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Les collections des bibliothèques à Paris

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Yves Alix
, 
Dominique Arot
, 
Bertrand Calenge
, 
et al.

Évaluer et formaliser

Une charte de développement des collections renouvelée : axes et modes de travail

Suzanne Jouguelet

Texte intégral

1Le titre annoncé sur le programme indique : « Formaliser sa politique documentaire : pour quoi ? comment ? ».

2Je l’ai un peu infléchi en parlant, non de charte documentaire, mais de charte de développement des collections ; on peut ainsi évoquer des modes d’enrichissement très variés, en croisant des types de documents et des modes d’entrée.

3Par ailleurs le sous-titre « axes et modes de travail » souligne que je ne réussirai pas à parler seulement de méthodologie. L’articulation avec quelques éléments de contenu m’a paru indispensable : l’histoire, l’échelle, la diversité des collections rendent singulier le contexte de la Bibliothèque nationale de France (quatorze départements de collections répartis sur plusieurs sites).

4Je présenterai donc les travaux en cours, avec un jalon pour des premiers résultats à la fin du premier trimestre 2002.

5• Toute charte documentaire formalisée commence par re-situer la politique d’acquisition dans le cadre des missions de l’établissement concerné.

6Le développement des collections est inscrit au cœur des missions de la BnF. J’en veux pour preuve les termes du décret de janvier 1994, fondateur de l’institution : « collecter », « enrichir », « patrimoine national », missions relatives au dépôt légal, « elle rassemble [...] des collections françaises et étrangères d’imprimés, de manuscrits, etc. » et l’énumération des types de documents se poursuit.

7La BnF doit également assurer la mission paradoxale d’« accès du plus grand nombre aux collections [...] dans des conditions [...] compatibles avec la conservation de ces collections. »

8Le projet de réécriture de la charte de développement des collections est lié à des évolutions propres à la bibliothèque aussi bien qu’extérieures.

9• En interne, la phase de constitution « à marche forcée » des collections en libre accès pour les deux niveaux de salles de lecture est très largement avancée. On a atteint globalement un pourcentage de 85,1 % en haut de jardin et 80,3 % en rez-de-jardin, avec des variantes selon les départements et les disciplines. On est entré dans une logique de complément et de renouvellement des documents.

10D’autres facteurs d’évolution, plus techniques, entrent en jeu : l’introduction en 2002 d’un nouvel outil informatique de gestion des entrées, ainsi qu’un élément plus général, qui nous concerne tous : l’impact du nouveau code des marchés publics, entraînant une réduction sensible de la part du « hors-marché ».

11Par ailleurs nous avons progressé dans la connaissance du public et de son usage des collections, au terme de cinq années depuis l’ouverture du haut-de-jardin et trois depuis celle du rez-de-jardin. Il en sera question ultérieurement à propos de l’évaluation.

12Enfin la bibliothèque a élaboré et mis en œuvre un projet d’établissement, qui prévoit, entre autres actions, la refonte de la charte.

13• L’évolution dans ce domaine est également provoquée par des facteurs externes : la progression des documents électroniques et de l’Internet entraîne des bouleversements dont il sera question dans l’après-midi.

14Le contexte institutionnel et documentaire qui environne la BnF connaît aussi d’importantes transformations : l’arrivée de l’Institut national d’histoire de l’art nous pousse à formaliser à nouveau nos modes d’enrichissement, en particulier dans ce domaine thématique. La mise en œuvre du programme U3 M aura un fort impact sur les parcours des publics et ouvre à la coopération de nombreux chantiers. Je ne retiendrai que celui du pôle Langues et Civilisations du monde, qui a stimulé de façon bénéfique notre réflexion sur les langues non occidentales : le département Littérature et Art a entrepris une mise à jour de la carte documentaire de la BnF dans ce domaine.

Qui sont les publics visés par cette charte ?

15Parmi les multiples destinataires figurent d’abord nos autorités de tutelle, en raison de l’inscription du dossier dans le projet d’établissement et de ses impacts budgétaires : il faut, d’année en année, justifier les budgets d’acquisition.

16Nos partenaires institutionnels et professionnels, nombreux ici aujourd’hui, méritent également d’être informés sur les contenus et l’évolution de notre politique de développement des collections.

17Enfin la charte vise aussi les personnels de la bibliothèque, et en particulier les acteurs multiples de la politique d’acquisition. Elle constituera une référence commune pour la formation et l’information. Une version interne du document sera probablement élaborée, en étoffant la partie relative aux procédures (circuit du document, « désherbage », etc.).

