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L’information dans les organisations : dynamique et complexité

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Christiane Volant

Session B. Connaissances, travail collaboratif et technologies d’information communication

Complexité du traitement de l’information dans les réseaux documentaires : le cas de l’enseignement agricole

Cécile Gardies

Résumé

Les systèmes d’information documentaires scolaires sont fortement marqués par une organisation en réseau. Le contexte de la documentation dans l’Enseignement Agricole permet l’observation du passage du singulier au collectif dans l’exercice d’un métier qui se traduit par une forte rationalisation des tâches mais qui induit parallèlement une homogénéisation des pratiques professionnelles dans le traitement de l’information. L’offre documentaire collective, si elle est diversifiée est aussi moins ciblée sur les besoins d’usagers démultipliés. Le réseau documentaire dans l’enseignement agricole peut être considéré comme un dispositif paradoxal et comme une « organisation apprenante » qui contribue à l’acquisition de savoirs professionnels, à la transmission d’une culture professionnelle et participe ainsi à la professionnalisation du métier de professeur documentaliste.

Documentary information systems in education are highly characterized by a network organization. The context of documentation in Agricultural Education is a good means to observe how individual professional practices become collective, resulting in a high rationalization of tasks but also in a homogenization of professional practices in information processing. Collective documentation allows to diversify the offer but targets less specifically the individual needs of multiplied users. The documentary network in agricultural education can be considered as a paradoxical tool and as a “learning organization” which contributes to the acquisition of professional knowledge, to the transmission of a professional culture and thus gives a vocational focus to the profession of teacher in documentation.

Texte intégral

INTRODUCTION

1L’organisation de la documentation au sein de l’Enseignement Agricole s’est mise en place progressivement et a apporté ou accompagné des pratiques pédagogiques innovantes. Depuis les premières réflexions conduites autour de l’utilisation du document comme support pédagogique, à la difficulté pour se repérer dans une masse documentaire en constante évolution, jusqu’à la prise de conscience de la nécessité d’une personne qualifiée et d’un centre de documentation organisé, l’évolution de la documentation a été rapide et importante. Pour autant peut-on dire que, dans l’Enseignement Agricole public, les Centres de Documentation et d’Information (CDI) qui se sont développés dès les années 1970, occupent actuellement une place déterminante dans les établissements ?

2Nous pouvons avancer qu’il existe, d’une part, un système d’information propre à l’enseignement, on le qualifie de système d’information documentaire scolaire. D’autre part, ces systèmes d’information scolaires sont fortement marqués par une organisation en réseau documentaire. Le réseau permet une rationalisation des tâches documentaires et induit parallèlement une modification des pratiques professionnelles.

3L’essor des réseaux documentaires a amené l’émergence d’un travail collaboratif fort qui n’est pas sans conséquence sur le traitement de l’information et sur la professionnalisation du métier de documentaliste. Les mutations induites dans les pratiques professionnelles par le travail collaboratif dans les systèmes documentaires sont encore peu explorées. Le réseau, par les pratiques collaboratives qu’il induit, contribue-il à la professionnalisation des professeurs documentalistes et permet-il un renforcement identitaire ? La construction collective de l’offre documentaire ainsi proposée conduit-elle à la constitution de référents professionnels et à l’acquisition de savoir-faire ?

4Un paradoxe semble se dessiner entre système d’information documentaire scolaire centré sur une gestion singulière de l’information et l’organisation de ces systèmes en réseau qui induit des approches collectives dans le traitement de l’information. De plus le réseau documentaire, en participant à l’évolution des pratiques professionnelles, permet un accroissement des compétences mais tend aussi à homogénéiser ces pratiques. Or le réseau documentaire, s’il conduit à gommer les spécificités des pratiques professionnelles des professeurs documentalistes par une offre documentaire moins personnalisée, permettrait une offre plus diversifiée et une rationalisation des tâches documentaires. Peut-il alors être considéré comme un dispositif paradoxal et comme une « organisation apprenante » (Volant, 1998) qui contribue à la professionnalisation du métier de professeur documentaliste ?

