La gestion des archives de fouilles à la Maison Archéologie et Ethnologie, René-Ginouvès (MAE)

1La MAE est un lieu de recherche et de formation à la recherche sous les tutelles du CNRS et des Universités Paris 1 Panthéon-Sorbonne et Paris Ouest Nanterre La Défense. Cette Maison, intégrée au réseau national des Maisons des sciences de l’homme, associe plusieurs disciplines : archéologie, préhistoire et protohistoire, ethnologie et sociologie comparative, ethnomusicologie, histoire ancienne et médiévale, lettres classiques. La MAE abrite cinq unités de recherche et une unité de service et de recherche qui rassemblent 300 chercheurs et enseignants-chercheurs, 90 ingénieurs et techniciens et 500 doctorants travaillant dans le monde entier, de la préhistoire aux sociétés contemporaines.

2La MAE produit des archives publiques et à ce titre, les documents issus de ses activités doivent être gérés. Cette gestion doit non seulement obéir aux règles juridiques en vigueur mais aussi aux principes et aux méthodes archivistiques. Ainsi, elle doit s’appliquer à l’ensemble des documents de la structure, qu’ils soient scientifiques ou administratifs. Elle doit porter sur les archives courantes et intermédiaires (au sens des articles R 212-10 et 11 du code du patrimoine) et non pas sur les archives définitives (au sens de l’article R 212-12 du code du patrimoine1) dont la conservation est assurée par les Archives nationales. À défaut d’un service dédié, la gestion des archives de la MAE aurait dû être assurée par l’université Paris Ouest Nanterre La Défense2.

3Le rôle du service des archives de la MAE est triple : accompagner les producteurs dans la gestion des archives courantes issues de l’ensemble de leurs activités ; gérer les archives intermédiaires afin d’en permettre l’utilisation, quels qu’en soient les objectifs ; mettre en œuvre avec les producteurs une politique de versement des archives définitives aux Archives nationales. La gestion des archives de fouilles s’inscrit donc dans un contexte global qui est celui de la gestion des archives de la MAE, en application du principe du respect des fonds3. Cette approche constitue le moyen le plus sûr de pouvoir exploiter les documents quels que soient l’angle d’utilisation, les méthodes et les techniques, à court, moyen ou plus long terme. La gestion archivistique doit être réalisée en dehors de toute problématique afin de pouvoir répondre aux divers types d’exploitation (administratifs, juridiques, scientifiques, etc.). Pour la recherche archéologique, par exemple, le respect des fonds garantit aux chercheurs de pouvoir disposer de la totalité des « données brutes » de terrain issues d’une même fouille, quels que soient la forme et le support des documents. Il permet donc d’éviter le démembrement des ensembles d’archives et les destructions spontanées. Il permet aussi de préserver les liens mis en place par le producteur lui-même entre les documents. Le fonds constitue ainsi un ensemble complet et intègre. Lors des futures réutilisations, selon les besoins, chaque archéologue utilisera des copies des documents versés et constituera alors ses propres dossiers qui alimenteront son fonds au fil de ses activités.

4Les archives de fouilles conservées à la MAE sont issues principalement des missions archéologiques françaises à l’étranger, financées par le ministère des Affaires étrangères et du développement international. À ce jour, soixante ensembles de documents dont la chronologie s’étend des années 1930 aux années 2000 sont conservés. Suivant le découpage de la Commission des fouilles, la répartition de ces ensembles est la suivante : Afrique-Arabie : 11 ; Amérique : 10 ; Asie-Océanie : 15 ; Europe-Maghreb : 8 ; Orient : 16.

5La conservation intermédiaire des archives des fouilles réalisées en France n’entre pas dans le champ de compétences du service de la MAE. Elle est assurée par les Services régionaux de l’archéologie4. De même, certaines Écoles françaises à l’étranger, comme par exemple l’École française d’Athènes, prennent en charge les archives des fouilles dont elles sont responsables. Néanmoins, des catégories de documents liés aux travaux post-fouilles (dossiers de programmes de recherche, de préparation de publication, bases de données, …) ou à l’administration des fouilles sont pris en charge par la MAE5.

