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Da produção à preservação informacional: desafios e oportunidades

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Nelson Vaquinhas
, 
Marisa Caixas
, 
Helena Vinagre

Introdução

Nelson Vaquinhas, Marisa Caixas et Helena Vinagre

Texte intégral

1É cada vez mais abrangente o campo de acção de um gestor de informação. Dantes, considerado o protector das fontes históricas, encontrava-se posicionado, de forma exclusiva, na última etapa do que era tido como “ciclo documental”. Era redutora a acção e o objecto do arquivista, mais focado no documento, equiparando-se a um mero guardião da memória. Contudo, nas últimas décadas, com a ampliação das exigências no contexto organizacional, o profissional da informação é colocado em novas frentes. Impuseram-se novas prioridades e formas de gerir o fluxo informacional desde a sua produção, independentemente do seu suporte. Com o avanço tecnológico surgiram alterações nos conteúdos funcionais do arquivista, simplificando o seu trabalho perante o excesso de informação produzida nas organizações, vindo a aumentar, por sua vez, o grau de complexidade das tarefas a realizar. Por consequência, passou a encarar dificuldades nunca antes colocadas. Num quadro onde as necessidades de acesso à informação são cada vez mais diferenciadas e prementes, assim como as questões de confidencialidade, rastreabilidade e reutilização de informação, o arquivista continua hoje, a ter o seu lugar insubstituível no contexto organizacional, adaptando-se aos novos desafios e oportunidades que reforçam o seu papel. Nunca este foi tão imprescindível, assumindo-se, cada vez mais, como um gestor do fluxo informacional. Abriram-se outros horizontes. Reformularam-se conceitos, paradigmas e práticas nas formas de organização e de gestão do recurso informacional. Os desafios são cada vez maiores e as mudanças muito rápidas. Velozes, mesmo.

2 O livro que se apresenta tem como principal enfoque as três áreas que o estruturam: os sistemas de informação pretéritos, a gestão da informação num plano contemporâneo e a preservação digital. Resulta da reunião de um conjunto de textos cujas abordagens reflectem os desafios e as oportunidades no mundo da informação, tratados por especialistas que lidam com a informação no plano profissional e académico.

  • 1 Cf. Armando Malheiro da Silva [et al.] - Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informaçã (...)

3 A abordagem inicial vai para os arquivos pretéritos, partindo-se da premissa de que a necessidade de “arquivar” tem uma narrativa de milénios. O que se conhece sobre a origem de se guardar documentos remonta às antigas civilizações do Médio Oriente1. Ao longo da história, o ser humano conservou os escritos, principalmente, para legitimar direitos. Os documentos serviam de prova face ao valor probatório da sua informação. Durante o período Medieval e o Moderno, as arcas, os cofres, os scriptoria, as papeleiras ou outro tipo de móveis assumiram uma importância fulcral enquanto locais onde comummente se preservavam os escritos. E o que se preservava tinha, em geral, também “uma ordem”; podia seguir determinados critérios. Revela a investigação a existência de cartórios, compartimentos denominados de secretos pelas restrições ao acesso e pelo sigilo da informação. Assim era no Santo Ofício.

4Foram-se aperfeiçoando, no avançar dos tempos, as técnicas e os conceitos relativos ao arquivo. Os sistemas de informação pretéritos constituem um tema ainda a explorar. O seu estudo permite-nos reflectir sobre as rotinas da gestão da informação por parte das organizações e conhecer a respectiva história institucional. Os textos apresentados na primeira parte apresentam-nos formas de organizar e gerir informação em sistemas de outrora. Demonstram-nos que a preocupação com o recurso informacional é ancestral e que algumas práticas que ainda hoje adoptamos já estavam bem presentes em arquivos seculares.

5A segunda parte oferece um olhar sobre os desafios actuais, assumindo que o futuro começa hoje. Aliás, é cada vez mais difícil estabelecer fronteiras entre o presente e o futuro em virtude das alterações que se fazem sentir, exponencialmente, na sociedade da informação. O arquivista está atento a essas mudanças e gere a informação para a preservar, se possível, a longo prazo. Temas como a interoperabilidade, a classificação funcional, a web, a modernização administrativa, a transparência nos processos de negócio e a desmaterialização estão na ordem do dia, ainda que sejam escassas as orientações, as normas e directivas legais acerca das mesmas.

6O arquivista deixou de estar isolado no seu sistema, actua em equipa com outros profissionais, partilha experiências, sabe onde adquirir conhecimentos e obter informações, sendo esta contínua articulação entre pares e não pares a base para uma correcta gestão de informação de fronteiras transdisciplinares.

7A terceira e última parte versa sobre a preservação digital.

8O avanço tecnológico propicia e potencia a celeridade na produção informacional, bem como a sua propagação por múltiplos canais e para os mais diversificados receptores, o que numa primeira análise gera mais-valia institucional, eficiência e eficácia. Contudo, se o arquivista não for colocado neste processo, desde a génese informacional, questões como a autenticidade, rastreabilidade, acessibilidade, confidencialidade, segurança e preservação da informação ficarão, certamente, sem ser acauteladas, o que num futuro próximo se traduzirá em ineficiência e improdutividade. Que fazer à elevada quantidade de bytes de informação? Como processar, guardar, recuperar e partilhar este recurso? Estas são algumas das questões que devem ser colocadas quando se produz informação em contexto digital, se define o seu workflow, se identificam os níveis de acessibilidade e se conjectura o seu destino final.

9A toda esta problemática acresce a obsolescência de equipamentos e de programas, a fragilidade, a durabilidade e a capacidade de armazenamento dos suportes. Como podemos garantir o acesso ao volume informacional às gerações presentes e vindouras?

10 Estas são as temáticas lançadas à discussão e que dão origem ao livro que se apresenta.

11A selecção dos textos propostos teve origem num processo de revisão por pares, tendo sido apreciados por uma comissão composta por vários especialistas, nacionais e internacionais, reconhecidos cientificamente na área da ciência da informação. No cômputo total, em regime de anonimato, foram exarados mais de 60 pareceres, a partir da análise dos textos submetidos ao processo de avaliação. O intento foi seleccionar os que fossem considerados publicáveis, através do resultado do exame efectuado pelos revisores. Os Autores dos trabalhos foram posteriormente notificados, recebendo os comentários ou sugestões para que procedessem às respectivas revisões nos seus trabalhos. Ora, um processo desta índole obriga, por força dos seus procedimentos, a alguma morosidade, mas acrescenta qualidade aos textos agora apresentados. De notar que os coordenadores deste livro não participaram no referido processo de revisão.

12Deixamos um agradecimento ao CIDEHUS/UE por tornar possível a edição deste livro e ter-se responsabilizado pelo double blind peer review.

Notes

1 Cf. Armando Malheiro da Silva [et al.] - Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação. 2.ª ed. Porto: Edições Afrontamento, 2002. vol. 1, p. 45.

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