5L’éclairage des Sciences de l’Information et de la Communication pour analyser le traitement de l’information en réseau et celui de la sociologie du travail sur les questions de professionnalisation et d’identité devraient permettre d’approfondir ces questions. La réflexion conduite s’appuiera sur une enquête sur les systèmes d’information documentaires scolaires de l’Enseignement Agricole, menée en 2004, dans le cadre d’un travail de thèse en cours. Centrée sur l’analyse de leur place et de leur fonctionnement, elle sera complétée d’entretiens menés auprès de professeurs documentalistes pour tenter de cerner les modifications induites par les pratiques collaboratives dans l’acquisition des différents savoirs favorisant l’évolution des pratiques professionnelles.

I. SYSTÈMES D’INFORMATION

6La documentation dans l’Enseignement Agricole s’est développée à partir des années 1970, au travers notamment de la création d’un centre de documentation et d’information (CDI) dans chaque lycée, CDI qui ont été gérés progressivement par des professionnels de l’information et de la documentation.

7Ces centres de documentation et d’information sont des systèmes d’information documentaires qui, selon la proposition de C. Volant, peuvent se définir à l’aide de l’analyse systémique. C’est-à-dire à travers l’étude des lois, des modes de fonctionnement et des principes d’évolution d’ensembles organisés, des interactions reliant les éléments de ces ensembles, et celles associant les ensembles à leur environnement. L’homme est considéré comme acteur du système d’information et participe à la dynamique informationnelle. C. Volant, propose une vision de la chaîne documentaire qui n’est plus linéaire, mais qui regroupe des fonctions, des activités, des acteurs et des boucles de rétroaction. Les opérations y sont évaluées en fonction des objectifs fixés (Volant, 2001). Le système d’information documentaire peut également être abordé comme un artefact, un mode de médiatisation de l’information et de la communication permettant des mises en relation dans un environnement construit au travers d’une forme. L’information y serait considérée « non comme un objet, mais comme une relation, unissant des sujets par l’intermédiaire des médiations matérielles et intellectuelles. Cela signifie notamment que l’information n’a pas de valeur, ni même de sens ou d’existence en dehors de situations personnelles ou sociales (…) elle n’existe pas en dehors de ce geste à la fois perceptif, interprétatif et cognitif. Elle ne nous parvient que par trois biais : la nature, le corps des autres et les artefacts conçus par l’homme » (Jeanneret, 2004).

  • 1 Gardies, 2004. Enquête cartographie des CDI et de leurs territoires.

8Pour rassembler ce terme de système d’information documentaire et celui de centre de documentation et d’information tels qu’on les nomme dans l’enseignement secondaire, nous proposons d’adopter celui de système d’information documentaire scolaire. Les résultats d’une enquête1 menée sur les CDI des 218 établissements d’enseignement agricole publics français avec un taux de réponse de 52,7 % nous permettent de relever différents éléments caractéristiques des systèmes d’information documentaires scolaires. C’est par exemple le choix pour 63,5 % des professionnels d’adapter la classification aux besoins de leurs usagers et aux spécificités de leur établissement, ou la présence forte de signalétique, de documents secondaires ou encore pour 88,7 % d’entre eux des interventions pédagogiques visant à faciliter l’accès à l’information. Nous avons complété cette investigation par des entretiens auprès des documentalistes dans lesquels la majorité a souligné une gestion du centre de documentation qualifiée de pédagogique, se matérialisant à la fois dans l’adaptation des modes de gestion aux usagers élèves, dans le fait de privilégier la relation individuelle, dans le travail de médiation ou dans la recherche d’autonomie des usagers. En ce sens le système d’information documentaire scolaire est bien un artefact qui permet une mise en relation d’un environnement, d’un territoire mis en espace avec un ensemble d’acteurs dont les besoins sont pris en compte et traités par une médiatisation de l’information et de la communication. Cette mise en système favorise un partage des savoirs à travers des formes étudiées dans un environnement socio construit.

9C’est dans la mise en réseau des systèmes d’information documentaire scolaires que nous proposons de voir comment la gestion singulière de l’information se confronte à une approche collective dans le traitement de l’information.