6La gestion interne des archives courantes et intermédiaires a donné lieu à l’élaboration d’un plan de classement et d’un tableau de gestion d’archives construits à partir des fonctions et des activités de la MAE6. La partie consacrée aux « Fouilles archéologiques et prospections » figure sous la rubrique « Recherche scientifique » et comprend 5 sous-rubriques auxquelles correspondent des typologies documentaires (tabl. 1) :

7Tabl. 1 : extrait du tableau de gestion des archives publiques de la MAE

8Comme en témoignent les instruments de recherche diffusés sur le site Web du service des archives7, la variété des pratiques d’organisation des documents ne permet pas d’affiner davantage le plan de classement qui n’est donc donné qu’à titre indicatif. Ainsi, par exemple, le niveau de classement des documents liés à la préparation des publications de fouilles n’est pas toujours le même selon les fonds. Il peut se trouver directement sous le niveau du fonds ou sous la rubrique « Fouilles et prospections » (fig. 1).

Fig. 1

9Par ailleurs, quel que soit le niveau de classement, les activités/documents sont fréquemment en lien avec d’autres entrées du plan de classement, comme par exemple : mission d’étude de collection ou de matériel archéologique, programme de recherche, préparation de publication, documentation…

10Aux liens existant entre des documents d’un même fonds, peuvent s’ajouter des liens entre des dossiers rattachés à des fonds différents (par exemple le fonds Ernest Will, 1946-1995, et le fonds François Villeneuve, 1978-2008, pour des documents issus de la Mission archéologique franco-jordanienne à Iraq al-Amir). La disparité des pratiques est visible aussi dans la constitution des fonds. Ainsi, un ensemble d’archives de fouilles peut constituer un fonds à part entière (le fonds de la Mission archéologique française de Mari, Syrie, 1923-2010) ou un sous-ensemble d’un fonds de laboratoire/équipe de recherche (le fonds de l’équipe Archéologie de l’Asie centrale, 1973-2000 pour les archives de la Mission archéologique française en Asie centrale) ou d’un fonds de chercheur (fonds Jean Perrot, 1967-1981, pour les archives de la Mission de Suse en Iran). Il est important de souligner que le respect du caractère organique du fonds contribue à renforcer la valeur informative des archives. Cette remarque qui s’applique aux archives de manière générale, s’applique donc aussi aux archives de fouilles.

11Le tableau de gestion d’archives (tabl. 1), construit à partir du plan de classement, définit la durée de conservation des documents à la MAE (DUA8) et le sort final des archives (conservation intégrale aux Archives nationales, conservation partielle aux Archives nationales après tri, destruction au terme de la DUA). En ce qui concerne les archives de fouilles, après concertation avec les archéologues, il n’a pas été possible de définir une durée fixe en années en raison d’une part, de la durée des fouilles variable d’un chantier à l’autre, et d’autre part du temps d’exploitation des données qui est irrégulier et souvent imprévisible. Le choix a donc été de conserver les archives pendant 10 ans après la fin de l’exploitation scientifique. Le terme de cette exploitation est défini par le responsable des fouilles ou à défaut par les membres de la mission ou le directeur du laboratoire. Le sort final est la conservation intégrale aux Archives nationales sauf pour certains dossiers liés à l’administration des fouilles, qui font l’objet d’un tri.

12Un guide d’archivage général (fig. 2) et un guide spécifiquement consacré à l’archivage électronique (fig. 3) répertorient les règles et recommandations pour les aspects suivants :

– l’organisation des dossiers entre eux,

– le classement interne des documents/fichiers d’un dossier,

– le nommage des fichiers et des dossiers,

– les informations/métadonnées de description,

– les formats de fichiers à utiliser et les conversions à effectuer avant versement.