La méthode de travail

18La méthode de travail adoptée s’inscrit dans une continuité. On peut citer comme documents de référence les « Propositions pour une charte documentaire » de 1993, qui tiraient les enseignements de réunions de vingt-cinq commissions d’acquisitions spécialisées, le rapport sur la « Politique patrimoniale de la Bibliothèque de France », de 1992, fruit d’un groupe de travail présidé par Claude Jolly, la charte documentaire des collections spécialisées de 1997.

19Plus récemment un travail approfondi d’évaluation, surtout des collections en libre accès, a été conduit en 1999.

20Par ailleurs ce projet est lié à l’organisation du travail d’acquisition à la BnF :

  • plus de cent-vingt responsables d’acquisitions, avec pour la plupart une spécialisation thématique et/ou linguistique et également une spécialisation par type de support (exemples : ethnologie, sciences politiques, sciences de la terre, néerlandais, chinois, polonais.) ;
  • un service de « gestion centralisée des acquisitions » pour les imprimés reçus à Tolbiac, qui compte une quarantaine de personnes effectuant la réception physique, financière et informatique et assurant la réception des périodiques (16 000 titres vivants dont 11 000 par acquisition) ;
  • une coordination avec le département du dépôt légal et le service des échanges ;
  • enfin une structure très légère (réduite à une personne, plus une autre spécialisée dans la gestion des dons courants) de coordination de la politique documentaire, qui a permis, à la suite de nombreuses réunions et d’entretiens, de définir un canevas commun pour le document, avec une grille adaptée aux départements thématiques, une autre aux départements spécialisés, et des ajustements, par exemple pour le département Audiovisuel.

21Le document en cours d’élaboration sera doublement significatif : aboutissement de l’étape de constitution du libre accès et nouveau départ, en particulier avec les ressources électroniques et l’intégration, dans un document commun, des départements spécialisés.

22La richesse et la complexité du champ à traiter sont renforcées par l’originalité de l’offre de collections encyclopédiques de la BnF ; la bibliothèque présente le triple caractère de bibliothèque patrimoniale, bibliothèque de recherche, bibliothèque d’étude ; elle est en outre « multi-sites ». Une enquête conduite récemment auprès des lecteurs des sites Richelieu, Arsenal, Opéra a montré que l’articulation entre les sites fonctionne assez bien dans une logique de complémentarité.

23Bibliothèque patrimoniale par l’offre de documents anciens, uniques... la BnF présente une singularité à la fois par le nombre d’unica et par des regroupements exceptionnels de collections.

24Il convient d’éclairer la notion de « dernier recours », qui peut être perçue comme une barrière infranchissable. En fait les statistiques du Service d’orientation des lecteurs, qui évalue les besoins de recherche, montrent que 13,5 % du public de la bibliothèque de recherche (sur l’ensemble des sites) effectue des recherches à titre personnel. Quand le recours à des collections possédées par la seule BnF s’avère nécessaire, le public peut y accéder sans autre justificatif que son objet de recherche.

25Le document comportera deux grandes parties :

  • une partie générale, formalisant les orientations communes et les évolutions : par exemple l’articulation entre les collections imprimées, les collections audiovisuelles et les collections spécialisées ; l’évolution des collections en libre accès, le lien papier-électronique, en particulier pour les périodiques, etc. ;
  • une partie par département, sur l’ensemble des sites, déclinant les conséquences, pour le département, des orientations générales, et présentant ses traits particuliers.

26Même si on peut le regretter, certains sujets importants ne seront pas traités en tant que tels mais seulement dans leur rapport avec la politique documentaire : numérisation, conservation, valorisation par exemple.

Les axes de la charte

27Je voudrais insister brièvement sur quelques grands axes de la charte.

Les modes d’enrichissement

28Leur grande diversité et l’effet d’échelle sont liés au statut de bibliothèque nationale et à la typologie très variée des documents concernés.

29Pour les acquisitions, il convient de distinguer les acquisitions courantes des acquisitions patrimoniales.

30Les acquisitions courantes alimentent le libre accès offert dans les salles de lecture ainsi que les magasins, avec une proportion importante d’acquisitions en langues étrangères.

31La répartition des budgets d’acquisitions selon les types de documents évolue et on peut noter la part croissante des périodiques (passage de 43 à 44 % du budget entre 2000 et 2001).