10Le réseau documentaire est un lieu éclaté où des éléments sont reliés entre eux pour atteindre un objectif, traiter et fournir de l’information, en visant l’efficacité par la rationalisation des tâches documentaires. Le réseau est une structure d’interconnexions en équilibre, régulée par les interactions organisées sous formes de règles de fonctionnement. La structure régule les déséquilibres et les liens organisés constituent un dispositif social rassemblant un certain type d’acteurs, de règles, d’objets échangés, d’outils, de choix de fonctionnement. La conception de ces dispositifs se retrouve à la fois dans l’organisation documentaire et dans l’organisation cognitive. La définition même de réseau qui renvoie à la circularité et à l’imbrication de points multiples, souligne l’idée d’une non linéarité qui peut remettre en question celle supposée des tâches documentaires, ce qui tendrait à confirmer la vision systémique et dynamique.

  • 2 Michel (J.) et Sutter (E.), Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la documentation sou (...)

11Si le système est une entité ouverte sur un environnement propre, le réseau regroupe plusieurs systèmes, créant ainsi son propre environnement ; il comporte donc une complexité organisationnelle supplémentaire. Ainsi si le réseau est reconnu dans son utilité de partage du « laborieux travail documentaire » et de « mutualisation du risque informationnel et documentaire »2 le temps consacré aux régulations de fonctionnement qu’il nécessite ne doit pas être occulté. Il y a une utilité évidente mais aussi des risques en terme même d’efficacité que le réseau est pourtant sensé favoriser. C’est à dire que la rationalisation de la gestion documentaire et l’économie d’échelle ne doit pas faire oublier que la situation de travail collective caractérisée par des situations de communications médiatisées, par un partage des données, peut en faire un système complexe nécessitant régulations et adaptations. La notion de communication dans l’organisation en réseau est prépondérante ainsi que celle de coopération, mais les interrelations sociales entraînent des difficultés, des obstacles que C. Volant qualifie « d’obstacles de nature comportementale (qui) vont paradoxalement à l’encontre même des objectifs de communication recherchés » (Volant, 1998).

12Des communautés professionnelles se sont structurées en réseau documentaire, partageant des conventions plus ou moins explicites, et permettant une accélération de l’efficacité des échanges au sens large. De nouvelles formes d’actions structurent leur champ d’action et favorisent des processus d’apprentissage collectif, mais ce sens de l’activité des réseaux documentaires se situe avant tout au niveau du partage du traitement de l’information.

II. TRAITEMENT DE L’INFORMATION EN RÉSEAU

13Si l’information, de par son étymologie, est entendu dans le sens de « donner une forme », pour la documentation elle est une connaissance communiquée, c’est-à-dire que le contenu que représente une information (donnée située) est matérialisé pour permettre sa communication par un média. L’information a un sens transmissible parce qu’elle est mise en forme, et aussi parce qu’elle est susceptible d’être reçue dans un processus intellectuel de communication, de relation, par un récepteur. Il s’agit alors de sens construit, car comme le dit Jean Meyriat, l’information, « est une connaissance communiquée ou communicable, en d’autres termes le contenu cognitif d’une communication réalisée ou possible » (Meyriat, 1983). L’information accroît, diffuse le savoir et organise un lien entre ceux qui la détiennent. Information et savoir ne sont cependant pas synonymes, une information ne devient connaissance que lorsqu’elle est activée par celui qui la reçoit dans l’échange, qui l’intègre et l’assimile à son propre stock de connaissances et constitue in fine un savoir construit et modélisé reconnu socialement. Par ailleurs, la valeur de l’information est liée à ses possibilités d’accès ce qui sous entend un certain nombre de traitements. Il y a donc des liens entre la mise à disposition de l’information et sa structuration pour en permettre l’exploitation. C’est cet ensemble de liens qui vont constituer la documentation. On peut alors parler d’information documentaire, « L’information documentaire renvoie à la médiation du savoir » (Benoit, 1995), et de mise en système caractéristique de l’activité documentaire. Cette activité constitue le cœur du métier des professionnels de l’information. La documentation s’est très tôt organisée collectivement et elle se caractérise de plus en plus par un travail de coopération qui consiste en une représentation partagée de l’activité. Cette approche a des répercussions sur les pratiques professionnelles des documentalistes, sur le traitement même de l’information, mais elle a aussi des impacts sur les modes de réception des usagers des systèmes d’information. L’information documentaire vise la diffusion du savoir, en ce sens « elle est partie prenante de la reformulation du discours spécialisé, guidant le lecteur dans sa démarche » (Holzem, 1999). Le traitement de l’information en réseau a un caractère distribué, mouvant et hétérogène, dû à la complexité du système où les pôles producteurs et récepteurs coexistent et interférent en permanence. Ces positions multiples balisent l’espace des savoirs que constitue le système d’information. Le travail d’analyse de l’information au sein d’un réseau va consister à traiter l’information primaire, créer une information secondaire pour répondre à un nombre important et diversifié de besoins et d’usages d’information, et à construire un contexte dans lequel elle peut être repérée, identifiée, assimilée par l’usager. Un système d’information orienté usagers doit s’intéresser aux besoins mais aussi aux usages de l’information, et pour cela l’effet de rétroaction doit être pris en compte, or ce feed back est plus difficile à intégrer dans les pratiques professionnelles en réseau et peut donc remettre en question l’adéquation de l’offre documentaire aux besoins.