13La pratique montre que les guides ne sont que très rarement utilisés par les archéologues. Des sessions de formation et d’assistance auprès des chercheurs sont régulièrement organisées. L’enjeu est de montrer l’intérêt d’une gestion archivistique dès l’âge courant des documents et sa valeur ajoutée pour le chercheur au cours de ses activités quotidiennes et futures.

Fig. 2

Fig. 3

14Les ensembles d’archives de fouilles conservés ont été produits en majorité avant le transfert des laboratoires à la MAE en 1997. Ces ensembles représentent environ 70 % du fonds. La volumétrie des documents figurés (photographies, relevés, dessins de matériel, cartes, films…) est évaluée à plus d’1 000 000 de pièces. La fréquence des versements s’est particulièrement accrue depuis quelques années (45 versements comptabilisés entre 2001 et 2007 et 330 entre 2008 et 2015). Ces versements sont liés au départ à la retraite des chercheurs mais surtout à des projets de numérisation en vue de ré-exploiter les données archéologiques.

15À l’issue du versement, les archives de fouilles font l’objet des mêmes principes et méthodes de gestion que les autres catégories documentaires. Les versements successifs alimentent les fonds des différents producteurs de la MAE. Les dossiers font l’objet d’un double traitement conduit en parallèle : un traitement intellectuel (classement, tri et élimination9, analyse archivistique, cotation) et un traitement matériel (conditionnement, rangement). Ces opérations aboutissent à la réalisation d’un instrument de recherche analytique de type répertoire (répertoire numérique détaillé ou répertoire méthodique10) réalisé avec l’application Internet AtoM11 dans le respect des normes de description archivistique ISAD(G)12, ISAAR (CPF)13 et ISDIAH14. La communication des archives de fouilles suit les règles de communicabilité des archives publiques15. Elles bénéficient en outre d’une protection liée à l’application du droit d’auteur16. À la réception d’une demande de communication d’archives, le service informe le responsable du versement (ou à défaut le responsable de l’équipe ou du laboratoire de rattachement) de l’objet de la demande. Il s’assure auprès de lui que la communication des documents ne peut engendrer de litiges, en particulier dans les pays d’accueil des missions et au sein de la communauté scientifique. Lorsque l’utilisation des archives nécessite une autorisation du ou des titulaires des droits d’auteur, il incombe au lecteur de les obtenir. Les archives physiques sont conditionnées dans des matériaux neutres et sont conservées dans des magasins sécurisés. Des serveurs, administrés par le service Systèmes d’information de la MAE, sont dédiés à l’archivage électronique.

16Les archives de fouilles, en particulier les typologies documentaires correspondant à la rubrique « Enregistrement et traitement des données de terrain » du plan de classement, présentent certaines particularités qui ont des conséquences sur leur gestion :

– La sélection de ces archives est liée à des critères scientifiques que l’archiviste ne maîtrise pas. C’est donc à l’archéologue producteur des documents, de procéder aux éliminations qu’il juge nécessaires avant leur versement. L’arriéré d’archives de fouilles n’a fait l’objet d’aucune élimination même dans le cas de masses de photographies de terrain presque semblables.

– Les documents doivent être accompagnés de métadonnées suffisamment fiables pour permettre leur exploitation archéologique à long terme. L’archiviste ne pouvant pas pallier le manque d’information, l’accessibilité aux archives sera donc limitée si l’archéologue producteur ne fournit pas ces métadonnées.

– Le temps d’exploitation des documents par le producteur lui-même est variable. Durant cette période, l’utilisation peut être continue ou interrompue pour être reprise plusieurs dizaines d’années après. Si le chercheur ne peut assurer la gestion des documents, il doit verser ses archives pour en sécuriser la conservation. Cette question est d’autant plus cruciale que les archives physiques sont particulièrement fragiles (photographies argentiques, relevés au crayon par exemple, fig. 4 et fig. 5) et que les archives électroniques nécessitent une gestion continue.

