: FEUP, 2012. Dissertação de Mestrado.

7 SPRAGUE, Ralph - Electronic Document Management: Challenges and Opportunities for Information Systems Managers. MIS Quarterly. Março (1995), p. 29.

8 SVÄRD, Proscovia - Enterprise Content Management and the Records Continuum Model as strategies for long-term preservation of digital information. Records Management Journal. Vol.23, nº3 (2013), p. 160.

9 PINTO, Maria Manuela - Da Preservação de Documentos à Preservação da Informação. In DUARTE, Zeny - A conservação e a restauração de documentos na era pós-custodial. EDUFBA - Editora da Universidade Federal da Bahia, 2014, p.127-196. ISBN: 978-85-232-1240-7, p.129.

10 HECKMAN, John - TechnoLawyer Buyer's Guide to Document Management Systems for Law Firms. 2ª ed. Nova Iorque: TechnoLawyer, 2011.

11 HECKMAN, John - TechnoLawyer Buyer's Guide to Document Management Systems for Law Firms. 2ª ed. Nova Iorque: TechnoLawyer, 2011.

12 RIBEIRO, Pedro - Metodologia para Equipas de Desenvolvimento de Requisitos de Sistemas de Informação. Porto: FEUP, 2008. Dissertação de Mestrado.

13 RIBEIRO, Pedro - Metodologia para Equipas de Desenvolvimento de Requisitos de Sistemas de Informação. Porto: FEUP, 2008. Dissertação de Mestrado.

14 GASPAR, João - Análise de Problemas em Especificações de Requisitos de Referência. Lisboa: Instituto Superior Técnico da Universidade Técnica de Lisboa, 2012.

15 GASPAR, João - Análise de Problemas em Especificações de Requisitos de Referência. Lisboa: Instituto Superior Técnico da Universidade Técnica de Lisboa, 2012

16 Uma vez que a descrição dos requisitos propostos é bastante longa, optou-se por não a apresentar aqui, podendo ser consultada no texto integral da dissertação.

17 CACHORREIRO, Rui - Desenvolvimento de um Sistema de Gestão de Conteúdos. Porto: FEUP, 2008. Dissertação de Mestrado.

Table des illustrations

Titre Fig. 1 – Um único ciclo de gestão9
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2710/img-1.jpg
Fichier image/jpeg, 92k
Titre Fig. 2 - Aplicação de técnicas de identificação de requisitos12
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2710/img-2.jpg
Fichier image/jpeg, 36k
Titre Fig. 3 - Modelo em cascata do processo de ER13
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2710/img-3.jpg
Fichier image/jpeg, 28k
Titre Tabela 2 - Atividades da ER15
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2710/img-4.jpg
Fichier image/jpeg, 100k
Titre Fig. 4 - Funcionalidades a incorporar no módulo mobile
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2710/img-5.jpg
Fichier image/jpeg, 72k
Titre Fig. 5 - Arquitetura do sistema
URL http://books.openedition.org/cidehus/docannexe/image/2710/img-6.png
Fichier image/png, 69k

© Publicações do Cidehus, 2017

Licence OpenEdition Books

Acheter

Rechercher dans OpenEdition Search

Vous allez être redirigé vers OpenEdition Search