14Dans l’Enseignement Agricole, les documentalistes ont créé dans les années 1980 des réseaux régionaux qu’ils ont fédérés en 1996 en un réseau national documentaire qui a pour fonction de mutualiser le travail d’indexation des périodiques ; il assure une fonction technique, une fonction d’animation et une fonction de coordination du travail des documentalistes. Dans ce cadre, un travail de réflexion sur l’indexation est mené, qui aboutit à la construction d’outils. Il tend à améliorer la qualité du traitement partagé de l’information au risque, paradoxalement, d’homogénéiser une pratique qui pourrait altérer l’information traitée. L’objectif étant de réduire l’information (primaire) tout en maintenant sa richesse par une nouvelle construction (information secondaire). Cette dernière est-elle alors appauvrie par la rigidification d’une pratique codifiée collectivement ?

  • 3 Enquête évaluation des usages de Rénadoc menée en 2002 auprès de 5609 usagers, disponible sur : htt (...)

15Lors des entretiens, les personnes interrogées disent que le réseau a modifié les pratiques professionnelles notamment sur le travail d’indexation par les échanges de pratiques et elles citent l’importance du regard extérieur sur leur propre travail. Cependant en dehors du fait de faciliter le travail quotidien, de leur point de vue, le réseau semble surtout renforcer la cohésion du métier et en même temps ce sentiment est variable en fonction de la dynamique régionale. Parallèlement seulement 20 % de professeurs-documentalistes pensent que le réseau national a modifié les usages de l’information. Cependant, lors d’une enquête3 interne sur les usages de leur banque de données, 60 % des usagers interrogés relevaient des difficultés de compréhension des résumés d’articles proposés par le réseau. Si la finalité du travail du professionnel de l’information résulte d’une double contrainte, celle de faciliter et fiabiliser le traitement et le transfert de l’information tout en la laissant aussi intacte que possible, dans le cas du traitement de l’information au sein de réseaux documentaires ce point d’équilibre est d’autant plus difficile à obtenir, or « découvrir le point d’équilibre optimal entre ces deux exigences contraires est le plus difficile du métier » (Meyriat, 1983).