17Pour tenter de régler ces questions, le service des archives a mis en place un travail collaboratif avec les chercheurs lors de la préparation de leurs versements et du traitement des archives.

Fig. 4

Fig. 5

18Pour répondre à la nécessité de préservation des documents et aux besoins des archéologues de les ré-exploiter, le service conduit depuis 2007 des projets de numérisation. À ce jour, plus de 65 000 fichiers sont conservés. Les projets sont intégrés à des programmes de recherche archéologiques, comme actuellement le programme « Archives de fouilles des sites préhistoriques et antiques » conduit dans le cadre du Labex « Les passés dans le présent » de l’université Paris Ouest Nanterre La Défense17. À titre d’exemple, le projet « Monuments d’Orient18 » a pour objet la modélisation de grands monuments emblématiques du Proche-Orient antique, de la période proto-urbaine (5^e millénaire), qui voit la naissance de l’architecture monumentale, à l’Âge du fer. Ces monuments, sont le grand bâtiment public du site de Tell Feres (Syrie du Nord) ; le « massif rouge » de Mari (Syrie), monument exceptionnel de l’architecture mésopotamienne ; la Haute Terrasse de Tureng Tépé (Iran) et la citadelle qui la recouvre ; le Grand palais Royal de Mari, monument mésopotamien le mieux conservé et le plus complètement fouillé. Les objectifs de ce projet fondé sur les archives anciennes sont triples : recherche archéologique, préservation et valorisation pour un public large.

19Parallèlement à l’accompagnement de programmes de recherche, le service assure la mise en ligne des archives numérisées conformément à la demande de plusieurs équipes. L’objectif est de constituer un véritable outil de publication des « données brutes » de terrain, de faciliter l’accès à ces données et de favoriser les échanges au sein d’équipes le plus souvent internationales.

20Afin de tenir compte des divers publics (archéologues, historiens, étudiants, public plus large), plusieurs accès aux instruments de recherche et aux archives en ligne sont proposés :

– une navigation à travers tous les inventaires, les notices des producteurs ou les archives en ligne,

– un accès par une recherche globale sur l’ensemble des données ou une recherche avancée qui permet de sélectionner le ou les champs concernés et de filtrer la recherche selon différents critères (fig. 6 et fig. 7),

– un accès par le cadre de classement du service des archives (laboratoires, équipes de recherche, services communs, revues scientifiques, fig. 8),

– un accès de type géographique aux archives de missions archéologiques françaises à l’étranger (fig. 9),

– un accès à chaque ensemble d’archives en ligne.

Fig. 6

Fig. 7

Fig. 8

Fig. 9

21Des expositions virtuelles sont actuellement en cours de réalisation en collaboration avec les responsables des fouilles, afin de présenter plusieurs sites archéologiques à travers leurs archives.

22En dehors de l’obligation légale de gérer les documents, la gestion des archives de fouilles à la MAE doit répondre à un objectif principal : accompagner la recherche archéologique au sein de la structure et permettre l’exploitation des documents sur le long terme. La mise en place d’un archivage professionnel auprès des chercheurs semble être un bon moyen de répondre à cet objectif. Le positionnement du service auprès des chercheurs optimise la gestion des archives dans une perspective de réemploi contribuant à un meilleur classement et à une meilleure description. Après 15 ans d’existence et plus d’un kilomètre d’archives conservées, le service des archives de la MAE doit toujours faire face à la résorption d’un arriéré important. Parallèlement, la collecte d’archives électroniques continue de se développer auprès des chercheurs. La production d’archives se dématérialise de plus en plus et le risque de perte d’information est beaucoup plus important que pour les archives sur support traditionnel. L’archivage électronique doit répondre à ces problèmes : obsolescence des formats, obsolescence du matériel informatique et métadonnées peu fiables. Parvenir à gérer de façon satisfaisante les archives électroniques est l’enjeu d’aujourd’hui, pour toutes les archives, comme pour les archives de fouilles.