32Le domaine spécifique des acquisitions patrimoniales revêt une importance particulière, surtout pour les départements spécialisés et la Réserve, avec des achats en vente publique et auprès de libraires spécialisés. Même si la bibliothèque bénéficie de subventions exceptionnelles et du concours du fonds du patrimoine, l’envolée des prix du marché de l’art constitue un véritable handicap. Un seul exemple est révélateur : celui de la photographie, domaine d’excellence de la bibliothèque, dans lequel les coûts sont devenus prohibitifs.

33Il convient de souligner en matière d’acquisitions en général l’importance de la prospection et les difficultés de la collecte (par exemple pour certaines aires linguistiques, ou de petits éditeurs en région et à l’étranger, ou des fournisseurs spécialisés).

34Pour les dons, on peut relever à la fois la définition d’une politique sélective pour les dons courants d’imprimés, et l’importance des dons, ainsi que des legs et dations, pour les départements spécialisés.

35Le dépôt légal connaît une logique d’évolution, dans le cadre du projet d’établissement. Elle porte entre autres sur la simplification et l’allègement des dispositifs (collecte, traitement...) en ce qui concerne l’imprimé et sur une amélioration de la collecte pour d’autres types de documents : la gestion du dépôt légal des documents autres qu’imprimés est répartie entre les départements concernés (Audiovisuel, Musique, Estampes et photographie, Cartes et plans), et une démarche volontariste est souvent indispensable à l’entrée des documents.

36Par ailleurs les pôles associés en région pour le dépôt légal imprimeur jouent un rôle renforcé.

37Enfin l’extension du dépôt légal aux ressources en ligne fait l’objet d’une expérimentation sur un échantillon de sites Web.

38Tous ces axes seront développés lors des journées professionnelles fin janvier 2002.

39On évoquera l’apport des échanges internationaux en parlant ultérieurement de la bibliothèque en réseau.

40Quelques chiffres relatifs au dépôt légal et aux acquisitions de documents imprimés et audiovisuels en 2000 montrent le parallélisme des deux chaînes, en tout cas pour les monographies :

41Dépôt légal :

4252 200 dépôts de monographies 62 600 titres de périodiques (dont 5 550 nouveaux) 27 500 documents audiovisuels et électroniques Acquisitions :

4352 050 titres de monographies

4411 300 abonnements de périodiques (hors dons et échanges) 4 500 documents audiovisuels

La diversité et l’évolution des types de documents

45Il existe une diversité « historique » des collections, avec différentes strates : manuscrits, estampes, monnaies, cartes, partitions, programmes de spectacles, affiches, maquettes, costumes, phonogrammes, etc.

46Le développement récent concerne surtout les documents électroniques et soulève des problèmes divers : budgétaires, juridiques, documentaires, tout en diversifiant les modes de diffusion.

47Les périodiques, y compris électroniques, pèsent de plus en plus lourd dans le budget courant. Le graphique joint montre la croissance des périodiques électroniques depuis juin 1999 (quelques titres scientifiques) à aujourd’hui, avec plus de 2 000 titres dont une moitié environ relève d’autres disciplines.

Évolution du nombre de titres

48Ils sont accessibles via un portail interne d’accès aux ressources électroniques, Renet, ainsi que les cédéroms et bases de données : 183 titres de cédéroms et 31 titres de bases en ligne aujourd’hui. Ce portail donne aussi accès aux Signets de la BnF.

49L’offre de la bibliothèque numérique évolue également : compléments de Gallica, développement de programmes thématiques (par exemple Voyages).

50Les documents multimédias sur support, reçus par le département audiovisuel augmentent en nombre et en diversité (+14,5 % du dépôt légal de 1999 à 2000 : cédéroms, jeux vidéos, bases de données, disquettes.).

Quelles destinations pour quels documents ?

51Il existe, pour les acquisitions des départements thématiques à Tolbiac, une articulation forte entre les deux niveaux de libre accès et les magasins, le haut-de-jardin étant toutefois conçu avec une relative autonomie.

52L’approche diffère selon deux familles schématiques de départements : Histoire et Littérature, avec un héritage très riche en magasin, et Sciences et Droit, avec une grande importance des collections en libre accès acquises et une reprise récente des acquisitions pour les magasins.

53Pour le libre accès, à la phase de constitution succède une phase - au moins partielle - de renouvellement.

54À Richelieu, le redéploiement des départements dans le cadre du projet Richelieu permet d’envisager en particulier le développement des usuels et des documents de substitution dans la salle Ovale, généraliste, la création d’une salle de lecture propre au département des Arts du spectacle, le renouvellement et l’extension des collections en libre accès dans d’autres départements.