16Ainsi il existerait un paradoxe entre système d’information scolaire centré sur une gestion singulière de l’information et l’organisation de ces systèmes en réseau qui induit des approches collectives dans le traitement de l’information. En effet, et pour reprendre ici l’expression de Y. Jeanneret, l’offre documentaire produite par le réseau s’adresse à des « destinataires démultipliés » (Jeanneret, 2004). Dans le cas de l’Enseignement Agricole la fonction du réseau est effectivement multiple mais se joue dans une dialectique entre leur proximité physique et une organisation plus globalisante. Le réseau, dans ses différentes strates, se positionne comme un lieu d’apprentissage. Par sa vocation de rationalisation de tâches documentaires et sa fonction d’échanges sur les activités documentaires, il participe à l’évolution des pratiques et donc à l’accroissement des savoirs professionnels. Ces capacités acquises semblent se situer plutôt du côté des savoir-faire. Cette fonction apprenante, si elle est réelle, notamment à travers le retour réflexif sur les pratiques et les outils communs, tend à se diluer si le réseau humain ne se maintient pas à un taux élevé de dynamique. Peut-on alors dire que le réseau documentaire contribue à la professionnalisation du métier de documentaliste ?

III. RÔLE DES PROFESSIONNELS DE L’INFORMATION DOCUMENTATION

17Le métier de documentaliste, selon Jean Meyriat, consiste à traiter l’information, c’est-à-dire à communiquer à un public plus ou moins étendu un contenu mental ayant pour lui un sens déterminé. Cet auteur affirme la nécessité d’une formation véritable pour améliorer la compétence, l’efficacité et la compétitivité des jeunes professionnels. Il précise ainsi que « le documentaliste est donc principalement un technicien. Reste que les techniques qu’il utilise dépendent, pour leur maintenance et leur renouvellement, des acquisitions d’une connaissance fondamentale » (Meyriat, 1994).

18Christiane Volant propose de considérer le réseau documentaire comme un système apprenant : « Le réseau documentaire constitue, dans le champ des activités de l’information et de la documentation, un mode d’organisation privilégié dont les objectifs sont économiques et communicationnels » (Volant, 1998). Favoriser l’apprentissage collectif par un système apprenant, c’est modifier les comportements et adopter une méthode permettant de construire collectivement à partir d’une intention globale partagée. Elle nous invite ainsi à une évolution permanente capable de générer des situations d’apprentissage bénéfiques pour le réseau et pour ses acteurs. Mais l’évolution du réseau « dépend en grande partie de la volonté de coopération réelle de ses membres et de la méthode de management utilisée » (Volant, 1998).

19Si nous regardons du côté de la sociologie du travail pour nous permettre d’éclairer ce qui, dans un métier donné, peut permettre d’avancer vers une plus grande professionnalisation, nous retenons que les critères d’une profession sont l’existence d’un mandat confié par la société à un groupe professionnel, le statut de ses membres, l’autonomie dans l’exercice de la profession (Dubar, 1994). Les activités d’un groupe se distingueraient par le niveau, les savoirs, la transmission universitaire, le caractère intellectuel, mais également, par l’identité collective des personnes exerçant cette activité (Bourdoncle, 2000).

20Si, comme nous avons pu l’observer, le travail en réseau renforce le sentiment d’appartenance à un groupe professionnel alors il pourrait contribuer à la constitution d’une identité collective.

21Le processus de professionnalisation vient s’articuler avec l’identité sociale et professionnelle en ce sens que le fonctionnement du groupe, comme un des éléments de la professionnalisation, ne peut se concevoir sans référence aux stratégies identitaires déployées dans l’institution et qui modifient à terme le mandat voire l’identité au travail des membres du groupe. La réflexion autour de l’indexation en réseau permet de rationaliser des capacités, d’améliorer des savoir-faire et participe ainsi à la définition d’une professionnalité spécifique.

22Les documentalistes de l’Enseignement Agricole, en créant le réseau documentaire Rénadoc ont contribué au renforcement d’une identité professionnelle. Ils notent ainsi que l’image du métier s’est améliorée auprès des différents interlocuteurs. La faculté d’auto organisation et la production d’une banque de données a amené une reconnaissance et une visibilité supplémentaire tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des établissements.

23Du côté des savoirs, nous avons vu que les pratiques collaboratives tendent à favoriser l’acquisition de savoir-faire directement utiles dans l’exercice de l’activité, et en ce sens en permettent l’évolution, mais la question qui apparaît alors est celle du fondement des techniques documentaires sur des connaissances fondamentales afin peut-être d’amorcer une réponse à la rigidification et à l’appauvrissement que ces mêmes pratiques induisent par ailleurs. Une réflexion sur l’ancrage des techniques documentaires et plus particulièrement sur l’analyse documentaire dans le cadre d’un réseau pourrait s’appuyer sur des savoirs constitutifs de ces techniques qui ne semblent pas encore nettement ancrés dans l’exercice du métier de professeur documentaliste (Gardiès, Couzinet, 2006), et ce malgré un travail collaboratif actif et un retour réflexif sur les pratiques professionnelles. On peut alors se demander si la formation de base des professeurs documentalistes ne devrait pas plus fournir cet ancrage scientifique qui semble faire défaut en permettant une acquisition de compétences notionnelles en Sciences de l’Information et de la Communication. Le réseau pourrait alors jouer un rôle dans les liens entre connaissances scientifiques et pratiques professionnelles.

CONCLUSION

24L’essor des réseaux, et particulièrement celui des réseaux documentaires, aura permis de centraliser virtuellement de l’information et conduit à un glissement vers un système d’information collectif. Les conséquences en terme de traitement partagé de l’information et en terme d’usages se révèlent primordiaux à cerner si les professionnels de l’information veulent produire et offrir une information médiatisée pertinente.

25Le contexte de la documentation dans l’Enseignement Agricole avec son organisation autour d’un réseau national documentaire rend possible l’observation du passage du singulier au collectif dans l’exercice d’un métier. Si des indices nous permettent d’avancer l’hypothèse que le réseau documentaire accentue le processus de professionnalisation, il n’en reste pas moins qu’un certain nombre de points restent à étudier, comme celui de la place des savoirs fondamentaux dans l’ancrage des pratiques professionnelles.

26Le réseau documentaire peut cependant être considéré comme un dispositif paradoxal en équilibre précaire parce qu’auto régulé et s’appuyant sur une dynamique « humaine ». La notion « d’organisation apprenante », si elle se révèle opérante est aussi très dépendante de la dynamique relationnelle, mais par l’acquisition de savoir-faire, de savoir-être et par la transmission d’une culture professionnelle qu’elle favorise, contribue à la professionnalisation du métier de professeur-documentaliste.

27Cependant le réseau, pour continuer à jouer ce rôle d’organisation apprenante, doit aussi garder une certaine capacité à s’interroger pour ne pas tomber dans des pratiques stéréotypées et appauvrissantes comme ça peut être le cas dans les situations où les normes imposées rigidifient les activités documentaires. Par ailleurs, la question de l’évaluation des usages demande un approfondissement qui pourra s’inscrire dans le cadre de travaux de l’équipe à laquelle nous appartenons et particulièrement dans l’axe de recherche développé autour des réseaux de médiations.

28Nous proposons de reconsidérer le réseau comme un lieu d’apprentissage et comme un système d’information que l’on peut tenter d’orienter vers les usagers, pris dans leur singularité, pour une meilleure adéquation de l’offre collective aux besoins multiples. Étudier les effets du réseau documentaire sur les pratiques professionnelles, c’est aussi travailler sur leurs fondements théoriques et sur les liens qui peuvent se tisser entre la recherche et la pratique et participer ainsi à la fois à la compréhension des phénomènes en jeu et peut-être à leur évolution.

Bibliographie

BIBLIOGRAPHIE

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Volant (C.), Le management de l’information dans l’entreprise, Paris, ADBS Édition, 2001, 106 p.

Notes

1 Gardies, 2004. Enquête cartographie des CDI et de leurs territoires.

2 Michel (J.) et Sutter (E.), Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la documentation sous la direction de Serge Cacaly, Paris : Nathan, 1997, p. 496.

3 Enquête évaluation des usages de Rénadoc menée en 2002 auprès de 5609 usagers, disponible sur : http://www.chlorofil.fr/renadoc/rapport02/sommaire.htm

Auteur

Doctorante, LERASS (EA827), Université Paul Sabatier, Toulouse III, École Nationale de Formation Agronomique (ENFA)

© Presses universitaires François-Rabelais, 2008

Conditions d’utilisation : http://www.openedition.org/6540

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