55Pour apprécier une politique d’acquisition, l’évaluation constitue un élément majeur. Elle revêt plusieurs formes :

Les statistiques

56Un suivi statistique a été régulièrement exercé sur les collections en libre accès aux deux niveaux de Tolbiac, avec des chiffres mais aussi une analyse fine par discipline grâce à la cotation Dewey.

57En outre le service de gestion centralisée des acquisitions donne des statistiques régulières d’entrées et de répartition dans les départements. Il en va de même du département du dépôt légal, des services des échanges et des dons.

58En 1999 un premier bilan a été fait, avec une évaluation des choix de politique documentaire, essentiellement pour le libre accès (voir le BBF, 1999 n° 6 « L’offre de collections à la BnF : premier bilan à Tolbiac »). Des évaluations qualitatives complémentaires ont porté sur les corpus (avril 2000) et les langues (3e évaluation depuis 1997 conduite en juillet 2000).

L’utilisation des collections par le public

59L’enquête de public faite par un prestataire a comporté en mai 2000 un volet qualitatif sur les usages des collections en libre accès (cinquante entretiens complétant deux jours d’observation en salle aux deux niveaux).

60En décembre 2000 un sondage interne a été effectué dans les salles de lecture du haut-de-jardin, en relevant les codes à barres des documents consultés et en les confrontant avec les données bibliographiques correspondantes. Puis les données ont été exploitées dans une base Access.

61Enfin un travail a été opéré par le service d’orientation des lecteurs sur les disciplines de recherche déclarées par les lecteurs au moment de leur accréditation.

Les perspectives

62Un renouvellement du sondage dans les salles est envisagé, y compris pour le rez-de-jardin.

63Le recueil statistique sur les communications des documents des magasins doit être développé, car on manque de données sur les fonds les plus communiqués.

64Le circuit interne, avec pour objectif une amélioration des délais pour chaque maillon de la chaîne, doit faire l’objet de réflexions.

65• Certains infléchissements pour le haut-de-jardin déjà en cours (augmentation des traductions françaises pour les littératures étrangères, des ouvrages de vulgarisation dans certaines disciplines, développement des documents sur les métiers, le sport.) seront formalisés.

66Enfin on procédera à une évaluation des usages de l’offre de collections sur le site Web.

Une bibliothèque en réseau

67Le décret fondateur de la BnF indique qu’elle participe, dans le cadre de la politique définie par l’État, à la « mise en commun des ressources documentaires des bibliothèques françaises ».

68Le Catalogue collectif de France, le réseau des pôles associés, les attributions à des bibliothèques françaises de documents entrés par les échanges internationaux et d’exemplaires du dépôt légal, sont autant d’exemples de ce réseau.

69Dans un contexte plus parisien, des évolutions importantes se jouent ave c le programme U 3 M et avec l’inha, renforçant la nécessité d’une coopération, particulièrement dans le domaine documentaire.

70L’évolution de la documentation impose une veille partagée. La BnF tire profit de sa participation aux groupes de veille organisés par la Sous-direction des bibliothèques pour la documentation électronique.

71Elle développe ses relations avec des réseaux de chercheurs et de partenaires spécialisés.

72Enfin tout naturellement elle entretient des rapports étroits avec d’autres bibliothèques nationales.

En conclusion...

73Dire que l’accès aux collections a connu récemment des mutations accélérées est devenu une évidence.

74Il n’est plus forcément question de posséder tous les documents comme objets physiques, car le rapport entre document original et document de substitution a été bouleversé par la numérisation.

75On peut avoir recours aux ressources offertes ou acquises sur Internet et à la fourniture de documents à distance pour compléter « virtuellement » ses collections.

76Néanmoins la mission d’une bibliothèque nationale lui impose un devoir d’archivage et de préservation à long terme.

77La bibliothèque doit ainsi répondre à un double défi : préserver et enrichir son héritage ; expérimenter et tirer le meilleur parti des innovations technologiques.

78La nouvelle charte rendra compte des efforts et des résultats dans cette double direction.

Table des illustrations

URL http://books.openedition.org/bibpompidou/docannexe/image/919/img-1.jpg
Fichier image/jpeg, 46k

Auteur

Suzanne Jouguelet est adjointe au directeur des collections de la Bibliothèque nationale de France.

© Éditions de la Bibliothèque publique d’information, 2002

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